Автоматизация процесса командировки в Битрикс24: как сэкономить на деловых поездках

• Зачем автоматизировать процесс командировки
• Как оформить командировку в Битрикс24
• Внесение изменений в командировку
• Особенности командировочного процесса и интеграций
• Задачи на развитие

Эффективность и удобство работы с командировками зависят от множества факторов, но в первую очередь — от используемых инструментов и организации документооборота. Важно, чтобы этот процесс был грамотно организован — начиная с внедрения тревел-политики и заканчивая подготовкой отчетности. В больших компаниях наведение порядка в командировках и автоматизация процесса позволяет сэкономить до 30% командировочного бюджета.

Расскажем как на базе корпоративного портала автоматизировали организацию деловых поездок в компании Велесстрой.

Зачем автоматизировать процесс командировки

Велесстрой — российская компания, входящая в число лидеров по строительству объектов для нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Строительные объекты компании рассредоточены по всей территории Российской Федерации. Особенность сферы деятельности и широкая география проектов предполагают необходимость регулярных командировок на строящиеся объекты. Бюджет на командировочные расходы не резиновый, требуется постоянный контроль лимитов и оптимизация. 

Процесс оформления командировок происходил традиционно: сами сотрудники или ответственные за этот процесс секретари подразделений организовывали и оформляли командировки, отдел кадров и бухгалтерия обеспечивали кадровый и финансовый документооборот. Собрали бумажки, пробежались по кабинетам, выдали деньги под отчет и вот сотрудник уже готов к выезду на объект. Может показаться, что при хорошо отлаженной работе подразделений, в этом процессе не может быть недостатков и и источников экономии. На самом деле, каждый этап процесса может нести в себе потенциальные риски роста командировочных расходов не связанных с увеличением ценности поездки. При этом невозможно оперативно оценить качество управления командировочным бюджетом, особенно если поездок много и они регулярны.

Риски можно переложить на подрядчика — классическое или профильное агентство делового туризма. Это позволяет сэкономить время, т.к. агентства самостоятельно подберут билеты и забронируют гостиницы по маршруту, предоставят закрывающие документы и отчеты. Сэкономить деньги удастся благодаря прямым договорам агентств с перевозчиками и отелями (в обход глобальных систем бронирования), а получить выгоду — через участие в корпоративных программах лояльности.

В программе S7 Profi действует кешбэк до 7% с командировок за счет компаний. Для клиента с начальным статусом Start кешбэк составит 4%. При ежемесячных расходах от 50 тыс. руб. можно получить до 24 тыс. рублей годовой экономии. Для компаний, которые тратят на перелеты более 1 млн руб. в квартал, есть программа S7 Corporate. Она дает особые условия, в том числе скидку от 5 до 8% на авиабилеты.

У Велесстрой таким сервисом-подрядчиком является Аэроклуб — один из крупных игроков российского рынка travel tech и IT-платформа автоматизации деловых поездок. Его IT-решения позволяют строить эффективный командировочный процесс от этапа инициации командировки до сквозной аналитики и финансовой отчетности.

Таким образом, автоматизируя процесс организации командировок заказчик:

• сокращает время на подбор билетов и бронирование;

• хранит все документы по командировке сотрудников в одном месте;

• перекладывает собственные и внешние риски на посредника;

• покупает билеты и номера в гостиницах за меньшую стоимость;

• получает кэшбек и бонусы за участие в корпоративных программах лояльности и доступ ко всем данным и аналитике в любое удобное время.

Как оформить командировку в Битрикс24

В 2021 году мы внедрили корпоративный портал в работу компании. В дальнейшем у заказчика возникла идея создать на портале бизнес-процесс согласования командировок, интегрировав Битрикс24 с Аэроклубом и 1С. Сейчас процесс выглядит так:

1. Сотрудник компании инициирует деловую поездку, самостоятельно заполняет или поручает ответственному лицу заполнение формы на корпоративном портале. 




На основании значения поля «Оформление услуг» определяется тот, кто должен приобрести услуги. Этот же пользователь получает информацию о согласовании/отклонении заявки на разных этапах согласования. Согласующие руководители выбираются из организационной структуры на основании принадлежности сотрудника к тому или иному подразделению. Если руководителя нет на месте, согласовать поездку может его заместитель, личный помощник или вышестоящий руководитель.

2. После завершения всех согласований данные по командировке передаются в Аэроклуб через API сервиса. Информация о сотрудниках передается в рамках интеграции с 1С ЗУП. Контейнер содержит данные для идентификации: персоны (xml_ID), командировки и услуги, которую предоставляет Аэроклуб.

3. На стороне Аэроклуба пользователь авторизуется в Личном кабинете, где происходит покупка билетов, ваучеров, бронирование гостиниц и т.д. Аэроклуб отправляет на портал через feedback-сервис очередь событий с указанием номера поездки/номера командировки/номера услуги.

4. Битрикс24 по ID контейнера и ID поездки, используя API, загружает документы по данной командировке — оформленные билеты и подтверждение бронирования сохраняются в соответствующем поле бизнес-процесса Командировка. Их остается только распечатать.

5. После этого в 1С:ЗУП создаётся задача на ответственного сотрудника. На основании полученных из Битрикс24 данных, он подготовит необходимые документы, в т.ч. приказ на командировку. Для разных обособленных подразделений определяются свои ответственные за оформление приказа.

6. После завершения поездки Аэроклуб сформирует отчетные и закрывающие документы. Специальный агент по расписанию загрузит их в Б24 из которого их заберет 1С.

7. После закрытия месяца Аэроклуб подготовит отчет о поездке (более 50 параметров), который можно использовать в различных целях: от сверки данных до аналитики и поиска путей экономии бюджета.

Схема бизнес-процесса оформления командировки.

Для ТОП-менеджмента схема выглядит немного иначе и сразу начинается с покупки билетов в ЛК Аэроклуба.

Шаблоны процесса также зависят от того, откуда и куда едет сотрудник — из центрального офиса компании на проект или из проекта в центральный офис.

За соблюдением тревел-политики следит соответствующее подразделение — отдел координации и трансфера. Если покупки не соответствуют правилам политики — запускается процесс на изменение командировки. Например, могут предложить поменять даты, если в этот период можно приобрести более дешевые билеты.

Внесение изменений в командировку

Внесение изменений может потребоваться не только когда отдел координации обратил внимание на излишне роскошные условия проживания или перелета, но и в случае иных причин, связанных с рабочими моментами: необходимо задержаться или выехать раньше, включить в маршрут еще один объект, болезнь сотрудника, семейные обстоятельства, форс-мажор и т.д.

Для этого предусмотрели два сценария:

• Изменение дат поездки на стороне Б24;

• Изменение дат на стороне Аэроклуба.

Первый процесс запускается вручную: по нажатию кнопки на элементе сотрудник попадает на форму, где доступен определенный набор полей для редактирования. После изменения дат запускается соответствующий БП. В зависимости от условий могут быть/не быть согласования, отклонения и прочее. В результате работы бизнес-процесса в Аэроклуб летят новые данные, а в 1С:ЗУП — задача уже на изменение приказа.

Во втором случае пользователь самостоятельно что-то меняет в Аэроклубе, а потом специально созданный агент подхватывает эти данные и почти всегда процесс идет без согласования.

Вносить изменения можно сколько угодно раз, но до определенного статуса.

Особенности командировочного процесса и интеграций

В процессе разработки бизнес-процесса столкнулись с рядом сложностей и ограничений.

1. Есть несколько этапов согласования, которые коррелируют с ролями согласующих, находящихся на разных уровнях иерархии. Например, согласование нужно получить не только от непосредственного руководителя, но и от:

   • куратора проекта, куда едет сотрудник;
   • руководителя проекта (меняется местами с куратором, если сотрудник не из центрального офиса);
   • административного директора (если командировка за границу);
   • функционального директора (если сотрудник, например, отдела механизации транспорта перемещается между проектами)
   • Генерального директора или его помощника (в некоторых случаях).

   Процедура и маршрут согласования опирается на оргструктуру. Нужно пройти по всей цепочке и найти в ней всех этих руководителей в зависимости от должности и места работы командируемого. Но особенность в том, что в структуре 1000+ подразделений и более 5 тыс. человек только административно-управленческого персонала.

   С одной стороны, задачу облегчает отсутствие необходимости тащить всех сотрудников из 1С:ЗУП в Б24. С другой, водитель или сварщик не работают в CRM, но им приходится перемещаться между проектами и поэтому нужно оформлять командировки. Для этого в бизнес-процессе предусмотрено участие ответственного лица, которое может оформить поездку по поручению командируемого.

   Логика маршрутов — отдельная тема, но основное в ней — это способ нахождения согласующего. Если руководителя нет, то система посмотрит на заместителя, если нет их обоих — на вышестоящего руководителя, если руководитель в отпуске — согласование уйдет на зама, если в командировке — в мобильное приложение. Для определения наличия руководителя в штате и на рабочем месте используется не только выгрузка из 1С:ЗУП, но График отсутствий в Битрикс24.

   Не все заместители и помощники руководителей имеют право на согласование. Чтобы заявки, при отсутствии согласующих руководителей не приходили по цепочке к генеральному директору, нужно менять штатный функционал делегирования, т.к. настройки там не очень гибкие. Доработанный нами механизм согласований опирается на заранее установленные роли пользователей, которые могут: действовать от имени руководителя, действовать от собственного имени, делегировать. Это сокращает цепочку согласования, т.к. даже при отсутствии руководителя и полномочий на согласование у его помощника, документ будет делегирован лицу, которое может его согласовать. По завершении всех согласований процесс передаст список согласовавших в 1С:ЗУП.

2. Один проект может охватывать несколько городов: головная организация может находиться в Москве, а исполнители в Усть-Луге. Т.к. Аэроклуб ограничивает список городов для покупки билетов и бронирования гостиниц, то без участия их менеджеров не обойтись. Из Москвы до С.-Петербурга билет можно купить самостоятельно, а до Усть-Луги только с помощью сотрудников тревел-агентства. В автоматизированном процессе появляется ручная обработка, и решение здесь может быть только на стороне Аэроклуба.

3. В Б24 существует связь между городами и проектами. Если пользователь выбирает проект, то город в форму запуска  бизнес-процесса «Командировка» подставляется автоматически. Как оказалось, это нужно не всегда. Например, центральный офис одной из компаний группы находится в Москве, но есть сотрудники, которые работают из С.-Петербурга. Если они едут в командировку от центрального офиса, то город отправления определялся как Москва и питерцы не могли улететь нормально. Для решения этой проблемы добавили ручной выбор города отправления, что потянуло за собой правку формы и доработку процесса согласования.

4. Бухгалтерия Велесстрой часть задач решает в Битрикс24, но оформление командировок происходит на стороне 1С:ЗУП. По просьбе клиента мы разработали механизм, который в Б24 формирует текст задачи (заголовок, персона, даты, маршрут, приоритет и т.д.) и передает его в ЗУП. У данного решения есть один недостаток — бухгалтерии необходимо вручную переносить данные из задачи в 1С.

По этой причине задача создания и передачи объекта (JSON с данными о командировке) из Б24 в 1С для формирования на его основе документов «Командировка» и приказа о командировке перенесена в бэклог. Ведь просто создать и передать JSON в 1С (чтобы сразу заработало) нельзя, нужно дорабатывать 1С. Потребуется организовать хранение этого объекта, его обработку (логику сбора текста задачи в 1С), добавить кнопки в форму задачи, реализовать механизм создания документов и хранения связи с задачей.

Были и другие интересные нюансы интеграции о которых обязательно расскажем.

Задачи на развитие

Они появляются из-за особенностей рабочих процессов, которые ранее не предполагалось автоматизировать, их не рассматривали как приоритетные или рассматривался иной способ достижения результата. Среди них:

• перенос из 1С:ЗУП и определение способа хранения 50+ тыс человек персонала, чтобы отправлять их в поездки учитывая все маршруты согласования;

• исключение возможности создания дублей поездки;

• создание механизма поиска личных помощников после ручного выбора согласующего;

• добавление возможности изменить цель поездки и сторону финансирования;

• создание обратной связи между 1С и Битрикс24, когда в CRM уходит статус о проведении приказа о командировке;

• создание командировки из нескольких сегментов (точек маршрута) и др.

Если в вашем бизнесе командировки — частой явление, а выделяемый на эти цели бюджет исчисляется суммой с шестью-семью нулями, то предлагаем обратить внимание на опыт компаний, которые научились держать командировочный процесс под контролем и получать от этого финансовую выгоду. Заполните форму внизу и мы более подробно расскажем об особенностях автоматизации командировок и других процессов в Битрикс24, проанализируем вашу ситуацию и предложим вариант автоматизации подходящий вам по условиям и бюджету.

Статьи по развитию корпоративного портала:

• Холдинговая структура компании в CRM Битрикс24: все сделки группы на одной странице
• График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без Excel
• Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга