Автоматическое добавление входящих в Документооборот Битрикс24 с помощью емейл-трекера

Александр Давыдов

В обновлении «Корсика» Битрикс24 появились несколько новых функций — Открытые линии, CRM-формы, E-mail- и 1С-трекеры. Мы исследовали их и поделимся результатом. Расскажем о применении E-mail трекера для автоматизации документооборота компании.

Зачем нужен БП Документооборот?

Ребята из строительной компании поставили перед нами задачу — разработать бизнес-процесс для автоматизации документооборота в компании. Задача большая и сложная — Статусы документов, переключение ответственных, связь между входящими и исходящими, хранение истории. Алгоритм занимает лист A3 мелким почерком.

Вам может быть интересно:

Мы не будем описывать создание бизнес-процесса работы с документооборотом. Мы займемся конкретной задачей — Автоматизировать добавление в Документооборот заявок, полученных по электронной почте.

Мы покажем, как сэкономить тонны нефти времени на разгребании электронной почты.

Предварительная настройка Битрикс24

Для решения задачи мы будем использовать инструмент Битрикс24 E-mail трекер и возможность запускать бизнес-процессы при создании и изменении лида. Место хранения информации — универсальный список Документооборот.

Схема работы трекераСхема работы трекера

Шаг 1. Настраиваем E-mail трекер

Перед тем как настраивать E-mail трекер, проверьте, что у вас есть доступ к созданию лидов в CRM.

Первым делом привяжите почтовый ящик к Битрикс24. Нажмите Настройка интеграции с почтой из персонального меню в верхнем правом углу. Выбираем пункт Почтовые сервисы и иконку почты.

Подключение e-mail трекера

Мы пробовали привязку ящиков Яндекс и Google. Яндекс.Почта интегрируется мгновенно. Google заботится о безопасности и не позволяет «ненадежным» приложениям проходить авторизацию. Для того, чтобы трекер заработал, нужно выполнить настройку безопасности. Откройте доступ «Ненадежным» приложениям на странице Безопасность и вход настроек вашего аккаунта.

Настройка безопасности google

Совет. Мы рекомендуем в почтовом ящике создать специальную папку «Документооборот» для того, чтобы трекер работал только с ней. Если включить трекер на все Входящие, можно получить мусор в CRM из служебных уведомлений. Пример ниже.

+1 совет. При первом подключении трекера не включайте флажок «Забрать данные за 3 дня». Если включите, головняк по разгребанию CRM вам обеспечен ;(

Мусор в CRM
Не забывайте при настройке трекера указывать папки, из которых собирать почту.

Проверьте работу трекера, отправив себе письмо с другого ящика, и переходите к следующему шагу. Результатом работы трекера будет новый лид в CRM с контактными данными, указанными во втором аккаунте.

Отправляем письмо для проверки трекераПисьмо, которое мы отправили на служебный почтовый ящик.

Новый лид в CRMПисьмо превращается в лид без участия пользователя ;)

Шаг 2. Настраиваем CRM

После того, как лиды из почты начали попадать в CRM, мы должны настроить условия взаимодействия с ними. Ранее мы рассказывали, как создавать задачи для новых лидов. Сейчас настроим похожий процесс — добавление записи в универсальный список «Документооборот». Бизнес-процесс очень похож на описанный в указанной статье, остановимся только на нюансах.

Во-первых, у вас уже должен существовать универсальный список, чтобы записывать в него значения.

Во-вторых, не забудьте добавить условие, какие лиды заносить в список. Мы ограничились только теми, у которых в поле «Источник» стоит «Электронная почта».

В-третьих, придумайте способ обозначения автоматической записи. Мы решили добавлять префикс «CRM» к номеру документа и дату создания лида. Так их будет легко отобрать с помощью фильтра.

Дизайнер бизнес-процессаДизайнер процесса.

Новые элементы в списке ДокументооборотСозданные элементы в списке “Документооборот” без участия пользователя.

Результат

Теперь любое письмо, снабженное ярлыком «Документооборот», оказывается новым лидом в нашей CRM!

Мы выполнили подключение email-трекера для сбора лидов из почты и создали одну новую сущность в портале. Бизнес-процесс запускается при добавлении лида и сохраняет данные как Входящий документ для списка Документооборот. Теперь любое письмо, снабженное ярлыком Документооборот, оказывается новым лидом в нашей CRM.

Время выполнения задачи — 20 минут. Сэкономленное время на разгребание почты — бесценно!

Для тех, кто поделится статьей, на почту придет ссылка на файл с описанием внутренностей настройки бизнес-процесса и файл .bpt для разворачивания его у себя в портале. Кто не хочет сам настраивать и делать бизнес-процесс, заполняйте форму на странице внедрений Битрикс24.

Постскриптум

Поделимся результатом использования трекера в течение недели.

  • Во-первых, письма попадают в CRM не мгновенно, а с некоторой задержкой. Таймауты выясняем, но есть подозрение, что от нескольких минут до нескольких часов. Причина пока не известна.
  • Во-вторых, если в Gmail указать несколько ярлыков у письма, и на один настроить трекер, то трекер не сработает. Тестирование показало, что ярлык должен быть один.

дружба gmail и трекера

Вам может быть интересно:

Оцените статью
24.08.2016
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

05.05.2023
CRM и Партнерский портал Лаборатории Касперского. Переход с Salesforce Компания ИНТЕРВОЛГА была выбрана исполнителем в тендере на оказание услуг для АО «Лаборатория Касперского» по замене решения на Salesforce Sales Cloud на альте...
28.04.2023
Переезд с SalesForce на Битрикс24 для крупного агентства коммерческой недвижимости С чего все начиналось? К нам обратилась за помощью ведущая российская компания, оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере ко...
13.04.2023
Корпоративный Личный кабинет: как в Битрикс24 организовать работу сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании Персонализация – это уже не дань моде, а норма жизни современного человека. Она проявляется в новостной ленте, рекламе, торговых предложениях и даже в орга...
24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
10.02.2023
Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
10.02.2023
Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем