Оптимизируем расходы на управление автопарком и себестоимость перевозок с 1С:УАТ

• 1С:УАТ: главное о программе
• Возможности 1С:УАТ
  • Учёт транспортных средств, водителей и грузов
  • Планирование рейсов и маршрутов
  • Контроль ГСМ, пробега и мониторинг транспорта
  • Учёт ремонтов и технического обслуживания
  • Учёт рабочего времени водителей и персонала
  • Финансовый учёт, себестоимость и отчётность
• Отчёты и аналитика в 1С:УАТ
• Версии 1С:УАТ: чем отличаются и какую выбрать
  • Сравнение программных решений
  • Какую версию выбрать
• Сколько стоит внедрение 1С:УАТ
• Интеграция 1С:УАТ с другими системами
• Ответы на частые вопросы

Вести учёт автопарка можно вручную, пока у вас 5–10 машин. Но когда их становится больше, рутина и ошибки растут пропорционально. В результате диспетчер и бухгалтер «зашиваются» в бумагах и таблицах, сложнее контролировать расход топлива, сливы и срок ТО. Самое дорогое — непонятна реальная себестоимость рейса, как следствие, экономика автопарка постепенно размывается.

1С:УАТ — инструмент для автоматизации учёта, контроля и планирования в автопарке. Он помогает сократить рутину, быстрее выпускать транспорт на линию и снизить расходы на 20–30%. Но главная ценность — возможность принимать решения на основе реальных данных, а не со слов водителя, предположений и подозрений.

1С:УАТ: главное о программе

1С:Управление автотранспортом (1С:УАТ) — это линейка отраслевых решений на платформе «1С:Предприятие 8» для оперативного и управленческого учёта работы автопарка. С программой руководитель лучше видит, что происходит: где машины, сколько израсходовано топлива, какие ремонты нужны, сколько стоит рейс, сколько отработали и заработали водители.

1С:УАТ будет полезна предприятиям с собственным транспортом:

• производственным компаниям и дистрибьюторам;

• логистическим и транспортным компаниям;

• ретейлу, доставке и сервисным компаниям;

• коммунальным компаниям;

• компаниям с филиалами и большой географией;

• лизинговым компаниям.

Основные подсистемы 1С:УАТ:

Важно: 1С:УАТ не заменяет основные учётные программы. Если на предприятии уже используют 1С:Бухгалтерию, 1С:ЗУП или 1С:ERP, новая конфигурация может передавать в них данные для бухгалтерского и управленческого учёта, расчёта зарплаты и бюджетирования.

Возможности 1С:УАТ

1С:УАТ закрывает ключевые задачи управления автопарком.

Важно: есть несколько версий 1С:УАТ. Базовый функционал (учёт транспорта, путевые листы, ГСМ, ремонты, работа водителей, учёт доходов и расходов) доступен в версии Стандарт. Расширенные возможности — только в ПРОФ, а для транспортной логистики, экспедирования, мультимодальных перевозок предназначена версия КОРП.

Учёт транспортных средств, водителей и грузов

Что делает диспетчер в 1С:

• вводит транспорт в эксплуатацию: фиксирует в справочнике марку, модель, госномер, VIN, год выпуска, грузоподъёмность, габариты;

• добавляет агрегаты (двигатель, коробка, шины, АКБ) и отслеживает их жизненный цикл — от установки до списания;

• ведёт базу водителей: данные, права, стаж, назначенные ТС;

• фиксирует грузы и заказы на перевозку.

Что это даёт:

• систематизированные полные данные по каждой машине, водителю и грузу, хранящиеся в одном месте;

• автоматическое использование этих данных в других учетных документах и печатных формах — не нужно искать, вручную вписывать и сопоставлять информацию.

Результат: экономия времени, меньше ошибок при заполнении документов, оперативнее подготовка отчетов и закрытие периода.

Планирование рейсов и маршрутов

Что делает диспетчер:

• формирует заявку на транспорт: выбирает тип ТС, грузоподъёмность, маршрут, время подачи;

• в карточке рейса указывает начало и конец маршрута, пункты погрузки/разгрузки, временные окна;

• назначает водителя и ТС на рейс.

Что автоматизирует система:

• подбор ТС по параметрам из заявки;

• формирование расписания движения;

• составление типовых маршрутов для выполнения типовых заказов.

Результат: расписание формируется быстрее и точнее, меньше холостых пробегов и простоев.

Контроль ГСМ, пробега и мониторинг транспорта

Что делает диспетчер:

• в несколько кликов выписывает путевой лист с указанием нормы расхода топлива;

• после рейса вводит фактический пробег, расход, остаток топлива;

• сверяет нормативный и фактический расход;

• видит отклонения и перерасход, автоматически рассчитанные 1С:УАТ.

Что делает водитель:

• фиксирует заправки и списание топлива;

• может передавать данные о пробеге и расходе через мобильное приложение «Водитель УАТ».

Что автоматизирует система:

• расчёт расхода по нормам и факту;

• сопоставление введенных данных с информацией по топливным картам;

• при интеграции со спутниковым мониторингом получает данные по пробегу, маршруту, остановкам и статусу рейса — отпадает потребность в ручном вводе.

