Согласование документов в 1С:Документооборот и интеграция с Битрикс24

• Когда в документах хаос
• Система для автоматизации документооборота
• Процесс согласования документа в 1С:Документооборот
• Работа с документами в Битрикс24 и согласование в 1С
• Подводя итоги

Когда в документах хаос

В компаниях средних и крупных размеров ежедневно создается, согласовывается и подписывается множество документов: приказы на отпуск или командировку, договоры с покупателями и поставщиками, отчеты по продажам и затраченным средствам и пр.

В какой-то момент количество этих документов становится столь велико, а маршрут движения столь сложен, что начинают возникать проблемы:

• «потеря» документов (т.е. невозможно с уверенностью сказать на каком этапе согласования находится какой-либо документ);
• сложности передачи документов между подразделениями (например, договор у менеджера по продажам, но финансовому отделу надо срочно проанализировать);
• недопустимое увеличение времени «прохождения» документа через все уровни согласования;
• проблемы с защитой данных (слишком большое количество лиц, имеющих доступ к документам снижает уровень защищенности данных) и пр.

Но как решить эти проблемы?

Система для автоматизации документооборота

В перечисленных случаях на помощь приходят специализированные программные обеспечения, предназначенные для автоматизации документооборота.

Одним из представителей является 1С:Документооборот — современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми операциями и совместной работой сотрудников. Внедрив у себя, вы получите: удобный поиск нужных документов, четкое обозначение этапа согласования, доступ к истории событий и изменений, защиту от потери данных, оптимизацию времени прохождения по маршруту бизнес-процесса и т.д.

1С:Документооборот позволяет без проблем интегрироваться с другими продуктами линейки фирмы 1С, например, с «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» или «1С: Управление торговлей 11.4». Это означает, что прямо из этих программ вы можете создавать и запускать на согласование различные документы. Но в современной реальности компании в структуре своих систем помимо учетных программ фирмы 1С используют и другие системы, такие как интернет-магазины, CRM, самописные программы. И зачастую все они прекрасно работают по-отдельности, но вот именно их совместной слаженной работы компании и не хватает.

Процесс согласования документа в 1С:Документооборот

Для примера приведем простой бизнес-процесс внутри 1С:Документооборот.

Предположим, в нашей условной организации персонал подает заявки на выделение денежных средств на закупку техники. Этот запрос согласовывается непосредственным руководителем работника, т.е. руководителем отдела, а также финансовым директором. После согласования заявка утверждается директором организации.

Схема описанного бизнес-процесса выглядит так:
Предварительно в Документообороте уже настроен шаблон нашего комплексного согласования и утверждения. При сохранении созданного документа «Заявка на выделение ДС для закупки оборудования» будет предложено запустить этот комплексный процесс.
После запуска заявка будет последовательно согласно схеме нашего бизнес-процесса переходить от одного исполнителя к другому. В первую очередь она попадает к непосредственному начальнику.

После согласования запрос пойдет дальше — к финансовому директору, а затем — на утверждение к генеральному директору. Если обращение пройдет все стадии, то вернется к создавшему ее сотруднику со всеми соответствующими согласованиями, либо вернется к нему отклоненной в случае, при другом исходе.

Этот механизм продуктивно функционирует, когда все пользователи работают внутри одной программной системы. Фактически, все лица, причастные к бизнес-процессу, должны быть подключены к 1С:Документообороту. Но у большинства компаний структура систем и соответственно работы менеджеров выстроена иначе.

Работа с документами в Битрикс24 и согласование в 1С

Что делать, если 1С — не единственная система в компании, где ведется документооборот? Часто бывает, что в торговой фирме менеджеры по продажам не пользуются системами учета 1С компании, а работают, например, исключительно с Битрикс24. В этом случае теряется главная цель внедрения 1С:Документооборота — автоматизация движений документов, так как получается, что сотрудники разделены в разрезе используемых систем.

На самом деле, инициировать согласование документа в одной системе, передавать его в другую, потом возвращать результат обратно — это наилучший вариант работы с документооборотом.

И применительно к нашему примеру:

Коллектив работает исключительно на портале Битрикс24. Кому-то потребовалось купить ноутбук.

Тогда схема нашего документооборота будет выглядеть следующим образом: сотрудник прямо в портале создает заявку на выделение денежных средств на покупку ноутбука. Заявка отправляется в 1С:Документооборот (в том числе с информацией о создателе). Отправка инициируется на стороне портала по факту создания обращения, либо настроена по расписанию.

В 1С:Документообороте в списке кадров находится сотрудник, создавший заявку. От его имени создается внутренний документ и запускается процесс согласования:

• согласование непосредственным руководителем сотрудника;
• согласование финансовым директором;
• утверждение генеральным директором.

Когда согласование и утверждение завершено, то согласованная или отклоненная заявка возвращается обратно на портал и заявитель уже видит результат. Возврат заявки на портал оформляется на стороне 1С, либо настроен обмен по расписанию.

Сотруднику не придется погружаться в 1С, он сработается в привычной для себе инфраструктуре портала, запустит эти процессы из любой точки мира в любой момент времени. В то же время всяь процедура автоматизирована и сделана максимально удобной для участвующих лиц.

Это один из многих вариантов интеграции 1С:Документооборота с внешними системами, с чем сталкивается ИНТЕРВОЛГА при работе с клиентами постоянно. В целом, интеграция с 1С:Документооборот занимает у специалистов от 250 часов работы, зависит бизнес-процессов, настройки и индивидуальности компании.

Саму лицензию 1С:Документооборот можно приобрести у официального представителя компании 1С. К примеру, стоимость одной лицензии 1С:Документооборот ПРОФ составляет 36000 рублей. Для работы в программе 100 пользователей лицензия обойдется в 396000 рублей.

Подводя итоги

В современном мире каждая компания, стремящаяся не утонуть в огромном объеме документов, рано или поздно сталкивается с необходимостью внедрения автоматизации документооборота. Но в современных реалиях подобные системы не смогут существовать изолированно. Мы можем помочь вам реализовать типовой сценарий интеграции или вместе разработать уникальную схему документооборота между разнообразными системами с учетом специфики вашей деятельности.


В форме ниже вы можете оставить заявку на консультацию или приобретение данной услуги. После настройки интеграции вы поймете, на сколько новый документооборот упростит работу вам и вашим сотрудникам.