Согласовать за 60 секунд: оптимизация процессов ЭДО в 1С:ERP ЕВРАЗа
Быстрый обмен договорами с контрагентами в одном окне
Моментальное обновление статусов документов
Автоматизация уведомлений для контроля подписания
Моментальное обновление статусов документов
Автоматизация уведомлений для контроля подписания
Согласовать за 60 секунд: оптимизация процессов ЭДО в 1С:ERP ЕВРАЗа
Быстрый обмен договорами с контрагентами в одном окне
Моментальное обновление статусов документов
Автоматизация уведомлений для контроля подписания
Моментальное обновление статусов документов
Автоматизация уведомлений для контроля подписания
О чем хотим рассказать
Как перевели работу с большим объемом электронных документов в одно окно, ускорили и автоматизировали подписание договоров обеими сторонами сделки. Также на примере ЕВРАЗа покажем, как обеспечили выгрузку сведений об ЭДО в хранилище данных для аналитики.
Кейс будет интересен тем, кто стремится обеспечить работу сотрудников в одном окне для экономии времени или из соображений безопасности. Такая потребность часто возникает у средних и крупных компаний, которые работают с большим числом контрагентов и ежедневно отправляют на подпись десятки или сотни договоров, допсоглашений и спецификаций.
Кейс будет интересен тем, кто стремится обеспечить работу сотрудников в одном окне для экономии времени или из соображений безопасности. Такая потребность часто возникает у средних и крупных компаний, которые работают с большим числом контрагентов и ежедневно отправляют на подпись десятки или сотни договоров, допсоглашений и спецификаций.
Другие проекты с ЕВРАЗом
Оптимизация ЭДО и автоматизация взаимодействий с контрагентами — важный этап масштабной цифровизации ЕВРАЗа. Компания уже перевела процессы работы с поставщиками и подрядчиками на цифровые рельсы: теперь обмен документами и закупки происходят через личные кабинеты и маркетплейс. О том, как мы участвовали в создании этих сервисов, можно прочитать в нашем блоге.
Как работали с договорами «до»:
рутина и высокая трудоемкость
рутина и высокая трудоемкость
Работа с договорами поставки и спецификациями сбыта в ЕВРАЗе выглядит знакомо для многих компаний. Ежедневно в подразделениях холдинга через 1С:Документооборот согласовывают сотни таких документов, которые потом попадают на подпись высшему руководству. До этого момента всё автоматизировано, но дальнейшие действия, связанные с подписанием и согласованием у контрагента, приходилось делать вручную. В сумме на эту офисную рутину тратились сотни человеко-часов.
- Ручной переброс документов между системамиКураторы договоров выгружают из карточек в 1С:ERP согласованные договоры, отправляют их сначала подписантам ЕВРАЗа, затем — в «Диадок» контрагентам. Подписанный второй стороной документ нужно повторно загрузить в 1С:ERP из ЭДО, отметить как оригинал и внести в реестр на хранение.
Всё это делали без автоматических уведомлений, статусы документов из Диадока запрашивали вручную. Было много неавтоматизированных операций и неизвестности. - Три окна вместо одногоОтправлять файлы в «Диадок» можно было через внешнюю обработку, но она сильно «тормозила» из-за многочисленных доработок и некорректных настроек. В результате сотрудники держали открытыми три рабочих пространства:
- Окно 1С с медленным модулем «Диадок» (ожидание открытия вкладок — до 40 минут)
- Вторая сессия 1С для параллельных задач
- Браузер для отправки части документов через веб-версию системы ЭДО
- Отсутствие качественной аналитикиЕще один недостаток прежнего процесса документооборота — отсутствие сбора данных об ЭДО и аналитики на их основе. Статистику подбивали вручную, и она не всегда была полной и достоверной.
Без качественного анализа узкие места не очевидны, нет точной информации о средней продолжительности подписания документов, динамики по контрагентам и других сведений. Развивать и улучшать процессы, не имея на руках данных, невозможно.
От ручных операций — к автоматизированному документообороту
На этапе формирования технического задания определили четыре ключевые цели проекта:
Перевести работу с документами в одно окно
Заказчик стремился к выполнению в 1С:ERP всех операций по согласованию и подписанию договоров и спецификаций. Это основная цель проекта, которая вписывается в общую стратегию — перейти полностью на ЭДО.
Ускорить работу модуля «Диадок» не менее чем на 50%
Через внешнюю обработку в систему ЭДО отправляют не только договоры и спецификации, но и другие документы. Было важно убрать ручную часть и исключить использование веб-версии.
Автоматизировать уведомления о подписании
Кураторы получают письма об изменениях статуса договоров, подписанты — о необходимости подписать документы. Это ускоряет согласование сделки и помогает избежать «зависших» документов.
Собирать данные об ЭДО для анализа
Статистика документооборота собирается, хранится и изучается отдельно: сведения выгружаются из 1С в хранилище данных. Аналитики работают с ними, выявляют тенденции и ищут способы улучшить работу с контрагентами.
Бизнес-процесс согласования договора
Так выглядит процесс согласования документа на примере Договора. Для согласования спецификаций создан отдельный бизнес-процесс.
Создание карточки с файлом проекта договора
Согласование документа в 1С:Документооборот
Автоматическое создание в 1С:ERP печатной формы согласованного файла
Отправка куратором файла договора подписанту внутри 1С:ERP одним кликом. Подписант автоматически получает уведомление об этом
Подписант подписывает файл одним кликом
Подписанный файл из 1С:ERP автоматически отправляется контрагенту через «Диадок»
Контрагент получает файл и подписывает его. Заверенная версия возвращается в 1С автоматически
Подписанный оригинал автоматически поступает в реестр 1С:ERP на хранение
Это описание идеального процесса, когда документы согласовывают и подписывают без разногласий, а все контрагенты используют «Диадок». В реальности возникает множество препятствий.
Подписанты внутри компании могут перенаправлять документы коллегам, отклонять запрос на подпись и возвращать на повторное согласование. Контрагенты могут пользоваться услугами другого оператора ЭДО или обмениваться бумажными версиями.
Подписанты внутри компании могут перенаправлять документы коллегам, отклонять запрос на подпись и возвращать на повторное согласование. Контрагенты могут пользоваться услугами другого оператора ЭДО или обмениваться бумажными версиями.
Нужно было создать в 1С:ERP удобную, быстродействующую и автоматизированную подсистему согласования документов, учитывающую перечисленные выше нюансы.
create your own block from scratch
Этапы работы над проектом автоматизации
Всю работу разбили на пять этапов.
- Разработка и утверждение технического заданияПроанализировали существующие проблемы и измерили время запуска обработки «Диадок». Сформулировали требования к новым функциональностям 1С и скорости работы модуля «Диадок». Совместно с другими командами и техлидом заказчика согласовали архитектуру проекта.01
- Декомпозиция задачВо всех проектах дробим задачи на подзадачи и фиксируем в таск-менеджере. По желанию заказчика можем отражать нашу работу в его трекере или системе управления версиями. Задачи по этому проекту разбили на четыре больших блока и декомпозировали их до пользовательских сценариев.02
- РеализацияДоработки, интеграции и настройки 1С сначала реализовали применительно к договорам, затем — к спецификациям сбыта. В процессе работы сформулировали дополнительную задачу по реализации постоянного обмена с «Диадоком» информацией о статусах документов.03
- Двойное тестированиеФункциональность всех разработок перед релизом проверяли дважды: на тестовой базе — наш QA-инженер и на тест-релизной (предпродовой) базе — специалисты заказчика.04
- Релиз и опытно-промышленная эксплуатацияПротестированные разработки внедряли в продуктивную базу итерациями, чтобы снизить нагрузку на тестировщиков и синхронизировать работу с другими командами в проекте.05
Помимо нас над проектом работали и другие подрядчики, которые обеспечивали выгрузку данных из брокера сообщений (Kafka) в объектное хранилище и синхронизировали 1С:ERP с системой управления заказами (Starfish24). Всем командам был необходим доступ к тест-релизной базе заказчика, что удлиняло цикл разработки. Но мы умеем подстраиваться под любые процессы, какими бы сложными они не были, и соблюдаем дедлайны.
Еще одна особенность этого проекта — множество ранее внедренных и находящихся в стадии разработки другими командами компонентов 1С:ERP.
Еще одна особенность этого проекта — множество ранее внедренных и находящихся в стадии разработки другими командами компонентов 1С:ERP.
Направления разработки
Разработка интерфейса и логики 1С:ERP
Доработка справочников и добавление новых кнопок, реализация новой функциональности для автогенерации задач на подписантов и уведомлений.
Интеграция 1С:ERP и «Диадок»
Разработка логики работы кнопок, форм для хранения настроек подключения к системе ЭДО и передачи данных, создание регистра хранения логов о статусах выгрузки в «Диадок».
Оптимизация работы модуля «Диадок»
Изменение настроек обработки для ускорения запуска и открытия вкладок. Доработка формы для корректной работы комбинированных фильтров.
Создание механизма выгрузки данных в Kafka
Интеграция 1С:ERP с брокером сообщений для надежной и легкой передачи данных в хранилище. Использование Kafka гарантирует выгрузку информации без потерь и избавляет от сложного подключения напрямую к хранилищу.
После внедрения нововведений на продуктивной базе 1С:ERP запущенный проект продолжает развиваться. Разработанные механики и настройки тиражируем на работу с дополнительными соглашениями к договорам. Менеджеры компании тоже смогут подписывать их прямо из карточки допсоглашения, минуя другие окна.
Разработка регламентного задания на обмен статусами документов
Реализация функционала подписания договоров и спецификаций из окна 1С:ERP
Ускорение работы модуля «Диадок»
Создание технических ролей пользователей для согласования договоров и выгрузки данных в DWH
Разработка механизма определения типов файлов для выгрузки данных в DWH
Нормализация работы комбинированных фильтров модуля «Диадок»
Разработка механизма автоочистки неактуальных файлов
Задачи, которые мы решили
Разработка административного модуля для хранения настроек выгрузки и обмена данными с DWH и «Диадок»
Разработка механизма проверки использования ЭДО контрагентом
Это наиболее интересные и крупные задачи, связанные с оптимизацией процессов ЭДО. Расскажем подробнее о некоторых из них.
Разработка механизма задач и уведомлений подписантам и кураторам документов
Отправка документов на подпись из интерфейса 1С:ERP
Это ключевая задача на пути к основной цели проекта — работе с договорами и спецификациями в одном окне.
Мы добавили в карточки договора и спецификации кнопку «ЭДО» и пункты меню: «Направить на подпись» и «Подписать/Отменить». Нажатием на первый менеджер направляет согласованный документ подписанту ЕВРАЗа. Второй — для подписанта: ей он одновременно заверяет файл и отправляет его контрагенту через «Диадок». Подписание можно отклонить или перенаправить на коллегу.
Теперь процесс подписания и согласования происходит в одном окне и занимает меньше времени.
Мы добавили в карточки договора и спецификации кнопку «ЭДО» и пункты меню: «Направить на подпись» и «Подписать/Отменить». Нажатием на первый менеджер направляет согласованный документ подписанту ЕВРАЗа. Второй — для подписанта: ей он одновременно заверяет файл и отправляет его контрагенту через «Диадок». Подписание можно отклонить или перенаправить на коллегу.
Теперь процесс подписания и согласования происходит в одном окне и занимает меньше времени.
Отправка на подпись в ЕВРАЗе
Заверение документа подписантом и отправка в Диадок
Изменение статуса документа и возвращение подписанного оригинала
Проверка наличия системы ЭДО
Не все контрагенты заказчика работают с ЭДО или по какой-то причине отказались от обмена конкретно с ЕВРАЗом. Поэтому мы добавили проверку перед запуском подписания:
- В карточке контрагента заранее отмечается, использует ли он «Диадок» с ЕВРАЗом.
- Система автоматически проверяет этот параметр при попытке менеджера отправить документ на подписание.
- Если ЭДО недоступен, функциональность блокируется до присоединения контрагента к обмену.
Создание задач и отправка уведомлений
Когда куратор направляет договор на согласование, система сама создает задачу в 1С:ERP и отправляет подписанту уведомление на почту. Файл для согласования находится во вложении к задаче.
Статус задачи меняется автоматически на «Выполнено» при успешном подписании или на «Отменено» — при отказе в заверении. При перенаправлении на другого подписанта в карточке документа проставляется имя того, кому перешла задача. Процесс стал быстрее, ручных операций — меньше.
Для менеджеров настроили автоматические уведомления при каждом изменении статуса документа.
Статус задачи меняется автоматически на «Выполнено» при успешном подписании или на «Отменено» — при отказе в заверении. При перенаправлении на другого подписанта в карточке документа проставляется имя того, кому перешла задача. Процесс стал быстрее, ручных операций — меньше.
Для менеджеров настроили автоматические уведомления при каждом изменении статуса документа.
Разработка административного модуля
Чтобы сотрудники ЕВРАЗа согласовывали документы с контрагентами из одного окна, мы интегрировали 1С:ERP с «Диадок». Для этого настроили подключение к его API и автоматический ввод корректных значений о документах. Данные о подключениях к Диадоку и обмене данными собираются и хранятся в базе Elasticsearch. Это позволяет:
Подробнее об интеграции 1С:ERP и Kafka и импорте данных расскажем ниже.
- фиксировать историю подписаний
- быстро находить и исправлять ошибки
- анализировать работу с документами
Подробнее об интеграции 1С:ERP и Kafka и импорте данных расскажем ниже.

Настройки выгрузки данных в Kafka. Настройки API Диадок показать не можем — они конфиденциальны.
Контроль актуальных статусов документов
В списках договоров и спецификаций добавили реквизит «Статус подписания» (на стороне ЕВРАЗа). Его значение меняется автоматически. Также в карточках договоров/спецификаций появились реквизиты «Статус подписания» в ЕВРАЗе и в Диадоке. Теперь сотрудники видят в интерфейсе 1С:ERP, где и на какой стадии находятся документы.
Как статусы из Диадока передаются в 1С? На старте проект предполагал, что для этого задействуем типовой модуль Диадока для 1С. Но обновление данных дважды в день не устраивало заказчика. Поэтому мы настроили обмен через API Диадока. Теперь информация по ЭДО выгружается в 1С:ERP ежеминутно, а обработка не тормозит работу программы.
Как статусы из Диадока передаются в 1С? На старте проект предполагал, что для этого задействуем типовой модуль Диадока для 1С. Но обновление данных дважды в день не устраивало заказчика. Поэтому мы настроили обмен через API Диадока. Теперь информация по ЭДО выгружается в 1С:ERP ежеминутно, а обработка не тормозит работу программы.

На форму спецификаций сбыта добавлен реквизит «Статус ЭДО» — в этой колонке отражается, на каком этапе подписания документ находится в ЕВРАЗе.
Оптимизация работы модуля «Диадок»
Договоры и спецификации сбыта теперь отправляют в «Диадок» напрямую из их карточек и эта интеграция работает очень быстро. Но есть другие типы документов, которые менеджеры направляют в систему ЭДО по-прежнему — через внешнюю обработку Диадока, которая работала медленно. Запуск модуля занимал 2–3 минуты, а формирование списка документов за период 3–4 недели — около часа.
Мы ускорили открытие и вывод данных во вкладках, а также решили проблему фильтрации. Запуск модуля теперь занимает меньше минуты, а список исходящих/входящих документов за день формируется за 30–50 секунд. Точное время зависит от количества строк и страниц во вкладке.
Технические подробности можно посмотреть во вкладках (нажмите, чтобы раскрыть).
Мы ускорили открытие и вывод данных во вкладках, а также решили проблему фильтрации. Запуск модуля теперь занимает меньше минуты, а список исходящих/входящих документов за день формируется за 30–50 секунд. Точное время зависит от количества строк и страниц во вкладке.
Технические подробности можно посмотреть во вкладках (нажмите, чтобы раскрыть).
Чтобы ускорить запуск обработки, изменили настройки модуля: запретили автоматическое обновление и разрешили выполнение фоновых операций. Последний параметр актуален, если база размещена на сервере — функция позволяет сделать быстрее обмен с ним.
К оптимизации загрузки вкладок обработки подошли комплексно:
- При работе с крупными списками в циклах убрали обращение к данным через точку. Такой метод замедляет выполнение запроса пользователя, а на большом объеме «торможение» становится критическим. Альтернативное решение — перенос в запрос всех полей, которые пользователь хочет вывести.
- В циклах заменили поиск по кодам (ID) на обращение к массиву данных. Например, сначала получаем перечень всех контрагентов, упомянутых в списке, и далее выполняем поиск только по нему, а не по всему справочнику.
- Перед записью реквизитов ввели проверку, был ли они изменены, чтобы не перезаписывать их лишний раз и не тратить время на лишние операции.
- При выводе таблицы для фильтрации объектов ненужные элементы удалялись. Заменили удаление на быстрый фильтр, недоступный пользователям для редактирования.
- Изменили алгоритм вывода отфильтрованных документов. Ранее обработка получала все объекты за период, дополняла их реквизитами и только потом фильтровала — это занимало время. Теперь сначала формируется выборка, которая затем дополняется реквизитами.
Проблему некорректной работы комбинированных фильтров «Период плюс подразделение» решили с помощью быстрых отборов по филиалам. Из фильтров их убрали.
Apache Kafka или просто Kafka — брокер сообщений. Программа выступает посредником при передаче данных из источника в хранилище. У нее много преимуществ, и одно из них — интеграция поставщика и потребителя информации. Брокер легко подключается и к 1С, и к DWH — не нужно связывать их напрямую. Еще один плюс — надежная передача информации без потерь.
