Календари и планировщик в Битрикс24

• Основа. Личные, общие и групповые календари
• Представления. День, неделя, месяц
• Создаем мероприятие
• Коллективные мероприятия и приглашения на них. Учет занятости сотрудников
• Работа с планировщиком событий
• Экспорт календарей в сторонние программы и Outlook
• Синхронизация с Outlook
• Синхронизация с Apple- и Android-устройствами
• Как же этим пользоваться?
• Проблемы и решения
• Выводы и впечатления

Корпоративный портал от 1С-Битрикс – средство организации работы каждого сотрудника и урегулирования процессов в компании в целом.

Из чего состоит работа современного офисного сотрудника?

Встречи, звонки, отчеты, презентации. Часто это рутина. К сожалению, иногда это еще и бардак: опоздания, срывы, неожиданное наступление конца квартала, накладки и прочее.

Рабочий календарь – хорошее средство упорядочить все процессы. Здорово когда все по полочкам.

В корпоративном портале от 1С-Битрикс есть поддержка личных и групповых рабочих календарей.

Сегодня говорим о календарях.

По сложившейся традиции краткий план.

Есть: Общие и групповые календари, персональные календари, учет занятости сотрудников, коллективные мероприятия и приглашения на них (почти как в Outlook), синхронизация с Outlook, синхронизация с Apple- и Android-устройствами.

Для иллюстрации мой календарь

Основа. Личные, общие и групповые календари

Календари, как и файлы, могут принадлежать компании в целом (общие), рабочей группе (групповые) и конкретному человеку (личные).

В своем личном кабинете человек может настроить отображение любого набора нужных ему календарей.

События между ними распределяются по смыслу. Празднование Нового года будет отнесено к общему календарю, планерка в отделе закупок это событие рабочей группы, а встреча с клиентами это персональное дело сотрудника, и ему место в личном календаре.

Более того, каждый человек может создать новые календари для каких-то специальных целей.

Внешние календари – это способ работы на корпортале с вашим календарем с IPhone, IPad, любых других Apple-устройств или календарями платформы Android. В последнем случае ваш внешний календарь это календарь Google.

Удобно: где бы я ни создал событие, оно появляется сразу везде, на всех моих устройствах.

Даже события, созданные путем принятия приглашения от коллег, тоже оказываются в мобильных устройствах.

Представления. День, неделя, месяц

Бывают дни, когда событий очень много. Чтобы все увидеть, нужно видеть расписание дня.

Бывают недели, отведенные под крупные мероприятия вроде семинаров. Тогда пригодится расписание недели.

Если у вас относительно мало крупных мероприятий или вы хотите окинуть взглядом общую картину, не уточняя время каждого дела, нужно расписание месяца.

Создаем мероприятие

Календарь корпортала, несмотря на обилие настроек, простая в использовании штука. Открыл нужный день в любом представлении (день, неделя, месяц) и выделил мышкой нужный интервал времени, чтобы запланировать на него мероприятие.

На этом окне есть два важных элемента.
Первый важный элемент – «Занятость». Если в колонке «занятость» выбрать «занят» или «отсутствую», то при попытке назначить другое мероприятие на этот момент (даже если вас будет приглашать коллега) система предупредит о том, что вы заняты.

Подробнее об этом далее в разделе «Учет занятости сотрудников».

Вторая важная деталь при добавлении события в календарь – неприметная ссылка «Еще».

Она открывает окно с дополнительными настройками.

Можно настроить место проведения мероприятия, указать время на циферблате часов (не особо полезная, но красивая возможность),

пригласить других участников

настроить напоминание и указать повторы события.

Если вы забывчивы, а ваша деятельность располагает к планированию – календарь корпортала для вас будет очень полезен.

Другой способ (я им пользуюсь) применять календарь – настроить синхронизацию со смартфоном, вводить все с мобильного устройства, а на портале просто просматривать свой график.

Коллективные мероприятия и приглашения на них. Учет занятости сотрудников

Поскольку корпортал знает все про занятость аккуратных сотрудников, то естественна его возможность предотвращать накладки.

Пример: попробуем пригласить на встречу с клиентом утром в пятницу моих коллег Юрия Ромась (у него еженедельное мероприятие, занесеное в корпортал) и Сергея Горелова (у него отпуск в Барселоне).

Что же будет? Правильно, корпортал меня предупреждает, что на встречу я пойду в одиночестве, как ни грустно.

Работа с планировщиком событий

Посмотрим еще раз на последний пример. Нужно встретиться, сотрудники заняты. Что, менять время встречи пока не окажется, что они свободны? А если много участников, и у каждого плотный график? Метод проб и ошибок – не лучший в этой ситуации, и делать много попыток мне не хочется.

Что же делать? Есть планировщик событий. Фактически это тот же инструмент назначения мероприятий коллегам, однако в нем «в прямом эфире» видно кто и когда занят и можно выбрать время, удобное всем.

Можно перетаскивать мероприятие по шкале времени, пока хотя бы кто-то занят, оно светится красным. Все свободны – позеленеет.

Корпортал не запрещает ставить мероприятие на тот момент, когда человек занят, просто предупреждает.

После назначения мероприятия все получают уведомления, можно подтвердить свое участие в мероприятии или отказаться от него.

После принятия решения его можно изменить, открыв переписку с тем участником, который вас пригласил.

Экспорт календарей в сторонние программы и Outlook

Тут все просто. Есть кнопка «Экспорт» (она маленькая, на ней написано iCal – не самая удачная иконка, но найти ее легко).

В окне открывается ссылка, и вы скачиваете файл с календарем. Если на компьютере есть программа, понимающая этот формат, ваша операционная система (допустим, Windows), предложит открыть с ее помощью ваш календарь.

Для экспорта в Outlook корпортал выводит инструкцию, как это сделать.

Вся настройка проводится в Outlook’e

Синхронизация с Outlook

Если вам нужно не просто передать уже настроенные события в Outlook, а связать календари вместе, то речь идет не об экспорте, а о синхронизации.

Синхронизация – это когда видишь одно и то же в обеих программах, а работаешь в той, которая сейчас удобна или под рукой.

Корпортал позволяет любые календари связать с Outlook. Для этого есть специальная панель на странице календаря.

Если у вас этой панели нет (как у большинства пользователей, которые не первый день работают с корпорталом), скорее всего вы ее скрыли случайно или намеренно, нажав крестик.

Вернуть ее можно, очистив так называемые пользовательские настройки календаря. Тут минус удобству корпортала: скрыть легко, вернуть сложно.

Корпортал поддерживает синхронизацию с MS Outlook любых календарей: персональных, компании или рабочих групп.

Outlook будет задавать много вопросов про безопасность. Нужно соглашаться.

Забавно, что Outlook будет считать что синхронизируется с Microsoft SharePoint, и это хорошо, меньше проблем. Битриксу тут плюс: сумели соблюсти все требования Microsoft, не изобретая велосипедов.

В итоге вы увидите в Outlook ту же сетку мероприятий, что и в корпортале. Удобно и просто.

Поскольку мы добавили календарь из веб-источника, то сама синхронизация происходит автоматически, в соответствии с настроенной частотой проверки почты Outlook'ом
Синхронизация двусторонняя, то есть если вы измените или удалите мероприятие, изменения отобразятся везде.

Синхронизация с Apple- и Android-устройствами

Для соединения с устройствами Apple IPhone и IPad корпортал выводит простое и понятное окно помощи.

С Android-устройствами синхронизация проще всего проходит, если связать Google Calendar c календарем корпортала (я писал об этом выше). Тогда все работает само и думать ни о чем не надо.

Для Mozilla Sunbird тоже есть инструкция:

Как же этим пользоваться?

Часто при изучении и внедрении корпортала возникает ощущение что возможностей много, а как ими пользоваться – неясно.

Чаще всего спрашивают: «а вот у меня звонок клиенту запланирован – это задача или мероприятие?»

Однозначного ответа нет, но советы дать можно.

Мероприятие – то, что произойдет, даже если вас не будет. Оно не требует отметки о вашем участии, отчета, завершающего действия. Это план и контроль его исполнения не ведется и не автоматизирован.

Для события дата и время важнее сути.

Задача – то, что должны сделать вы (и отчитаться об этом). Момент исполнения вторичен. Если вы задачу закроете раньше дедлайна – прекрасно, позже – терпимо. Незакрытая задача будет висеть вечно и мучить вашу совесть.

Для задачи факт выполнения важнее момента времени, когда это было запланировано и когда фактически произошло.

Самое лучшее – когда на календаре отмечаются не только мероприятия, но задачи с периодом выполнения и дедлайнами. В следующей версии корпортала (10.5) это должно появиться. Будем ждать.

Проблемы и решения

Глупая проблема – несовместимость календаря с js-кодом счетчика LiveInternet. Когда они расположены на одной странице, календарь не работает.

Вопрос специфический, и, честно говоря, надуманный, ведь можно включить штатную Веб-аналитику Битрикса и увидеть статистику там.

Однако я люблю LiveInternet за наглядность и простоту и хочу с его помощью отслеживать число посещений страниц нашего корпортала.

К сожалению, пока вопрос не решен и на страницах календаря счетчик у меня отключен самым примитивным образом.

Выводы и впечатления

Календари — отличная штука. Их активное использование крайне полезно для человека и организации в целом. В корпортале они реализованы очень и очень хорошо, не хватает разве что показа Задач на календаре.

Все остальное от синхронизации со смартфонами до групповых мероприятий и планировки сделано на твердую пятерку.

Спасибо за внимание, порядка вам в делах!