- 1. Создание задачи с файлом, подлежащим совместному редактированию
- 2. Редактирование файла
- 3. Добавление строки в файл
- 4. Комментарии к задаче, в которой произошла синхронизация файлов
- 5. Отредактированный документ
- Вывод
Часто клиенты обращаются с вопросом — Помогите настроить Битрикс.Диск. Мы пытаемся совместно редактировать файлы, они у всех скачиваются, синхронизации не происходит. Файлы плодятся и названия вида “ТЗ_финальное_Иванов_010215_v2.5.doc” — нормальная практика.
Много времени при этом уходит на проверку, изменен файл или нет. Как понять, какая версия самая свежая?
Вам может быть интересно:
Внедрение Битрикс24 Лицензии Битрикс24
Ниже пошаговая инструкция в картинках. Тестируем на живом примере. У всех «винда», у всех установлено десктопное приложение Битрикс24.Диск .
1. Создание задачи с файлом, подлежащим совместному редактированию
Создаем задачу. К ней прикрепляем файл, находящийся на Битрикс.Диск в папке Общие файлы. Это специальная папка, доступная для всех. Если вы знаете, что исполнитель состоит в одной с вами группе и Диск группы подключен к Диску исполнителя, можно использовать любую папку с Диска группы. Для примера используем Общие файлы.
Суть задачи: Добавить еще одну строку в вордовский документ. Документ должен сохраниться в единственном числе.
2. Редактирование файла
Редактировать файл нужно так. При клике на название файла появляется всплывающее окно с его названием и кнопкой выбора способа редактирования — Google Doc, Microsoft Online, Редактировать на моем компьютере. Нам нужно именно «Редактировать на моем компьютере».
Если окошко не появляется, нажмите “Еще” рядом с названием файла и проверьте, что у вас установлен “Локальный” способ работы с документами.
3. Добавление строки в файл
После того, как мы нажали «Редактировать на моем компьютере», документ открывается на вашем компьютере (странно, правда? ;) в программе MS Word.
Добавляем строку в файл, нажимаем (в Word) “Сохранить”. Документ сохраняется на компьютере, и Обновляется в общей папке.
При этом в комментарии к задаче указывается, кто изменил документ. Сообщение вида “Загрузил новую версию файла” сигнализирует о том, что указанный пользователь отредактировал, сохранил документ, и он синхронизировался с помощью Битрикс24.Диск.
4. Комментарии к задаче, в которой произошла синхронизация файлов
Мы с Ириной по очереди дописывали в файл строки. Ничего не скачивая (это важно!), просто Редактировать на моем компьютере. Естественно, каждый по очереди Сохранял и Закрывал документ для синхронизации. Это же не Google Docs. Как правило, вордовские файлы так не редактируют. Но, есть CDR, EPS, XLS, PSD, и много других интересных форматов, которые требуют изменений “по-очереди”.
5. Отредактированный документ
При нажатии на имя документа сначала появляется предупреждение, потом открывается документ.
Собственно, комментарии от исполнителя и постановщика в порядке очереди.
Вывод
Всем, кто работает с документами в Битрикс24, обязательно иметь рабочее приложение Битрикс24.Диск. Навсегда забудете про проблему версионности, больше времени уделите работе.
Если нужна помощь, обращайтесь в компанию ИНТЕРВОЛГА. Поможем с удовольствием!
PS: Проверьте, пожалуйста, что у вас также работает при указанных настройках.
Будем рады, если расскажете свой пример использования Битрикс24 в комментариях.
PPS: Огромное спасибо Ирине Меллер за помощь в подготовке материала!
Вам может быть интересно:
Статьи по теме
