- Как мы поняли, что нам нужно на самом деле
- Синхронизируй это!
- Прощай, Youtrack. Привет, Jira!
- Чего же мы всё-таки добились?
Еще один день прошел, а что сделано — непонятно. Когда ваша зарплата зависит от количества часов, отработанных на проекте заказчика, их точный учет имеет значение. Как фиксировать события и выставлять счета, чтобы клиент платил только за проделанную работу, а не за перекуры и обучение? Как контролировать занятость сотрудников без давления и занудства? Мы, кажется, нашли еще не идеальную, но рабочую схему. Расскажем, как мы снизили отчетную нагрузку исполнителей и трудозатраты руководителей при расчете выработки и зарплаты.
Как мы поняли, что нам нужно на самом деле
К счастью, у нас нет фанатиков, стремящихся контролировать каждый шаг сотрудника. Мы отдаем себе отчет, что микроменеджмент и тотальная видимость часто дают ложное чувство контроля и повышают уровень стресса у сотрудников. Нам учет времени необходим, прежде всего, для расчета зарплаты и формирования счетов клиентам.
Тем не менее, контроль — обязательная часть здорового менеджмента, в котором любой руководитель хочет понимать, кто чем занят и насколько эффективно расходуется рабочее время подчиненных. Собирать такую информацию удобно с помощью таск-трекеров. Простых планировщиков, которые способны покрыть потребности небольших команд, много. Но нам была нужна полноценная система управления проектами, чтобы не городить кучу интеграций.
До начала эпохи импортозамещения стандартом управления разработкой в IT справедливо считались YouTrack (JetBrains) и Jira (Atlassian). YouTrack мы выбрали потому, что он давал гибкость без сложной конфигурации. Его было проще адаптировать под «живые» (без особой формализации) процессы разработки. К тому же YouTrack легче в освоении и быстрее внедряется, что делает его хорошим выбором для небольших команд.
YouTrack нам был нужен для:
-
фиксации задач, назначения ответственных, отслеживания статуса;
-
планирования времени и его контроля;
-
хранения истории работы над проектами в одном месте.
Чтобы руководитель видел, куда уходит время команды, каждый сотрудник должен аккуратно разнести свои 8 рабочих часов по тикетам (задачам): на одну задачу потрачено 40 минут, на другую 1 час 15 минут, на третью — 2 часа 10 минут и т.д.
При этом рабочий день программиста, техлида или менеджера проектов — это не только коммерческие задачи. Ещё это внутреннее обучение и проекты, аттестации, планерки, участие в пресейлах, подготовка счетов, КП и т.д. Время на эту работу также нужно учитывать при расчете KPI и зарплаты. Теоретически, можно создать тикеты и под эти активности, а затем просуммировать затраты в отдельном отчете.
Но мы подумали, что работа с табличной формой будет более понятной и простой для большинства сотрудников, особенно для новичков, которым нужно время на привыкание к рабочим инструментам. А руководителю будет проще контролировать выработку и считать зарплату.
Файл для менеджеров.
Файл для программистов.
Файл программистов от файла менеджеров отличается дополнительными полями, где руководитель может поставить оценку проделанной работе.
В статье ниже рассказ о том, как все начиналось.
Кстати, заполнение строк таблицы дает чувство завершенности, которого лишены многие трекеры. Там ты закрываешь 10 задач, но ощущение — будто не сделал сегодня ничего значимого. В них постоянно появляются новые комментарии и правки: сегодня «сделано», завтра снова «в работе». Мозг не фиксирует завершение задачи как событие. Помимо этого, переключение между тикетами внутри дня для фиксации потраченного времени тоже требует… времени. Даже если вы тратите на это 2 минуты в день, то за год набегает 8 полноценных рабочих часов. Т.е. один рабочий день вы просто переключаетесь между тикетами.
У кого-то может возникнуть вопрос: почему не настроить отчетность в YouTrack? Дело в том, что он написан на JavaScript и Kotlin. Это не наш стек, и ковыряться в незнакомом продукте не хотелось. А пришлось бы, т.к. в YouTrack не было нужных нам категорий, например, стоимости часа. Настроить и кастомизировать — да, дорабатывать функционал — сомнительно. Лучше сделать интеграцию.
Синхронизируй это!
Итак, вот у нас два дополняющих друг друга инструмента: в одном проекты и люди, в другом время и зарплата.
В конце каждого месяца специальный скрипт создает новый лист с таблицей в учетном файле сотрудника, размечает выходные и праздники. Каждый день в таблице появляются новые строки: начало и окончание работы, ссылка на тикет, описание пользы, которую каждый принес клиенту и компании. Теперь эти данные нужно перенести в YouTrack.
Вся магия происходит благодаря приложению «Потрачено». Сейчас вышла уже третья его версия.
Конфигурация приложения — дело 3 минут. Нужно зайти в его настройки и проставить там 3 значения: логин в Youtrack, id отчетного файла и веб-хук. Если все сделано правильно, то в каждом поле появится зеленая галочка.
Дальше просто пользуемся благами синхронизации. Т.е. теперь задачи из отчетного файла в Google-таблицах будут записываться в соответствующие тикеты системы управления проектами с указанием потраченного на них времени разработчика, менеджера проектов, маркетолога, контентщика и т.д.
Синхронизация выполнена успешно, если строка отчетного файла Google-таблиц «позеленела». Если обнаружены ошибки или не найден обязательный реквизит — строка станет красной. Удобно быстро находить и исправлять ошибки.
Согласитесь, гораздо проще вести записи в одной таблице и синхронизироваться одним нажатием кнопки.
Как и при работе в системе управления проектами, здесь тоже нужна дисциплина. Если в течение дня прилетает много срочных задач, то возникает желание оставить отчетность на потом. Но делать так не надо. Память человека — дело ненадежное, и завтра вспомнить все до минут вряд ли получится. Аккуратно записываем время на каждую задачу, чтобы один клиент «случайно» не заплатил за другого. Это критически важно, т.к. синхронизированные данные далее попадают во внутреннюю систему управленческой отчетности, где выставляются счета.
Прощай, Youtrack. Привет, Jira!
Однажды мы поняли, что пришло время проститься с Youtrack. Почему это произошло мы написали в статье о кастомном графике занятости.
Что поменяется в плане учета времени в проектах? К счастью, ничего, кроме их номеров. Мы доработали «Потрачено», и теперь приложение в нашем Битрикс24 умеет синхронизироваться и с Jira, чтобы каждый день превращался в историю, а не просто в расход времени.
Чего же мы всё-таки добились?
-
Создали «волшебный интерфейс», который освобождает голову сотрудника от сведений, которые там не нужно хранить (что сделано сегодня, вчера, на прошлой неделе);
-
Убрали риски, связанные с недостаточной внимательностью и дисциплинированностью при переключении между тикетами;
-
Дали возможность руководителю освободить 4-6 часов на проверку и оценку отчетов о работе;
-
Сделали учет выработки и расчет зарплаты сотрудников прозрачным, простым и удобным.
Хотите сделать что-то похожее, но с учетом ваших особенностей и нюансов работы? Или у вас есть идея для портала или сайта, которую вы не знаете как или с кем реализовать? Позвоните или оставьте контакты в форме внизу. Мы организуем онлайн встречу, расскажем о других кейсах и предложим решения. Вам останется только выбрать.
Статьи по теме
