Как повысить рентабельность автопарка на 10–20% с помощью 1С:УАТ и интеграций

• Почему автопарк не становится эффективнее даже после внедрения 1С
• Какие интеграции раскрывают потенциал 1С:УАТ
  • Интеграция с GPS/ГЛОНАСС и телематикой
  • Интеграция с ERP, складом и бухгалтерией
  • Интеграция с ГИС ЭПД и операторами ЭДО
  • Интеграция с биржей грузоперевозок
  • Интеграция с сервисом «Штрафов НЕТ»
  • Интеграция с системами взимания платы за проезд трассам
  • Мобильное приложение водителя/экспедитора
• Как 1С:УАТ помогает повышать рентабельность

У вас уже есть 1С:Управление автотранспортом или 1С:Транспортная логистика, но не покидает ощущение, что автопарк все равно где-то теряет деньги? Вы не одиноки. Большинство компаний тоже используют потенциал 1С:УАТ лишь наполовину. Разберемся, почему учет транспорта не всегда превращается в управление транспортным парком и какие шаги помогут сократить потери и увеличить доход от транспортного бизнеса.

Почему автопарк не становится эффективнее даже после внедрения 1С

Многие предприятия, владеющие транспортом, уже используют 1С для учета техники, ГСМ, ТО, режима работы водителей, формирования путевых листов и т.д. Если парк насчитывает больше 10-15 единиц техники, то комплексное внедрение систем автоматизации становится экономически обоснованным.

Но на практике, даже после внедрения компании используют потенциал решения далеко не на 100%. Диспетчеры продолжают что-то делать в Excel, водители — работать «по звонкам», руководители — получать информацию о проблемах уже после завершения рейса. Причина проста: базовое внедрение закрывает учетные задачи, но не формирует полноценный контур управления автопарком. Максимальную эффективность 1С:УАТ показывает только в связке с телематикой, мобильными сервисами, маршрутными системами и аналитикой.

Пока автопарк небольшой, многие процессы держатся «на людях» и это компенсирует поверхностную автоматизацию. Но с ростом количества транспорта начинают проявляться типовые проблемы. Вот некоторые из них:

1. Система учета внедрена, но процессы остались «ручными». Диспетчерам «удобнее» работать в Excel и звонить водителям, находящимся вне цифрового контура, заявки обрабатываются хаотично, маршруты строятся на бумаге, данные в 1С появляются «задним числом», рейсы закрываются вручную. Так происходит, когда автоматизировали учет, а не операционную модель. В итоге, полезная и мощная система деградирует, постепенно превращаясь в подобие архива.

2. Низкое качество данных. Дубли, контрагенты с разными форматами адресов, отсутствие норм расхода, информации о ТО и ремонте, неправильные координаты зон и гео-ошибки. Последствия очевидны — система неправильно строит маршруты, ошибается со временем доставки, неверно считает себестоимость, ломает аналитику. Сотрудникам проще сделать что-то вручную, чем искать ошибки в системе и постоянно исправлять первичку.

3. 1С не справляется с нагрузкой в режиме реального времени. Это классическая проблема, особенно при 500+ машин, интенсивной телематике, постоянном GPS-потоке и высокой частоте обменов. Платформа 1С исторически не TMS-first и для решения проблемы скорости нужно выносить допсервисы (телеметрия, BI, процессинг, штрафы) в отдельный контур, оставляя 1С ядром бизнес-логики. Вроде бы очевидно, но никто не делает пока не полыхнёт.

4. Сильная кастомизация. Транспортная логистика почти всегда специфична и процессно уникальна. Типовая конфигурация редко покрывает реальную диспетчеризацию, сложную тарификацию, маршруты с несколькими остановками, контейнерную и мультимодальную логистику, спецтехнику.

5. Руководство не видит реальную экономику рейсов. Себестоимость перевозок часто рассчитывается приблизительно и с «запасом». Не учитываются: фактические простои, отклонения от маршрутов, холостой ход, перерасход топлива, время ожидания погрузки и разгрузки. Потери всем понятны, но как с ними работать 1С не говорит.

6. Потери топлива и нецелевое использование транспорта. Без GPS/ГЛОНАСС и датчиков топлива компания не может объективно контролировать многие важные показатели, определяющие рентабельность рейса. Даже небольшие отклонения на большом автопарке превращаются в серьезные ежемесячные потери. Но если на технике стоят датчики, отправляющие в систему честные данные, то списать лишнее не получится.

В результате убыточные рейсы могут выглядеть рентабельными, а потери «естественными». 1С как бы есть, а управляемости нет.

Какие интеграции раскрывают потенциал 1С:УАТ

Сама по себе 1С:УАТ — это основа транспортного учета. Но максимальную ценность система получает тогда, когда становится центром логистической экосистемы. Что можно и нужно добавить в контур, чтобы 1С оправдала своё внедрение и начала приносить ощутимую пользу в деньгах?

Интеграция с GPS/ГЛОНАСС и телематикой

Одна из самых важных интеграций для транспортной логистики и систем автоматизации автопарков. Благодаря ей становится проще строить маршруты, рассчитывать время прибытия, формировать схемы загрузки ТС, оптимизировать пробег с учетом возможностей парка, пробок и окон доставки. Экономический эффект выражается в уменьшении холостого пробега и затрат на топливо, увеличении количества рейсов на машину и точности доставки.

Интеграция с системами вроде Axenta, ГЛОНАССSoft, MONTRANS, АвтоГРАФ, ЯндексМаршрутизация или СКАУТ позволяет получать в 1С:

• оптимальный маршрут;

• действительное местоположение транспорта;

• реальные моточасы, пробег, время в пути и расход топлива;

• данные о простоях и нарушениях режимов.

В результате компания переходит от «отчетов со слов водителя» к учету на основе фактических данных и ощутимой экономии.

Интеграция с ERP, складом и бухгалтерией

Это базовая и почти обязательная интеграция. Благодаря ей:

• заявки, созданные в ERP, самостоятельно попадают на склад и в логистику;

• при наличии остатков автоматически формируются документы на отгрузку;

• с учетом параметров транспорта и груза планируются рейсы;

• назначаются транспорт и водитель, строятся оптимальные маршруты, рассчитывается срок доставки; 

• после завершение рейса автоматически считается фактический пробег, расход топлива, время рейса, простои, отклонения, себестоимость перевозки

• в учетную систему передаются фактические затраты на перевозку, параметры транспортной услуги, амортизация, начисления водителям, путевые листы, закрывающие документы.

Интеграция позволяет снизить трудоемкость процесса исполнения заказа, исключить ошибки и в составе себестоимости учитывать фактические транспортные расходы, не их средние значения.

Интеграция с ГИС ЭПД и операторами ЭДО

Интеграция с ЭДО ускоряет:

• обмен документами,

• закрытие перевозок,

• согласование актов,

• получение оплаты.

Дополнительно снижается нагрузка на бухгалтерию и уменьшается количество потерянных документов.

Интеграция с биржей грузоперевозок

Интеграция поможет улучшить:

• загрузку транспорта;

• скорость обработки заявок;

• оборачиваемость рейсов;

• долю порожнего пробега;

• рентабельность автопарка.

Благодаря этой возможности автопарк экономит на ручных операциях по поиску грузов, копировании данных с биржи, заведении заявок в 1С, формировании документов, созвонах с заказчиками для уточнения деталей и т.д.

Интеграция с сервисом «Штрафов НЕТ»

Сервис предоставляет возможность получать актуальную информацию по штрафам, которые оформлены на ТС. При интеграции с сервисом в «1С» в документ «Штраф» загружается информация о штрафе, состояние его оплаты, фотографии нарушения и реквизиты для оплаты.

Интеграция позволяет экономить за счет своевременного получения информации о штрафах и их оплаты в течение льготного периода, а также учитывать эту информацию при оценке дисциплинированности водителей.

Интеграция с системами взимания платы за проезд трассам

Интеграция позволяет экономить на штрафах за несвоевременную оплату проезда по федеральным трассам и платным участкам дорог. При интеграции 1С с системой в документ «Отчет системы Платон» можно загрузить данные из отчетов системы «Платон»: «Выписка операций» и «Логистический отчет». А для анализа затрат предусмотрен отчет «Рейтинг затрат на Платон».

Мобильное приложение водителя/экспедитора

Критически важная интеграция для цифровизации «последней мили», позволяющая перевести в цифровой формат:

• путевые листы;

• статусы рейсов;

• геолокацию;

• подтверждение выполнения целей рейса.

Это снижает нагрузку на участников рейса и позволяет быстрее закрывать заказы, ускоряя обмен информацией между водителем и диспетчером.

Помимо рассмотренных, интерес представляют интеграции с сервисами:

• планирования заправок и управления топливными картами (Ликард, Роснефть и др.);

• планирования парковок, регистрации и оплаты парковочных сессий (Паркоматика);

• подсказок при вводе адресов и определения координат по адресу (DaData).

Влияние интеграций на экономику транспортной компании представим в таблице.

Как 1С:УАТ помогает повышать рентабельность

Главная ценность — не в автоматизации ради автоматизации, а в снижении потерь, повышении прозрачности и управляемости. Исключим потери и неэффективности — повысим рентабельность без вложений.

Сегодня продукт, который отражает, как движутся автомобили на карте, уже никому не интересен, а транспортная логистика становится все более чувствительной к:

• стоимости топлива;

• дефициту водителей;

• росту расходов;

• требованиям клиентов к скорости и прозрачности доставки.

В этих условиях «просто учет транспорта» уже не дает конкурентного преимущества. Ценность появляется тогда, когда 1С:УАТ используется как центр управления транспортной логистикой и объединяет:

• телематику;

• маршрутизацию;

• мобильные сервисы;

• ЭДО;

• аналитику;

• финансовый учет.

Именно такой подход позволяет не просто автоматизировать процессы, а реально повышать рентабельность автопарка и его управляемость.

Если вы заинтересованы в том, чтобы автопарк приносил больше прибыли при тех же ресурсах, внедрите 1С:Управление автотранспортом и объедините ее с ключевыми системами, которые используются в вашей компании. Мы поможем автоматизировать процессы транспортной логистики, интегрировать 1С:УАТ с телематикой, складскими системами, бухгалтерией, ЭДО и биржами перевозок, чтобы вы могли сократить издержки, повысить загрузку транспорта и получить полный контроль над эффективностью перевозок.