Корпоративный Личный кабинет: как в Битрикс24 организовать работу сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании

Персонализация – это уже не дань моде, а норма жизни современного человека. Она проявляется в новостной ленте, рекламе, торговых предложениях и даже в организации личного пространства на рабочем месте. Чтобы предоставить удобные форматы взаимодействия, бизнес-сообщество создает и продвигает личные кабинеты для широкого круга пользователей. Об организации такого кабинета для аутсорсинговой компании на платформе Битрикс расскажем в нашей статье.

Организация корпоративного личного кабинета для сотрудников и клиентов на платформе Битрикс24 – частый запрос. Для чего можно использовать такой личный кабинет:

Для взаимодействия с клиентом:

• Выполнение заказов и их оплата;

• Претензионная работа;

• Обмен документами;

• Информирование о событиях (акции, новости и специальные предложения);

• Сбор отчетности и расчет заработной платы;

• Планирование отпусков;

• Организация командировок и выдача средств под отчет;

• Оформление справок;

• Процессы увольнения/найма и многое другое.

Обычно личные кабинеты сотрудников, в которых ведется их текущая и кадровая работа, отделены от личных кабинетов клиентов, в которых организован процесс продаж. Иногда встречается гибридная схема, когда в одном кабинете собраны и клиенты и сотрудники. Как это получается и от чего зависит? В первую очередь – от специфики бизнес-модели, которая, например, в компании ЕВРАЗ, отличается от особенностей бизнеса Левенгук. Но в целом, личный кабинет – это отдельный нагруженный сервис.

Для быстрого запуска и экономии бюджета в проектах, где не предполагается интенсивный обмен данными и сложная логика, мы рекомендуем остановиться на доработанных решениях “из коробки”. Например, это полезно компаниям, предоставляющим услуги временного персонала или желающим удешевить процесс внутреннего обучения и адаптации.

О построении решений на единой платформе расскажем на примере набирающего популярность способа временного привлечения персонала. Для временной работы чаще всего ищут следующих специалистов:

• маркетологи;

• торговый и обслуживающий персонал (рестораны, клининг, охрана и др.);

• строители, монтажники, специалисты по ремонту;

• ИТ-сотрудники;

• бухгалтеры;

• дизайнеры;

• водители;

• переводчики.

Наш клиент – Coleman Services – один из лидеров рынка комплексных кадровых решений. Компания работает в России с 1998 года и входит в ТОП-100 рейтинга работодателей hh.ru.

В проекте мы решаем задачи по автоматизации управления аутсорсинговыми услугами.

Как работает бизнес, оказывающий такие услуги? Компания (провайдер) набирает в штат сотрудников, которых может предложить своим клиентам в качестве временной рабочей силы. С каждым из нанятых сотрудников она заключает отдельный трудовой или гражданско-правовой договор. Когда провайдер получает новый контракт, то подписывает дополнительные соглашения с сотрудниками и направляет их к заказчику для непосредственного выполнения работ.

При этом все кадровые задачи (отпуска, зарплата, больничные, справки и т.д.) остаются на стороне компании-провайдера. Сотрудников много (до десятков тысяч) и объём кадровой работы также огромен.

На начальном этапе деятельности компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга, действия просты: ищем клиентов, которым нужна рабочая сила, подбираем персонал и заключаем с ним трудовых договоры, предоставляем персонал во временное пользование заказчикам. И пока компания-провайдер имеет несколько клиентов, особых сложностей не возникает, процесс можно контролировать вручную, учет вести в Excel, а общаться с клиентами и сотрудниками в CRM и мессенджере. При подборе кадров для конкретных задач достаточно отфильтровать данные по параметрам, проинформировать персонал и согласовать выход на работу.

Но в период масштабирования бизнеса и роста клиентской базы возникают дополнительные потребности:

• Массовый прием и обработка заявок от клиентов и сотрудников;

• Быстрое выявление и решение инцидентов;

• Ведение базы привлекаемых и потенциально интересных специалистов с историей взаимодействия: резюме и KPI сотрудников, планируемое и фактически отработанное время, навыки и экспертиза, история обучения и т.д.;

• Учет и документооборот по проектам и контрагентам (заявки, отчеты персонала, договоры, техзадания, коммерческие предложения, ведомости выходов на работу и т.д.);

• Создание финансовой и закрывающей документации (акты выполненных работ, акты сверки, счета и др.);

• Обеспечение постоянного мониторинга и контроля за деятельностью выведенного за штат персонала.

Каждая из потребностей должна закрываться одним или группой бизнес-процессов. Битрикс24 (Б24) – хороший выбор для этой задачи. Многие функции есть “из коробки”, а если чего-то не хватает, можно доработать систему.

Проработав задачу с нашими аналитиками и клиентом мы решили, что разрабатываемый сервис должен состоять из:

• Подсистемы обмена данными между 1С:ЗУП и Б24;

• Личного кабинета сотрудника;

• Личных кабинетов других пользователей (менеджер со стороны клиента, руководитель группы и т.д.).

Таким образом решалась бизнес-задача предоставления доступа к данным в интранет Б24 широкому кругу внешних и внутренних пользователей с различными ролями.

Обычно, для организации коммуникаций компании с контрагентами, мы предлагаем создание отдельного личного кабинета пользователя и его интеграцию с Битрикс. Но в данном случае задачу взаимодействия по вопросу управления персоналом можно было решить более простым и эффективным способом – сделать личный кабинет прямо в Б24.

Работа по проекту проходила в несколько этапов.

На первом этапе был создан Личный кабинет сотрудника который позволяет:

• отображать информацию о сотруднике и юридическом лице в которое он направлен;

• знакомиться с локальными нормативными актами на общем ресурсе;

• подписывать (в т.ч. с помощью ЭЦП) и самостоятельно оформлять сотрудником различные персональные документы и справки;

• осуществлять взаимодействие между работниками, менеджерами и бухгалтерами со стороны провайдера и со стороны клиента.

ЛК сотрудника разработан на базе раздела «Экстранет» Битрикс24. Внештатные сотрудники заведены как экстранет-пользователи. Все функции им доступны после авторизации.

На втором этапе в кабинет были добавлены бизнес-процессы:

• Заявление на отпуск и на его перенос;

• Согласование графика отпусков;

• Заявление на налоговый вычет на детей;

• Заявлений на оплату и перерасчет больничных листов;

• Передача банковских реквизитов;

• Заявление на отправку трудовой книжки;

• Командировки;

• Выдача подотчетных средств;

• Заявление на получение справки 2-НДФЛ и 182-Н;

• Заявление на увольнение.

Общая логика по всем процессам одинакова.

Сначала мы импортируем данные из 1С о сотрудниках, юрлицах и подразделениях. Потом вступает в работу менеджер компании, предоставляющей услуги аренды персонала. Он производит первичные действия по подготовке подразделений и добавлению менеджеров со стороны клиента. Для подключения внешних сотрудников, которые еще не заходили в свой ЛК, менеджер может направлять им уведомления по SMS или на почту.

Рабочий день внештатного сотрудника Coleman Services начинается с просмотра задач в меню “Бизнес-процессы” (вкладка “Задания бизнес процессов”). В окне ему показаны все задачи, которые на него назначены.

После нажатия на кнопку “Приступить” сотрудник приступает к выполнению своих обязанностей.

Поставленные задачи можно фильтровать и просматривать в режиме Календаря и диаграммы Ганта.

Если в ходе работы потребуется узнать состояние процессов, в которых сотрудник является участником, то это можно сделать в соответствующем разделе.

Для учета рабочего времени каждым внештатным сотрудником заполняется табель, который проверяется и согласовывается менеджерами заказчика и компании-провайдера. Им также доступны сводные табели подразделений и бригадиров.

Табель является основанием для выставления счетов.

В системе можно формировать документы и контролировать сотрудников:

• регистрировать работников, ставить им задачи;

• согласовывать документы по всему перечню бизнес-процессов (табели, заявления, справки, выдача подотчетных средств и др.);

• администрировать диски с документами подразделений и др.

Проект принёс клиенту ощутимую пользу. Ту же работу стало возможно делать быстрее и с меньшими затратами.

Мы автоматизировали кадровый менеджмент, сократили объемы бумажного обмена, победили забывчивость сотрудников и долгие согласования. Помогли в организации удаленной работы и, в какой-то степени, улучшили имидж компании как работодателя. Сотрудники и партнеры, ощущающие положительные эффекты от работы в удобном сервисе, будут оставлять положительные отзывы и делиться впечатлениями в профессиональной среде. А это путь к лояльности, удержанию сотрудников, перспективных клиентов и к выгодным сделкам.

На разработку личного кабинета, настройку обменов с 1С и реализацию бизнес-процессов было затрачено 1300 часов работы проектной команды. Мы готовы делать подобные проекты в сжатые сроки, выпускать MVP за 2-3 месяца.

Растущему бизнесу нужен удобный и эффективный корпоративный канал для персонального взаимодействия с партнерами и сотрудниками. ИНТЕРВОЛГА готова предложить услуги по разработке и интеграции личных кабинетов с учетными и производственными системами. Мы умеем делать такие проекты, знаем лучшие отраслевые практики. Заполните форму внизу, чтобы обсудить вашу задачу с экспертом.