Результат: снижается риск воровства топлива и нецелевого использования техники, исчезает необходимость вручную сводить данные из разных источников.

Учёт ремонтов и технического обслуживания

Что делает водитель:

• подает заявку на ремонт через мобильное приложение или в бумажной форме с указанием неисправности.

Что делает механик:

• вводит тип ремонта, запчасти, затраты, дату выполнения;

• планирует ТО по графику (пробег, календарь);

• следит за выполнением работ.

Что автоматизирует система:

• напоминания о плановом ТО;

• учёт истории ремонтов и агрегатов;

• расчёт стоимости владения ТС.

Результат: реже возникают незапланированные простои из-за поломок, ценообразование и планирование бюджета становятся более обоснованными и прозрачными.

Учёт рабочего времени водителей и персонала

Что делает диспетчер:

• вводит график работы, смены;

• фиксирует отработанные часы.

Что делает система:

• считает отработанные часы за смену, день, неделю;

• контролирует перерывы на обед и отдых;

• фиксирует, когда водитель начал и закончил работу;

• показывает, когда нужно отправить водителя на отдых;

• формирует отчёт РТО для проверки ГИБДД;

• формирует данные для расчёта зарплаты.

Результат: меньше ошибок при начислении зарплаты и штрафов за нарушение режима труда и отдыха, реже возникают переработки.

Финансовый учёт, себестоимость и отчётность

Что автоматизирует система:

• собирает все затраты по каждому рейсу (топливо, амортизация, зарплата водителя, ремонты, штрафы);

• автоматически считает себестоимость и прибыль по рейсу/заказу/маршруту;

• формирует отчёты по ГСМ и отклонениям, работе водителей, ремонтопригодности, финансовые по всему автопарку.

Что видит руководитель/логист:

• доходы и расходы по автопарку;

• себестоимость по каждому рейсу/заказу/маршруту;

• динамику затрат и прибыльность маршрутов.

Результат: система считает — руководители получают аналитику и принимают решения на основе данных, а не догадок. Проще удерживать и наращивать рентабельность предприятия.

Отчёты и аналитика в 1С:УАТ

Все версии 1С:УАТ позволяют контролировать следующие показатели:

Путевые листы

• Задания путевых листов

• Контроль путевых листов по показаниям одометра

• Показатели выполнения маршрутных листов

• Обороты по маршрутному листу

• Журнал путевых листов

Пробег и состояние

• Выработка транспортных средств

• Пробег ТС

• Простои

• Карточка работы транспортных средств

• Списочный состав ТС

• Ведомость технико-эксплуатационных показателей

• Отчёт по состояниям ТС

ГСМ

• Ведомость движения ГСМ и ТЖ

• Ведомость прихода-расхода ГСМ и ТЖ на ТС

• Заправки ГСМ

• Ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям

• Остатки ГСМ и ТЖ на ТС

• Расшифровка расхода ГСМ

• Аналитические отчёты для контроля ГСМ и ТЖ

Ремонт и ТО

• Ведомость работ по заявкам на ремонт

• Ведомость по ремонтам и обслуживанию

• Ведомость расхода запчастей и работ на ТС

• График ТО

• Рейтинг ТС по затратам на ремонт

• Износ шин и агрегатов

• Остатки агрегатов на складах

• Установленные на ТС агрегаты

Водители

• Ведомость работы водителей

• Карточка учёта работы водителя

• Рейтинг водителей по ДТП

• Табель учёта рабочего времени водителей

• Статистика по ДТП и штрафам

Склад

• Ведомость движения материалов

• Остатки товаров на складах

• Минимальные остатки номенклатуры

Финансы

• Расходы на ТС

• Прибыль по ТС

• Прибыль по контрагентам

• Анализ финансовых результатов

В версиях ПРОФ и КОРП возможности аналитики шире: можно проводить план-фактный анализ, рассчитывать рентабельность рейсов, анализировать маржинальность, контролировать пассажирские перевозки. Интеграции с системой мониторинга транспорта и другими сервисами позволяют прогнозировать опоздания и включать в расчет себестоимости расходы на платные дороги и обязательные сборы.

Если вам нужен отчёт, которого нет по умолчанию, или потребуется адаптировать существующий, мы готовы помочь.

Версии 1С:УАТ: чем отличаются и какую выбрать

В линейке 1С:УАТ четыре программных продукта: Стандарт, ПРОФ, КОРП и модуль для 1С:ERP. Версии отличаются функциональностью и возможностями интеграций.

Сравнение программных решений

Какую версию выбрать

Каждая версия 1С:УАТ подходит под конкретный масштаб предприятия, уровень сложности бизнес-процессов и потребности:

• 1С:УАТ Стандарт подойдет компаниям с автопарком 20–50 ТС, которым нужен внутренний учёт путевых листов, ГСМ и ремонтов, базовая отчётность, нет требований к интеграции с мониторингом или внешними сервисами, а бюджет ограничен;

• 1С:УАТ ПРОФ — оптимальный вариант для компаний с парком 50–500 ТС, которым нужна аналитика по рентабельности, интеграции с телематической системой и другими сервисами, мобильное приложение для водителей;

• 1С:УАТ КОРП подходит логистическим операторам и экспедиторским компаниям, которые работают с наёмными перевозчиками и мультимодальными маршрутами и которым требуется открыть внешний доступ в 1С для клиентов;

• Отдельный модуль 1С:УАТ выбирают предприятия с внедренной 1С:ERP, где транспорт — один из блоков единой управленческой модели.

Сколько стоит внедрение 1С:УАТ

Стоимость внедрения 1С:УАТ складывается из цены лицензий и стоимости работ по внедрению.

Приобретая лицензию на программный продукт, вы получаете право на использование системы «1С:Предприятие 8» и конфигурации «Управление автотранспортом» для одного пользователя. Для расширения рабочих мест на большее количество пользователей необходимо приобрести клиентские лицензии на платформу «1С:Предприятия 8» (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300 или 500 рабочих мест) и клиентские лицензии на конфигурацию УАТ (на 1, 5, 10, 20, 50 или 100 рабочих мест).

Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально для каждой компании. Учитываются размер автопарка, выбранная версия программы, количество необходимых интеграций и доработок, возможные переносы данных и другие факторы. Для ориентира используйте цифры ниже:

Таким образом, стоимость автоматизации учёта автопарка с помощью 1С:УАТ стартует от 199 600 ₽ (покупка лицензии и базовое внедрение).

Интеграция 1С:УАТ с другими системами

Чтобы использовать потенциал 1С:УАТ на 100%, недостаточно только внедрить и провести настройку. Все её возможности раскрываются только в связке с внешними сервисами и базами. Благодаря интеграциям она становится не просто учётной программой, а центром логистической экосистемы.

С чем настроить обмен данными, чтобы 1С:УАТ начала приносить реальную пользу бизнесу?

1. GPS/ГЛОНАСС и телематика позволяют видеть фактическое местоположение транспорта, пробег, время в пути, простои, моточасы и расход топлива. Это убирает зависимость от «отчётов со слов водителя» и помогает контролировать соблюдение маршрута, фиксировать отклонения и холостой пробег.

2. 1С:ERP, бухгалтерия и склад обеспечивают сквозной процесс: заявка из ERP попадает в логистику, рейс планируется с учётом доступного транспорта и груза. После выполнения данные о фактических расходах, пробеге и себестоимости возвращаются в основную учётную систему предприятия.

3. ЭДО и ГИС ЭПД ускоряют обмен документами, закрытие перевозок и согласование актов, снижают нагрузку на бухгалтерию и уменьшают риск потери документов.

4. Биржи грузоперевозок помогают быстрее находить загрузку, сокращать порожний пробег, ускорять обработку заявок и повышать оборачиваемость рейсов.

5. «Платон» и сервис штрафов автоматически подгружают штрафы, статусы оплаты и данные по платным трассам, чтобы компания не теряла деньги на просрочках и могла учитывать эти затраты в аналитике.

6. Мобильное приложение водителя или экспедитора переводит в цифру путевые листы, статусы рейсов, геолокацию и подтверждение выполнения, что ускоряет обмен данными между водителем и диспетчером.

7. Дополнительные сервисы для подсказок при вводе адресов, управления топливными картами и планирования парковок избавляют от ручной работы и помогают снизить количество ошибок.

Обеспечить интеграции со всеми сервисами сразу — задача объёмная и дорогостоящая. Поэтому рекомендуем в первую очередь настроить обмен данными с системами, использование которых сильнее всего влияет на экономику предприятия:

• GPS/телематика;

• ERP/бухгалтерия;

• маршрутизация;

• мобильное приложение водителя.

Настройка интеграций 1С:УАТ с внешними системами помогает снизить потери, повысить прозрачность и управляемость. Меньше ручной работы, ошибок, потерь топлива и времени, итог — выше рентабельность автопарка и всего предприятия без регулярных вложений.

Читайте также

Как повысить рентабельность автопарка на 10–20% с помощью 1С:УАТ и интеграций

Ответы на частые вопросы

Внедрение 1С:УАТ — это переход от бумажных путевых листов, Excel-таблиц и ручных расчётов к единой системе, где рейсы, ГСМ, ремонты и зарплата водителей учитываются автоматически. Сокращаются ручные операции, упрощается расчет стоимости перевозки, маржинальности и рентабельности, появляется возможность контролировать амортизацию и затраты по каждой машине.

Чувствуете, что автопарк теряет деньги, но не понимаете, где именно? Или ищете способ ускорить работу и избавиться от дорогостоящих ошибок? Мы поможем оценить текущую ситуацию, подберём версию 1С:УАТ и внедрим её под ключ, чтобы сократить ваши потери. Заполните форму внизу — эксперт свяжется с вами в ближайшее время.

Читайте также

Повышаем управляемость автопарка с переходом на новую систему мониторинга транспорта