+7 (8442) 95-99-99

Как правильно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24

Рассмотрим, какие ожидания обычно существуют у клиентов в отношении автоматизации бизнес-процессов, как они отличаются от представлений IT-разработчиков, и что реально происходит при автоматизации процессов в Битрикс24 .

Во-первых , разберемся с понятием “автоматизация бизнес-процессов”. Что это такое? Многие клиенты, когда обращаются к нам, считают, что автоматизация бизнес-процессов заключается в традиционной обработке информации с помощью компьютеров. При этом ПО позволяет быстро и просто заполнять данными документы, выполнять с информацией определенные действия (сортировка, выборка, расчеты и пр.), генерировать в итоге различные отчеты. Однако клиент нередко путает понятия “автоматизация обработки информации” и “автоматизация бизнес-процессов”. Поясним в чем разница.

Автоматизированная обработка информации - это одно из самых распространенных направлений использования IT-технологий. Большинство программных продуктов позволяет именно автоматизировать учет данных и при этом быстро формировать нужные документы. Т.е. целью автоматизированной обработки информации является упрощенное формирование различных документов, их учет и генерация отчетов.

Автоматизация бизнес-процессов(БП) - это уже совсем другое направление.При автоматизации БП целью является не документ, а процессы, связанные с данным документом (документами). Например, написал руководитель отдела маркетинга заявку на приобретение принтера для своего отдела. А дальше эта заявка должна превратится в принтер на столе его сотрудника. Как произойдет это превращение? Как листик бумаги с текстом превратится в техническое устройство в отделе? БП исходный.png

Для этого в компании начнет действовать приблизительно такой бизнес-процесс:

Руководитель отдела передаст заявку на приобретение принтера директору на утверждение (конечно же приложит к ней счет).
Директор утвердит заявку и передаст документы в бухгалтерию на оплату (кончено же не сам, секретаря отправит).
Главбух получит утвержденную заявку со счетом и передаст их для оплаты бухгалтеру.
Бухгалтер оплатит счет и передаст документы в отдел снабжения для получения принтера.
Снабженец поедет в магазин, заберет принтер и привезет его в компанию.
После этого снабженец передаст принтер руководителю отдела маркетинга и бизнес-процесс завершится.

Это очень условный БП “Приобретение товара”. На практике в нём могут быть различные условия и дополнения. Например, директора не устроила цена принтера и он возвратил заявку инициатору БП. Снабженец может не сразу передать принтер руководителю отдела, а сначала сдать его на склад. И т.д. Но самое главное, что заполнение заявки, её оформление не является основным элементом всего этого действия.

Здесь самое важное - чтобы процесс “Приобретения товара” не прервался по какой-нибудь причине, например, секретарь потерял заявку в стопке более важных документов директора. Или не стал буксовать в каком-нибудь промежуточном отделе. Например, бухгалтер забыл оплатить счет, так как ему еще дополнительно поручили сделать квартальный отчет, съездить в банк, заехать в налоговую инспекцию и пр.

Цель автоматизации бизнес-процесса заключается в том, чтобы после запуска БП, он четко выполнялся независимо от человеческого фактора, документы при этом не терялись, а время выполнения БП было минимальным.

Во-вторых , рассмотрим, как происходит автоматизация бизнес-процесса. Допустим, в IT-компанию обратился заказчик, который понимает нюансы автоматизации БП и может вполне адекватно поставить задачу. Однако при составлении технического задания он обычно укажет основные этапы обработки документов. Например, для нашего БП “Приобретение товара” заказчик сформулирует весь процесс следующим образом:

Шаг	Действия	Документы
1	Руководитель подразделения передает заявку на приобретение принтера директору на утверждение.	Заявка, счет
2	Директор утверждает заявку и передает документы в бухгалтерию на оплату.	Заявка, счет
3	Главбух получает утвержденную заявку и счет и передает их для оплаты бухгалтеру.	Заявка, счет
4	Бухгалтер оплачивает счет и передает документы в отдел снабжения для получения принтера.	Доверенность, выписка банка
5	Снабженец едет в магазин, забирает принтер и привозит его в компанию.	Доверенность, выписка банка
6	Снабженец передает принтер руководителю подразделения и сдает документы в бухгалтерию.	Счет-фактура, накладная

Все вроде просто и понятно. Однако когда специалист по автоматизации начнет реализовывать данный БП, то появится масса вопросов, на которые нет ответа в описании БП. Например, как директор узнает, что ему поступила заявка от его сотрудника? Не пойдет же руководитель подразделения к директору со словами “Посмотрите в портале Битрикс24, я заявку выслал”. Тогда весь смысл автоматизации БП пропадает.

Поэтому в БП должны быть продуманы оповещения сотрудников, как они будет выполняться в каком виде.

Далее возникает вопрос, как будет отслеживаться выполнение действий сотрудников в ходе БП. В Битрикс24 для этого могут использоваться два вида действий “задание” и “задача”.

“ Задание ” удобнее использовать, если сотруднику необходимо выполнить некоторое действие, которое по времени не будет длится достаточно долго. Например, директору не требуется много времени на то, чтобы рассмотреть заявку и принять решение. Поэтому для этого действия можно назначить “Задание”.

“ Задача ” удобнее использовать, если действие может длится достаточно долго, от нескольких часов до нескольких дней. При этом может требоваться контроль со стороны руководства и учет времени работы сотрудников. Как правило, задачи назначаются для наиболее критичных действий БП. Например, оплата счета может быть выполнена бухгалтером в течение нескольких дней. При этом - это важная операция, так как связана с денежными средствами. Поэтому для данного действия можно назначить задачу.

Но при назначении задачи сразу возникают и другие вопросы: “Кто является постановщиком задачи?”, “Кто является наблюдателем?”, “Какой крайний срок задачи?”.

Для удобства пользователей при реализации БП у документов еще обычно назначаются статусы. Статус показывает, на какой стадии БП находится текущий процесс. Например, для БП “Приобретение товара” можно назначить следующие статусы у заявки:

заявка подана;
заявка утверждена;
заявка не утверждена;
счет оплачен;
товар доставлен.

Таким образом, с точки зрения разработчика описание БП для его автоматизации должно выглядеть следующим образом:

Шаги	Описание	Действия	Документы	Статус заявки
1	Создание заявки. Прикрепление к заявки счета от контрагента.	Создание документа и размещение его в портале Битрикс24	Заявка, счет	подана
2	Руководитель подразделения передает заявку на приобретение товара директору на утверждение.	Оповещение директора в портале Битрикс24 о поступлении заявки (с дублированием на эл. почту)	Заявка, счет	подана
3	Директор знакомится с документами для утверждения	Ставится директору задание “Утвердить документ”	Заявка, счет	подана
4	Если заявка не утверждена, она возвращается автору	Оповещение автора в портале Битрикс24 об отказе (с дублированием на эл. почту). Завершение БП.	Заявка, счет	не утверждена
5	Если заявка утверждена, директор передает документы в бухгалтерию на оплату.	Оповещение автора об утверждении заявки (без дублирования на эл. почту).	Заявка, счет	утверждена
6	Главный бухгалтер получает утвержденную заявку и счет.	Оповещение главного бухгалтера о поступлении документов (с дублированием на эл. почту)	Заявка, счет	утверждена
7	Главный бухгалтер знакомится с документами.	Ставится главбуху задание “Ознакомится с документами”	Заявка, счет	утверждена
8	Главный бухгалтер передает документы для оплаты бухгалтеру.	Ставится задача бухгалтеру “Оплатить документ” Постановщик: главбух. Наблюдатель: автор заявки. Крайний срок: 2 дня.	Заявка, счет	утверждена
9	Бухгалтер оплачивает счет.	Задача “Оплатить документ” закрывается. К документам прикрепляется копия платежки	Платежка	счет оплачен
10	Бухгалтер передает документы в отдел снабжения.	Оповещение снабженца о необходимости доставки товара (с дублированием на эл. почту).	Доверенность, выписка банка	счет оплачен
11	Снабженец едет в магазин, забирает товар и привозит его в компанию.	Ставится задача снабженцу “Доставить товар” Постановщик: директор. Наблюдатель: автор заявки. Крайний срок: 3 дня.	Счет-фактура, накладная	счет оплачен
12	Снабженец передает товар руководителю подразделения.	Задача “Доставить товар” закрывается снабженцем.	Счет-фактура, накладная	товар доставлен
13	Снабженец сдает документы в бухгалтерию.	Снабженцу ставится задание “Сдать документы”.	Счет-фактура, накладная	товар доставлен
14	Завершение БП.	БП завершается.	Заявка, счет, счет-фактура, накладная	товар доставлен

Таким будет выглядеть БП с точки зрения IT-разработчика. Поэтому чтобы получился хороший результат после автоматизации бизнес-процессов в компании, заказчик проекта и разработчик должны совместно и тщательным образом прописать весь БП, с указанием заданий и задач, статусов, сроков исполнения и прочих параметров бизнес-процесса.

ИНТЕРВОЛГА занимается автоматизацией бизнес-процессов в Битрикс24 различного уровня сложности - от простого согласования документов до комплексной автоматизации бизнес-процессов выполнения различных проектов.
Обращайтесь, мы вам поможем.

24.12.2015
Михаил Филиппов

Заявка на автоматизацию бизнес-процессов