Чат-бот в Битрикс24 - быстрый поиск документов

Клиент и задача

Компания Майбокс (официально ООО "МБ-ГРУПП") – наш постоянный клиент, который активно внедряет новые информационные и коммуникационные технологии в своей деятельности. Майбокс является лидером в Волгоградском регионе среди предприятий, предлагающих “еду на вынос”. Основная специализация -  японская и паназиатская кухня.

Для управления сложной распределенной структурой компании активно используется корпоративный портал Битрикс24 (облако), интегрированный с сайтом.  В портале разработаны необходимые автоматизированные бизнес-процессы, созданы дополнительные отчеты.

В компании имеется большое количество регламентов, разработанных для сотрудников “на все случаи жизни”. Например, есть регламент, определяющий последовательность действий сотрудника при его отправке в командировку. Есть регламент, определяющий процесс заключения договора и пр. Все документы представлены в формате DOC.

При этом руководство компании столкнулось со следующими проблемами:

• Сотрудникам сложно выполнять поиск нужных документов среди огромного массива текстовых файлов;

• Число документов постоянно увеличивается;

• Документы могут многократно редактироваться, поэтому формат DOC является предпочтительным.

Выполненные решения

Многие знают, что боты в Интернете (например, Siri, Ok Google),  помогут с ответами, расскажут где можно пообедать, как вызвать такси в незнакомом городе, добраться до нужного места и пр. При этом с ботом можно общаться в произвольной форме, не нужно “правильно” задавать вопросы. Бот вас поймет и ответит.

В Битрикс24 также есть несколько удобных ботов.

“Марта” является личным помощником при работе с порталом. Марта может отвечать на вопросы по поводу работы портала, давать ссылки на нужную документацию, которая находиться в Интернет.

Giphy находит подходящее по смыслу изображение на указанную тему.  

“Реквизиты контрагента” позволяют быстро найти данные нужной компании:

“Мартин” — бот, который каждые 30 минут анализирует задачи и посылает сотрудникам сообщения в чат, если нужна их реакция. Мартин помогает быть в курсе всех задач и работать с ними эффективно.

Анализ работы сотрудников показал, что все пользователи портала активно используют чат-боты. А раз сотрудники любят “говорить” с чат-ботами, для поиска документов мы решили сделать своего. Был разработан чат-бот “Поиск документов” и размещен в портале:

Лирическое отступление — внутри компании мы называли нового бота “Сталин” — ты ему слово, он тебе ссылку.:)

Для хранения документов выбрали облако Google. Одна из причин — хороший алгоритм поиска информации. Было бы удивительно, будь это не так. Хранилище документов представляет собой обычные папки с документами, структурированные по темам:

Когда пользователь задает вопрос в портале, то бот обращается к хранилищу документов, инициализирует контекстный поиск по содержимому документов и выдает полученный результат:

Выбранный документ открывается в браузере в отдельном окне.

Результат

Получено простое и удобное решение для поиска служебных документов в портале Битрикс24 на основе  технологии чат-ботов. Использован один из лучших алгоритмов поиска информации от Google. Пользователи получили возможность на естественном языке задавать поисковые запросы в системе.

Резюме

Данный кейс показывает, что боты — не рекламный ход разработчиков современного программного обеспечения. Это реальный инструмент, который может использоваться в работе компании.

Например, можно создать бот “Юридический консультант”, который будет давать быстрые консультации для сотрудников компании. Или бот “Статистика”, который будет показывать самый популярный товар на сегодняшний день в вашем интернет-магазине.

Бот — достаточно сложная компьютерная программа, построенная на базе искусственного интеллекта. Поэтому стоимость разработки бота начинается от 50 тыс. руб.

Заказать разработку и внедрение чат-бота в вашей компании можно здесь.