Заказчик
Заказчик — ведущий российский разработчик и производитель решений в области хранения и генерации энергии. Компания более 25 лет поставляет комплексные решения для объектов коммерческого и частного пользования, но основное направление — промышленные аккумуляторные батареи, солнечные модули и решения на их основе.
Продукция применяется в системах безопасности, телекоммуникаций, источниках бесперебойного питания, возобновляемых источниках энергии, электротранспорте и мототехнике. В настоящее время решения компании представлены более, чем в 20 странах под 9 брендами.
Кейс будет интересен всем, кто работает с дилерами, хочет построить эффективную и прозрачную систему управления циклом сложных сделок с производством, адаптировав всё под свои потребности.
Продукция применяется в системах безопасности, телекоммуникаций, источниках бесперебойного питания, возобновляемых источниках энергии, электротранспорте и мототехнике. В настоящее время решения компании представлены более, чем в 20 странах под 9 брендами.
Кейс будет интересен всем, кто работает с дилерами, хочет построить эффективную и прозрачную систему управления циклом сложных сделок с производством, адаптировав всё под свои потребности.
Причина обращения
В своей деятельности компания разделяет заказы и сделки в зависимости от необходимости участия в них подразделений, отвечающих за конструкторские работы, производство, маркетинг и логистику. Например, если в заказ попадают товары массового производства из действующей номенклатуры, то участие конструкторов и производственников не требуется. Если, наоборот, речь идет о поставках уникальных сборок для дата-центров, промышленных предприятий и учреждений, где предполагается уникальное архитектурное решение, то без множества согласований не обойтись. Схемы согласования сложные, продажи и производство традиционно работают в разных системах, что замедляет документооборот и растягивает сроки сделок.
Чтобы «поставить паровоз на рельсы», упорядочить и ускорить поставки, исключить риск запуска в производство нерентабельных заказов, фиксировать потенциальный спрос и т.д., было принято решение о внедрении CRM Битрикс24, его интеграции с учетной системой и личным кабинетом дилера. Хотя какие-то элементы автоматизации уже были реализованы в 1С:ERP, но она не могла заменить отделу продаж CRM в ежедневной работе с клиентами. Поэтому всё, что не касается непосредственно производства, нужно было вынести за пределы ERP и передать в Б24.
Чтобы «поставить паровоз на рельсы», упорядочить и ускорить поставки, исключить риск запуска в производство нерентабельных заказов, фиксировать потенциальный спрос и т.д., было принято решение о внедрении CRM Битрикс24, его интеграции с учетной системой и личным кабинетом дилера. Хотя какие-то элементы автоматизации уже были реализованы в 1С:ERP, но она не могла заменить отделу продаж CRM в ежедневной работе с клиентами. Поэтому всё, что не касается непосредственно производства, нужно было вынести за пределы ERP и передать в Б24.
Задачи проекта
Аналитика и общая концепция обмена
Нельзя начинать проект без анализа систем и задач, которые предстоит решить. Этап обязателен для выявления рисков, оптимизации процессов и минимизации ошибок внедрения. Он позволяет не только сформировать четкий план действий и осознанность изменений, но и снизить стоимость последующих доработок на 30-50%.
Очистка и систематизация НСИ, синхронизация справочников
Нормативно-справочная информация в 1С:ERP обеспечивают целостность и единообразие данных, служит основой автоматизации документооборота. Когда в НСИ нет порядка, его не будет и в системах, интегрированных с 1С. Перенос части функционала из ERP в CRM потребовал проведения очистки НСИ от дублей, лишних значений, созданных «под проект», наведения порядка в группах и т.д.
Перенос исторических данных из 1С:ERP в Битрикс24
Начинать с чистого листа никто не любит, особенно пользователи CRM. Чтобы коммерческое подразделение начало работать в Б24 как можно скорее, нужно было бережно перенести в неё все накопленные в ERP данные. У нас есть опыт миграции между «живыми» системами и мы понимали как это сделать безопасно, не навредив текущей операционной работе.
Настройка бизнес-логики и бизнес-процессов в CRM
После развертывания CRM, предстояло организовать ролевую модель доступа к данным, создать и формализовать процесс по всем типам сделок («простая», «простая с производством», «проектная без производства», «проектная с производством»). Каждый тип сделок — это отдельная воронка со своими роботами и триггерами, участниками и этапами согласования.
Интеграция CRM Битрикс24 и 1C:ERP
Производственный процесс реализован в ERP, а работа с клиентами и внутренние согласования — в Битрикс24. Многие предпочитают создавать внешнюю интеграцию, вместо типового 1С-модуля «CRM и маркетинг». В Б24 удобнее работать: есть развитые инструменты для работы со сделками, воронками, задачами, телефонией, email- и мессенджерами, автоматизацией процессов и совместной работой команды.
Создание КП из сделки и индивидуальной цены
На этапе пресейла клиентам направлялись Коммерческие предложения, которые формировались вручную после прохождения всех этапов согласования. Требовалось автоматизировать эту работу, чтобы на выходе менеджер получал готовое КП с индивидуальными условиями.
Коммерческая политика в компании строится с учетом потенциала клиента. Для каждого из них устанавливается соответствующий потенциал продаж, присваивается тип клиентской политики для точечного управления отношениями, приоритетами и правилами работы. Зная тип политики для клиента, менеджеры по продажам концентрируют усилия на его развитии, удержании или передают на обслуживание партнеру.
Каждый менеджер заинтересован в том, чтобы предложить закрепленной за ним компании лучшие условия. Но, чтобы бизнес мог зарабатывать, нужно ограничивать «доброту» менеджеров, стремящихся выиграть борьбу за покупателя наиболее простыми, но не выгодными для компании средствами. Поэтому, предложение клиенту более привлекательных условий, должно быть согласовано с руководством.
Раньше процесс согласования проходил частично в ERP, частично на бумаге. Но клиентов и согласующих много, условия периодически меняются, держать в поле зрения весь процесс становилось сложнее. Чтобы ускорить согласование назначения или изменения клиентской политики, потенциала и видов цен, в CRM были созданы соответствующие смарт-процессы. Они контролируют всю цепочку согласований и не дают нарушать условия или тормозить процесс.
Когда наступает срок назначения новой клиентской политики, менеджер указывает желаемую цель и запускает процесс согласования. Бизнес-процесс определяет руководителя, ставит ему задачу и уведомляет в «колокольчике». Если в течение 15 минут задача не просмотрена, то на почту уходит уведомление.
После завершения всех процедур согласования система установит:
После этого Битрикс24 передаст данные в ERP. В CRM можно хранить дату начала действия клиентской политики и дату назначения вида цен.
После завершения всех процедур согласования система установит:
- согласованную цель клиентской политики для клиента;
- дату начала действия цели клиентской политики;
- доступные виды цен.
После этого Битрикс24 передаст данные в ERP. В CRM можно хранить дату начала действия клиентской политики и дату назначения вида цен.
Установление и изменение целей учитывает собственные сценарии для нескольких бизнес-ролей: от администратора до директора департамента
Установление целей клиентской политики и уровня цен
После установления целей клиентской политики запускается процесс установки вида цены по умолчанию.
Менеджер проверяет поле «Вид цены по умолчанию». Если значение поля осталось без изменений, то это значит, что вид цены по умолчанию соответствует новой цели клиентской политики и не требует согласования.
Если значение поля пустое, то требуется назначить новый вид цены, запустив соответствующий бизнес-процесс. Для этого менеджер выбирает новое значение из списка доступных для клиента видов цен. Если это значение потребует согласования (меньше минимальной цены), система выдаст оповещение.
Для удобства согласующего строки заказа, по которым нужно провести согласование, могут быть отсортированы. В процессе согласования в заказе можно изменять любые данные.
После завершения всех процедур согласования система установит:
После этого данные будут переданы в ERP.
Если значение поля пустое, то требуется назначить новый вид цены, запустив соответствующий бизнес-процесс. Для этого менеджер выбирает новое значение из списка доступных для клиента видов цен. Если это значение потребует согласования (меньше минимальной цены), система выдаст оповещение.
Для удобства согласующего строки заказа, по которым нужно провести согласование, могут быть отсортированы. В процессе согласования в заказе можно изменять любые данные.
После завершения всех процедур согласования система установит:
- Согласованный вид цены по умолчанию;
- Дату начала действия вида цены по умолчанию.
После этого данные будут переданы в ERP.
Настройка бизнес-логики и бизнес-процессов в CRM
Диапазон возможностей нашего заказчика в плане производства и поставок достаточно широк: от простых сделок, где предметом является набор солнечных панелей или партия источников бесперебойного питания, до сложных проектов резервирования мощности data-центров, телекома и промышленности.
Четыре типа сделок.
Для каждой — своя автоматизированная воронка.
Для каждой — своя автоматизированная воронка.
(01) Простая сделка
В простых сделках участников мало, процесс линейный, поставки идут со склада. Воронка массовой дистрибуции не требует сложного ветвления и автоматизации. Создание заказа → Оплата → Отгрузка → Обмен документами → Завершение. CRM помогает закрывать такие сделки быстрее за счет прозрачности и точного следования шаблонам.
(02) Простая сделка с производством
Часто заказчикам нужны нестандартные решения, поэтому на этапе согласования к сделке подключаются инженеры-конструкторы. На основе КП они формируют технические задания для сборки комплектов с заданным временем автономности, габаритами и весом, особыми разрядными характеристиками и т.д. CRM связывает продажи с инженерами и цехом.
(03) Проектная сделка без производства
Проектные сделки предполагают длинный цикл, сложные условия, особые требования к качеству проработки предложений и, часто, участие в тендерных процедурах. В них больше участников, циклов согласования, разрабатываемых документов, условий и проверок. Покупатели ждут решений для конкретных условий на объекте в конкретном месте и большую их часть можно реализовать на собственной компонентной базе.
(04) Проектная сделка с производством
Это самый масштабный, трудо- и ресурсоёмкий бизнес-процесс, требующий не только разработки технического проекта и изготовления компонентов, но и проведения сборочных работ на территории заказчика. В таких сделках больше денег, но и цена ошибки выше. Поэтому созданные в воронке маршруты помогают контролировать риски и рентабельность при сохранении высокого темпа работ.
Проектная сделка
Пример работы сценария в проектной сделке без производства
При открытии сделки менеджер по продажам имеет возможность сформировать проект для последующего создания и защиты проектной сделки, а также передачи данных по проекту в 1С:ERP.
Защита сделки предполагает ее согласование (включая проект и КП) с руководством в случае, если коммерческие условия выходят за установленные ограничения.
На всём этапе согласования менеджер видит все данные по сделке, включая связанные с ней заказы в 1С:ERP, в одном окне CRM. У него не возникает необходимости переключаться и переносить данные между системами.
При любых изменениях статуса ответственные получают уведомления для оперативного реагирования на события. Помимо уведомлений в CRM настроены проверки, которые не дают совершать действия в обход правил. Например, если КП не согласовано, то система предупредит пользователя о невозможности отправить проектную сделку в ERP, как и в случае, если отсрочка оплаты счета предоставляется более, чем на 30 дней.
После согласования КП с клиентом товарный список из него будет автоматически перенесен в сделку, в т.ч. для удобства поиска сделок с определенной номенклатурой. Бизнес-процесс целиком представлен на схеме.
Защита сделки предполагает ее согласование (включая проект и КП) с руководством в случае, если коммерческие условия выходят за установленные ограничения.
На всём этапе согласования менеджер видит все данные по сделке, включая связанные с ней заказы в 1С:ERP, в одном окне CRM. У него не возникает необходимости переключаться и переносить данные между системами.
При любых изменениях статуса ответственные получают уведомления для оперативного реагирования на события. Помимо уведомлений в CRM настроены проверки, которые не дают совершать действия в обход правил. Например, если КП не согласовано, то система предупредит пользователя о невозможности отправить проектную сделку в ERP, как и в случае, если отсрочка оплаты счета предоставляется более, чем на 30 дней.
После согласования КП с клиентом товарный список из него будет автоматически перенесен в сделку, в т.ч. для удобства поиска сделок с определенной номенклатурой. Бизнес-процесс целиком представлен на схеме.
Результаты внедрения и доработки CRM
- Менеджеры согласуют коммерческие условия четырех типов сделок не выходя из CRM
- Вся информация для производства автоматически попадает в 1С:ERP после согласования, обратно передаются статусы производства, счета и закрывающие документы
- Работает кастомная бизнес-логика и бизнес-процессы в CRM:
- воронки, роботы и триггеры
- бизнес-процессы согласования и защиты проекта
- контроль выполнения условий и эскалация в случае противоречий с клиентской политикой
- есть возможность рассчитать цену сделки-заказа по курсу валюты на любую дату
- есть возможность автоматически сформировать КП на основе согласованных коммерческих условий
- работает функционал формирования и отображения графика оплаты заказов и др.
- Не нужно вручную искать «застрявшие» процессы, контролировать сложные условия, бегать по кабинетам и ожидать ответственных, выгружать и вручную переносить данные между системами, руками формировать документы и т.д.
- Создана возможность фиксировать неудовлетворенный спрос для последующего расширения номенклатуры изделий.
Подтвержденные эффекты
Опыт наших клиентов по внедрению и интеграции ERP и CRM-систем свидетельствует об улучшении исполнительской дисциплины в проектах, более эффективном использовании ресурсов, росте операционной эффективности и качества управленческих решений.
- - 15-25%сокращение цикла продаж благодаря ускорению обработки заказов, контролю за процессами согласования и сделками на паузе
- - 35-40%сокращение времени на выполнение задач за счет уменьшения ручного ввода и обработки данных, уведомления исполнителей при смене статуса задачи
- - 95-98%снижение количества ошибок в управленческих и отчетных документах благодаря устранению двойного ввода и единой базе НСИ
- 20-30%высвобождение времени руководителя благодаря автоматической постановке задач, контролю стадий и результата, напоминаниям и прозрачности процесса
- 15-20%рост эффективности менеджеров благодаря снижению операционной нагрузки: работе в одном окне, передаче рутины и контроля в CRM, доступности информации в моменте
- 3-15%рост выручки компаний, внедряющих цифровые технологии в продажи (по данным Gartner, McKinsey)
Завершенные проекты и достижения
Примеры реализованных решений для компаний разного масштаба.
ИНТЕРВОЛГА имеет опыт работы в масштабных проектах с крупными партнерами.
Мы делаем сложные интеграции под ключ для любого бизнеса.
Умеем управлять проектами, поэтому нам доверяют сложную разработку.
Если перед вами стоит задача внедрения, замены или интеграции корпоративных систем — опишите ваши потребности. Мы предложим решение.
20+ лет
на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
150+
штатных сотрудников
100+
программистов и инженеров
14
производственных команд
Нужно что-то похожее?
Оставьте ваши контакты. Мы перезвоним и запланируем встречу с экспертом.
Это бесплатно.
Это бесплатно.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем