Тюнинг HR процессов в компании Брайт Вэй

Владимир Р.
Александр Давыдов
Компания Брайт Вэй - динамично развивающаяся группа компаний, стратегия которой включает реализацию многих значимых проектов в фармацевтической отрасли Российской Федерации. В компании работает более 400 сотрудников. Офисы компании расположены в нескольких городах России.

В компании есть HR-специалист, который выполняет важные задачи:

  • организует обучение и составляет учебные программы для сотрудников;

  • разрабатывает и обновляет должностные инструкции, а также передает их сотрудникам;

  • поддерживает благоприятную рабочую атмосферу в коллективе: организует и анонсирует корпоративные мероприятия, поздравляет именинников в “Живой ленте”.

На одного сотрудника кадровой службы это большой объем работы. Поэтому, в компании Брайт Вэй используют Битрикс24 для автоматизации HR.

Из коробки Битрикс24 является хорошим подспорьем в работе HR. Стандартный модуль Обучение можно использовать для публикации учебных курсов. Живая лента содержит необходимые функции для поздравления сотрудников и размещения новостей компании.

В чем были проблемы, где требовалась автоматизация?

Стандартный модуль обучения не удовлетворяет требованиям Брайт Вэй. В нем нельзя разграничить доступ сотрудников к обучающим курсам, что иногда требуется. Сотрудник сложно понять, какие именно курсы нужно проходить на его позиции. Отсутствует индивидуальная программа обучения.

Также, в модуле Обучение нет возможности оперативно получить статус прохождения курсов каждым сотрудником.

Руководитель и HR-специалист должен потратить немало времени, чтобы получить информацию о грейде и % прохождения каждого курса сотрудником. Это требуется довольно часто для оперативного подбора рабочих групп для участия в проектах.

В компании, где работают 400 человек, с днем рождения приходится поздравлять примерно 2 раза в день. Добавим к этому различные корпоративные мероприятия и календарные праздники -- и HR полдня тратит на контент для новостей в Живой ленте. Другие дела в это время стоят.

Про должностные инструкции все просто -- в Битрикс24 нет готового механизма для их хранения и содержания в порядке. Есть База знаний, но неудобная и недостаточно гибкая. Битрикс24.Диск подходит для хранения, но непонятно как привязывать конкретные должности к конкретным документам.

Решение

Для комплексного решения проблем мы договорились с клиентом, что установим на портал наш HR-модуль для корпоративного обучения и проведем необходимые доработки. Ниже опишем некоторые интересные расширения базовых функций Битрикс24.

Отдельное внимание пришлось уделить обучению пользователей работе с новыми функциями.

Заявки на обучение

В компании Брайт Вэй сотрудники могут выбирать курсы, которые хотят изучить. Чтобы HR мог оперативно отслеживать и модерировать поступившие заявки на обучение мы сделали публикацию уведомлений в Живую ленту профиля сотрудника с названием и описанием курса, на который он подал заявку. HR увидит сообщение и оперативно отреагирует: запишет сотрудника или откажет с объяснением причины.

image12.png

Заявка на курс.

Система корпоративного обучения в компании построена таким образом, что сотруднику могут дать задание пройти тот или иной курс обучения. Мы сделали дополнительное уведомление для сотрудника, о том, что его добавили в качестве слушателя на курс.

image6.png

Вас добавили на курс.

Контроль обучения сотрудников

Руководитель или наставник должен иметь возможность контролировать ход обучения своих подопечных. Также помогать с изучением материалов в случае возникновения трудностей у слушателя.

Руководителю при подборе команды для решения той или иной задачи будет проще сделать правильный выбор, если он видит компетенции подчиненного и его горизонт развития.

Для удобства и руководителя и сотрудника мы вывели список учебных курсов и статус их прохождения прямо на странице профиля.

image11.png

image9.png

Карточка сотрудника с подробностями его учебной работы.

Поддерживается ролевая модель:

  • HR видит пройденные курсы всех сотрудников на портале;

  • Линейные сотрудники имеют возможность просматривать только список своих курсов;

  • Руководителям отделов доступен для просмотра список курсов своих подчиненных.

Мы вывели дату записи слушателя на курс, а также статус прохождения курса прямо в виджете со списком участников курса. Механизм помогает контролировать "прогульщиков", которые ничего не изучают, не сдают экзамены и не развиваются. В этом случае HR сможет помочь.

image2.png

Участники курса, дата записи и прогресс.

Публикация Профиля должности (должностных инструкций)

HR должен знакомить сотрудников с их должностными обязанностями. В “олдскульных” компаниях обычно это происходит так: печатают документ - должностную инструкцию - и передают сотруднику под роспись. Когда в инструкции необходимо что-то поменять, их печатают заново и опять всем раздают. Неудобно, неэкономично и неэкологично.

Брайт Вэй -- современная компания, и заботится об окружающей среде. В компании разработали и внедрили наглядную и понятную для работника форму -- Профиль должности. 

Новому сотруднику компании полезно иметь эту информацию в легкодоступном месте. Бывает необходимость посмотреть Профиль должности своего коллеги, чтобы понять его область ответственности или сектор деятельности.

Мы совместно с заказчиком решили разместить Профиль должности в карточке пользователя в Битрикс24.

image8.png

Профиль должности сотрудника.

При клике на соответствующий пункт горизонтального меню, он открывается в режиме просмотра в слайдере. При этом, в случае необходимости, его можно загрузить к себе на компьютер.

image3.png

Онлайн-просмотр Профиля должности.

Также мы создали единый справочник должностей сотрудников с прикрепленными к ним должностными инструкциям. При создании нового пользователя в Битрикс24 HR заполняет значение в поле Должность. В профиле пользователя автоматически становится доступной для просмотра его должностная инструкция. Удобно!

Когда в должностную инструкцию вносят изменения, достаточно подгрузить новую версию документа в справочник. Все пользователи на этой должности сразу могут с ним ознакомиться.

Поздравляем именинников: отложенная публикация сообщений в живую ленту Битрикс24.

HR поздравляет своих коллег с днями рождения, календарными и прочими праздниками. На каждый день может выпадать 2-3 именинника.

Для того, чтобы никого не забыть и всех поздравить, HR ежедневно вручную публикует поздравления для каждого сотрудника. Проблема в том, что это занимает много времени, а поздравлять надо день-в-день.

Мы придумали и сделали “отложенную публикацию” для Живой ленты. Теперь HR может один раз потратить полдня, настроить публикацию на неделю вперед, и заниматься своими делами.

Коллеги находятся в разных часовых поясах, и отложенные сообщения приходят к ним в соответствии с их часовым поясам. Теперь каждый именинник с утра получает поздравительную открытку!

Как работает модуль публикации отложенных сообщений?

В левом меню у HR есть пункт Отложенные сообщения. При нажатии открывается страница со списком отложенных сообщений. Для каждого сообщения видны дата и время запланированной публикации.

image4.png

Отложенные сообщения.

При клике на кнопку “Добавить сообщение” открывается карточка создания  нового отложенного сообщения. Внешний вид и возможности страницы аналогичны стандартной странице добавления сообщения в Живую ленту Битрикс24. После того, как сообщение было составлено, можно запланировать дату его отправки. Сообщение можно сохранить как черновик с помощью одноименной кнопки.

image7.png

Создание отложенной публикации в Живой ленте.

image1.png

Меню действий отложенной публикации.

В случае, когда необходимо опубликовать какое-то важное сообщение в начале рабочего дня, его текст можно написать заранее и просто указать нужное время отправки, а не заходить рано утром на корпоративный портал, для того чтобы написать и отправить сообщение.

Результаты внедрения автоматизации HR. Бизнес-результат.

Благодаря внедрению доработок в модуль корпоративного обучения на основе Битрикс24 мы вместе с заказчиком достигли следующих результатов:

  • Линейным сотрудникам стало проще ориентироваться в своих обязанностях и планах своего развития. Механизмы Профиль должности вкупе с Учебными курсами позволили сделать прозрачной систему корпоративного обучения. 

  • Существенно сэкономили время HR-специалиста и освободили от рутинных операций. За счет объединения задач по публикации новостей и возможностей Отложенных сообщений, HR может правильно организовывать свое рабочее время. Очень грубый подсчет показывает на 30 рабочих часов экономии времени HR в месяц.

  • Руководитель и подчиненный теперь одинаково видят и понимают прогресс сотрудника по его учебному плану.

  • Список обучающих курсов и компетенций на странице профиля пользователя позволил руководителям структурных подразделений сократить время на подбор команды проекта. Главное — увеличилась скорость принятия решений.

Компания ИНТЕРВОЛГА готова помочь в автоматизации HR-процессов на базе Битрикс24. Обращайтесь.

Оцените статью
03.11.2022
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
10.02.2023
Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
10.02.2023
Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...
10.01.2023
Как мы CRM Битрикс24 с кучей всего интегрировали У нас был сложный сайт с личным кабинетом клиентов, устаревшая, переписанная 1С-ка, десяток маркетинговых сервисов, и телефония на Asterisk. Единств...
25.07.2022
Настройка вычисляемых и зависимых полей в Salesforce и Битрикс24 Вычисляемые поля в CRM CRM в коммерческом отделе — инструмент, упрощающий работу в компании. Но, как и все инструменты, его также можно и нужно настраивать. ...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем