Единая кадровая система в 1С:ЗУП

Клиент

Большая торговая компания (NDA) является одним из ведущих российских операторов travel retail.

Причина обращения

Доработанная 1С:ЗУП версии 2.5 давно не обновлялась и требовала перехода на новую конфигурацию. В каждой организации из группы компаний использовалась своя база 1С:ЗУП.

Задача

Обновление конфигурации и переход к единой базе 1С:ЗУП в версии 3.1 ПРОФ

Проблематика

• кадровый учет и расчет заработной платы ведется в 5 базах данных 1С старой и новой редакции (главная боль);

• данные из баз требовалось перенести в одну информационную базу;

• в каждой базе присутствуют персональные настройки, начисления и удержания для организаций учета ЗП;

• одинаковые сведения (физические лица, сотрудники, начисления, удержания и т.д.) из пяти баз рекомендуется сохранить и объединить в одной без создания дублей;

• дата начала учета в единой БД — 01.01.22 года (порядка двух месяцев на подготовку и тестирование слияния).

Решение и ход работы

Слияние и обновление доработанных ЗУП — нестандартная, но типичная задача для бизнеса.

1С-ная команда при подготовке технического задания выделила следующую схему работ:

На стадии перехода в ЗУП 3.1 решили сделать первый вариант и перенести необходимые сведения на дату начала ведения учетов. Это избавляет готовую БД от старой и неактуальной информации, исключает перенос ошибочных настроек и ощутимо сказывается на сроках и стоимости работы.

Что было сделано далее:

• Обновление базы для версий 2.5 и 3.1 до актуальных релизов (ИНТЕРВОЛГА).

• Доработка обработки переноса данных для сопоставления справочников (ИНТЕРВОЛГА).

• Перенос данных (ИНТЕРВОЛГА).

• Проверка корректности данных в ЗУП 3.1. после перехода (клиент + ИНТЕРВОЛГА).

• Повтор 1-5 п. еще для двух БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА).

• Закрытие последнего месяца ведения учета в ЗУП 2.5. Выполнение расчетов зарплаты, взносов, отражение выплаты и перечисления НДФЛ (клиент).

• Перенос данных из четырех ЗУП 3.1 в единую базу (ИНТЕРВОЛГА).

• Проверка данных в единую БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА).

• Разработка дополнительного функционала (клиент + ИНТЕРВОЛГА).

Следующая главная задача проекта — разработка подсистемы “Управление рабочим временем” УРВ.

В каждой базе 1С была реализована подсистема УРВ с учетом особенностей базы. После переноса в единую базу программисты заново разрабатывали формы, функционал и настраивали алгоритмы. 

Возможности УРВ в единой базе:

- индивидуальный график сотрудника формируется автоматически: выводятся часы и причины отсутствия,

- проведение аналитики и подготовка отчетности сразу по всей компании, нежели частично по каждой базе,

- полная корпоративная аналитика с графиками,

- настроены права доступа, чтобы каждый HR работал со установленной «зоной ответственности»,

Итоги

Сроки выполнения проекта — еще одна главная задача проекта, с которой мы тоже справились. Делимся подробной схемой выполнения задач:

Результаты объединения пяти 1С-ок с доработками:

• сокращение расходов;

• единая обновляемая конфигурация;

• унификация кадровых процессов компании, а не отдельных организаций;

• доработанные отчеты для учета отсутствия каждого сотрудника;

• оптимизация времени работы отдела кадров.