Кейс: бизнес-процесс "Согласование счёта с занесением в платёжный календарь" для Битрикс24

• Задача
• Настройка и установка
• Как работает согласование счетов на оплату в Битрикс24?
  • Шаг 1
  • Шаг 2
  • Шаг 3
  • Шаг 4
• Для кого мы разработали бизнес-процесс согласования счетов?

Задача

Согласование счетов – процесс рутинный, но необходимый. Трудно представить, чтобы счёт клиенту выставлялся без согласования “сверху”. И если в компании согласование счетов происходит не менее одного раза в неделю, процесс требует автоматизации. Перед нами стояла задача: не только автоматизировать и упростить процесс согласования счёта, но и сделать его бесконтактным (о том, что бизнес массово переходит в онлайн, мы говорили в статье про бесконтактную доставку).

Помимо минимизации контакта между сотрудниками (согласовать счёт можно из дома, главное, чтобы был доступ к Битрикс24), мы также добавили механизм напоминаний для бухгалтера – не только уведомления о задании бизнес-процесса, но и занесение события в платёжный календарь.

Настройка и установка

Установка бизнес-процесса в ваш облачный Битрикс24 выполняется быстро и просто. Как мы говорили ранее в обзоре быстрых процессов, наш специалист поможет с переносом БП “Универсальное согласование” в вашу CRM в течении бесплатной часовой Скайп-консультации.

После настройки, ваши сотрудники смогут запустить процесс согласования из живой ленты

Как работает согласование счетов на оплату в Битрикс24?

Шаг 1

Пользователь запускает бизнес-процесс из живой ленты. В стартовой форме сотрудник указывает название, добавляет файл счёта, комментарий (в котором описывает обоснование для оплаты), название контрагента и сумму к оплате. Также пользователь вводит дату, на которую запланирована оплата. В поле “Тип согласования” выбирается, по какому алгоритму будет работать процесс:

• по иерархии – счёт последовательно согласуется по иерархической вертикали (руководитель группы –> начальник отдела –> … –> директор)
• последовательное согласование – счёт согласуется пользователями, указанными в настройках бизнес-процесса

Если у кого-то из руководства нет доступа к Битрикс24, можно воспользоваться последовательным согласованием. Пользователь с правами администратора CRM может настроить список согласователей в любое время.

Шаг 2

В живой ленте первого согласующего пользователя (в зависимости от выбора типа согласования) отображается задание бизнес-процесса “Согласование счёта”. Согласующий пользователь может:

• ознакомиться с документом
• согласовать счёт
• отказать в согласовании (с обязательным пояснением) – в этом случае бизнес-процесс завершится, а сотрудник, запустивший его, получит уведомление и задачу “Работа над ошибками”, в чек-листе которой будет указана причина отказа

Шаг 3

После согласования счёта всеми пользователями, в живой ленте бухгалтера отобразится задание бизнес процесса “Оплатить счёт”. Бухгалтер (также как и согласующие) может оплатить счет, либо отказать с пояснениями (в этом случае бизнес-процесс будет работать по тому же алгоритму, что и при отказе согласующего пользователя).

Помимо отображения задания бизнес-процесса в живой ленте, бухгалтеру и пользователю, запустившему бизнес-процесс, дата оплаты счёта заносится в платёжный календарь – создается событие бизнес процесса “оплата счёта”. В случае неоплаты счёта на назначенную дату, платёж смещается на 1 день.

Шаг 4

После того, как бухгалтер оплатил счёт (и нажал на кнопку “оплатить”), бизнес-процесс завершается, что отображается в живой ленте. Пользователю, запустившему согласование счёта, приходит соответствующее уведомление.

Для кого мы разработали бизнес-процесс согласования счетов?

Если в вашей компании оплачивается хотя бы один счёт в неделю, БП “Согласование счёта с занесением в платёжный календарь” поможет не только автоматизировать, но и контролировать данный процесс на всех его стадиях. Уведомления пользователям и занесение в платёжный календарь не позволят счету затеряться среди других дел и задач.

Вместо того, чтобы тратить время на поиск согласующих, менеджер бесконтактно запустит бизнес-процесс и будет заниматься другими задачами, а вернется к счёту только когда тот будет оплачен или в случае, если потребуются коррективы. Для согласования счёта не требуется физическое присутствие в офисе – достаточно иметь доступ к Битрикс24.

Бизнес-процесс “Согласование счёта с занесением в платёжный календарь” подойдёт для любой компании, в которой оплата счёта происходит хотя бы один раз в неделю.