Тюнинг HR процессов в компании Брайт Вэй

• В чем были проблемы, где требовалась автоматизация?
• Решение
• Заявки на обучение
• Контроль обучения сотрудников
• Публикация Профиля должности (должностных инструкций)
• Поздравляем именинников: отложенная публикация сообщений в живую ленту Битрикс24.
• Как работает модуль публикации отложенных сообщений?
• Результаты внедрения автоматизации HR. Бизнес-результат.

В компании есть HR-специалист, который выполняет важные задачи:

• организует обучение и составляет учебные программы для сотрудников;

• разрабатывает и обновляет должностные инструкции, а также передает их сотрудникам;

• поддерживает благоприятную рабочую атмосферу в коллективе: организует и анонсирует корпоративные мероприятия, поздравляет именинников в “Живой ленте”.

На одного сотрудника кадровой службы это большой объем работы. Поэтому, в компании Брайт Вэй используют Битрикс24 для автоматизации HR.

Из коробки Битрикс24 является хорошим подспорьем в работе HR. Стандартный модуль Обучение можно использовать для публикации учебных курсов. Живая лента содержит необходимые функции для поздравления сотрудников и размещения новостей компании.

В чем были проблемы, где требовалась автоматизация?

Стандартный модуль обучения не удовлетворяет требованиям Брайт Вэй. В нем нельзя разграничить доступ сотрудников к обучающим курсам, что иногда требуется. Сотрудник сложно понять, какие именно курсы нужно проходить на его позиции. Отсутствует индивидуальная программа обучения.

Также, в модуле Обучение нет возможности оперативно получить статус прохождения курсов каждым сотрудником.

Руководитель и HR-специалист должен потратить немало времени, чтобы получить информацию о грейде и % прохождения каждого курса сотрудником. Это требуется довольно часто для оперативного подбора рабочих групп для участия в проектах.

В компании, где работают 400 человек, с днем рождения приходится поздравлять примерно 2 раза в день. Добавим к этому различные корпоративные мероприятия и календарные праздники -- и HR полдня тратит на контент для новостей в Живой ленте. Другие дела в это время стоят.

Про должностные инструкции все просто -- в Битрикс24 нет готового механизма для их хранения и содержания в порядке. Есть База знаний, но неудобная и недостаточно гибкая. Битрикс24.Диск подходит для хранения, но непонятно как привязывать конкретные должности к конкретным документам.

Решение

Для комплексного решения проблем мы договорились с клиентом, что установим на портал наш HR-модуль для корпоративного обучения и проведем необходимые доработки. Ниже опишем некоторые интересные расширения базовых функций Битрикс24.

Отдельное внимание пришлось уделить обучению пользователей работе с новыми функциями.

Заявки на обучение

В компании Брайт Вэй сотрудники могут выбирать курсы, которые хотят изучить. Чтобы HR мог оперативно отслеживать и модерировать поступившие заявки на обучение мы сделали публикацию уведомлений в Живую ленту профиля сотрудника с названием и описанием курса, на который он подал заявку. HR увидит сообщение и оперативно отреагирует: запишет сотрудника или откажет с объяснением причины.

Заявка на курс.

Система корпоративного обучения в компании построена таким образом, что сотруднику могут дать задание пройти тот или иной курс обучения. Мы сделали дополнительное уведомление для сотрудника, о том, что его добавили в качестве слушателя на курс.

Вас добавили на курс.

Контроль обучения сотрудников

Руководитель или наставник должен иметь возможность контролировать ход обучения своих подопечных. Также помогать с изучением материалов в случае возникновения трудностей у слушателя.

Руководителю при подборе команды для решения той или иной задачи будет проще сделать правильный выбор, если он видит компетенции подчиненного и его горизонт развития.

Для удобства и руководителя и сотрудника мы вывели список учебных курсов и статус их прохождения прямо на странице профиля.

Карточка сотрудника с подробностями его учебной работы.

Поддерживается ролевая модель:

• HR видит пройденные курсы всех сотрудников на портале;

• Линейные сотрудники имеют возможность просматривать только список своих курсов;

• Руководителям отделов доступен для просмотра список курсов своих подчиненных.

Мы вывели дату записи слушателя на курс, а также статус прохождения курса прямо в виджете со списком участников курса. Механизм помогает контролировать "прогульщиков", которые ничего не изучают, не сдают экзамены и не развиваются. В этом случае HR сможет помочь.

Участники курса, дата записи и прогресс.

Публикация Профиля должности (должностных инструкций)

HR должен знакомить сотрудников с их должностными обязанностями. В “олдскульных” компаниях обычно это происходит так: печатают документ - должностную инструкцию - и передают сотруднику под роспись. Когда в инструкции необходимо что-то поменять, их печатают заново и опять всем раздают. Неудобно, неэкономично и неэкологично.

Брайт Вэй -- современная компания, и заботится об окружающей среде. В компании разработали и внедрили наглядную и понятную для работника форму -- Профиль должности. 

Новому сотруднику компании полезно иметь эту информацию в легкодоступном месте. Бывает необходимость посмотреть Профиль должности своего коллеги, чтобы понять его область ответственности или сектор деятельности.

Мы совместно с заказчиком решили разместить Профиль должности в карточке пользователя в Битрикс24.

Профиль должности сотрудника.

При клике на соответствующий пункт горизонтального меню, он открывается в режиме просмотра в слайдере. При этом, в случае необходимости, его можно загрузить к себе на компьютер.

Онлайн-просмотр Профиля должности.

Также мы создали единый справочник должностей сотрудников с прикрепленными к ним должностными инструкциям. При создании нового пользователя в Битрикс24 HR заполняет значение в поле Должность. В профиле пользователя автоматически становится доступной для просмотра его должностная инструкция. Удобно!

Когда в должностную инструкцию вносят изменения, достаточно подгрузить новую версию документа в справочник. Все пользователи на этой должности сразу могут с ним ознакомиться.

Поздравляем именинников: отложенная публикация сообщений в живую ленту Битрикс24.

HR поздравляет своих коллег с днями рождения, календарными и прочими праздниками. На каждый день может выпадать 2-3 именинника.

Для того, чтобы никого не забыть и всех поздравить, HR ежедневно вручную публикует поздравления для каждого сотрудника. Проблема в том, что это занимает много времени, а поздравлять надо день-в-день.

Мы придумали и сделали “отложенную публикацию” для Живой ленты. Теперь HR может один раз потратить полдня, настроить публикацию на неделю вперед, и заниматься своими делами.

Коллеги находятся в разных часовых поясах, и отложенные сообщения приходят к ним в соответствии с их часовым поясам. Теперь каждый именинник с утра получает поздравительную открытку!

Как работает модуль публикации отложенных сообщений?

В левом меню у HR есть пункт Отложенные сообщения. При нажатии открывается страница со списком отложенных сообщений. Для каждого сообщения видны дата и время запланированной публикации.

Отложенные сообщения.

При клике на кнопку “Добавить сообщение” открывается карточка создания  нового отложенного сообщения. Внешний вид и возможности страницы аналогичны стандартной странице добавления сообщения в Живую ленту Битрикс24. После того, как сообщение было составлено, можно запланировать дату его отправки. Сообщение можно сохранить как черновик с помощью одноименной кнопки.

Создание отложенной публикации в Живой ленте.

Меню действий отложенной публикации.

В случае, когда необходимо опубликовать какое-то важное сообщение в начале рабочего дня, его текст можно написать заранее и просто указать нужное время отправки, а не заходить рано утром на корпоративный портал, для того чтобы написать и отправить сообщение.

Результаты внедрения автоматизации HR. Бизнес-результат.

Благодаря внедрению доработок в модуль корпоративного обучения на основе Битрикс24 мы вместе с заказчиком достигли следующих результатов:

• Линейным сотрудникам стало проще ориентироваться в своих обязанностях и планах своего развития. Механизмы Профиль должности вкупе с Учебными курсами позволили сделать прозрачной систему корпоративного обучения. 

• Существенно сэкономили время HR-специалиста и освободили от рутинных операций. За счет объединения задач по публикации новостей и возможностей Отложенных сообщений, HR может правильно организовывать свое рабочее время. Очень грубый подсчет показывает на 30 рабочих часов экономии времени HR в месяц.

• Руководитель и подчиненный теперь одинаково видят и понимают прогресс сотрудника по его учебному плану.

• Список обучающих курсов и компетенций на странице профиля пользователя позволил руководителям структурных подразделений сократить время на подбор команды проекта. Главное — увеличилась скорость принятия решений.

Компания ИНТЕРВОЛГА готова помочь в автоматизации HR-процессов на базе Битрикс24. Обращайтесь.