- 1. Личное знакомство.
- 2. Две обязательные цели.
- 3. Главная польза.
- 4. Главный ресурс.
- 5. Очередность внедрения.
- 6. Оправданность нововведений. “Верните людям время”.
- 7. Темп внедрения и стратегия “тик-так”.
- 8. Контроль.
- 9. Поручения и проекты. Исполнительская дисциплина и отчеты по задачам.
- 10. Процессные сотрудники. Рабочие отчеты и учет времени.
- 11. Бизнес-процессы.
- 12. Отчеты для руководства.
- 13. Большая автоматизация.
- 14. Облако или коробка?
- Вместо заключения.
Как внедрять Битрикс24? Можно ли быть готовым к этой задаче?
Внедрение любой системы всегда является ответом на какую-то конкретную проблему. Редко руководители и тем более сотрудники могут представить путь к успеху.
Успешное внедрение Битрикс24 основано на правильной работе с людьми.
Мы проанализировали большое число проектов по внедрению и подготовили рекомендации по технологии успешного внедрения.
Что такое Битрикс24?
Битрикс24 — внутреннее пространство хранения данных, обсуждения, принятия решений и контроля. Если такого пространства нет, компания теряет время на ожидание решений, согласования, ошибки.
1. Личное знакомство.
Если вы заказчик, обязательно посмотрите презентацию и Битрикс24 лично.
Поразительны и разнообразны заблуждения о том, что есть в системе и для чего ее можно применять.
2. Две обязательные цели.
В результате внедрения Битрикс24 сотрудникам должно стать проще работать, а руководству проще контролировать. Без первого — внедрение будет саботировано, без второго — скатится в бардак.
3. Главная польза.
Перенос коммуникаций в Битрикс24 повышает прозрачность, оперативность, укрепляет связи.
Возможность для сотрудника быстро решить вопрос, а для руководителя “в два клика” понять “что происходит” — главная польза от внедрения.
4. Главный ресурс.
Главный ресурс при внедрении — мудрость и воля первого руководителя.
В отсутствие первого руководителя, мудрости или воли внедрение обречено.
5. Очередность внедрения.
Нужно начинать с простого и приятного и лишь потом вводить контроль: структура компании, внутренние коммуникации, “живая лента”, задачи, исполнительская дисциплина, рабочие отчеты, учет рабочего времени, приказ по бухгалтерии, автоматизация бизнес-процессов, разработка приложений.
6. Оправданность нововведений. “Верните людям время”.
Внедрение должно уменьшать бюрократию. “Потерянное” время должно возвращаться, а эффективность расти. Нормально, если позитивный эффект от каждого шага наступает через несколько месяцев. Не нормально, если по мере внедрения становится все хуже.
7. Темп внедрения и стратегия “тик-так”.
Нельзя “приказом с 1 числа” обязать всех работать по-новому. “Внедрение методом изнасилования” плохо подходит для Битрикс24. Сотрудникам нужно привыкнуть, увидеть пользу, захотеть работать в системе. Внедрение должно быть поэтапным. Каждый этап должен включать два шага:
- “тик” — вовлечение, “продажа идеи”, начало использования, позитивные эмоции у всех;
- “так” — введение стандарта, контроль и администрирование, легкое “закручивание гаек”.
8. Контроль.
Контроль должен быть регулярным и дешевым. В Битрикс24 есть много возможностей: учет времени, отчеты сотрудников, счетчики задач, воронка CRM. Пробуйте тратить на контроль менее 5% времени.9. Поручения и проекты. Исполнительская дисциплина и отчеты по задачам.
Для тех, кто выполняет поручения или работает над проектами, основной инструмент — задачи и рабочие группы. Для контроля их работы нужно использовать отчеты по задачам.
Со временем нужно формировать внутреннюю культуру, стандарт работы с задачами.
10. Процессные сотрудники. Рабочие отчеты и учет времени.
Есть процессные сотрудники, они выполняют однотипные операции. Например, это бухгалтеры и программисты. Для таких задачи на каждое действие не нужны.
Для регулярных дел нужно применять “шаблоны задач”, для реформ — “длинные задачи”.
Инструмент контроля — рабочие отчеты. Руководители должны обязательно оценивать отчеты.
Со временем нужно формировать внутренний стандарт рабочего отчета.
11. Бизнес-процессы.
Бизнес-процессы можно внедрять после вовлечения сотрудников в постоянную работу в Битрикс24. Полезнее всего собрать в бизнес-процессы самые частые и стандартные действия: оплата счета, прием на работу, старт проекта, сдача заказа и т.п. Начинать нужно с простых процессов.
12. Отчеты для руководства.
Сначала данные из таблиц Excel и внешних систем нужно загружать в Живую ленту группы или в рабочий отчет в виде скриншотов. Это дает возможность смотреть и обсуждать отчет с любого устройства, избавляет от затрат на интеграцию, сохраняет гибкость.
Если форма отчета устоялась, а трудоемкость его высока — можно думать о большой автоматизации.
13. Большая автоматизация.
Большая автоматизация — запуск в Битрикс24 системы KPI, связи с производственными показателями, интеграция с внешними системами, ввод сложных бизнес-процессов, реформа CRM.
Такие действия нужно планировать после вовлечения всех сотрудников и получения Главной пользы.
В облаке для Большой автоматизации нужно применять внешние приложения.
14. Облако или коробка?
Облако.
В облаке можно получить Главную пользу, проверить силу Главного ресурса, пройти все шаги Очередности внедрения, наладить Контроль, запустить Бизнес-процессы и разработать набор своих приложений для Большой автоматизации. За полгода в облаке можно достичь 2 обязательных целей.
Доводов в пользу коробочной версии мало, и всегда можно перейти с облака на коробку. Назад — нет.
Вместо заключения.
Есть мудрая мысль, что если директор не умеет управлять компанией, ему не поможет никакая программа.
Верно обратное: адекватный управленец способен принести очень много пользы внедрением Битрикс24.
Статьи по теме:
- Битрикс24 — не игрушка. Внедрение корпоративного портала и CRM
- Большое внедрение Битрикс24. Проблемы и решения
- Большое внедрение и настройка CRM Битрикс. Внешняя интеграция
- Три с половиной способа доработки логики Битрикс24. Теория
- Практика доработки Битрикс24 тремя способами. Боевой пример
Автором многих положений этого текста можно смело считать его.
Статьи по теме
