Статья написана для IT-руководителя, участвующего в проекте запуска внутреннего корпоративного портала в крупной компании. Говорим о задачах, технических рисках и лучших практиках.
Цифровизация в HR-процессах это растущий тренд. Все чаще HR-руководители становятся инициаторами проектов по переносу процессов на цифровые рельсы. Это касается и рекрутинга, и внутренних HR-процессов.
Бизнес-цель такого проекта: повысить эффективность решения HR-задач (ускорить адаптацию, снизить текучку, повысить лояльность, решить проблему недостатка информации на старте, оцифровать рутинные задачи кадрового делопроизводства, сделать HR-процессы прозрачнее в целом).
Задачи проекта
Пример структуры такого проекта мы приводили в статье Дорожная карта внедрения Битрикс24 в крупной компании. Цели, стадии, место в инфраструктуре.
IT-директор в этой ситуации сталкивается с целым набором технических и организационных вопросов. Важно с одной стороны, не усложнять ИТ-инфраструктуру, а с другой – интегрировать HR-портал с нужными системами.
Типичный проект запуска HR-портала с точки зрения ИТ имеет ряд ключевых этапов:
- Выбор системы
- Настройка процессов
- Интеграция с корпоративными системами, загрузка справочников и общей информации
- Приглашение сотрудников
- Поддержка и развитие системы
На каждом этапе проекта есть риски, для управления которыми ИТ-департаменту надо обратить внимание на компетенции и опыт подрядных организаций.
Выбор системы
Выбор системы для HR-портала в 2021 году сводится к нескольким альтернативам: MS, SAP, Битрикс24 и еще парочка очень специальных нишевых решений.
Мы считаем Битрикс24 лучшим выбором. Почему? Даже если не смотреть на тренд импортозамещения, ключевой вопрос – стоимость внедрения и владения системой.
Битрикс24:
- штатно интегрируется с MS AD и 1С: ЗУП;
- предоставляет большой объем готовых решений для HR-задач;
- имеет комфортный способ лицензирования “наборами пользователей”;
- предоставляет выбор команды внедрения и поддержки более чем из 1000 компаний.
Отдельный плюс – часто в компаниях Битрикс24 уже используется как система управления задачами и проектами бэк-офиса или как CRM-система. Удобно строить корпоративный HR-портал на знакомой людям системе.
Какие вопросы должен задать ИТ-руководитель на этом этапе:
- какова цена лицензии «сейчас» и ежегодного продления поддержки?
- сколько пользователей включено и сколько будет стоить включение всего штата компании? а при двукратном росте?
- включена ли в стоимость проекта интеграция с AD и 1С ЗУП?
- какие модули уже готовы? что будет разрабатываться по индивидуальному проекту?
- можно ли получить отзывы от компаний, уже находящихся на поддержке у поставщика?
- как спрогнозировать нагрузку на собственных инженеров техподдержки после внедрения?
- кто и как будет реализовывать поддержку второго уровня?
Ключевые интеграции
Корпоративный HR-портал, помимо оргструктуры и информации об учетных записях, может быть интегрирован с другими системами:
- система управления проектами вроде MS Project;
- система OKR и KPI;
- система документооборота вроде 1С Документооборот;
- LMS-система;
- HRM-системы.
Важно понимать что если не существует готового решения, то «нестандартные» интеграции потребуется спроектировать и разработать в рамках проекта, что сильно скажется на его стоимости.
Какие вопросы HR-департаменту должен задать ИТ-руководитель на этом этапе:
- зачем нужна каждая интеграция? какие конкретно сценарии нужны?
- можно ли обойтись просто «ссылкой» на связанную систему?
- можно ли каждую интеграцию свести к односторонней (например, выгрузка профилей вовне или получение показателей снаружи)?
У каждого потенциального подрядчика надо спросить:
- какой есть (положительный и отрицательный) опыт внешних интеграций HR-порталов? можно ли получить рекомендации?
- есть ли наработки по интеграции с внешними системами? (например, ИНТЕРВОЛГА имеет опыт интеграции с MS Project, 1С Документооборот, HuntFlow и системой KPI на базе ЗУП);
- как будет реализован каждый вид интеграции? какие ресурсы от ИТ-департамента и смежных подрядчиков потребуются)?
Поддержка и развитие
Стоимость поддержки HR-портала складывается из:
- расходов на серверы и их администрирование;
- расходов на лицензии продуктов;
- цены времени собственного персонала на первую линию консультационной поддержки
- оплаты 2 линии поддержки;
- бюджета развития по новым запросам.
Нужно проверить вашего потенциального подрядчика на готовность не просто разрабатывать HR-портал, но и качественно поддерживать его. Спросите:
- какова лучшая практика поддержки серверного оборудования и ПО для HR-портала?
- как рассчитывается стоимость лицензий для ПО?
- как оценить требуемые собственные ресурсы для первой линии поддержки?
- как подрядчик строит работу по 2 линии поддержки?
- какие есть предложения по развитию? может ли подрядчик предложить готовые решения?
Требуемые компетенции подрядчика
В целом проект внедрения HR-портала похож на другие проекты запуска корпоративных ИТ-систем. Однако особенности этих продуктов требуют внимательно отнестись к наличию у подрядчика опыта и компетенций.
Проверьте:
- Наличие компетенции по коробочной версии 1С-Битрикс;
- Присутствие в списке компаний, рекомендованных 1С-Битрикс для крупных внедрений;
- Наличие статуса 1С-Франчайзи и специалистов по 1С ЗУП для проведения интеграции собственными силами;
- Опыт выполнения редизайна Битрикс24 в стиле корпоративного брендбука;
- Наличие готовых решений в области HR-модулей (например, оценки 360, сервисов единого окна для кадровых услуг, готовых бизнес-процессов);
ИНТЕРВОЛГА обладает всеми требуемыми компетенциями, наши специалисты готовы квалифицированно ответить на все вопросы по внедрениям HR-портала.
Статьи по теме
