Автоматическое распределение лидов в Битрикс24

• Случайное распределение
• Случайное распределение по группам
• Равномерное распределение
  • Вебхуки
• Смешанные стратегии
• Выводы

Если в вашей компании хотя бы два сотрудника, отвечающих за работу со сделками в Битрикс24, рано или поздно возникает вопрос распределения лидов между ними. Пока менеджеров немного и входящий поток небольшой, распределением лидов может заниматься начальник отдела или старший менеджер. Но пройдёт совсем немного времени, и распределение превратится в постоянно отвлекающую рутину. Как помочь начальнику отдела продаж сберечь время и нервы? Только автоматизировать этот процесс. На данный момент в Битрикс нет готового решения (ответственный назначается вручную), но компания ИНТЕРВОЛГА предлагает несколько простых вариантов, как это можно сделать. Для начала нужно определиться со стратегией распределения. Мы выделили несколько самых распространённых вариантов.

1. Случайное распределение. Любая заявка может попасть к любому ответственному.
2. Случайное распределение по группам. Есть несколько типов заявок (например, «Европа», «Австралия», «США» и несколько групп ответственных «Менеджеры по Европе», «Менеджеры по Австралии», «Менеджеры по США»). В зависимости от типа выбирается группа возможных ответственных, далее как по стратегии 1. Может быть полезно для разбивки заявок и ответственных по географическому признаку, виду услуг и т.п.
3. Равномерное распределение. Новый лид ставится на сотрудника, у которого меньше всего лидов в данный момент.
4. Смешанные стратегии. Сюда относятся нормы на день (обработал 50 заявок — можно и домой, система больше не выдаст), учёт личных предпочтений сотрудников и различные оценки и метрики: уровень квалификации, эффективность сотрудника и т.п.

Рассмотрим, как можно реализовать в Битрикс24 некоторые из этих стратегий.

Случайное распределение

На тарифе Битрикс24 Стандарт и выше можно создать Триггер, срабатывающий при переходе лида в нужную стадию. Для начала нужно создать новую стадию «К распределению». Перевод лида запустит стратегию распределения. С помощью команды «Редактировать в дизайнере бизнес-процессов» в разделе «Роботы» нужно создать простой Бизнес-процесс. Нужны 2 блока: «Выбор сотрудника» и «Сменить ответственного». В первом нужно перечислить пул возможных ответственных, из которых будет произведён выбор. Есть возможность указать резервных пользователей. Второй шаг Бизнес-процесса назначает выбранного случайного пользователя ответственным за текущий лид. На этом настройка случайного ответственного закончена.

Случайное распределение по группам

Можно реализовать по аналогии с полностью случайным распределением двумя способами:

1. Завести нужное количество стадий (например, «К распределению - Европа», «К распределению - Австралия» и «К распределению - США»).
2. Добавить поле «Регион» в Лиды и сотрудникам, усложнить сам Бизнес-процесс, добавив блоки «Условие».

Равномерное распределение

Задачу также можно решить с помощью Бизнес-процессов, но рассмотрим и другие варианты.

Вебхуки

На тарифах Битрикс24 от Плюс и выше есть возможность настроить отдельный вебхук для перехода лидов в конкретную стадию. На всех тарифах Битрикс24 доступен универсальный вебхук изменения Лида (ONCRMLEADUPDATE). В обоих случаях ваш Битрикс24 оповестит сторонний сервер о произошедшем событии, на которое нужно отреагировать. Здесь уже требуются навыки программирования или использование сервисов вроде Zapier. Мы можем написать такой скрипт для вас. Он получает сигнал от Битрикс24, и далее действует по алгоритму:

1. Получить из Битрикс24 всех ответственных
2. Для каждого ответственного получить из Битрикс24 количество активных Лидов
3. Выбрать ответственного с наименьшим количеством Лидов
4. Назначить в Битрикс24 нового ответственного.

Смешанные стратегии

Для всех остальных стратегий, скорее всего, нужно индивидуальное решение. Компания ИНТЕРВОЛГА занимается внедрением и доработками Битрикс24 с момента её выхода на рынок и обладает широкой компетенцией в этой области.

Выводы

В Битрикс24 нет готовых инструментов автоматизации процесса распределения лидов, но можно реализовать через:

1. Роботы + Бизнес-процессы (тарифы Стандарт и выше), простые стратегии. Время настройки Битрикс24 от 2 до 7 часов.
2. Роботы + Вебхуки + PHP (тарифы Плюс и выше), стратегии средней сложности. Доработка Битрикс24 от 5 до 10 часов.
3. Вебхуки + PHP (любые тарифы), самые сложные стратегии. Доработка Битрикс24 от 15 часов.