Чат-бот для поиска документов в Битрикс24

Клиент и задача

Майбокс (официально ООО "МБ-ГРУПП") – наш постоянный клиент, который активно внедряет новые информационные и коммуникационные технологии в своей деятельности. Он является лидером в Волгоградском регионе среди предприятий, предлагающих “еду на вынос”. Основная специализация – японская и паназиатская кухня.

Для управления сложной распределенной структурой активно используется корпоративный Битрикс24 (облако), интегрированный с сайтом. В портале разработаны необходимые автоматизированные бизнес-процессы, созданы дополнительные отчеты.

В рабочем процессе имеется большое количество регламентов, разработанных для сотрудников “на все случаи жизни”. Например, есть регламент, определяющий последовательность действий сотрудника при его отправке в командировку. Есть регламент, определяющий процесс заключения договора и пр. Все сведения представлены в формате DOC.

При этом руководство МБ столкнулось со следующими проблемами:

• Сотрудникам сложно выполнять поиск в чате нужных документов среди огромного массива текстовых файлов;
• Число файлов постоянно увеличивается;
• Стандарты могут многократно редактироваться, поэтому формат DOC является предпочтительным.

Выполненные решения

Многие знают, что боты в Интернете (например, Siri, Ok Google), помогут с ответами, расскажут где можно пообедать, как вызвать такси в незнакомом городе, добраться до нужного места и пр. При этом с чат-ботом можно общаться в произвольной форме, не нужно “правильно” задавать вопросы. Бот вас поймет и ответит.

В Битрикс24 также есть несколько удобных ботов.

“Марта” является личным помощником при работе с системой. Марта в чате может отвечать на вопросы по поводу работы Битрикс24, давать ссылки на нужную документацию, которая находиться в Интернет.

Giphy находит подходящее по смыслу изображение на указанную тему.

“Реквизиты контрагента” позволяют быстро найти данные нужного партнера: “Мартин” — бот, который каждые 30 минут анализирует задачи и посылает сотрудникам сообщения в чат, если нужна их реакция. Мартин помогает быть в курсе всех задач и работать с ними эффективно.

Анализ работы сотрудников показал, что все пользователи активно используют чат-боты. А раз сотрудники любят “говорить” с чат-ботами, для поиска файлов мы решили сделать своего. Был разработан чат-бот “Поиск документов”: Лирическое отступление — внутри ИНТЕРВОЛГИ мы называли нового чат-бота “Сталин” — ты ему слово, он тебе ссылку.:)

Для хранения всей базы выбрали облако Google. Одна из причин — хороший алгоритм поиска информации. Было бы удивительно, будь это не так. Хранилище представляет собой обычные папки с документами, структурированные по темам: Когда пользователь задает вопрос в портале, то бот обращается к хранилищу, инициализирует контекстный поиск по содержимому документов и выдает полученный результат: Выбранный файл открывается в браузере в отдельном окне.

Результат

Получено простое и удобное решение для поиска в служебных документов в Битрикс24 на основе технологии чат-ботов. Использован один из лучших алгоритмов поиска информации от Google. Пользователи получили возможность на естественном языке задавать поисковые запросы в системе.

Резюме

Данный кейс показывает, что боты — не рекламный ход разработчиков современного программного обеспечения. Это реальный инструмент, который может использоваться в работе компании.

Например, можно создать бот “Юридический консультант”, который будет давать быстрые консультации для сотрудников. Или бот “Статистика”, который будет показывать самый популярный товар на сегодняшний день в вашем интернет-магазине.

Бот — достаточно сложная компьютерная программа, построенная на базе искусственного интеллекта. Поэтому стоимость разработки бота начинается от 50 тыс. руб.

Заказать разработку и внедрение чат-бота в ваш CRM можно здесь.