Настройка отчетов и аналитики в Битрикс24: что смотреть руководителю

• Основные виды отчетов в Битрикс24 для руководителя
  • Отчеты по задачам и проектам
  • CRM-аналитика
  • Отчеты по складскому учету
• Как создавать и настраивать отчеты
  • BI Конструктор: возможности и настройка
  • Примеры создания кастомных отчетов
• Ключевые метрики и показатели для руководителя
  • Общее количество продаж
  • Конверсия из лида в клиента
  • Воронка продаж
  • Эффективность менеджеров
  • Занятость и эффективность по задачам
• Дополнительные инструменты для руководителя
  • Инструмент «Руковожу»
  • Приложения для KPI
• Рекомендации для руководителя при работе с отчетами в Битрикс24
  • Регулярный анализ отчетов
  • Настройка прав доступа
  • Использование BI Конструктора

Основные виды отчетов в Битрикс24 для руководителя

Отчеты по задачам и проектам

Отчеты по задачам и проектам позволяют руководителю контролировать выполнение поставленных задач, оценивать загрузку сотрудников и эффективность работы команд. В разделе «Задачи и проекты» доступны следующие стандартные отчеты:

• «Занятость по проектам» — показывает распределение рабочего времени сотрудников между различными проектами.

• «Задачи на месяц» — дает общую картину по количеству задач и их статусам за выбранный период.

• «Отчет по эффективности» — отражает своевременность выполнения задач и эффективность работы каждого сотрудника.

Эти отчеты позволяют быстро выявлять проблемные зоны в рабочих процессах и принимать меры по оптимизации работы команды.

CRM-аналитика

CRM-аналитика — ключевой инструмент для руководителя отдела продаж или генерального директора. Она включает комплексные отчеты по лидам и сделкам, которые помогают анализировать эффективность продаж. В разделе «CRM - Аналитика» доступны следующие важные отчеты:

• «Общий анализ» — сводная информация по всем ключевым показателям продаж.

• «Воронка продаж» — анализ движения сделок по стадиям и конверсии на каждом этапе.

• «Динамика продаж» — отражение изменений объемов продаж во времени.

• «Сравнение периодов» — сопоставление результатов за разные периоды для оценки динамики.

CRM-аналитика дает полное представление о процессе продаж, позволяя выявлять узкие места и оптимизировать воронку продаж.

Отчеты по складскому учету

Для компаний, занимающихся продажей товаров, важными являются отчеты по складскому учету. Они позволяют контролировать:

• Текущие остатки товаров на складах

• Движение товаров (приход/расход)

• Товары, требующие пополнения запасов

• Анализ оборачиваемости товаров.

Эти отчеты помогают оптимизировать закупки, избегать излишков или дефицита товаров и контролировать финансовые показатели товарного бизнеса.

Как создавать и настраивать отчеты

BI Конструктор: возможности и настройка

Битрикс24 предлагает мощный инструмент для создания и редактирования аналитических отчетов — BI Конструктор. Он позволяет:

1. Использовать стандартные шаблоны отчетов или создавать новые с нуля

2. Выбирать различные наборы данных (лиды, сделки, задачи и др.)

3. Создавать различные визуализации (графики, таблицы, диаграммы)

4. Настраивать фильтры и параметры отчетов

5. Сохранять настроенные отчеты для регулярного использования.

Для создания отчета в BI Конструкторе:

1. Перейдите в раздел CRM → Аналитика → Конструктор отчетов

2. Выберите существующий отчет или нажмите «Создать отчет»

3. Выберите набор данных (например, «Сделки» или «Лиды»)

4. Настройте параметры отчета (период, фильтры, поля для отображения)

5. Добавьте визуализации (графики, таблицы) и настройте их внешний вид

6. Сохраните отчет для дальнейшего использования.

Примеры создания кастомных отчетов

Отчет по эффективности менеджеров:

1. Создайте новый отчет на основе набора данных «Сделки»

2. Добавьте группировку по полю «Ответственный»

3. Включите показатели «Количество сделок», «Сумма», «Средний чек», «Процент успешных сделок»

4. Добавьте фильтр по периоду (например, текущий месяц)

5. Создайте гистограмму для наглядного сравнения результатов менеджеров.

Отчет по источникам лидов:

1. Выберите набор данных «Лиды»

2. Сгруппируйте данные по полю «Источник»

3. Добавьте показатели «Количество лидов», «Конверсия в сделки», «Средняя сумма сделки»

4. Создайте круговую диаграмму по количеству лидов и таблицу с детальными показателями

Ключевые метрики и показатели для руководителя

Общее количество продаж

Этот базовый показатель отражает общую активность отдела продаж и позволяет оценить динамику бизнеса. В абсолютных значениях он показывает, сколько сделок было заключено за определенный период и на какую общую сумму. Рост или падение этого показателя относительно предыдущих периодов дает понимание общего тренда развития компании.

В Битрикс24 можно настроить отчет, показывающий:

• Количество успешно закрытых сделок за период

• Суммарный доход от этих сделок

• Процент выполнения плана продаж

• Сравнение с аналогичным периодом прошлого года.

Конверсия из лида в клиента

Конверсия показывает, какой процент потенциальных клиентов (лидов) превращается в реальных покупателей. По сути, это коэффициент эффективности работы отдела продаж, который рассчитывается как отношение количества успешно закрытых сделок к общему количеству лидов, полученных за тот же период.

Например:

• Если из 100 лидов было заключено 15 сделок, конверсия составляет 15%.

• Конверсия ниже средней по отрасли может говорить о проблемах в процессе продаж или качестве лидов.

• Высокая конверсия свидетельствует об эффективной работе менеджеров и качественной входящей аудитории.

Воронка продаж

Воронка продаж — это визуальное представление пути клиента от первого контакта до заключения сделки. Она показывает количество потенциальных клиентов на каждом этапе продажи и процент перехода между стадиями. Анализируя эти данные, руководитель может выявить «узкие места» в процессе продаж.

Важно отслеживать:

• Конверсию между соседними стадиями (например, из «Переговоров» в «Коммерческое предложение»)

• Стадии с наибольшим оттоком клиентов

• Среднее время прохождения клиента по всей воронке

• Различия в воронках по разным продуктам или менеджерам.

Эффективность менеджеров

Этот комплексный показатель позволяет сравнивать работу разных сотрудников отдела продаж и выявлять лучшие практики. Он включает в себя несколько важных метрик:

• Количество закрытых сделок — показывает объем работы менеджера

• Средний чек — средняя сумма сделки, отражает способность менеджера работать с разным уровнем клиентов

• Процент успешных сделок — отношение выигранных сделок к общему количеству, демонстрирует навыки доведения сделок до закрытия

• Средний цикл продажи — время от первого контакта до закрытия сделки, отражает скорость работы менеджера

• LTV (пожизненная ценность клиента) — суммарная выручка от клиента за все время сотрудничества, показывает способность менеджера развивать долгосрочные отношения.

Занятость и эффективность по задачам

Эта метрика помогает оценить рабочую нагрузку на сотрудников и их способность эффективно справляться с поставленными задачами. В Битрикс24 можно отслеживать:

• Количество задач в работе у каждого сотрудника — позволяет выявлять перегруженных или недозагруженных сотрудников

• Процент задач, выполненных в срок — отражает дисциплинированность и эффективность сотрудника

• Средняя продолжительность выполнения задач — показывает скорость работы

• Распределение задач по приоритетам — помогает оценить, насколько правильно сотрудник расставляет приоритеты.

Дополнительные инструменты для руководителя

Инструмент «Руковожу»

«Руковожу» — специальный инструмент Битрикс24, разработанный для руководителей. Он предоставляет сводку по задачам подчиненных и позволяет:

• Фильтровать задачи по сотрудникам и отделам

• Видеть просроченные задачи

• Контролировать нагрузку на сотрудников

• Оценивать эффективность выполнения задач

Для доступа к этому инструменту перейдите в раздел «Задачи и проекты» и выберите вкладку «Руковожу».

Приложения для KPI

В Битрикс24.Маркете доступны различные приложения для настройки и отслеживания KPI (ключевых показателей эффективности). Эти приложения позволяют:

• Настраивать персональные KPI для сотрудников

• Автоматически собирать данные из различных источников

• Визуализировать прогресс достижения целей

• Выгружать отчеты для анализа и презентаций.

Примеры приложений: «Ключевые показатели CRM», «KPI и мотивация», «Сквозная аналитика и KPI».

Рекомендации для руководителя при работе с отчетами в Битрикс24

Регулярный анализ отчетов

Для эффективного управления бизнесом важно регулярно анализировать ключевые показатели. Рекомендуется:

• Ежедневно просматривать оперативные показатели (новые лиды, активные сделки).

• Еженедельно анализировать конверсию и воронку продаж.

• Ежемесячно проводить детальный анализ эффективности сотрудников и сравнение с предыдущими периодами.

• Ежеквартально оценивать общую динамику бизнеса и эффективность внедренных изменений.

Настройка прав доступа

Для обеспечения конфиденциальности данных и фокусирования внимания сотрудников на релевантной информации важно правильно настроить права доступа к отчетам:

• Руководители высшего уровня — доступ ко всем отчетам.

• Руководители отделов — доступ к отчетам по своему отделу и общей статистике.

• Менеджеры — доступ к личным показателям и сравнению с анонимными средними по отделу.

Настройка прав доступа производится в разделе Настройки → BI-аналитика → Права доступа.

Использование BI Конструктора

Для максимального соответствия отчетов потребностям вашего бизнеса:

• Адаптируйте стандартные отчеты под специфику вашей компании

• Создавайте дополнительные отчеты для анализа уникальных для вашего бизнеса показателей

• Комбинируйте данные из разных источников для получения комплексной картины

• Экспериментируйте с различными визуализациями для наиболее наглядного представления информации.

Настройка отчетов и аналитики в Битрикс24 открывает перед руководителем широкие возможности для эффективного управления бизнесом. Регулярный анализ ключевых показателей помогает выявлять проблемы на ранних стадиях, оптимизировать бизнес-процессы и принимать обоснованные управленческие решения.

Инвестируя время в настройку аналитики, руководитель получает мощный инструмент контроля и развития бизнеса. Используйте все возможности Битрикс24 для аналитики — от стандартных отчетов до создания кастомных решений с помощью BI Конструктора.

Если вы хотите получить максимальную отдачу от аналитических возможностей Битрикс24, но не располагаете временем для самостоятельной настройки всех отчетов, обратитесь за готовым решением с техподдержкой в компанию Интерволга. Профессиональные специалисты помогут:

• Настроить комплексную систему отчетности с учетом специфики вашего бизнеса

• Создать индивидуальные отчеты по ключевым показателям эффективности

• Автоматизировать сбор и анализ данных для принятия управленческих решений

• Обучить ваших сотрудников эффективному использованию аналитических инструментов Битрикс24

• Обеспечить техническую поддержку при возникновении вопросов

Профессиональный подход к настройке отчетов и аналитики от экспертов компании Интерволга позволит вам быстро получить полноценную систему бизнес-аналитики и сосредоточиться на развитии бизнеса.