Автоматизация отдела кадров в Битрикс24

• Введение
• 1. Бизнес-процесс согласования отсутствия сотрудника
• 2. Бизнес-процесс согласования переработок сотрудников
• 3. Модуль заместителей
• Выводы
• Стоимость работ и заказ автоматизации бизнес-процессов

«Не важно, чтобы хорошо работал отдельный процесс. Важно, чтобы они хорошо работали вместе»

Lloyd Dobins

Введение

В Битрикс24 есть функции для отдела кадров:

• учет рабочего времени;
• график отсутствий;
• структура компании;
• бизнес-процесс “Заявление на отпуск”;
• бизнес-процесс “Заявление на командировку”.

Разработчики Битрикс24 молодцы, заложили основу для автоматизации работы отдела кадров. Но явно не хватает инструментов, чтобы HR-специалист мог эффективно использовать Битрикс24 в работе. Эйчар разрывается между 1С, где у него хранятся сведения о сотрудниках и их документы, и Битрикс24, где сотрудники активно работают. Частично проблему передачи информации из Битрикс24 в 1С решает модуль обмена. Но его возможностей недостаточно. Рассмотрим практические примеры автоматизации кадровых процессов в Битрикс24 и передачи результатов в 1С, которые были реализованы в компании Навиния.

Навиния — сильный игрок на рынке транспортной логистики в странах СНГ, Юго-Восточной Азии, Европе и США. В компании около 200 человек, распределенных по городам страны и использующих Битрикс24. Перенос согласования договоров и контрагентов в Битрикс24 позволил сократить время оформления документов. Использование автоматического подтверждения благонадежности контрагента из страховой компании позволяет не названивать каждый час страховому агенту.

Следующим шагом стала автоматизация кадровой работы.

1. Бизнес-процесс согласования отсутствия сотрудника

В Битрикс24 встроен штатный бизнес-процесс “Согласование отпуска”. Удобный инструмент. В сети опубликовано видео, как бизнес-процесс избавляет от беготни по согласованию отпуска.

Но отсутствие не всегда можно запланировать. Например, случился форс-мажор: завтра без предупреждения прилетает теща. Её нужно с цветами встретить в аэропорту. Или заболел ребенок — надо сводить к врачу. Такие ситуации всем знакомы. Выход — отпроситься на работе на пару часов. Бизнес-процесс “Согласование отпуска” не подходит. На 2 часа отпуск не дают. Значит нужно согласовать отгул, причем на пару часов. Для решения задачи согласования отсутствий на рабочем месте в Битрикс24 был создан бизнес-процесс.

Сотрудник заполняет форму бизнес-процесса “Согласование отсутствия сотрудника”: Поле “Отсутствующий сотрудник” заполняется автоматически — в нем проставляется автор, запускающий бизнес-процесс. Но поле это редактируемое. Если у человека нет доступа в портал, но он может позвонить в офис, то запустить бизнес-процесс для сотрудника может его коллега.

Запускается автоматический бизнес-процесс. Приходит уведомление руководителю: Он принимает решение, отпускать или нет сотрудника: Информация об отсутствие сотрудника публикуется в Графике отсутствий: Опубликовать отсутствие в портале — половина задачи. Нужно ещё пересчитать зарплату. А это уже делается в 1С.

Для передачи данных об отсутствиях в 1С создан специальный модуль обмена. Он обращается каждый день в 18 часов к графику отсутствий и забирает отсутствующих на следующий день.

С помощью созданного REST-метода через json-файл передается информация об отсутствии сотрудника в рабочей день: На стороне 1С полученная информация используется для автоматического перерасчета заработной платы. Бизнес-процесс (БП) используется не только для согласования отгулов. Командировки, отпуска, необходимость удаленной работы вне офиса, участие в выставках — согласуются через бизнес-процесс и публикуется в Графике отсутствий: Каждый сотрудник может быстро выяснить, будет ли завтра коллега в офисе. Болеет он или на выставке. Согласованные отсутствия передаются в 1С. Если отсутствия согласованы по служебной необходимости, то изменение заработной платы не происходит. Если по личной инициативе сотрудника, то происходит автоматический перерасчет заработной платы.

Работой бизнес-процесса довольны руководители и сотрудники. Руководитель понимает, где находится сотрудник в рабочее время, и с чем связано его отсутствие.

Сотрудник не бегает за начальником с просьбой “отпустить его на 2 часа завтра утром”. Всё быстро согласовывается и оформляется.

2. Бизнес-процесс согласования переработок сотрудников

Иногда вас просят задержаться на работе вечером. Или поработать в субботу — нужно вовремя сдать проект. С такими просьбами сталкивается большинство сотрудников. Можно согласиться и выручить компанию. Тем более, что руководитель обещает отгул или двойную оплату. Только потом кто-то забыл вовремя оформить бумажные документы, подписать у согласующих, передать в отдел кадров и через полгода никто не помнит, что вам обещали отгул или прибавку к зарплате. Знакомая ситуация?

Чтобы избежать неправильной ситуации, когда работник выступает просителем и напоминает о подвиге в выходной день, был разработан бизнес-процесс согласования переработок.

Процесс простой. Руководитель заводит переработку для сотрудника своего отдела. Указывает:

• дату и время дополнительной работы;
• клиента, ради которого организована дополнительная работа (переработки просто для себя не нужны);
• описание объема работ;
• какой бонус предусмотрен.

После запуска бизнес-процесса сотруднику приходит задание. Можно согласиться или отказаться (демократия в действии): Если сотрудник отказывается (не всегда мы готовы к подвигу), то руководителю возвращается отказ с комментариями сотрудника. Бизнес-процесс завершается.

Если сотрудник согласен, то руководителю приходит уведомление о выходе подчиненного на работу: В График отсутствий автоматически помещается информация: В 1С передается информацию о работе сотрудника в выходной день и необходимости оплаты работы в двойном размере. Дальше дело техники, информация передается расчетчику, и в день выдачи заработной платы сотрудник видит весомую доплату за доблестный труд.

3. Модуль заместителей

В портале созданы простые и удобные бизнес-процессы. Но совершенству нет предела. Появились проблемы в ходе практического использования БП. Руководитель отдела уехал в командировку и согласование отгулов, отпусков, переработок остановилось. Что делать?

Есть возможность делегировать задание бизнес-процесса другому сотруднику. Руководитель на время своего отсутствия может в задании нажать “Делегировать” и выбрать заместителя: Но на практике делегировать каждое отдельное задание неудобно.Поэтому было предложено решение — создать модуль, в котором будет храниться информация о заместителях руководителей отделов компании: Схема работы модуля:

1. Вносится информация о заместителях.
2. При запуске бизнес-процесс проверяет График отсутствующих.
3. Если на текущий день, человек отсутствует, то ответственным в заданиях бизнес-процесса назначается его заместитель.

Таким образом, “делегирование” выполняется автоматически. Нет необходимости во время отпуска (командировки) руководителю постоянно проверять, поступили задания или нет. Отпуск ничем не омрачается. В настоящий момент используется первая версия модуля заместителей. Следующий недостаток проявился при его использовании. Для коротких бизнес-процессов (продолжительностью 1 - 2 дня) модуль работает хорошо. Но для длинных бизнес-процессов не подходит. Например, согласование новых договоров происходит в течение нескольких дней и даже недель. Человек уже вернулся из командировки (отпуска), а запущенный бизнес-процесс, продолжает ставить задания заместителю.

Сейчас эти ситуации происходят редко. Но планируется разработать новую версию модуля, которая будет запрашивать график отсутствий именно в момент постановки задания. В результате модуль будет использоваться на бизнес-процессах любой продолжительности.

Выводы

Результаты для клиента:

1. Время согласования переработок, отгулов и других отсутствий сократилось с 2-3 дней до 1 часа.
2. Работает автоматический перенос информации из Битрикс24 в 1С.
3. Отсутствует бумажный документооборот между руководителя отделов, кадровой службой и бухгалтерией.

Стоимость работ и заказ автоматизации бизнес-процессов

Какая стоимость работ? Разная, есть много нюансов. Можем назвать средние цифры. Создание бизнес-процесса, интегрированного с 1С или другими системами занимает 20-30 часов. Разработка модуля заместителей потребовала 25 часов.

Актуальную тарифную ставку можете всегда  узнать на сайте.

Заказать разработку бизнес-процесса любой сложности с дополнительными возможностями.

Вам может быть интересно:

• Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24;
• Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24