От ручных отчетов к дашборду: вся правда о процессах компании за 1 минуту

• Дашборд против синдрома вчерашних данных
• Как всё работает
• Отчет по клиентской базе
• Отчет по проектам и инициаторам
• Отчет по согласующим

Добиться системного роста проще, если принимать решения на основе актуальных и честных данных. Идеально, если эти данные представлены в понятном и лаконичном виде, например, в виде дашбордов. Дашборды в Excel непубличные и слишком хрупкие, их применение, особенно в большом бизнесе, не всегда оправдано. Поделимся с вами кейсом по реализации интерактивных отчетов (дашбордов) для крупной горно-металлургической компании, в которой хотели знать всё про эффективность своих внутренних процессов, но не хотели тратить на анализ слишком много времени.

Дашборд против синдрома вчерашних данных

Руководителям крайне важно быть в курсе текущего состояния дел, получая актуальные данные в удобном формате. В нашем случае речь идет о необходимости мониторинга процессов в CRM, где ключевой процесс — согласование цен.

Заказчика интересовали ответы на следующие вопросы:

• насколько хорошо ведется клиентская база в CRM;

• какое количество сделок проходит через процедуру согласования;

• кто и как часто инициирует согласование;

• как долго согласуют и чем заканчиваются согласования.

Тяжело тем, кто делает это в Excel, ведь проще получить расширенную аналитику прямо в CRM Битрикс24 с помощью Конструктора отчетов и BI-Конструктора. Если же их возможностей недостаточно или требуется обогащение данными из других источников, то практикуется выгрузка из CRM в специализированную BI-систему. Этим путем идут, чтобы кардинально решить проблему скорости, глубины и трудоёмкости анализа.

Многолетняя боль ручной подготовки отчетов со временем трансформировалось у заказчика в понятную задачу — создание дашборда для контроля полноты данных и анализа цепочек согласования.

Для аккумулирования корпоративной информации компания использует хранилище данных (Data Warehouse, DWH). DWH — это многослойная система, где в первом слое лежат сырые данные, а в последнем — витрины, т.е. агрегированные данные под конкретные задачи.

Нашей команде требовалось автоматизировать передачу сведений из CRM в одну из витрин хранилища, чтобы позже на её основе собрать дашборд. Его видение было сформировано у заказчика благодаря многолетней подготовке отчетов вручную, поэтому нам не пришлось «колдовать» над макетом.

Последующий опыт показал, что не только создание дашбордов, но и само встраивание в data-процессы крупной компании с высокими требованиями к информационной безопасности — отдельный большой проект. Особенно когда инфраструктура соответствующая: закрытый контур, жесткие нормы ИБ, утвержденный стек ПО и прочее, и прочее…

Как всё работает

BI-систем много (Tableau, Metabase, Power BI, Redash, SuperSet и др.), но у заказчика стек программных решений утвержден, за аналитику отвечает Power BI. Это мощный BI‑инструмент, однако у него есть особенность — урезание функционала при работе вне облака, в локальном контуре. Последнее может быть проблемой для компаний со строгими требованиями к хранению данных внутри страны или на своих серверах.

Power BI — часть Power BI Report Server (PBIRS) — локального сервера отчетов с веб-порталом. Именно на нём в виде дашбордов отображаются данные из различных систем компании, в т.ч. из CRM. Прямого доступа к нему у нас не было. Поэтому, чтобы ускорить реализацию и вписаться в имеющиеся ограничения, мы всё делаем на своем стенде PBIRS и передаем заказчику в готовом виде:

• код для Битрикс24, который периодически формирует датасеты в CRM для передачи в PowerBI;

• отчет PBIRS в .pbix, превращающий набор данных в визуальное представление.

С их помощью заказчик самостоятельно складывает данные в DWH и публикует отчет на PBIRS-сервере. В общем виде схема выглядит так.

Вот примеры дашбордов, которыми пользуются сотрудники компании.

Отчет по клиентской базе

Качество клиентской базы — важнейшее условие эффективности процесса продаж. Для его оценки все карточки компаний и клиентов разбираются на молекулы. Например, проверяется, что:

• для клиентов указаны ФИО, должность, телефон, почта, заполнены другие типовые и пользовательские поля. Если все данные введены, то по совокупности факторов присваивается статус «Качественный контакт». И уже этот интегральный показатель отрисовывается в динамике.

• для компаний указаны сфера деятельности, контакты и реквизиты, годовой оборот, количество сотрудников и другие поля, по которым отслеживается активность (звонки, письма, встречи, выставленные счета и комментарии).

Все данные можно отобразить в нескольких разрезах: по периоду, ответственному, сегменту и т.д. Это позволяет ЛПР подсвечивать аспекты, которые ранее могли ускользать от его внимания.

Отчет по проектам и инициаторам

Динамика продаж, активность менеджеров и других участников проектов, скорость согласований — всё это необходимо руководителю, т.к. прямо или косвенно отражает положение дел в компании. Отчет позволяет мониторить не только динамику количества открытых сделок и запущенных инициатив, но и просматривать отдельные срезы (месяц, сотрудник, подразделение) в интерактивном режиме.

Отчет по согласующим

Согласование чего-либо — не просто кивок головой. Это действие, за которое согласующий несет ответственность. И если согласующих и согласований много, то скорость и ритмичность — важнейшие показатели процесса. Чтобы находить «особо медленных» и «бутылочные горлышки», был создан интерактивный дашборд, показывающий «воронку времени» согласования. Он понимает разницу между рабочим временем и выходными, поэтому правильно учитывает время, даже если задача на согласование поставлена в 17.59 пятницы.

Примеры макетов построены на тестовом наборе данных, имеют отраслевую специфику и исторически сложившееся представление, но интерактивны и показывают состояние вопроса «на сейчас». Внешний вид и состав дашборда может быть любым. Например, если потребуется дополнить текущее представление сведениями о производственных процессах, связанных с проектами и сделками, то это будет просто сделать, т.к. в DWH есть соответствующие витрины.

Информация в CRM и DWH регулярно обновляется, дашборд отстает от этих систем на 4 часа. Этот период выбран путем анализа потребности в данных и расчетной нагрузки на системы. Его можно уменьшить, если этого потребуют новые условия.

Если у вас много полезных данных, но они не выстроены в логичную и наглядную систему, на основании которой можно принимать взвешенные решения, — приходите к нам на бесплатную консультацию. Поможем выстроить процесс сбора, накопления и представления информации для всех уровней управления в вашей организации. Заполните форму внизу, чтобы запланировать время.

Подробнее о контроле процессов с помощью интерактивных дашбордов: