Экономим время на согласование расходов в Битрикс24

Запомни: лучше день потерять, потом за пять минут долететь. Вперёд!
Мультфильм «Крылья, ноги и хвосты»


Формирование бюджета и обоснование затрат — важная вещь в любой компании. К примеру департамент ИТ постоянно согласует закупку расходных материалов, лицензий, различного «железа» и много чего остального. Ежемесячное планирование поможет специалисту сосредоточится на своей непосредственной работе, а не заниматься ежедневным согласованием и выбиванием денег. Руководству в свою очередь увидеть куда инвестируются деньги. ИНТЕРВОЛГА разработала на основе Битрикс24 инструмент, позволяющий быстро и максимально удобно согласовать бюджет без бумажной волокиты.

Согласование бюджета в Битрикс24

Согласование бюджета — процесс повторяющийся, поэтому стартует он автоматически.

В назначенный день месяца отправляются уведомления ответственному по ЦФО (Центр финансовой ответственности) о необходимости заполнить новый бюджет. Дату уведомления можно настроить. В сообщении содержится ЦФО, срок и ссылка на форму для заполнения.
Автонапоминание в Битрикс24 Перейдя по ссылке, мы видим форму, которую нужно заполнить.
Форма для согласования бюджета Заполняем:
  • Наименование затрат;
  • Количество позиций;
  • Описание;
  • Статью расходов;
  • Тип бюджета (Плановый, инвестиционный и т.д.);
  • Цену;
  • Валюту.
Стоимость считается автоматически, исходя из цены и количества позиций.

Форму можно сохранить или отправить на согласование Также можно очистить все строки, добавить новую пустую строку, удалить конкретную строку.

Под формой автоматически добавляется строка «Итого» с суммой в рублях. Зачастую закупки ПО и оборудования производятся в валюте поэтому на основании заданного курса, сумма в валюте конвертируется в рубли.

Верхнее меню (Ввод данных, Согласование, Согласовано) формируется в зависимости от прав. Например, если вы можете только просматривать бюджеты, будет доступен один пункт меню — «Согласовано».

Все заполненные шаблоны отправляются на проверку ответственному лицу. Согласующему приходит стандартное уведомление в «колокольчик». Стандартное уведомление У согласующего под формой, пришедшей на проверку, две кнопки «Принять» и «Отклонить с комментариями».
Комментирование позиций Бывают ситуации, когда согласующему нужно оставить комментарий не к бюджету в целом, а к конкретной позиции. В этом случае он может сослаться на данную позицию, нажав на номер этой строки. Появится текст в комментарии, содержащий номер и наименование.
Комментирование конкретных позиций Если согласующий «отклонил с комментарием», данный бюджет возвращается на ответственного по ЦФО и он получает уведомление. Отклонение с комментарием После внесения исправлений в данные, ответственное лицо отправляет бюджет на повторную проверку. Если согласующий принял форму — ответственный также уведомляется. Уведомление ответственного об изменениях Согласитесь, что процесс согласования прост и позволяет экономить массу времени и сил.

Дополнительные возможности бюджетирования в CRM

Что еще можно сделать.

Создание бюджетов на произвольный срок

Для создания бюджета на произвольный месяц и год есть вкладка «Новый бюджет».
Механизм создания нового бюджета На странице есть возможность выбора месяца, года и ЦФО. Причем администратор может выбрать любой центр финансовой ответственности, а редакторам и согласующим предоставляется выбор только из тех ЦФО, на которые у них есть право редактировать или согласовывать.

Постоянно использующиеся товары

Редактор, набирая текст в поле «Наименование» увидит выпадающий список из возможных постоянных расходов.
Выпадающий список постоянных расходов Если нажать на какой либо из пунктов списка, подставляются данные подставятся из сохранённого товара. Например, если нажмём на второй пункт, то увидим следующую подстановку. Подставление данных из сохраненных товаров Постоянно использующиеся товары хранятся в специальной таблице. У администратора есть возможность их редактировать из административной панели. Редактирование постоянно используемых товаров

Выгрузка согласованных форм

На странице «Согласовано» проверяющему доступна выгрузка всех согласованных форм по всем ЦФО в csv-формате. Форму можно выгрузить за один месяц. Выгрузка согласованных форм

Вывод

Битрикс24 хорошо дорабатывается под нужды компании. С его помощью вы можете автоматизировать популярные процессы — согласование документов, бюджетирование, работу с клиентами.

Заказать разработку бизнес-процесса под ваши нужды можно заполнив форму ниже.

Вам может быть интересно:

Контроль дебиторской задолженности в Битрикс24
Оцените статью
31.08.2018
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

25.07.2022
Настройка вычисляемых и зависимых полей в Salesforce и Битрикс24 Вычисляемые поля в CRM CRM в коммерческом отделе — инструмент, упрощающий работу в компании. Но, как и все инструменты, его также можно и нужно настраивать. ...
14.07.2022
Типы записей Процесса продаж в Salesforce и Направления сделок при переходе на Битрикс24 Редко компании делают что-то одно. Как правило, услуг несколько и этапы в них разные. При этом все эти услуги одновременно или поочередно реализуются одному кл...
07.07.2022
Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24Статья о том, как разработка программы для адаптации сотрудников помогла производителю моторных масел и антифризов навести порядок в HR-процессах и добиться эко...
22.06.2022
Salesforce и Битрикс24: сбор и конвертация лидовИмпортозамещение важно для российских компаний, которым нужно заменить иностранное программное обеспечение и сервисы на российские аналоги. В сегменте CRM-сист...
13.05.2022
Обновление модуля ограничения доступа к полям CRM: ограничение доступа в канбане ИНТЕРВОЛГА выпускает готовые решения для Битрикс24, которые расширяют возможности портала за разумные деньги. Сегодня поговорим об обновлении Модуля ограни...
04.02.2022
Кейс: Внутренний портал крупной фармацевтической компании «Цифровой HR» Люди в компаниях не только очень важны, но и очень дороги. В прямом смысле. Дело даже не в заработных платах. Компания со штатом 1-3 тысячи человек тра...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем