Портал на Битрикс24 — альтернатива для SharePoint
Сложное внедрение для пионера
российского рынка рекламы — BBDO Group
российского рынка рекламы — BBDO Group
Портал на Битрикс24 — альтернатива для SharePoint
Сложное внедрение для пионера российского рынка рекламы — BBDO Group
BBDO Group — крупнейший в России рекламный холдинг, на отечественном рынке он с 1989 года. Реклама про «руки-загребуки», «безлимитище» и «можно всё» — их творческие кампании. В группу входят креативные и специализированные агентства с общей численностью сотрудников до 1000 человек.
Причина обращения
Долгое время внутренний портал BBDO Group работал на платформе Microsoft SharePoint (SP). Главным его преимуществом было удобное согласование документов: просмотр, правки, комментарии. Портал аккумулировал десятки важных процессов: внутренний документооборот, оказание административных и HR-услуг, управление ДМС, — но функционал интранета начал устаревать, поддержка и развитие платформы стали обходиться дороже. При этом апгрейд или продление лицензии усложнились из-за геополитической ситуации.
Чтобы снизить финансовую нагрузку, риски и получить современный поддерживаемый портал, в BBDO Group решили перевести его на отечественную платформу — коробочную версию Битрикс24. Требовалось полностью перенести существующие в SharePoint процессы и сделать их удобнее.
Чтобы снизить финансовую нагрузку, риски и получить современный поддерживаемый портал, в BBDO Group решили перевести его на отечественную платформу — коробочную версию Битрикс24. Требовалось полностью перенести существующие в SharePoint процессы и сделать их удобнее.
Что было важно для заказчика
Полностью перенести процессы из SharePoint в Битрикс24
Улучшить некоторые из этих процессов
Обеспечить доступность сервиса вне офиса и со смартфона
Получить гибкий корпоративный портал с перспективами для развития
Наличие в новом решении дополнительных современных функций
Какие задачи стояли перед нами
Чтобы сохранить возможность заказа «внутренних услуг», было необходимо создать соответствующие бизнес-процессы в Б24. У логики подачи и согласования заявок есть две особенности. Во-первых, заявку можно подать от имени другого сотрудника. Во-вторых, если основной согласующий отсутствует, заявление должно быть рассмотрено его заместителем.
Сотрудникам компании доступно 30 корпоративных услуг — от сервировки стола для переговоров до заявки на открытие вакансии. Чтобы пользователи не искали формы заявок по разным вкладкам, требовалось собрать их в одном месте — создать «единое окно».
Сквозная авторизация для заказчика — вопрос удобства и привычки. В компании хотели сохранить единый вход: сотрудник вводит логин и пароль при запуске операционной системы и должен автоматически быть авторизован в Битрикс24. При этом важно обеспечить доступ на портал удаленно и через мобильное приложение.
Для заказчика из креативной сферы вопросы эстетики и юзабилити далеко не на последнем месте. Для механизма «единого окна» был необходим современный и интуитивный интерфейс.
В компании есть корпоративное ДМС: всем подключенным сотрудникам доступны базовые программы страхования. Предоставляется возможность изменить программу, расширить полис или застраховать родственника. Для этого требовался личный кабинет внутри Битрикс24.
Заказчику необходим был модуль согласования договоров с возможностью многоступенчатого утверждения и досогласования, с дополнительными функциями по управлению правами доступа. При этом было важно реализовать удобный интерфейс карточки согласования.
Лицензия Битрикс24 «Энтерпрайз» позволяет добавить более 1000 пользователей, дорабатывать функциональность корпоративного портала и вести онлайн совместную работу над документами. Также доступны кастомизация дизайна и интеграция с Active Directory.
Этапы реализации проекта
Создание справочников Битрикс24 и интеграция с AD
Разработка бизнес-процессов АХО и HR,
создание единого окна
создание единого окна
Разработка ЛК сотрудника для управления полисом ДМС
Первый шаг — интеграция с Active Directory для импорта учетных записей пользователей в Битрикс24. Подготовили базу данных портала, совместно с заказчиком обеспечили подключение к мастер-системе кадровой информации, обогатили ей данные аккаунтов и настроили обмен остальными данными по расписанию.
Создали бизнес-процессы для оказания административно-хозяйственных и кадровых услуг, согласования документов, проведения сверки балансов. Разработали интерфейс «единого окна» и сгруппировали все бизнес-процессы в одном месте.
Создали интерфейс раздела, где сотрудник видит информацию о своих действующих программах, может управлять полисом и подключать родственников. Реализовали в Битрикс24 логику прикрепления к ДМС и систему расчета общей стоимости программ, разработанную заказчиком, отчеты для зарплатного отдела и страховой компании.
Создание справочников Битрикс24 и интеграция с AD
Первый шаг — интеграция с Active Directory для импорта учетных записей пользователей в Битрикс24. Подготовили базу данных портала, совместно с заказчиком обеспечили подключение к мастер-системе кадровой информации, обогатили ей данные аккаунтов и настроили обмен остальными данными по расписанию.
Разработка бизнес-процессов АХО и HR, создание единого окна
Создали бизнес-процессы для оказания административно-хозяйственных и кадровых услуг, согласования документов, проведения сверки балансов. Разработали интерфейс «единого окна» и сгруппировали все бизнес-процессы в одном месте.
Разработка ЛК сотрудника для управления полисом ДМС
Создали интерфейс раздела, где сотрудник видит информацию о своих действующих программах, может управлять полисом и подключать родственников. Реализовали в Битрикс24 логику прикрепления к ДМС и систему расчета общей стоимости программ, разработанную заказчиком, отчеты для зарплатного отдела и страховой компании.
SSO-авторизация с Keycloak
Для доступа к предыдущему порталу на SharePoint использовали технологию Single Sign-On (SSO) с локальной авторизацией через Active Directory.
Для нового портала такой способ не подходил. Альтернативным вариантом стала интеграция Битрикс24 и системы аутентификации и управления доступом Keycloak. Подробнее о том, как мы «сшиваем» сайты и корпоративные порталы с этим сервисом, можно прочитать здесь.
Данное решение позволило получить прозрачный вход на портал внутри локальной сети. При попытке войти в систему извне добавляется защита в виде двухфакторной аутентификации.
Для нового портала такой способ не подходил. Альтернативным вариантом стала интеграция Битрикс24 и системы аутентификации и управления доступом Keycloak. Подробнее о том, как мы «сшиваем» сайты и корпоративные порталы с этим сервисом, можно прочитать здесь.
Данное решение позволило получить прозрачный вход на портал внутри локальной сети. При попытке войти в систему извне добавляется защита в виде двухфакторной аутентификации.
Внутренние сервисы и заявки
Ситуация: руководитель поручает секретарю вызвать ему такси в аэропорт. Если сотрудник оформляет заявку из своего аккаунта, в АХО подумают, что он просит поездку для себя, и могут отказать. Участники тратят время на разбирательства и перезапуск процесса.
Решение: разработали механизм создания заявки от имени другого сотрудника и добавили его к тем процессам, где это нужно. Например, заявка на такси, покупку авиабилетов, бронь парковки или печать визиток.
Решение: разработали механизм создания заявки от имени другого сотрудника и добавили его к тем процессам, где это нужно. Например, заявка на такси, покупку авиабилетов, бронь парковки или печать визиток.
Запрос услуги для другого сотрудника
Сотрудник, участвующий в согласовании, может уйти в отпуск, уехать по делам или заболеть. Чтобы не задерживать процесс, задача делегируется другому. Для этого пользователь указывает в своем профиле заместителя и активирует чекбокс отсутствия на рабочем месте.
Теперь все задания автоматически переходят его заместителю, который согласовывает их от своего имени. Изначальный ответственный остается наблюдателем в задаче для контроля.
Теперь все задания автоматически переходят его заместителю, который согласовывает их от своего имени. Изначальный ответственный остается наблюдателем в задаче для контроля.
Делегируем согласование
Покажем несколько интересных с точки зрения реализации процессов.
Заявка на въезд автомобиля
Бизнес-процесс позволяет сотруднику создать заявку на въезд автомобиля на гостевую парковку бизнес-центра.
После отправки формы госномер автомобиля автоматически проверяется на наличие в «Черном Списке» (ЧС). В него вносят машины, злоупотребляющие гостевой парковкой. Если один госномер фигурировал в двух и более заявках за месяц, а длительность стоянки превышала 4 часа, руководителю АХО автоматически формируется письмо с описанием возможных злоупотреблений. Менеджер принимает решение и вручную вносит госномер в ЧС.
Когда заявка успешно проходит проверку, то ее статус меняется на «Ожидание въезда». Перед прибытием на почту охраны отправляется письмо с информацией о госте. Если автомобиль оказался в ЧС, то заявка автоматически отклоняется.
После отправки формы госномер автомобиля автоматически проверяется на наличие в «Черном Списке» (ЧС). В него вносят машины, злоупотребляющие гостевой парковкой. Если один госномер фигурировал в двух и более заявках за месяц, а длительность стоянки превышала 4 часа, руководителю АХО автоматически формируется письмо с описанием возможных злоупотреблений. Менеджер принимает решение и вручную вносит госномер в ЧС.
Когда заявка успешно проходит проверку, то ее статус меняется на «Ожидание въезда». Перед прибытием на почту охраны отправляется письмо с информацией о госте. Если автомобиль оказался в ЧС, то заявка автоматически отклоняется.
Заказ и отправка цветов
Нужно поблагодарить, поздравить, соблюсти этикет — для этих задач букет был и остается лучшим вариантом. Сотрудники BBDO Group могут заказать через раздел «Услуги — Административные» доставку цветов в офис или сразу клиенту.
Поскольку букеты не самая необходимая статья расходов и порой весьма солидная, в согласовании заявки участвует бюджетодержатель. Логика подразумевает три сценария:
Стоимость букета, изначально указанная заявителем в форме, может расходиться с фактической ценой. Поэтому предусмотрели возможность менять сумму в исполненной заявке — такие права есть только у сотрудников АХО.
Поскольку букеты не самая необходимая статья расходов и порой весьма солидная, в согласовании заявки участвует бюджетодержатель. Логика подразумевает три сценария:
- Бюджетодержатель получает уведомление о заявке и переходит в задачу Битрикс24 для согласования.
- Заказчик является бюджетодержателем — заявку согласует руководитель подразделения.
- Заказчик цветов из топ-менеджмента — согласование происходит автоматически.
Стоимость букета, изначально указанная заявителем в форме, может расходиться с фактической ценой. Поэтому предусмотрели возможность менять сумму в исполненной заявке — такие права есть только у сотрудников АХО.
Чтобы презент максимально оправдал ожидания заказчика, в форму заявки кроме текстового описания цветов можно добавить фотографии-референсы
Закрепление места на корпоративной парковке
БП предназначен для подачи, отзыва и хранения информации о заявках на предоставление места на корпоративной парковке. Данные «подтягиваются» из профиля пользователя, и ему остается выбрать из выпадающего списка, хочет ли он получить или освободить машиноместо.
При создании заявки на получение парковки запускается проверка, есть ли свободные места — данные хранятся в отдельном справочнике. Когда всё занято, система не пропускает запрос дальше, а пользователь видит в интерфейсе формы соответствующее уведомление.
При создании заявки на получение парковки запускается проверка, есть ли свободные места — данные хранятся в отдельном справочнике. Когда всё занято, система не пропускает запрос дальше, а пользователь видит в интерфейсе формы соответствующее уведомление.
Заявка на закупку хозтоваров
Процедуру закупки реализовали с помощью смарт-процесса Битрикс24. Всё полностью автоматизировано — от подачи заявки до получения запрошенных товаров.
После создания заявки на закупку происходит автоматическая проверка, вписывается ли объем запрошенных товаров в лимиты. Данные об этом хранятся в отдельном элементе смарт-процесса — их актуальность поддерживают сотрудники АХО. При успешной проверке заявка уходит дальше на согласование, если нет — сотрудник получает уведомление о превышении лимитов.
Заявление согласуют непосредственный руководитель инициатора и начальник АХО. Согласованная заявка переходит ответветственному — ему остается только нажать «Заказать товар» в задаче. Поставщикам автоматически формируются письма по шаблону, а доступные лимиты уменьшаются на объем заказанных товаров. Ручные операции и ошибки сведены к минимуму.
После создания заявки на закупку происходит автоматическая проверка, вписывается ли объем запрошенных товаров в лимиты. Данные об этом хранятся в отдельном элементе смарт-процесса — их актуальность поддерживают сотрудники АХО. При успешной проверке заявка уходит дальше на согласование, если нет — сотрудник получает уведомление о превышении лимитов.
Заявление согласуют непосредственный руководитель инициатора и начальник АХО. Согласованная заявка переходит ответветственному — ему остается только нажать «Заказать товар» в задаче. Поставщикам автоматически формируются письма по шаблону, а доступные лимиты уменьшаются на объем заказанных товаров. Ручные операции и ошибки сведены к минимуму.
Сумма заказа рассчитывается автоматически исходя из цены и количества добавленных в заявку товаров
«Единое окно» для внутренних услуг
Мы уже внедряли модуль «Единое окно» — он позволяет запускать бизнес-процессы из специального раздела меню Битрикс24. В этом кейсе мы доработали и улучшили его. Он доступен не только на десктопе, но и в мобильном приложении.
Модуль получил лаконичное название «Услуги» и современный интерфейс с эстетичным дизайном. Бизнес-процессы распределены по категориям, они выглядят как папки с иконками — удобно, понятно, практично. Также можно воспользоваться поиском по услугам. В верхнем меню есть раздел с оформленными заявками и с задачами на согласование либо исполнение, если сотрудник обладает нужной ролью.
Управлять модулем можно без помощи разработчиков. Чтобы подключить новые услуги, достаточно создать бизнес-процесс в интерфейсе корпоративного портала, затем в «админке» добавить его в инфоблок «Услуги».
Узнать больше о «Едином окне» Модуль получил лаконичное название «Услуги» и современный интерфейс с эстетичным дизайном. Бизнес-процессы распределены по категориям, они выглядят как папки с иконками — удобно, понятно, практично. Также можно воспользоваться поиском по услугам. В верхнем меню есть раздел с оформленными заявками и с задачами на согласование либо исполнение, если сотрудник обладает нужной ролью.
Управлять модулем можно без помощи разработчиков. Чтобы подключить новые услуги, достаточно создать бизнес-процесс в интерфейсе корпоративного портала, затем в «админке» добавить его в инфоблок «Услуги».
Управление полисом ДМС
Личный кабинет сотрудника для управления программами ДМС внутри корпоративного портала был уникальной разработкой в SharePoint. ИНТЕРВОЛГА успешно перенесла и внедрила её в Битрикс24. Функционал раздела не связан со стандартными возможностями сервиса и реализован на JavaScript.
В результате процесс управления полисом стал более удобным и понятным для сотрудников и менеджеров, работающих с данным ДМС, по сравнению с версией на прежнем портале.
В результате процесс управления полисом стал более удобным и понятным для сотрудников и менеджеров, работающих с данным ДМС, по сравнению с версией на прежнем портале.
Раздел «ДМС» доступен всем сотрудникам. Если пользователь присоединен к системе ДМС, то на странице отображается список действующих страховых программ и стоимость полиса. Также сотрудник видит, сколько компенсирует компания, сколько ему нужно доплатить и выбранный способ оплаты.
Страховой полис легко изменить (расширить): можно выбрать другие страховые программы, которые покрывают амбулаторное и стационарное лечение, добавить одну или несколько стоматологий.
Для выбора достаточно поставить галочку — алгоритм автоматически пересчитает общую стоимость и сумму к оплате сотрудником. При расчете учитывается количество дней, оставшихся до окончания действия страхового договора.
Способ оплаты выбирается из выпадающего списка: сразу всю сумму в кассу, вычет из зарплаты за 1, 2 или 3 месяца. Если выбрать удержание из з/п, информация об этом попадет в отчет для PayRoll (системы расчета зарплаты). Компания перечислит в страховую нужную сумму и вычтет её из вознаграждения сотрудника.
Для выбора достаточно поставить галочку — алгоритм автоматически пересчитает общую стоимость и сумму к оплате сотрудником. При расчете учитывается количество дней, оставшихся до окончания действия страхового договора.
Способ оплаты выбирается из выпадающего списка: сразу всю сумму в кассу, вычет из зарплаты за 1, 2 или 3 месяца. Если выбрать удержание из з/п, информация об этом попадет в отчет для PayRoll (системы расчета зарплаты). Компания перечислит в страховую нужную сумму и вычтет её из вознаграждения сотрудника.
На портале предусмотрена возможность присоединить к системе ДМС родственника сотрудника — его полис работник оплачивает сам, организация берет на себя оформление документов.
Форма для внесения данных о родственнике открывается в дополнительном фрейме. Когда вся информация о человеке сохранена, для него доступен выбор программ по аналогии с программами для сотрудников.
Форма для внесения данных о родственнике открывается в дополнительном фрейме. Когда вся информация о человеке сохранена, для него доступен выбор программ по аналогии с программами для сотрудников.
У группы пользователей «HR-менеджеры» есть доступ к полному интерфейсу модуля «ДМС» — вкладкам со списками сотрудников, справочником программ и отчетами.
Здесь HR-отдел может корректировать описание страховых программ, запускать общее прикрепление всех сотрудников с началом нового страхового периода, выгружать данные о «новеньких» и сведения для PayRoll. Все отчеты доступны в интерфейсе раздела, можно настроить фильтры и экспортировать в Excel.
Во вкладке со списком сотрудников HR-менеджер видит период действия текущего страхового договора, сколько дней осталось до окончания, стоимость базовых программ.
Здесь HR-отдел может корректировать описание страховых программ, запускать общее прикрепление всех сотрудников с началом нового страхового периода, выгружать данные о «новеньких» и сведения для PayRoll. Все отчеты доступны в интерфейсе раздела, можно настроить фильтры и экспортировать в Excel.
Во вкладке со списком сотрудников HR-менеджер видит период действия текущего страхового договора, сколько дней осталось до окончания, стоимость базовых программ.
Согласование договоров
В SharePoint существовал процесс согласования договоров — требовалось перенести его в новый портал, при этом улучшив функциональность. Для этого использовали штатный инструмент Битрикс24 «Бизнес-процессы». С его помощью разработали и настроили отдельный процесс, позволяющий создать заявку на согласование договора с прикрепленным файлом и отправить ее на одобрение.
Заявка последовательно проходит по подразделениям, автоматически перемещаясь по маршруту согласования. Чтобы сделать процесс более удобным, мы переработали штатную карточку элемента, добавили возможность комментирования и визуализацию статусов заявок. Инициатор получает уведомления обо всех изменениях, чтобы оперативно реагировать на них.
Автоматизация позволила сократить временные потери на рутинных операциях и ускорить внутренний документооборот.
Задачи на перспективу
Корпоративный портал Битрикс24 перенесён на продуктивную среду, команда BBDO Group уже работает в нём. Личный кабинет управления ДМС тестирует пилотная группа — начало активной фазы эксплуатации для удобства решили совместить с новым страховым периодом.
Намечены и точки роста — возможность непрерывного развития системы была одним из основных пожеланий заказчика.
Намечены и точки роста — возможность непрерывного развития системы была одним из основных пожеланий заказчика.
Доработка HR-услуг
Фаза опытной эксплуатации «подсветила» некоторые «узкие» места, которые требуют внимания. В перспективе перечень HR-услуг будет шире: в едином окне появятся процессы, связанные с приёмом на работу.
Повышение отказоустойчивости
Чтобы портал отвечал требованиям отказоустойчивости, для него спроектировали схему с резервом мощностей. Осталось только подготовить техническую инфраструктуру.
