Переезд с SalesForce на Битрикс24 для крупного агентства коммерческой недвижимости

Владимир Р.

С чего все начиналось?

К нам обратилась за помощью ведущая российская компания, оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере коммерческой недвижимости в России и СНГ.

В штате агентства более 250 сотрудников. Компания ведет проекты во всех крупных городах России и в странах СНГ, формируя, при необходимости, транснациональные команды для решения сложных задач.

Клиентская база, коммуникации с клиентами, ведение сделок, прогнозирование выручки, формирование проектных команд производилось в CRM Salesforce. В результате произошедшей реорганизации пришлось в сжатые сроки переходить с зарубежной CRM-системы на отечественный продукт Битрикс24, так как доступ к Salesforce был заблокирован.

Данные из старой CRM системы были выгружены в Excel-файлы. Менеджерам пришлось вести работу в Excel, чтобы не остаться полностью без какого-либо инструмента для управления взаимоотношениями с клиентами.

Исторические данные по клиентам и сделкам было необходимо загрузить в Битрикс24. При этом нужно было также сохранить структуру данных: связи объектов недвижимости с сотрудниками, отношения между объектами.

Кроме переноса сырых данных в Битрикс24, необходимо было также повторить тот функционал, который уже был реализован в предыдущей CRM и был жизненно необходим в повседневной работе. Работа крупной компании немыслима без использования полноценной CRM, сроки “переезда” были максимально сжатыми.

План реализации

Для минимизации сроков миграции мы предложили следующее техническое решение:

Загрузку исторических данных производить в стандартные объекты Битрикс24 — Контакты, Компании, Сделки. Объекты, которые отсутствуют в Битрикс24, переносим в смарт-процессы. При этом настраиваем соответствующие связи между ними.

После окончания импорта объектов реализуем:

  • свой тип пользовательского поля в CRM,

  • автоматизацию процесса прогнозирования выручки по сделке, 

  • распределение выручки на команду проекта,

  • автоматическое формирование и поддержание в актуальном состоянии списка контактов со стороны клиента, 

  • автоматическое формирование и обновление команды сотрудников, которые работают над сделкой, а также динамическую выдачу прав доступа членам команды на все объекты недвижимости, связанные с конкретной сделкой.

Модель данных, которая была реализована в SalesForce:

модель движения данных в salesforce

Так как переносились не все сущности, а только наиболее важные, то модель данных в Битрикс24 получилась следующей:

модель данных в битрикс24

Что получилось

В Salesforce были поля с парными значениями. Выбор значения в одном поле ограничивает доступные для выбора значения во втором поле.

Для корректного сохранения данных из таких полей и обеспечения возможности дальнейшей корректной работы с ними, мы разработали свой тип пользовательского поля в Битрикс24.

Поле состоит из двух строк ввода. В первой выбирается раздел (группа), во второй — элемент (значение). При выборе раздела во втором списке  доступны для выбора только те элементы, которые принадлежат к выбранному разделу.

Внешний вид поля идентичен стандартным полям Битрикс24.

добавление карточки компании в битрикс24

При этом редактирование групп и элементов доступно в административной части портала в инфоблоке, к которому относится данное поле.

Далее мы перенесли структуру данных для хранения сущностей из старой CRM Salesforce в смарт-процессы Битрикс24.

Мы сделали импорт выгруженных в файлы Excel старых объектов. При импорте мы сохранили исторические данные о дате создания и пользователе, который создал тот или иной объект.

Для смарт-процессов настроили пользовательские поля, стадии, связи друг с другом и стандартными CRM-сущностями.

Кроме того, мы сделали дополнительную логику работы со смарт-процессами. На событиях создания/изменения/обновления объектов CRM происходит изменение связанных объектов CRM.

Например: при создании сделки автоматически создается прогноз по выручке для этой сделки, распределение выручки между сотрудниками компании, а также добавление сотрудников в команду, которая работает с этой сделкой.

При добавлении сотрудника в команду ему динамически назначаются права на все связанные с данной сделкой объекты. Уровень доступа для конкретного члена команды хранится в поле смарт-процесса.

команда проекта в crm битрикс24

уровень доступа в смарт-процессах битрикс24

К каждой сделке прикреплено несколько “Прогнозов выручки”:

прогнозы выручки в битрикс24

Каждый “прогноз выручки” хранит несколько “распределений выручки” на сотрудников компании. Для того, чтобы не было ошибок при распределении выручки и конвертировании значений из одной валюты в другую, мы разработали приложение для распределения выручки между сотрудниками компании.

Приложение контролирует, чтобы было распределено 100% плановой выручки по данной сделке. Кроме распределения выручки в процентах между сотрудниками, приложение осуществляет расчет суммы, которая будет учтена для того или иного сотрудника.

распределение выручки в сделках б24

расчет выручки в смарт-процессах битрикс24

При расчете суммы происходит автоматическая конвертация валюты в рубли. Конвертация происходит на основании актуального курса валюты, который автоматически загружается в Битрикс24. Кроме того, на портале хранятся исторические курсы валют, которые позволяют рассчитывать сумму в рублях на дату получения выручки по сделке.

Так как один Контакт в CRM может участвовать в нескольких Сделках одновременно, важно понимать, какова роль того или иного контакта в конкретной сделке. Для этого мы добавили сущность “контакты клиента”. Она позволяет хранить роль конкретного контакта в рамках сделки.

роль контакта в рамках сделки в битрикс 24

Для регистрации коммуникаций с клиентом добавили смарт-процесс Активности. В нем менеджеры регистрируют все активности с клиентом (встречи, созвоны, письма, звонки и т.д.). Для активности фиксируются следующие свойства:

  • сотрудники компании, которые были задействованы в данной встрече,

  • статус активности, 

  • связанные с данной активностью CRM сущности,

  • тип активности,

  • плановая дата активности,

  • тема активности,

  • подробное описание активности.

При добавлении связанной со сделкой или контактом активности автоматически обновляется поле Дата последней активности. По нему можно понять как давно взаимодействовали с клиентом по объекту.

дата последней активности в сделках битрикс24

Результат и дальнейшее развитие проекта

Основные функции системы заработали через 3 месяца. Сотрудники смогли отказаться от работы с клиентской базой в Excel. Исторические данные по работе с клиентами успешно импортированы в Битрикс24. При этом мы сохранили связи между объектами CRM и пользователями, которые их создали, а также оригинальные даты создания объектов.

Заказчик получил возможность работать с клиентской базой и объектами. Теперь отсутствие доступа в Salesforce не помеха для работы отдела продаж.

У проекта есть богатый план развития. Мы планируем дальнейшее внедрение новых функций и аналогов SalesForce на базе Битрикс24.

Благодаря нашим компетенциям, опыту, и гибкой методологии работы над проектом мы смогли в максимально сжатые сроки принести пользу клиенту и сделать продукт, который позволяет бизнесу работать.

Оцените статью
28.04.2023
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

05.05.2023
CRM и Партнерский портал Лаборатории Касперского. Переход с Salesforce Компания ИНТЕРВОЛГА была выбрана исполнителем в тендере на оказание услуг для АО «Лаборатория Касперского» по замене решения на Salesforce Sales Cloud на альте...
13.04.2023
Корпоративный Личный кабинет: как в Битрикс24 организовать работу сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании Персонализация – это уже не дань моде, а норма жизни современного человека. Она проявляется в новостной ленте, рекламе, торговых предложениях и даже в орга...
24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
10.02.2023
Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
10.02.2023
Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем