Автоматизация пропускного режима в промышленном холдинге: 3 часа от заявки до результата

• Пропускной режим 1.0: долго, дорого, нервно
• Как помогает автоматизация выдачи пропусков
• Предприятий много — портал пропусков один
• Оформление пропуска посетителям 2.0
  • Как формируется пропуск
  • Как «упаковать» объемные требования безопасности в простую форму заявки
  • Статусы заявки, уведомления и другие полезности
• Результаты и задачи на развитие

Обеспечение пропускного режима — не формальность, а ключевой элемент системы безопасности предприятия. При этом гости хотят оперативно проезжать на территорию и подавать меньше бумажек. Для компании важны и безопасность, и скорость — пренебрежение ими порождает риски, причем существенные.

Автоматизация выдачи пропусков позволяет ежегодно экономить до 1000 человеко-часов, в 3 раза ускоряя согласование документов. Она исключает бюрократию и потерю заявок, помогает лучше контролировать допущенных на территорию предприятия людей. Расскажем, как реализовали единую систему для выдачи пропусков сразу на четырех предприятиях холдинга ЕВРАЗ.

Пропускной режим 1.0: долго, дорого, нервно

ЕВРАЗ — международный металлургический и горнодобывающий холдинг. Его предприятия работают в разных городах России и на них действует строгий пропускной режим. Цеха и склады занимают большую территорию, попасть на нее можно через разные КПП, причем некоторые действуют только на вход, другие — только на въезд. Обязательному учету подлежат и материальные ценности, которые попадают на завод: от шуруповерта до партии металлолома.

Иногда пропуска не согласуют из-за мелких ошибок, которые легко исправить на месте, но трудно пересогласовать вручную из-за процедур и расстояний. Если документ запрашивали для специалиста по ремонту, то это может привести к простою оборудования, невыполнению плана и даже срыву поставок.

Большое количество ручных проверок, заполнения бланков, согласований, перемещения бумажных документов между подразделениями — сегодня уже атавизм. Время клиентов не менее ценно, чем время сотрудников. Поэтому сокращение сроков оформления и согласования документов, упрощение процедуры пропуска на предприятие — важный шаг формирования устойчивых партнерских отношений.

Как помогает автоматизация выдачи пропусков

Внедрение портала пропусков позволяет уйти от большинства недостатков и ограничений традиционного пропускного режима. Взаимодействие посетителей и компании происходит в цифровом формате, а большая часть операций выполняется автоматизированно.

Это самые очевидные преимущества автоматизации пропускного режима.

Польза от внедрения портала пропусков для компании:

1. Повышение безопасности. Безопасники экономят до 20 человеко-часов в неделю и уделяют это время другим важным задачам. Электронный пропуск с QR-кодом сложно подделать — снижается риск инцидентов безопасности: диверсий, краж, несчастных случаев.

2. Сокращение издержек. Пропуска выдают в 3 раза быстрее — уменьшается время простоя оборудования в ожидании ремонта, клиенты быстрее забирают продукцию со складов, поставщики — отгружают ТМЦ. А ещё экономия на бумаге и печати, т.к. пропуска цифровые либо пластиковые.

3. Рост лояльности партнеров. Подрядчики, поставщики и покупатели быстрее получают доступ на территорию, всегда информированы о статусе своих заявок, не тратят время в очередях.

4. Контроль и аналитика. Мгновенный доступ к статистике о выданных пропусках позволяет анализировать посещаемость предприятия и эффективнее управлять пропускным режимом.

Предприятий много — портал пропусков один

У ЕВРАЗ в управлении несколько предприятий. Внедрять отдельный личный кабинет под каждое — неэффективно с точки зрения затрат и результата.

Решение — единый портал для оформления пропусков на любое из четырех предприятий.

Заказчик пришел с готовой архитектурой проекта. Она объединяет портал, брокер сообщений, оркестратор бизнес-процессов, четыре системы электронного документооборота и столько же систем контроля и управления доступом (СКУД). Также в нее входят система бизнес-аналитики и объектное хранилище данных, где хранятся сведения о заявках и пропусках.

Над проектом работали параллельно три подрядчика. ИНТЕРВОЛГА разработала портал и настроила его взаимодействие с другими компонентами системы. Две другие команды обеспечили работу оркестратора БП Camunda и СЭД предприятий.

Шиной обмена данными между порталом, Camunda и СЭД выступает брокер сообщений Kafka. Он защищает данные от потери, предотвращает дублирование информации, справляется с большим объемом запросов и легко интегрируется с чем угодно. Портал пропусков обменивается данными с Kafka по расписанию, что гарантирует быстрый обмен информацией и не перегружает систему запросами.

Оформление пропуска посетителям 2.0

Автоматизация позволила полностью отказаться от личных визитов для оформления разовых пропусков, а при получении временного —  сократить число посещений до одного. Время на согласование и оформление документа уменьшилось с одного рабочего дня до 3 часов.

Порядок оформления разового и временного пропусков немного отличаются. Вот так теперь происходит выдача документа для однократного посещения:

Для оформления временного пропуска первые шаги те же: пользователь регистрируется, заполняет заявку, она уходит в Camunda и далее в СЭД. По мере рассмотрения данные о статусе заявления поступают на сайт через Camunda. Однако сам пропуск делают и выдают уже в бюро — это пластиковая карта с чипом.

Одно из важных отличий бумажного заявления и электронной заявки на портале — возможность запросить пропуска сразу на несколько человек. Это удобно, когда нужен доступ бригаде.

Также к любому транспорту, который въедет на территорию, можно прикрепить одновременно нескольких посетителей. Это упрощает рассмотрение заявки и снимает лишние вопросы у охраны на КПП.

А вот с материальными ценностями, которые провозят на предприятие, порядок иной. С одной вещью можно «связать» только одного посетителя, при этом за человеком можно закрепить несколько предметов. Так исключаются ситуации, когда у одного имущественного объекта окажется два или более владельца. При этом один визитер может нести с собой целый список оборудования.

Как формируется пропуск

В зависимости от заполнения тех или иных полей в заявке портал автоматически формирует нужные типы пропусков:

• пешеходный;

• автомобильный;

• материальный.

На количество формируемых документов влияет вид пропуска — временный или разовый.

Такой подход обеспечивает строгое соблюдение требований безопасности и минимизирует количество пропусков. Не возникнет ситуаций, когда на территории окажутся бесхозные вещи или транспорт без ответственных лиц.

Печатные формы разовых пропусков, генерируемых на сайте, содержат информацию из заявки, срок действия и уникальный QR-код. Все пропуска пронумерованы: сразу после согласования система автоматически присваивает им номер из выделенного пула чисел. Появление двух документов с одинаковым номером исключено. Мы разработали механизм, который ежедневно проверяет срок действия активных пропусков. Если он истек, то номера освобождаются под новые пропуска.

Как «упаковать» объемные требования безопасности в простую форму заявки

Одна из ключевых задач проекта — создание удобной, простой и интуитивно понятной для заполнения формы заявки. Она не должна быть перегруженной, чтобы пользователь мог заполнить ее самостоятельно. Но как достичь желаемого, если система объединяет четыре предприятия, число полей достигает 100, а условия их отображения и обязательности заполнения зависимы друг от друга?

Оптимальным решением стала разработка веб-приложения (Single-page Application) с использованием гибкого фреймворка Vue. Мы создали форму заявки с всплывающим окном и четырьмя вкладками: сотрудники, транспорт, материалы и общая информация. Пользователь перемещается между ними мгновенно и видит только те поля, которые нужны. По мере заполнения заявки часть из них могут скрываться, другие — становиться видимыми.

Заявителю удобно работать с такой формой, и ошибиться при заполнении почти невозможно. Это экономит время сотрудников отдела безопасности и ускоряет получение пропуска.

Статусы заявки, уведомления и другие полезности

Одно из требований к автоматизированной системе пропусков — прозрачность процесса согласования для посетителей. Для этого у каждой заявки и пропуска отображается статус. Пользователь видит, что заявка находится на рассмотрении, частично либо полностью согласована, отклонена или просрочена. При частичном согласовании или отказе отображается комментарий — сразу понятно, в чем проблема и как это исправить.

У пропусков статусы другие: создан, неактивный, активный, просрочен, истекший и требует оплаты. Последний статус автоматически получают шестой и последующие разовые пропуски, оформленные на одного человека в течение месяца с целью посещения «Иная». Так ЕВРАЗ поощряет контрагентов оформлять один временный пропуск вместо кучи разовых, чтобы не тратить время своих сотрудников на многочисленные согласования. Для оплаты подключили к порталу интернет-эквайринг и реализовали механизм автосоздания заказа на разовый пропуск.

Для большей прозрачности настроен механизм уведомлений заявителя по email о смене статуса заявки. Посетитель же получает смс со ссылкой на разовый документ или номером заявки на временный.

Оформление пропусков на портале упрощают еще три функции:

• заполненную форму заявки можно сохранить как черновик;

• на основе заявки можно создать шаблон;

• на базе активного пропуска можно заказать дополнительный — автомобильный или материальный.

Результаты и задачи на развитие

Реализация проекта заняла около года — для проектов со сложной архитектурой и участием нескольких команд это обоснованный срок. На длительность также повлияло появление новых пожеланий заказчика в процессе работы. Мы вели разработку по методологии Agile, что позволило расширять проект, корректировать направление и в итоге получить именно тот результат, который хотел видеть клиент.

Созданной системе есть куда развиваться. Мы заложили в коде портала возможность быстро добавлять новые структуры холдинга, чтобы на их территорию тоже могли оформлять пропуска дистанционно. Это позволит проекту оперативно масштабироваться.

Если оформление пропусков на территорию вашего предприятия требует больших людских и временных ресурсов, а также постоянного и пристального внимания — присмотритесь внимательнее к опыту компаний, автоматизировавших пропускной режим. Позвоните или заполните форму внизу, если у вас остались вопросы или нужна поддержка в вопросах автоматизации.

Больше статей о личных кабинетах:

• Сервис для проведения инспекций на производстве: страница веб-приложения вместо отдельного сайта

• Личный кабинет подрядчика: ускорение процесса сбора документов работников на объектах компании ЕВРАЗ в 15 раз

• Разработка календаря бронирования для сайта на Битрикс авиационного учебного центра

• Ещё один tutorial по созданию оптовых личных кабинетов