Дополнительные возможности
Расширить возможности коробочной версии Битрикс24 можно с помощью интеграции дополнительных модулей. На очереди в этом проекте — внедрение инструментов для обучения и развития компетенций сотрудников, автоматизации оценки их деловых качеств.
Цифры проекта
- 900+ часовэкономия времени на оказании одной корпоративной услуги благодаря автоматизации и «единому окну»
- 1000+ часовэкономят дополнительно на управлении полисами ДМС в личном кабинете
- 430 часовна реализацию проекта — от анализа работы прежнего портала до запуска решения на Битрикс24
- 9 человекучаствовали в разработке и внедрении — программисты, аналитик, тестировщик и проектный менеджер
- 13 месяцевсо старта проекта до передачи в эксплуатацию
Мнение заказчика
Сергей Пучков
руководитель проекта
BBDO Group
BBDO Group
В марте 2024 года в силу внутренних причин мы стали искать альтернативу нашему внутреннему порталу на платформе SharePoint. Требовалось современное, надежное российское решение, которое бы покрывало все потребности заказчика и учитывало все геополитические риски, связанные с поддержкой ПО.
В мае 2025 года запустили рабочую версию корпоративного портала на Битрикс24. Сейчас сотрудники активно пользуются административными услугами, модулями ДМС и согласования договоров, адаптируются к новому интерфейсу и инструментам.
Команда Интерволги успешно перенесла из SharePoint в Битрикс24 более 30 процессов и оптимизировала некоторые из них, сократив время на рутину. Проект продолжит развиваться — впереди ещё немало задач. Уверен, что даже самые амбициозные планы сможем претворить в жизнь!
В мае 2025 года запустили рабочую версию корпоративного портала на Битрикс24. Сейчас сотрудники активно пользуются административными услугами, модулями ДМС и согласования договоров, адаптируются к новому интерфейсу и инструментам.
Команда Интерволги успешно перенесла из SharePoint в Битрикс24 более 30 процессов и оптимизировала некоторые из них, сократив время на рутину. Проект продолжит развиваться — впереди ещё немало задач. Уверен, что даже самые амбициозные планы сможем претворить в жизнь!
Примеры внедрения и доработки корпоративного портала
Узнайте больше о разработке и запуске HR и корпоративных порталов в крупных компаниях.
Кастомизация дизайна
Единое окно услуг
Интеграции с внешними системами
Единое окно услуг
Интеграции с внешними системами
Автоматизация найма
Индивидуальный дизайн
Автоматизация онбординга
Индивидуальный дизайн
Автоматизация онбординга
Оптимизация воронок
Распределение лидов
Система хранения документов
Распределение лидов
Система хранения документов
Замена AmoCRM и Мегаплан на Битрикс24
Сложные интеграции
Сложные интеграции
Замена Salesforce на Битрикс24
Интеграция с AD
Дополнительные модули
Интеграция с AD
Дополнительные модули
Переход на Битрикс24 с Salesforce
Сложная система прав доступа
Разработка смарт-процессов
Сложная система прав доступа
Разработка смарт-процессов
Закажите демонстрацию работы CRM и корпоративного портала
Покажем работу базовой версии Битрикс24 и ответим на ваши вопросы во время демо.
Оставьте заявку — эксперт свяжется в вами и организует онлайн-встречу.
Оставьте заявку — эксперт свяжется в вами и организует онлайн-встречу.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных
5 причин доверить автоматизацию рабочих процессов ИНТЕРВОЛГЕ
-
Обладаем всеми существующими компетенциями по 1С-Битрикс и Битрикс24 -
Делаем сложные доработки — разработчики сертифицированы вендором 1С-Битрикс -
Обеспечили «переезд» с иностранного ПО на Битрикс24 для десятков компаний -
Используем надежные методики внедрения и импортозамещения -
Лучшее агентство года по внедрению CRM по версии Ruward Award 2024
20+
лет на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
170+
штатных сотрудников
100+
разработчиков Битрикс, Битрикс24, 1С
14
производственных команд
Получите бесплатную консультацию по внедрению HR-портала
Остались вопросы? Давайте обсудим.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем