С чего все начиналось?
К нам обратилась за помощью ведущая российская компания, оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере коммерческой недвижимости в России и СНГ.
В штате агентства более 250 сотрудников. Компания ведет проекты во всех крупных городах России и в странах СНГ, формируя, при необходимости, транснациональные команды для решения сложных задач.
Клиентская база, коммуникации с клиентами, ведение сделок, прогнозирование выручки, формирование проектных команд производилось в CRM Salesforce. В результате произошедшей реорганизации пришлось в сжатые сроки переходить с зарубежной CRM-системы на отечественный продукт Битрикс24, так как доступ к Salesforce был заблокирован.
Данные из старой CRM системы были выгружены в Excel-файлы. Менеджерам пришлось вести работу в Excel, чтобы не остаться полностью без какого-либо инструмента для управления взаимоотношениями с клиентами.
Исторические данные по клиентам и сделкам было необходимо загрузить в Битрикс24. При этом нужно было также сохранить структуру данных: связи объектов недвижимости с сотрудниками, отношения между объектами.
Кроме переноса сырых данных в Битрикс24, необходимо было также повторить тот функционал, который уже был реализован в предыдущей CRM и был жизненно необходим в повседневной работе. Работа крупной компании немыслима без использования полноценной CRM, сроки “переезда” были максимально сжатыми.
План реализации
Для минимизации сроков миграции мы предложили следующее техническое решение:
Загрузку исторических данных производить в стандартные объекты Битрикс24 — Контакты, Компании, Сделки. Объекты, которые отсутствуют в Битрикс24, переносим в смарт-процессы. При этом настраиваем соответствующие связи между ними.
После окончания импорта объектов реализуем:
-
свой тип пользовательского поля в CRM,
-
автоматизацию процесса прогнозирования выручки по сделке,
-
распределение выручки на команду проекта,
-
автоматическое формирование и поддержание в актуальном состоянии списка контактов со стороны клиента,
-
автоматическое формирование и обновление команды сотрудников, которые работают над сделкой, а также динамическую выдачу прав доступа членам команды на все объекты недвижимости, связанные с конкретной сделкой.
Модель данных, которая была реализована в SalesForce:
Так как переносились не все сущности, а только наиболее важные, то модель данных в Битрикс24 получилась следующей:
Что получилось
В Salesforce были поля с парными значениями. Выбор значения в одном поле ограничивает доступные для выбора значения во втором поле.
Для корректного сохранения данных из таких полей и обеспечения возможности дальнейшей корректной работы с ними, мы разработали свой тип пользовательского поля в Битрикс24.
Поле состоит из двух строк ввода. В первой выбирается раздел (группа), во второй — элемент (значение). При выборе раздела во втором списке доступны для выбора только те элементы, которые принадлежат к выбранному разделу.
Внешний вид поля идентичен стандартным полям Битрикс24.
При этом редактирование групп и элементов доступно в административной части портала в инфоблоке, к которому относится данное поле.
Далее мы перенесли структуру данных для хранения сущностей из старой CRM Salesforce в смарт-процессы Битрикс24.
Мы сделали импорт выгруженных в файлы Excel старых объектов. При импорте мы сохранили исторические данные о дате создания и пользователе, который создал тот или иной объект.
Для смарт-процессов настроили пользовательские поля, стадии, связи друг с другом и стандартными CRM-сущностями.
Кроме того, мы сделали дополнительную логику работы со смарт-процессами. На событиях создания/изменения/обновления объектов CRM происходит изменение связанных объектов CRM.
Например: при создании сделки автоматически создается прогноз по выручке для этой сделки, распределение выручки между сотрудниками компании, а также добавление сотрудников в команду, которая работает с этой сделкой.
При добавлении сотрудника в команду ему динамически назначаются права на все связанные с данной сделкой объекты. Уровень доступа для конкретного члена команды хранится в поле смарт-процесса.
К каждой сделке прикреплено несколько “Прогнозов выручки”:
Каждый “прогноз выручки” хранит несколько “распределений выручки” на сотрудников компании. Для того, чтобы не было ошибок при распределении выручки и конвертировании значений из одной валюты в другую, мы разработали приложение для распределения выручки между сотрудниками компании.
Приложение контролирует, чтобы было распределено 100% плановой выручки по данной сделке. Кроме распределения выручки в процентах между сотрудниками, приложение осуществляет расчет суммы, которая будет учтена для того или иного сотрудника.
При расчете суммы происходит автоматическая конвертация валюты в рубли. Конвертация происходит на основании актуального курса валюты, который автоматически загружается в Битрикс24. Кроме того, на портале хранятся исторические курсы валют, которые позволяют рассчитывать сумму в рублях на дату получения выручки по сделке.
Так как один Контакт в CRM может участвовать в нескольких Сделках одновременно, важно понимать, какова роль того или иного контакта в конкретной сделке. Для этого мы добавили сущность “контакты клиента”. Она позволяет хранить роль конкретного контакта в рамках сделки.
Для регистрации коммуникаций с клиентом добавили смарт-процесс Активности. В нем менеджеры регистрируют все активности с клиентом (встречи, созвоны, письма, звонки и т.д.). Для активности фиксируются следующие свойства:
-
сотрудники компании, которые были задействованы в данной встрече,
-
статус активности,
-
связанные с данной активностью CRM сущности,
-
тип активности,
-
плановая дата активности,
-
тема активности,
-
подробное описание активности.
При добавлении связанной со сделкой или контактом активности автоматически обновляется поле Дата последней активности. По нему можно понять как давно взаимодействовали с клиентом по объекту.
Результат и дальнейшее развитие проекта
Основные функции системы заработали через 3 месяца. Сотрудники смогли отказаться от работы с клиентской базой в Excel. Исторические данные по работе с клиентами успешно импортированы в Битрикс24. При этом мы сохранили связи между объектами CRM и пользователями, которые их создали, а также оригинальные даты создания объектов.
Заказчик получил возможность работать с клиентской базой и объектами. Теперь отсутствие доступа в Salesforce не помеха для работы отдела продаж.
У проекта есть богатый план развития. Мы планируем дальнейшее внедрение новых функций и аналогов SalesForce на базе Битрикс24.
Благодаря нашим компетенциям, опыту, и гибкой методологии работы над проектом мы смогли в максимально сжатые сроки принести пользу клиенту и сделать продукт, который позволяет бизнесу работать.
Если вы планируете заменить CRM Salesforce, то Битрикс24 – лучшая альтернатива. В статье про «переезд» Лаборатории Касперского мы подробно сравнили возможности этих систем. Оставьте ваши контактные данные в форме внизу, чтобы наши аналитики запланировали встречу и рассказали более детально о возможностях Битрикс, а также дали оценку стоимости переноса систем или автоматизации процессов.
Статьи по теме
