Экономим время на согласование расходов в Битрикс24

Запомни: лучше день потерять, потом за пять минут долететь. Вперёд!
Мультфильм «Крылья, ноги и хвосты»


Формирование бюджета и обоснование затрат — важная вещь в любой компании. К примеру департамент ИТ постоянно согласует закупку расходных материалов, лицензий, различного «железа» и много чего остального. Ежемесячное планирование поможет специалисту сосредоточится на своей непосредственной работе, а не заниматься ежедневным согласованием и выбиванием денег. Руководству в свою очередь увидеть куда инвестируются деньги. ИНТЕРВОЛГА разработала на основе Битрикс24 инструмент, позволяющий быстро и максимально удобно согласовать бюджет без бумажной волокиты.

Согласование бюджета в Битрикс24

Согласование бюджета — процесс повторяющийся, поэтому стартует он автоматически.

В назначенный день месяца отправляются уведомления ответственному по ЦФО (Центр финансовой ответственности) о необходимости заполнить новый бюджет. Дату уведомления можно настроить. В сообщении содержится ЦФО, срок и ссылка на форму для заполнения.
Автонапоминание в Битрикс24 Перейдя по ссылке, мы видим форму, которую нужно заполнить.
Форма для согласования бюджета Заполняем:
  • Наименование затрат;
  • Количество позиций;
  • Описание;
  • Статью расходов;
  • Тип бюджета (Плановый, инвестиционный и т.д.);
  • Цену;
  • Валюту.
Стоимость считается автоматически, исходя из цены и количества позиций.

Форму можно сохранить или отправить на согласование Также можно очистить все строки, добавить новую пустую строку, удалить конкретную строку.

Под формой автоматически добавляется строка «Итого» с суммой в рублях. Зачастую закупки ПО и оборудования производятся в валюте поэтому на основании заданного курса, сумма в валюте конвертируется в рубли.

Верхнее меню (Ввод данных, Согласование, Согласовано) формируется в зависимости от прав. Например, если вы можете только просматривать бюджеты, будет доступен один пункт меню — «Согласовано».

Все заполненные шаблоны отправляются на проверку ответственному лицу. Согласующему приходит стандартное уведомление в «колокольчик». Стандартное уведомление У согласующего под формой, пришедшей на проверку, две кнопки «Принять» и «Отклонить с комментариями».
Комментирование позиций Бывают ситуации, когда согласующему нужно оставить комментарий не к бюджету в целом, а к конкретной позиции. В этом случае он может сослаться на данную позицию, нажав на номер этой строки. Появится текст в комментарии, содержащий номер и наименование.
Комментирование конкретных позиций Если согласующий «отклонил с комментарием», данный бюджет возвращается на ответственного по ЦФО и он получает уведомление. Отклонение с комментарием После внесения исправлений в данные, ответственное лицо отправляет бюджет на повторную проверку. Если согласующий принял форму — ответственный также уведомляется. Уведомление ответственного об изменениях Согласитесь, что процесс согласования прост и позволяет экономить массу времени и сил.

Дополнительные возможности бюджетирования в CRM

Что еще можно сделать.

Создание бюджетов на произвольный срок

Для создания бюджета на произвольный месяц и год есть вкладка «Новый бюджет».
Механизм создания нового бюджета На странице есть возможность выбора месяца, года и ЦФО. Причем администратор может выбрать любой центр финансовой ответственности, а редакторам и согласующим предоставляется выбор только из тех ЦФО, на которые у них есть право редактировать или согласовывать.

Постоянно использующиеся товары

Редактор, набирая текст в поле «Наименование» увидит выпадающий список из возможных постоянных расходов.
Выпадающий список постоянных расходов Если нажать на какой либо из пунктов списка, подставляются данные подставятся из сохранённого товара. Например, если нажмём на второй пункт, то увидим следующую подстановку. Подставление данных из сохраненных товаров Постоянно использующиеся товары хранятся в специальной таблице. У администратора есть возможность их редактировать из административной панели. Редактирование постоянно используемых товаров

Выгрузка согласованных форм

На странице «Согласовано» проверяющему доступна выгрузка всех согласованных форм по всем ЦФО в csv-формате. Форму можно выгрузить за один месяц. Выгрузка согласованных форм

Вывод

Битрикс24 хорошо дорабатывается под нужды компании. С его помощью вы можете автоматизировать популярные процессы — согласование документов, бюджетирование, работу с клиентами.

Заказать разработку бизнес-процесса под ваши нужды можно заполнив форму ниже.

Вам может быть интересно:

Контроль дебиторской задолженности в Битрикс24
Оцените статью
31.08.2018
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — лонгрид, чтобы не запутаться Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения ко...
График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без ExcelДелимся особенностями внедрения элементов КЭДО в крупной компании: создаем график отпусков прямо в Б24! Без автоматизации на это уходило не меньше недели, сейча...
B2B-SaaS или B2B-система (платформа+CRM) на вашем сервере: плюс и минусы, что выбрать? Введение Эта статья для коммерческих директоров, руководителей отделов продаж производственных и оптово-торговых компаний, которые ищут инструменты для ро...
CRM для B2B-продаж — зачем оно Вам надо?Для сложных B2B-сделок, которые требуют нескольких этапов переговоров, встреч и презентаций, важен систематизированный подход. Этого не достичь без внедрения в ...
Как внедрить CRM Битрикс24 на промышленном предприятии с миллиардным оборотом и не слить бюджет Мы давно и много внедряем Битрикс24 в работу компаний и заметили интересную тенденцию – на CRM Битрикс24 чаще переходят сервисные компании (ритейл, банки, ...
Переезд как 2 пожара. Как перевести процессы с Salesforce на Битрикс24 за 9 недель Интерес к CRM-системам, подогреваемый историями успеха от разработчиков/вендоров/интеграторов, непрерывно растёт. Их выбор редко случаен. CRM, как нервная ...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
  • нагруженный интернет-магазин;
  • личный кабинет;
  • оптовые продажи — B2B-платформа;
  • маркетплейс;
  • технический аудит сайта;
  • Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
  • Битрикс24 — построение CRM-системы;
  • Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
  • Битрикс24 — аудит портала;
  • 1С — интеграция с другими системами;
  • 1С — доработка системы;
  • маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
  • маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем