Переезд с SalesForce на Битрикс24 для крупного агентства коммерческой недвижимости

С чего все начиналось?

К нам обратилась за помощью ведущая российская компания, оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере коммерческой недвижимости в России и СНГ.

В штате агентства более 250 сотрудников. Компания ведет проекты во всех крупных городах России и в странах СНГ, формируя, при необходимости, транснациональные команды для решения сложных задач.

Клиентская база, коммуникации с клиентами, ведение сделок, прогнозирование выручки, формирование проектных команд производилось в CRM Salesforce. В результате произошедшей реорганизации пришлось в сжатые сроки переходить с зарубежной CRM-системы на отечественный продукт Битрикс24, так как доступ к Salesforce был заблокирован.

Данные из старой CRM системы были выгружены в Excel-файлы. Менеджерам пришлось вести работу в Excel, чтобы не остаться полностью без какого-либо инструмента для управления взаимоотношениями с клиентами.

Исторические данные по клиентам и сделкам было необходимо загрузить в Битрикс24. При этом нужно было также сохранить структуру данных: связи объектов недвижимости с сотрудниками, отношения между объектами.

Кроме переноса сырых данных в Битрикс24, необходимо было также повторить тот функционал, который уже был реализован в предыдущей CRM и был жизненно необходим в повседневной работе. Работа крупной компании немыслима без использования полноценной CRM, сроки “переезда” были максимально сжатыми.

План реализации

Для минимизации сроков миграции мы предложили следующее техническое решение:

Загрузку исторических данных производить в стандартные объекты Битрикс24 — Контакты, Компании, Сделки. Объекты, которые отсутствуют в Битрикс24, переносим в смарт-процессы. При этом настраиваем соответствующие связи между ними.

После окончания импорта объектов реализуем:

  • свой тип пользовательского поля в CRM,

  • автоматизацию процесса прогнозирования выручки по сделке, 

  • распределение выручки на команду проекта,

  • автоматическое формирование и поддержание в актуальном состоянии списка контактов со стороны клиента, 

  • автоматическое формирование и обновление команды сотрудников, которые работают над сделкой, а также динамическую выдачу прав доступа членам команды на все объекты недвижимости, связанные с конкретной сделкой.

Модель данных, которая была реализована в SalesForce:

модель движения данных в salesforce

Так как переносились не все сущности, а только наиболее важные, то модель данных в Битрикс24 получилась следующей:

модель данных в битрикс24

Что получилось

В Salesforce были поля с парными значениями. Выбор значения в одном поле ограничивает доступные для выбора значения во втором поле.

Для корректного сохранения данных из таких полей и обеспечения возможности дальнейшей корректной работы с ними, мы разработали свой тип пользовательского поля в Битрикс24.

Поле состоит из двух строк ввода. В первой выбирается раздел (группа), во второй — элемент (значение). При выборе раздела во втором списке  доступны для выбора только те элементы, которые принадлежат к выбранному разделу.

Внешний вид поля идентичен стандартным полям Битрикс24.

добавление карточки компании в битрикс24

При этом редактирование групп и элементов доступно в административной части портала в инфоблоке, к которому относится данное поле.

Далее мы перенесли структуру данных для хранения сущностей из старой CRM Salesforce в смарт-процессы Битрикс24.

Мы сделали импорт выгруженных в файлы Excel старых объектов. При импорте мы сохранили исторические данные о дате создания и пользователе, который создал тот или иной объект.

Для смарт-процессов настроили пользовательские поля, стадии, связи друг с другом и стандартными CRM-сущностями.

Кроме того, мы сделали дополнительную логику работы со смарт-процессами. На событиях создания/изменения/обновления объектов CRM происходит изменение связанных объектов CRM.

Например: при создании сделки автоматически создается прогноз по выручке для этой сделки, распределение выручки между сотрудниками компании, а также добавление сотрудников в команду, которая работает с этой сделкой.

При добавлении сотрудника в команду ему динамически назначаются права на все связанные с данной сделкой объекты. Уровень доступа для конкретного члена команды хранится в поле смарт-процесса.

команда проекта в crm битрикс24

уровень доступа в смарт-процессах битрикс24

К каждой сделке прикреплено несколько “Прогнозов выручки”:

прогнозы выручки в битрикс24

Каждый “прогноз выручки” хранит несколько “распределений выручки” на сотрудников компании. Для того, чтобы не было ошибок при распределении выручки и конвертировании значений из одной валюты в другую, мы разработали приложение для распределения выручки между сотрудниками компании.

Приложение контролирует, чтобы было распределено 100% плановой выручки по данной сделке. Кроме распределения выручки в процентах между сотрудниками, приложение осуществляет расчет суммы, которая будет учтена для того или иного сотрудника.

распределение выручки в сделках б24

расчет выручки в смарт-процессах битрикс24

При расчете суммы происходит автоматическая конвертация валюты в рубли. Конвертация происходит на основании актуального курса валюты, который автоматически загружается в Битрикс24. Кроме того, на портале хранятся исторические курсы валют, которые позволяют рассчитывать сумму в рублях на дату получения выручки по сделке.

Так как один Контакт в CRM может участвовать в нескольких Сделках одновременно, важно понимать, какова роль того или иного контакта в конкретной сделке. Для этого мы добавили сущность “контакты клиента”. Она позволяет хранить роль конкретного контакта в рамках сделки.

роль контакта в рамках сделки в битрикс 24

Для регистрации коммуникаций с клиентом добавили смарт-процесс Активности. В нем менеджеры регистрируют все активности с клиентом (встречи, созвоны, письма, звонки и т.д.). Для активности фиксируются следующие свойства:

  • сотрудники компании, которые были задействованы в данной встрече,

  • статус активности, 

  • связанные с данной активностью CRM сущности,

  • тип активности,

  • плановая дата активности,

  • тема активности,

  • подробное описание активности.

При добавлении связанной со сделкой или контактом активности автоматически обновляется поле Дата последней активности. По нему можно понять как давно взаимодействовали с клиентом по объекту.

дата последней активности в сделках битрикс24

Результат и дальнейшее развитие проекта

Основные функции системы заработали через 3 месяца. Сотрудники смогли отказаться от работы с клиентской базой в Excel. Исторические данные по работе с клиентами успешно импортированы в Битрикс24. При этом мы сохранили связи между объектами CRM и пользователями, которые их создали, а также оригинальные даты создания объектов.

Заказчик получил возможность работать с клиентской базой и объектами. Теперь отсутствие доступа в Salesforce не помеха для работы отдела продаж.

У проекта есть богатый план развития. Мы планируем дальнейшее внедрение новых функций и аналогов SalesForce на базе Битрикс24.

Благодаря нашим компетенциям, опыту, и гибкой методологии работы над проектом мы смогли в максимально сжатые сроки принести пользу клиенту и сделать продукт, который позволяет бизнесу работать.

Если вы планируете заменить CRM Salesforce, то Битрикс24 – лучшая альтернатива. В статье про «переезд» Лаборатории Касперского мы подробно сравнили возможности этих систем. Оставьте ваши контактные данные в форме внизу, чтобы наши аналитики запланировали встречу и рассказали более детально о возможностях Битрикс, а также дали оценку стоимости переноса систем или автоматизации процессов.

Оцените статью
28.04.2023
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

Холдинговая структура компании в CRM Битрикс24: все сделки группы на одной странице Если вы используете Битрикс24 для продаж нескольким компаниям объединенным в холдинг, то можно сделать так, чтобы видеть иерархию продаж на уровне всей гру...
Функция b2b-платформы — отправка рекламаций в CRMОптовые покупатели — ключевой сегмент экономики торгово-производственного предприятия, и их удовлетворённость напрямую влияет на успех бизнеса. Новый функционал...
Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — лонгрид, чтобы не запутаться Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения ко...
График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без ExcelДелимся особенностями внедрения элементов КЭДО в крупной компании: создаем график отпусков прямо в Б24! Без автоматизации на это уходило не меньше недели, сейча...
B2B-SaaS или B2B-система (платформа+CRM) на вашем сервере: плюс и минусы, что выбрать? Введение Эта статья для коммерческих директоров, руководителей отделов продаж производственных и оптово-торговых компаний, которые ищут инструменты для ро...
CRM для B2B-продаж — зачем оно Вам надо?Для сложных B2B-сделок, которые требуют нескольких этапов переговоров, встреч и презентаций, важен систематизированный подход. Этого не достичь без внедрения в ...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
  • нагруженный интернет-магазин;
  • личный кабинет;
  • оптовые продажи — B2B-платформа;
  • маркетплейс;
  • технический аудит сайта;
  • Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
  • Битрикс24 — построение CRM-системы;
  • Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
  • Битрикс24 — аудит портала;
  • 1С — интеграция с другими системами;
  • 1С — доработка системы;
  • маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
  • маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем