Для этого в компании начнет действовать приблизительно такой бизнес-процесс:
Руководитель отдела передаст заявку на приобретение принтера директору на утверждение (конечно же приложит к ней счет).
Директор утвердит заявку и передаст документы в бухгалтерию на оплату (кончено же не сам, секретаря отправит).
Главбух получит утвержденную заявку со счетом и передаст их для оплаты бухгалтеру.
Бухгалтер оплатит счет и передаст документы в отдел снабжения для получения принтера.
Снабженец поедет в магазин, заберет принтер и привезет его в компанию.
После этого снабженец передаст принтер руководителю отдела маркетинга и бизнес-процесс завершится.
Это очень условный БП “Приобретение товара”. На практике в нём могут быть различные условия и дополнения. Например, директора не устроила цена принтера и он возвратил заявку инициатору БП. Снабженец может не сразу передать принтер руководителю отдела, а сначала сдать его на склад. И т.д. Но самое главное, что заполнение заявки, её оформление не является основным элементом всего этого действия.
Здесь самое важное - чтобы процесс “Приобретения товара” не прервался по какой-нибудь причине, например, секретарь потерял заявку в стопке более важных документов директора. Или не стал буксовать в каком-нибудь промежуточном отделе. Например, бухгалтер забыл оплатить счет, так как ему еще дополнительно поручили сделать квартальный отчет, съездить в банк, заехать в налоговую инспекцию и пр.
Цель автоматизации бизнес-процесса заключается в том, чтобы после запуска БП, он четко выполнялся независимо от человеческого фактора, документы при этом не терялись, а время выполнения БП было минимальным.
Во-вторых , рассмотрим, как происходит автоматизация бизнес-процесса. Допустим, в IT-компанию обратился заказчик, который понимает нюансы автоматизации БП и может вполне адекватно поставить задачу. Однако при составлении технического задания он обычно укажет основные этапы обработки документов. Например, для нашего БП “Приобретение товара” заказчик сформулирует весь процесс следующим образом:
Шаг |
Действия |
Документы |
1 |
Руководитель подразделения передает заявку на приобретение принтера директору на утверждение. |
Заявка, счет |
2 |
Директор утверждает заявку и передает документы в бухгалтерию на оплату. |
Заявка, счет |
3 |
Главбух получает утвержденную заявку и счет и передает их для оплаты бухгалтеру. |
Заявка, счет |
4 |
Бухгалтер оплачивает счет и передает документы в отдел снабжения для получения принтера. |
Доверенность, выписка банка |
5 |
Снабженец едет в магазин, забирает принтер и привозит его в компанию. |
Доверенность, выписка банка
|
6 |
Снабженец передает принтер руководителю подразделения и сдает документы в бухгалтерию. |
Счет-фактура, накладная |
Все вроде просто и понятно. Однако когда специалист по автоматизации начнет реализовывать данный БП, то появится масса вопросов, на которые нет ответа в описании БП. Например, как директор узнает, что ему поступила заявка от его сотрудника? Не пойдет же руководитель подразделения к директору со словами “Посмотрите в портале Битрикс24, я заявку выслал”. Тогда весь смысл автоматизации БП пропадает.
Поэтому в БП должны быть продуманы оповещения сотрудников, как они будет выполняться в каком виде.
Далее возникает вопрос, как будет отслеживаться выполнение действий сотрудников в ходе БП. В Битрикс24 для этого могут использоваться два вида действий “задание” и “задача”.
“ Задание ” удобнее использовать, если сотруднику необходимо выполнить некоторое действие, которое по времени не будет длится достаточно долго. Например, директору не требуется много времени на то, чтобы рассмотреть заявку и принять решение. Поэтому для этого действия можно назначить “Задание”.
“ Задача ” удобнее использовать, если действие может длится достаточно долго, от нескольких часов до нескольких дней. При этом может требоваться контроль со стороны руководства и учет времени работы сотрудников. Как правило, задачи назначаются для наиболее критичных действий БП. Например, оплата счета может быть выполнена бухгалтером в течение нескольких дней. При этом - это важная операция, так как связана с денежными средствами. Поэтому для данного действия можно назначить задачу.
Но при назначении задачи сразу возникают и другие вопросы: “Кто является постановщиком задачи?”, “Кто является наблюдателем?”, “Какой крайний срок задачи?”.
Для удобства пользователей при реализации БП у документов еще обычно назначаются статусы. Статус показывает, на какой стадии БП находится текущий процесс. Например, для БП “Приобретение товара” можно назначить следующие статусы у заявки:
заявка подана;
заявка утверждена;
заявка не утверждена;
счет оплачен;
товар доставлен.
Таким образом, с точки зрения разработчика описание БП для его автоматизации должно выглядеть следующим образом:
Шаги |
Описание |
Действия |
Документы |
Статус заявки |
1 |
Создание заявки. Прикрепление к заявки счета от контрагента. |
Создание документа и размещение его в портале Битрикс24 |
Заявка, счет |
подана |
2 |
Руководитель подразделения передает заявку на приобретение товара директору на утверждение. |
Оповещение директора в портале Битрикс24 о поступлении заявки (с дублированием на эл. почту) |
Заявка, счет |
подана |
3 |
Директор знакомится с документами для утверждения |
Ставится директору задание “Утвердить документ” |
Заявка, счет |
подана |
4 |
Если заявка не утверждена, она возвращается автору |
Оповещение автора в портале Битрикс24 об отказе (с дублированием на эл. почту). Завершение БП. |
Заявка, счет |
не утверждена |
5 |
Если заявка утверждена, директор передает документы в бухгалтерию на оплату. |
Оповещение автора об утверждении заявки (без дублирования на эл. почту). |
Заявка, счет |
утверждена |
6 |
Главный бухгалтер получает утвержденную заявку и счет. |
Оповещение главного бухгалтера о поступлении документов (с дублированием на эл. почту) |
Заявка, счет |
утверждена |
7 |
Главный бухгалтер знакомится с документами. |
Ставится главбуху задание “Ознакомится с документами” |
Заявка, счет |
утверждена |
8 |
Главный бухгалтер передает документы для оплаты бухгалтеру. |
Ставится задача бухгалтеру “Оплатить документ” Постановщик: главбух. Наблюдатель: автор заявки. Крайний срок: 2 дня. |
Заявка, счет |
утверждена |
9 |
Бухгалтер оплачивает счет. |
Задача “Оплатить документ” закрывается. К документам прикрепляется копия платежки |
Платежка |
счет оплачен |
10 |
Бухгалтер передает документы в отдел снабжения. |
Оповещение снабженца о необходимости доставки товара (с дублированием на эл. почту). |
Доверенность, выписка банка |
счет оплачен |
11 |
Снабженец едет в магазин, забирает товар и привозит его в компанию. |
Ставится задача снабженцу “Доставить товар” Постановщик: директор. Наблюдатель: автор заявки. Крайний срок: 3 дня. |
Счет-фактура, накладная |
счет оплачен |
12 |
Снабженец передает товар руководителю подразделения. |
Задача “Доставить товар” закрывается снабженцем. |
Счет-фактура, накладная |
товар доставлен |
13 |
Снабженец сдает документы в бухгалтерию. |
Снабженцу ставится задание “Сдать документы”. |
Счет-фактура, накладная |
товар доставлен |
14 |
Завершение БП. |
БП завершается. |
Заявка, счет, счет-фактура, накладная |
товар доставлен |
Вы можете войти, используя аккаунт одной из социальных сетей