Проект предполагал, что заказчик получит из 1С данные об ЭДО за прошедшее время и дальше будет собирать новую информацию ежедневно. Сведения количестве документах, их типах, контрагентах и прочих свойствах выгружаются в объектное хранилище. Эти данные затем анализируют сотрудники других департаментов. Так они отслеживают тенденции и улучшают процессы ЭДО и взаимодействия с партнерами в целом.
Вместо Kafka можно использовать для выгрузки в хранилище данных другой брокер — RabbitMQ или Apache ActiveMQ. Оба интегрируются с 1С по API.
Проект предполагал, что заказчик получит из 1С данные об ЭДО за прошедшее время и дальше будет собирать новую информацию ежедневно. Сведения количестве документах, их типах, контрагентах и прочих свойствах выгружаются в объектное хранилище. Эти данные затем анализируют сотрудники других департаментов. Так они отслеживают тенденции и улучшают процессы ЭДО и взаимодействия с партнерами в целом.
Вместо Kafka можно использовать для выгрузки в хранилище данных другой брокер — RabbitMQ или Apache ActiveMQ. Оба интегрируются с 1С по API.
Выгрузка данных в Kafka

— Просто разработчику брокера очень нравились мои произведения...*
Франц Кафка
Франц Кафка
Подробнее об интеграции 1С:ERP и Kafka для ЕВРАЗа
После настройки подключения к Kafka в административном модуле выгрузили из 1С данные обо всех документах, отправленных в «Диадок» за предыдущий период, и настроили их импорт по расписанию. По регламентному заданию ежедневно выгружается файл в формате JSON определенной структуры. Наименованиям объектов и их реквизитов в 1С соответствует отдельный ключ Kafka.
По каждому документу отдается ряд сведений, включая информацию о типе отправленных файлов и о сегменте контрагента. Для корректной передачи этих данных сделали несколько доработок.
Во-первых, разработали механизм, с помощью которого определяется тип файла в 1С по его названию. Программа сопоставляет наименования с шаблонами и присваивает необходимый тип, например, счет, схема, спецификация, договор, УПД и т.д. Почему это потребовалось? По умолчанию тип файла импортируется из API Диадок, если при отправке это значение было заполнено. Однако зачастую его оставляют пустым. Чтобы информация об ЭДО была полной, нужно автоматически определять тип всех документов.
Во-вторых, в карточку контрагента добавили реквизиты «ЦФО» (центр финансовой ответственности) и разработали алгоритм их заполнения. Это позволило просегментировать партнеров компании, чтобы использовать эти данные в аналитике и улучшать работу с каждым сегментом по-своему.
*по другой версии, брокер Kafka создатели назвали в честь писателя из-за большого объема его творчества и сложной структуры произведений.
По каждому документу отдается ряд сведений, включая информацию о типе отправленных файлов и о сегменте контрагента. Для корректной передачи этих данных сделали несколько доработок.
Во-первых, разработали механизм, с помощью которого определяется тип файла в 1С по его названию. Программа сопоставляет наименования с шаблонами и присваивает необходимый тип, например, счет, схема, спецификация, договор, УПД и т.д. Почему это потребовалось? По умолчанию тип файла импортируется из API Диадок, если при отправке это значение было заполнено. Однако зачастую его оставляют пустым. Чтобы информация об ЭДО была полной, нужно автоматически определять тип всех документов.
Во-вторых, в карточку контрагента добавили реквизиты «ЦФО» (центр финансовой ответственности) и разработали алгоритм их заполнения. Это позволило просегментировать партнеров компании, чтобы использовать эти данные в аналитике и улучшать работу с каждым сегментом по-своему.
*по другой версии, брокер Kafka создатели назвали в честь писателя из-за большого объема его творчества и сложной структуры произведений.
Итоги проекта
Достигнутые результаты отвечают общей стратегии — перейти полностью на электронный документооборот, ускорив заключение сделок и исполнение заказов.
- 80%минимальный прирост скорости работы модуля «Диадок», максимальный — 4700% при выводе списка документов за период по подразделению
- 2во столько раз увеличился объем документов, проходящих через ЭДО при обмене с контрагентами (сравнение данных за месяц до и после доработки 1С:ERP)
- ထвозможности для аналитики и развития бизнеса благодаря сбору данных об ЭДО с помощью интеграции 1С:ERP и Kafka
Кейсы и компетенции по внедрению 1С
Интегрировали и синхронизировали 1С для:












- 20+лет на ИТ-рынке
- 20+сотрудников в отделе 1С-проектов
- 100+заказчиков в России
- 150+уникальных наработок
Получите бесплатную консультацию по доработке 1С и интеграции с другими системами
Остались вопросы? Давайте обсудим.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем