Корпоративный Личный кабинет: как в Битрикс24 организовать работу сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании

Алексей М.

Персонализация – это уже не дань моде, а норма жизни современного человека. Она проявляется в новостной ленте, рекламе, торговых предложениях и даже в организации личного пространства на рабочем месте. Чтобы предоставить удобные форматы взаимодействия, бизнес-сообщество создает и продвигает личные кабинеты для широкого круга пользователей. Об организации такого кабинета для аутсорсинговой компании на платформе Битрикс расскажем в нашей статье.

Организация корпоративного личного кабинета для сотрудников и клиентов на платформе Битрикс24 – частый запрос. Для чего можно использовать такой личный кабинет:

Для взаимодействия с клиентом:

    • Выполнение заказов и их оплата;

    • Претензионная работа;

    • Обмен документами;

    • Информирование о событиях (акции, новости и специальные предложения);

    Для взаимодействия с сотрудником:
      • Сбор отчетности и расчет заработной платы;

      • Планирование отпусков;

      • Организация командировок и выдача средств под отчет;

      • Оформление справок;

      • Процессы увольнения/найма и многое другое.

      Обычно личные кабинеты сотрудников, в которых ведется их текущая и кадровая работа, отделены от личных кабинетов клиентов, в которых организован процесс продаж. Иногда встречается гибридная схема, когда в одном кабинете собраны и клиенты и сотрудники. Как это получается и от чего зависит? В первую очередь – от специфики бизнес-модели, которая, например, в компании ЕВРАЗ, отличается от особенностей бизнеса Левенгук. Но в целом, личный кабинет – это отдельный нагруженный сервис.

      ЛК ЕВРАЗ.jpg

      Для быстрого запуска и экономии бюджета в проектах, где не предполагается интенсивный обмен данными и сложная логика, мы рекомендуем остановиться на доработанных решениях “из коробки”. Например, это полезно компаниям, предоставляющим услуги временного персонала или желающим удешевить процесс внутреннего обучения и адаптации.

      О построении решений на единой платформе расскажем на примере набирающего популярность способа временного привлечения персонала. Для временной работы чаще всего ищут следующих специалистов:

      • маркетологи;

      • торговый и обслуживающий персонал (рестораны, клининг, охрана и др.);

      • строители, монтажники, специалисты по ремонту;

      • ИТ-сотрудники;

      • бухгалтеры;

      • дизайнеры;

      • водители;

      • переводчики.

      Наш клиент – Coleman Services – один из лидеров рынка комплексных кадровых решений. Компания работает в России с 1998 года и входит в ТОП-100 рейтинга работодателей hh.ru.

      Главная Сoleman Group.jpg

      В проекте мы решаем задачи по автоматизации направления аутсорсинговыми услугами.

      Как работает бизнес, оказывающий такие услуги? Компания (провайдер) набирает в штат сотрудников, которых может предложить своим клиентам в качестве временной рабочей силы. С каждым из нанятых сотрудников она заключает отдельный трудовой или гражданско-правовой договор. Когда провайдер получает новый контракт, то подписывает дополнительные соглашения с сотрудниками и направляет их к заказчику для непосредственного выполнения работ.

      При этом все кадровые задачи (отпуска, зарплата, больничные, справки и т.д.) остаются на стороне компании-провайдера. Сотрудников много (до десятков тысяч) и объём кадровой работы также огромен.

      На начальном этапе деятельности компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга, действия просты: ищем клиентов, которым нужна рабочая сила, подбираем персонал и заключаем с ним трудовых договоры, предоставляем персонал во временное пользование заказчикам. И пока компания-провайдер имеет несколько клиентов, особых сложностей не возникает, процесс можно контролировать вручную, учет вести в Excel, а общаться с клиентами и сотрудниками в CRM и мессенджере. При подборе кадров для конкретных задач достаточно отфильтровать данные по параметрам, проинформировать персонал и согласовать выход на работу.

      Поиск персонала.jpg

      Но в период масштабирования бизнеса и роста клиентской базы возникают дополнительные потребности:

      • Массовый прием и обработка заявок от клиентов и сотрудников;

      • Быстрое выявление и решение инцидентов;

      • Ведение базы привлекаемых и потенциально интересных специалистов с историей взаимодействия: резюме и KPI сотрудников, планируемое и фактически отработанное время, навыки и экспертиза, история обучения и т.д.;

      • Учет и документооборот по проектам и контрагентам (заявки, отчеты персонала, договоры, техзадания, коммерческие предложения, ведомости выходов на работу и т.д.);

      • Создание финансовой и закрывающей документации (акты выполненных работ, акты сверки, счета и др.);

      • Обеспечение постоянного мониторинга и контроля за деятельностью выведенного за штат персонала.

      Каждая из потребностей должна закрываться одним или группой бизнес-процессов. Битрикс24 (Б24) – хороший выбор для этой задачи. Многие функции есть “из коробки”, а если чего-то не хватает, можно доработать систему.

      Проработав задачу с нашими аналитиками и клиентом мы решили, что разрабатываемый сервис должен состоять из:

      • Подсистемы обмена данными между 1С:ЗУП и Б24;

      • Личного кабинета сотрудника;

      • Личных кабинетов других пользователей (менеджер со стороны клиента, руководитель группы и т.д.).

      Таким образом решалась бизнес-задача предоставления доступа к данным в интранет Б24 широкому кругу внешних и внутренних пользователей с различными ролями.

      Обычно, для организации коммуникаций компании с контрагентами, мы предлагаем создание отдельного личного кабинета пользователя и его интеграцию с Битрикс. Но в данном случае задачу взаимодействия по вопросу управления персоналом можно было решить более простым и эффективным способом – сделать личный кабинет прямо в Б24.

      Работа по проекту проходила в несколько этапов.

      На первом этапе был создан Личный кабинет сотрудника который позволяет:

      • отображать информацию о сотруднике и юридическом лице в которое он направлен;

      • знакомиться с локальными нормативными актами на общем ресурсе;

      • подписывать (в т.ч. с помощью ЭЦП) и самостоятельно оформлять сотрудником различные персональные документы и справки;

      • осуществлять взаимодействие между работниками, менеджерами и бухгалтерами со стороны провайдера и со стороны клиента.

      Личный кабинет Coleman Services.jpg

      ЛК сотрудника разработан на базе раздела «Экстранет» Битрикс24. Внештатные сотрудники заведены как экстранет-пользователи. Все функции им доступны после авторизации.

      На втором этапе в кабинет были добавлены бизнес-процессы:

      • Заявление на отпуск и на его перенос;

      • Согласование графика отпусков;

      • Заявление на налоговый вычет на детей;

      • Заявлений на оплату и перерасчет больничных листов;

      • Передача банковских реквизитов;

      • Заявление на отправку трудовой книжки;

      • Командировки;

      • Выдача подотчетных средств;

      • Заявление на получение справки 2-НДФЛ и 182-Н;

      • Заявление на увольнение.

      Общая логика по всем процессам одинакова.

      Схема бизнес-процесса.jpg

      Сначала мы импортируем данные из 1С о сотрудниках, юрлицах и подразделениях. Потом вступает в работу менеджер компании, предоставляющей услуги аренды персонала. Он производит первичные действия по подготовке подразделений и добавлению менеджеров со стороны клиента. Для подключения внешних сотрудников, которые еще не заходили в свой ЛК, менеджер может направлять им уведомления по SMS или на почту.

      Рабочий день внештатного сотрудника Coleman Services начинается с просмотра задач в меню “Бизнес-процессы” (вкладка “Задания бизнес процессов”). В окне ему показаны все задачи, которые на него назначены.

      Start.jpg

      После нажатия на кнопку “Приступить” сотрудник приступает к выполнению своих обязанностей.

      Поставленные задачи можно фильтровать и просматривать в режиме Календаря и диаграммы Ганта.

      Задача.jpg

      Если в ходе работы потребуется узнать состояние процессов, в которых сотрудник является участником, то это можно сделать в соответствующем разделе.

      Мои процессы.jpg

      Для учета рабочего времени каждым внештатным сотрудником заполняется табель, который проверяется и согласовывается менеджерами заказчика и компании-провайдера. Им также доступны сводные табели подразделений и бригадиров.

      ТУРВ.jpg

      Табель является основанием для выставления счетов.

      В системе можно формировать документы и контролировать сотрудников:

      • регистрировать работников, ставить им задачи;

      • согласовывать документы по всему перечню бизнес-процессов (табели, заявления, справки, выдача подотчетных средств и др.);

      • администрировать диски с документами подразделений и др.

      Проект принёс клиенту ощутимую пользу. Ту же работу стало возможно делать быстрее и с меньшими затратами.

      Мы автоматизировали кадровый менеджмент, сократили объемы бумажного обмена, победили забывчивость сотрудников и долгие согласования. Помогли в организации удаленной работы и, в какой-то степени, улучшили имидж компании как работодателя. Сотрудники и партнеры, ощущающие положительные эффекты от работы в удобном сервисе, будут оставлять положительные отзывы и делиться впечатлениями в профессиональной среде. А это путь к лояльности, удержанию сотрудников, перспективных клиентов и к выгодным сделкам.

      На разработку личного кабинета, настройку обменов с 1С и реализацию бизнес-процессов было затрачено 1300 часов работы проектной команды. Мы готовы делать подобные проекты в сжатые сроки, выпускать MVP за 2-3 месяца.

      Растущему бизнесу нужен удобный и эффективный корпоративный канал для персонального взаимодействия с партнерами и сотрудниками. ИНТЕРВОЛГА готова предложить услуги по разработке и интеграции личных кабинетов с учетными и производственными системами. Мы умеем делать такие проекты, знаем лучшие отраслевые практики. Заполните форму внизу, чтобы обсудить вашу задачу с экспертом.



      Оцените статью
      13.04.2023
      Понравилась статья?
      Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

      Статьи по теме

      05.05.2023
      CRM и Партнерский портал Лаборатории Касперского. Переход с Salesforce Компания ИНТЕРВОЛГА была выбрана исполнителем в тендере на оказание услуг для АО «Лаборатория Касперского» по замене решения на Salesforce Sales Cloud на альте...
      28.04.2023
      Переезд с SalesForce на Битрикс24 для крупного агентства коммерческой недвижимости С чего все начиналось? К нам обратилась за помощью ведущая российская компания, оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере ко...
      24.03.2023
      Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
      10.02.2023
      Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
      10.02.2023
      Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...

      Мы работаем по одному из двух форматов:

      • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
      • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

      ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

      • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
      • квалифицированных специалистов;
      • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
      • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

      Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

      • новые нетиповые страницы или раздел;
      • 2 отчета с индивидуальными настройками;
      • 3-5 веб-сервисов интеграции;
      • замудренный калькулятор и т.п.

      Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

      Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
      Подпишись на рассылку — спамить не будем