График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без Excel

• Типовой процесс составления графика отпусков
• Отпуск в КЭДО: выбор между 1С, Битрикс24 и госпорталом
• Как выглядит и работает график отпусков в Битрикс 
• Стоимость разработки
• Подведем итоги

В отпуск нужно ходить всем.

Чтобы отправить коллектив в отпуск руководителям структурных подразделений приходится тратить уйму времени на заполнение и согласование графиков. Далее отдел кадров вручную переносит графики в программу кадрового учета. В небольшом коллективе процесс  займет немного времени. Если же в организации работает от 150-200 сотрудников, то это гарантированно не меньше недели. При этом многие компании сохранили удаленный или гибридный формат работы, который еще больше осложняет кадровый документооборот.

Как сократить время и усилия (а также чем удобен в этом плане Битрикс24) расскажем на примере доработки КЭДО (кадрового электронного документооборота) для Coleman Group — одной из ведущих консалтинговых компаний, предоставляющих комплексные кадровые решения. Компания работает в России более 25 лет,  имеет 10 представительств регионах, есть офисы в Казахстане и Беларуси.

Типовой процесс составления графика отпусков

Как выглядит процесс составления графика отпусков без автоматизации:

• сотрудники пишут заявления на отпуск и передают их руководителю;

• руководитель сводит данные в некую таблицу;

• кадровики собирают пожелания от отделов и переносят всё в один сводный документ;

• после утверждения вносят данные в 1С:ЗУП (или аналоги).

При таком подходе руководители больших коллективов не видят данные по всему персоналу в рамках «единого окна». Это приводит к наслоениям отпусков по зависимым должностям и проблемам внутри проектов. 

Есть еще пара минусов, помимо больших трудозатрат. Рядовые сотрудники не имеют доступа к ЗУП и не могут посмотреть интересующую их информацию — факт/остаток отпуска, даты отпуска коллег. Также все связанные процессы, например, перенос отпуска, — это новый круг бумажной работы.

Отпуск в КЭДО: выбор между 1С, Битрикс24 и госпорталом

Чтобы внедрить кадровый ЭДО (и согласование отпуска как подпроцесс) не обязательно внедрять Битрикс24.

Если у вас уже есть 1С, то эта задача может быть автоматизирована с помощью «1С:Кабинет сотрудника». Обработка, подписание и отправка документов происходит в привычном интерфейсе программы. В Кабинете есть возможность организовать процесс сбора пожеланий сотрудников по срокам предстоящих отпусков. Для этого предназначен документ «Сбор графиков отпусков». После завершения сбора информации она поступает в 1С:ЗУП.

Можно пойти по пути интеграции со сторонними сервисами КЭДО, но важно учесть пару моментов:

• любой сервис КЭДО нужно интегрировать в рабочий процесс. Это сложный, трудоемкий и дорогой процесс;

• необходимо будет приобрести подписку и пакет документов. Каждый документ, который проводиться через КЭДО, будет платным, включая пересогласование, исправление ошибок и т.д.

Если же вы используете Битрикс24 для автоматизации работы отдела продаж, тендерного отдела, клиентского сервиса или в качестве HR-портала, то есть еще две возможности:

• начать использовать встроенные опции «родного» КЭДО, поступившись гибкостью и возможностью настройки процесса под себя. В облачной версии этот функционал предоставляется бесплатно уже сейчас, а для коробочной будет доступен в перспективе. Возможно потребуется доработка модуля обмена между 1С и Б24, если кадровый учет ведётся в ЗУП.

• создать уникальный смарт-процесс в «коробочном» портале Битрикса. Здесь, возможно, тоже потребуется помощь интегратора с созданием процесса и настройкой модуля. Но для экономии можно воспользоваться нашей готовой разработкой.

В обоих случаях у вас будет и CRM и КЭДО, что позволит оперативнее решать большее количество задач при любом формате работы. Для полноценной работы с КЭДО и работодателю и работнику нужно иметь УНЭП/УКЭП. Для подачи заявления на отпуск последнему хватит и простой электронной подписи (ПЭП). По мнению экспертов ее хватит для подписи 80% документов, разрешенных для использования в КЭДО.

Как выглядит и работает график отпусков в Битрикс 

Функционал отпусков позволяет:

1. Подать заявление на отпуск;

2. Просмотреть личный график отпусков и график отдела;

3. Подать заявление на перенос отпуска;

4. Посмотреть состояние предыдущих заявлений;

5. Просмотреть свои фактические отпуска за выбранный период;

6. Получить уведомление об отпуске с возможностью его переноса.

Меню раздела

Формирование графика отпусков на следующий год обычно происходит в ноябре-декабре. Для этого администратор Б24 устанавливает временно́е «окно», в течение которого сотрудники должны выбрать период отпуска. В течение этого периода персоналу приходят напоминания в ленту.

На текущий год сотрудники могут заполнить график только через 6 месяцев после приёма на работу.

Точка входа в процесс.

Период отпуска можно ввести с клавиатуры или выбрать в выпадающем календаре.

Выбор дат.

После заполнения графика подчиненный отправляет его на согласование руководителю, которому будет автоматически поставлено задание, а в уведомлении придёт ссылка.

Контрольная страница перед этапом согласования индивидуального графика.

Руководитель может сразу согласовать график или отправить его обратно на корректировку (при этом обязателен комментарий). В процессе согласований сотрудникам и руководителям помогает сводный график по отделам, там видны все пересечения.

В свою очередь, кадровая служба также может вернуть руководителю график его подчиненного для внесения изменений.

После завершения цикла согласований итоговые версии графиков оказываются на исполнении в отделе кадров. На всех этапах сотрудник может видеть изменение статуса у себя в заявлении или в сводном графике отдела. Редактировать график, если он находится статусе на согласовании/согласовано, нельзя.

Смена статусов внутри заявления.

Руководитель подразделения также видит статусы заявлений своего отдела (зеленый — проведен в 1С:ЗУП, черный — отправлен в 1С и еще не проведен).

Сводный график отдела в годовом представлении.

На любом уровне графика (от персонального до сводного) данные можно просматривать за любой доступный период. На сводном графике данные могут просматриваться в годовом или месячном представлении.

Для удобства реализована возможность просмотра детальной информации по клику на заполненных ячейках.

Модальное окно с информацией о деталях отпуска.

Если требуется перенести отпуск на другие даты, это можно сделать на странице личного графика. Кнопка переноса даты появляется в интерфейсе после проведения графика в 1С и пропадает за неделю до начала отпуска (периоды задаются настройками модуля). Напрямую попасть в 1С перенос отпуска не может. По сути, это лишь уведомление кадровика о необходимости сделать перенос.

Перенос отпуска.

Согласованный отделом кадров сводный график не нужно выгружать в Excel и вручную переносить в 1С:ЗУП. Процесс полностью автоматизирован. Обмен между 1С и Б24 построен на разработанном расширении на стороне 1С. Битрикс24 готовит данные в json-формате и отправляет в 1С. После проведения документа в 1С информация об этом уходит обратно в Б24, где происходит смена статуса графика на «Согласованный график из 1С» и он перестает быть доступным для редактирования.

Обмен между Б24 и 1С:ЗУП идет по следующим направлениям:

1. Передача графиков отпусков в обе стороны;

2. Передача статусов графиков отпусков;

3. Фактические отпуска из 1С в Б24;

4. Остатки отпусков из 1С в Б24;

5. Передача Табеля из Б24 в 1С;

6. Передача статусов по табелю в обе стороны.

Экспорт графиков отпусков в 1С.

Обмен логируется.

Еще одной полезной опцией является просмотр остатков отпуска. В зависимости от выбранного года (текущий или следующий) остатки формируются по разному. В первом случае, данные берутся из 1С на конец текущего года, во втором — к текущим прибавляются остатки на конец следующего (с учетом отпусков по графику).

Информация об остатках отпуска на персональной странице.

Функционал также позволяет получить расчетные листки …

Расчетные листы на странице Б24.

… и факт отпусков (в отдельные списки) из 1С. 

Информация о фактической продолжительности отпуска, доступная в Б24.

В заключение упомянем еще одну плюшку в виде напоминания сотруднику о приближающемся отпуске.

Стоимость разработки

Разработанный модуль может быть адаптирован под любого клиента с коробочным Битрикс24. Примерная оценка работ:

1. Доработки на стороне Б24 (разовые работы, которые нужно будет провести перед запуском модуля) — до 40 часов;

2. Интеграция с 1С:ЗУП или другой учетной системой — до 50 часов;

3. Работы, связанные с доработкой модуля из-за особенностей бизнес-процессов заказчика — до 50 часов.

Если перевести часы в деньги, то с учетом часовой ставки на проект нужно заложить примерно 500 тыс. рублей.

Подведем итоги

Внедрение КЭДО — дело нужное, позволяет экономить время, деньги и в любой момент иметь доступ к кадровой информации.

Бесплатные ресурсы предоставляют ограниченный функционал, развиваются медленно и могут быть интересны пока только малому бизнесу. Вести кадровый электронный документооборот, например, на портале «Работа в России», возможно, а вот автоматизировать кадровые процессы и использовать другие инструменты — уже нет.

«Облачный» Битрикс24 реализовал КЭДО пока только как процесс «электронной» подписи «бумажных» документов. Т.е. в системе хранятся «живые» документы, которые нужно сформировать — выгрузить — подписать вручную — отсканировать и загрузить обратно в профиль. Если касаться темы предоставления отпуска, то заявление на отпуск подписать можно даже удаленно, но формирование графика отпусков — по прежнему ручной труд. В части конкретных кадровых процессов всё пока еще очень скромно.

Поэтому, если вам нужна серьезная автоматизация кадровых процессов (отпуск за свой счет, оформление командировок, учет работы в нерабочие дни, оформление отгулов и т.д., — расскажите о задаче нашим экспертам. Они дадут совет, предоставят релевантные кейсы, сделают оценку, помогут с реализацией. Оставьте ваши контактные данные в форме обратной связи, мы перезвоним и расскажем подробности.