Бизнес-процесс “Согласование документов” для Креативного агентства Red Keds (Красные кеды)

Клиент и задача

Креативное агентство Red Keds широко известно в кругах, связанных с рекламным бизнесом. Это компания, которая создает рекламу и дизайн для Sony, Honda, Infiniti, Coca-Cola, Hochland, Heineken, Panasonic, Ikea, Converse, Nokia и пр.

У Red Keds много больших клиентов. А известные компании редко идут на подписание типовых договоров. Они заинтересованы в особых условиях. В результате появляются дополнительные пункты и целые разделы в договорах. Поэтому каждый новый договор нужно согласовывать со своими внутренними структурами — юристами, экономистами, дирекцией. И не только договоры, например, дополнительные соглашения также требует поэтапного утверждения. Такие согласования затягиваются на длительное время, так как приходиться менять условия, переписывать пункты и разделы.

После каждого замечания договор проходит корректировку и вновь подается на согласование с соответствующим руководителем. И таких итераций может быть достаточно много. В результате, согласование договора в бумажном виде может затянуться на несколько недель.

Для решения данной проблемы можно применить автоматизированные системы документооборота. Но это приведет к необходимости покупки нового программного обеспечения, его установки и настройки на всех рабочих местах. Появляется еще одна информационная система, с которой должны работать пользователи, а затраты на программное обеспечение существенно возрастают.

В нашем случае, заказчик хотел получить автоматизированный процесс согласования договоров с клиентами, используя имеющиеся программное обеспечение, а не добавлять еще одну систему.

Выполненные решения

Чтобы не приобретать новые программные средства, мы предложили использовать имеющийся корпоративный портал Битрикс24 для автоматизации согласования договоров.

Стоит отметить, что Битрикс24 не является системой электронного документооборота (СЭД). Он решает различные задачи компании:

• внутренние коммуникации между сотрудниками;

• управление задачами сотрудников;

• хранение информации;

• управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);

• учет рабочего времени;

• и пр.

Т.е. Битрикс24 может многое, но функций автоматизации документооборота изначально нет. Зато есть возможность дополнительной автоматизации. И тут два пути:

• первый — сложная программная доработка, которая описана здесь;

• второй — использовать штатный дизайнер бизнес-процессов для согласования договора.

Мы предложили второй путь, более простой и дешевый. Заказчик согласился с таким решением, так как традиционный интерфейс Битрикс24 его устраивал, а дополнительные требования (разграничение доступа к документам, уведомления на почту, возможность циклических исправлений) можно было выполнить в дизайнере бизнес-процессов.

Согласование договоров — часто встречающаяся задача. Мы её даже демонстрировали на мастер классе и в учебном курсе, который был выпущен вместе с компанией 1С-Битрикс. Но эти примеры касались простых линейных бизнес-процессов, в которых можно сделать простые циклы и ветвления. Например, если документ не согласован, вернуть автору на доработку. И так делать до тех пор, пока документ не будет полностью готов.

Но клиент в алгоритме согласования указал более сложные варианты действий. Например, нужно было указывать, что согласование документа первичное или повторное. После согласования нужно было фиксировать дату документа. Запрашивать печатные копии в конце обработки и пр. Т.е. было множество дополнительных действий, которые усложняли бизнес-процесс.

Поэтому было принято решение — разрабатывать не линейный бизнес-процесс, а создать бизнес-процесс на статусах. Это позволило разбить алгоритм обработки документа на несколько блоков и создать несколько промежуточных статусов:

• запуск бизнес-процесса (БП);

• согласование с юристом;

• согласование с клиентом;

• подписание документа.

Внутри каждого статуса был создан линейный бизнес-процесс, который решал определенную функцию. Например, согласование договора у юриста:

Результат

Получено решение, которое полностью заменяет систему электронного документооборота в плане согласования договоров. Теперь каждый сотрудник, который работает с договорами, может использовать корпоративный портал Битрикс24 для быстрого согласования с юристом и руководством компании. При работе бизнес-процесса сотрудникам приходят уведомления и ставятся задания. В каждом задании кратко указываются необходимые действия, сроки и реквизиты документа:

В отдельном окне можно просмотреть более подробно информацию по договору, отредактировать реквизиты, заменить вложенные файлы:

После обработки каждый договор хранится в реестре договоров, в котором можно с помощью фильтра быстро найти нужный документ:

Трудоемкость разработки рассматриваемого БП, включая тестирование, перенос на боевой портал и написание инструкции для пользователей, составила 25 часов. Клиент доволен.

Резюме

Битрикс24 можно использовать для автоматизации различных внутренних процессов компании. Причем сложность ветвлений в алгоритме обработки документов может быть высокой. Не редкость, когда БП приобретает «паукообразный» вид со множеством статусов и переходов:

Поэтому для разработки бизнес-процессов надо приглашать специалистов, которые хорошо продумают логику обработки документов и предусмотрят все возможные варианты ветвлений и циклов в алгоритме БП.