• +7 (495) 648-57-90
  • +7 (8442) 95-99-99

Экономим время на согласование расходов в Битрикс24

Денис Щепетков

Запомни: лучше день потерять, потом за пять минут долететь. Вперёд!
Мультфильм «Крылья, ноги и хвосты»


Формирование бюджета и обоснование затрат — важная вещь в любой компании. К примеру департамент ИТ постоянно согласует закупку расходных материалов, лицензий, различного «железа» и много чего остального. Ежемесячное планирование поможет специалисту сосредоточится на своей непосредственной работе, а не заниматься ежедневным согласованием и выбиванием денег. Руководству в свою очередь увидеть куда инвестируются деньги. ИНТЕРВОЛГА разработала на основе Битрикс24 инструмент, позволяющий быстро и максимально удобно согласовать бюджет без бумажной волокиты.

Согласование бюджета в Битрикс24

Согласование бюджета — процесс повторяющийся, поэтому стартует он автоматически.

В назначенный день месяца отправляются уведомления ответственному по ЦФО (Центр финансовой ответственности) о необходимости заполнить новый бюджет. Дату уведомления можно настроить. В сообщении содержится ЦФО, срок и ссылка на форму для заполнения.

Перейдя по ссылке, мы видим форму, которую нужно заполнить.

Заполняем:

  • Наименование затрат

  • Количество позиций

  • Описание

  • Статью расходов

  • Тип бюджета (Плановый, инвестиционный и т.д.)

  • Цену

  • Валюту

Стоимость считается автоматически, исходя из цены и количества позиций.

Форму можно сохранить или отправить на согласование Также можно очистить все строки, добавить новую пустую строку, удалить конкретную строку.

Под формой автоматически добавляется строка «Итого» с суммой в рублях. Зачастую закупки ПО и оборудования производятся в валюте поэтому на основании заданного курса, сумма в валюте конвертируется в рубли.

Верхнее меню (Ввод данных, Согласование, Согласовано) формируется в зависимости от прав. Например, если вы можете только просматривать бюджеты, будет доступен один пункт меню — «Согласовано».

Все заполненные шаблоны отправляются на проверку ответственному лицу. Согласующему приходит стандартное уведомление в «колокольчик».

У согласующего под формой, пришедшей на проверку, две кнопки «Принять» и «Отклонить с комментариями».

Бывают ситуации, когда согласующему нужно оставить комментарий не к бюджету в целом, а к конкретной позиции. В этом случае он может сослаться на данную позицию, нажав на номер этой строки. Появится текст в комментарии, содержащий номер и наименование.


Если согласующий «отклонил с комментарием», данный бюджет возвращается на ответственного по ЦФО и он получает уведомление.

После внесения исправлений в данные, ответственное лицо отправляет бюджет на повторную проверку. Если согласующий принял форму -- ответственный также уведомляется.

Согласитесь, что процесс согласования прост и позволяет экономить массу времени и сил.

Дополнительные функции согласования бюджета

Создание бюджетов на произвольный срок.

Для создания бюджета на произвольный месяц и год есть вкладка «Новый бюджет».

На странице есть возможность выбора месяца, года и ЦФО. Причем администратор может выбрать любой центр финансовой ответственности, а редакторам и согласующим предоставляется выбор только из тех ЦФО, на которые у них есть право редактировать или согласовывать.

Постоянно использующиеся товары.

Редактор, набирая текст в поле «Наименование» увидит выпадающий список из возможных постоянных расходов.

Если нажать на какой либо из пунктов списка, подставляются данные подставятся из сохранённого товара. Например, если нажмём на второй пункт, то увидим следующую подстановку.

Постоянно использующиеся товары хранятся в специальной таблице. У администратора есть возможность их редактировать из административной панели.

Выгрузка согласованных форм

На странице «Согласовано» проверяющему доступна выгрузка всех согласованных форм по всем ЦФО в csv-формате. Форму можно выгрузить за один месяц.

Вывод

Битрикс24 хорошо дорабатывается под нужды компании. С его помощью вы можете автоматизировать популярные процессы — согласование документов, бюджетирование, работу с клиентами.

Заказать разработку бизнес-процесса под ваши нужды можно заполнив форму ниже.



Оцените статью:
  • 31.08.2018
  • Денис Щепетков
Оставить заявку на автоматизацию бизнес-процессов в Битрикс24

Вы можете войти, используя аккаунт одной из социальных сетей

Выбрать файл