• Назначение менеджера при создании лида
• Автоматическое письмо клиенту после заявки
• Задача перезвонить, если клиент молчит
• Напоминания о дедлайнах в задачах
• Автоматическая отправка КП
• Контроль просроченных задач
• Запуск задач при старте проекта
• Уведомление клиента об оплате
• Генерация документов по шаблону
• Анкетирование или сбор отзывов

ТОП-10 задач, которые можно автоматизировать в Битрикс24 прямо сейчас

Автоматизация в Битрикс24 — это не только про крупные бизнес-процессы. Уже с первого дня можно упростить рутину: снять с сотрудников часть задач, сократить время реакции и навести порядок в сделках. Вот 10 типовых сценариев, которые вы можете внедрить буквально за пару часов.

Назначение менеджера при создании лида

Когда появляется новый лид, например, с сайта или рекламы, система сама закрепляет его за свободным менеджером. Настроить робота в CRM, который будет автоматически назначать ответственного, можно:

• По очереди — распределение по очереди между сотрудниками
• По направлению — например, лиды с сайта — одному, с рекламы — другому
• По условию — тегу, региону, источнику и т.д.

1. Перейдите в CRM → Сделки или Лиды. Выберите нужную воронку, где создаются лиды
2. Нажмите «Автоматизация». В верхнем меню нажмите кнопку «Автоматизация» → «Роботы»
3. Выберите этап, на котором создается лид. Обычно это первый этап воронки — например, «Новый лид»
4. Нажмите «Добавить робота». Выберите действие «Изменить ответственного»
5. Укажите, кому назначать:
   • Конкретного сотрудника
   • Группу сотрудников по очереди (включите «Распределять по очереди»)
   • Условие назначения — используйте робота с фильтром или настройку по тегу, источнику и т.п. через бизнес-процессы.
6. Сохраните и протестируйте. Создайте тестовый лид и убедитесь, что он автоматически получает нужного ответственного.

Если у вас много направлений или источников, создайте разные воронки или добавляйте теги при создании лида (это можно делать через Webhook или форму сайта).

• Все лиды автоматически попадают к нужным менеджерам
• Никаких потерь — система сама отслеживает и закрепляет ответственных
• Руководитель видит, кто за что отвечает уже на старте.

Автоматическое письмо клиенту после заявки

Настройте робота в CRM, который будет автоматически отправлять письмо клиенту сразу после создания лида или сделки. Это первое подтверждение, что заявка получена.

1. Перейдите в CRM → Лиды (или Сделки). Выберите ту воронку, куда попадают новые заявки с сайта или рекламы
2. Нажмите «Автоматизация». Откройте вкладку «Автоматизация» → «Роботы»
3. Выберите первый этап (например, «Новый лид»). Это тот этап, на котором появляется заявка
4. Нажмите «Добавить робота» → «Отправить письмо». Выберите действие «Отправить письмо клиенту». Если вы еще не подключили почтовый сервис — подключите корпоративную почту или SMTP
5. Составьте текст письма. Пример шаблона:

   Здравствуйте, {{Name}}!
   Спасибо за обращение. Мы уже получили вашу заявку и свяжемся с вами в течение 10 минут.
   Если у вас есть вопросы, можете ответить прямо на это письмо.
   

6. Укажите отправителя. Выберите, от кого будет уходить письмо — например, общий ящик или конкретный сотрудник
7. Сохраните и протестируйте. Создайте тестовый лид с почтой — проверьте, приходит ли письмо сразу после создания.

• Вы можете использовать HTML-письмо с логотипом, кнопками и стилями
• Письмо можно отправить с задержкой (например, через 2 минуты)
• Вместо письма можно использовать SMS или WhatsApp, если подключены каналы коммуникаций.

• Клиент сразу получает подтверждение, что его заявка в работе
• Повышается доверие и снижается вероятность того, что он уйдет к конкуренту
• Менеджер может позже перезвонить, но у клиента уже есть «контакт с брендом».

Задача перезвонить, если клиент молчит

Иногда клиент перестаёт выходить на связь: не отвечает на письма, не берёт трубку, «зависает» на этапе выбора. Такие сделки легко теряются в потоке, особенно если нет чёткого напоминания.

Автоматизация позволяет не упустить клиента:

• В Битрикс24 можно настроить условие: если по сделке не было активности более 3 дней — система ставит задачу ответственному: перезвонить клиенту
• Дополнительно можно указать, чтобы менеджер оставил комментарий — это даст руководителю понимание, почему сделка зависла

• Автоматическое напоминание — не нужно держать всё в голове
• Снижение числа «зависших» сделок
• Повышение скорости реакции и уровня сервиса
• Возможность оперативно вернуть клиента в воронку.

• Название: Перезвонить клиенту — нет активности 3 дня
• Крайний срок: +1 день
• Описание: Клиент не выходит на связь. Уточните, актуально ли предложение.

Напоминания о дедлайнах в задачах

Когда много задач — легко забыть о сроках. Особенно если работаешь над несколькими проектами или задача была поставлена давно. Чтобы избежать срывов сроков, в Битрикс24 можно настроить автоматические напоминания.

Как работает: за несколько дней до дедлайна система отправляет уведомление в чат, на email или в мобильное приложение. Напоминание получают:

• Исполнитель задачи — чтобы не забыть
• Ответственный/постановщик — чтобы проконтролировать
• Руководитель — если нужно усилить контроль или подключиться.

• Вручную — при постановке задачи
• Через автоматизацию в разделе «Проекты и задачи» (для бизнес-тарифов)
• Через CRM-роботов — если задача ставится из сделки/лида
• Через бизнес-процессы — если нужен сложный контроль.

• Минимум просроченных задач
• Своевременное включение в работу
• Повышение ответственности исполнителей
• Руководитель видит ситуацию заранее — не в последний момент.

Такая система помогает команде соблюдать сроки и завершать задачи без авралов.

Автоматическая отправка КП

Когда сделка переходит на этап «Презентация» или «Ожидает КП», Битрикс24 сам отправляет клиенту письмо с прикрепленным файлом КП, пояснением и, при необходимости, ссылкой на оплату или документы.

Шаг 1. Подготовьте шаблон письма

1. Перейдите в CRM → Настройки → Автоматизация → Роботы
2. Выберите воронку и этап, с которого хотите отправлять КП
3. Добавьте робота «Отправить письмо»
4. Заполните поля:
   • Кому — контакт или email из карточки сделки
   • Тема письма
   • Текст письма — пояснение, например: «Здравствуйте, во вложении — коммерческое предложение по вашему запросу. Готовы обсудить детали!».

Шаг 2. Прикрепите файл КП

• Фиксированный файл — прикрепите PDF прямо в тело письма
• Автоматическая генерация КП (персонализированное):
  • Используйте документ на основе шаблона CRM
  • Включите робота «Сформировать документ» → «Отправить по email»
  • Шаблон создаётся заранее: CRM → Настройки → Шаблоны документов → Добавить → Подставьте нужные поля сделки.

Шаг 3 (опционально): Добавьте действия после отправки:

• Поставить задачу: «Перезвонить через 2 дня»
• Отправить уведомление менеджеру
• Ожидание действия клиента (если встроены триггеры).

• Быстрая реакция — письмо уходит сразу после этапа
• Без «человеческого фактора» — ничего не забудется
• Всё фиксируется в CRM — видно, отправлено ли письмо, был ли отклик.

Контроль просроченных задач

Если исполнитель не закрыл задачу в срок, система автоматически оповещает руководителя или ставит новую задачу — разобраться, почему срок был сорван.

• Задача просрочена (по дате завершения в Битрикс24)
• Включается робот или бизнес-процесс, который:
  • Отправляет уведомление руководителю или ответственному
  • Ставит задачу: «Проверь причину просрочки» (например, назначается руководителю отдела).

Настроить можно:

• Через робота: Задачи и проекты → Шаблоны задач → Настроить автоматизацию
• Или через отчеты и автоматический контроль (в CRM или в «Задачи и проекты»).

• Просрочки не остаются незамеченными
• Руководитель может вовремя вмешаться
• Повышается дисциплина и прозрачность в команде.

Запуск задач при старте проекта

Когда вы создаете новый проект в Битрикс24, вся структура задач может автоматически подтягиваться из шаблона: основные задачи, подзадачи, сроки, ответственные.

• Вы создаете проект — вручную или через форму/CRM
• Битрикс24 автоматически добавляет в него заранее подготовленный шаблон задач:
  • Типовые этапы (например, «Подготовка», «Запуск», «Проверка», «Закрытие»)
  • Подзадачи внутри каждого этапа
  • Сроки — от даты старта проекта
  • Роли: кто за что отвечает.

1. Создание шаблона задач:
   • Перейдите в Задачи и проекты → Шаблоны
   • Нажмите «Создать шаблон»
   • Добавьте: заголовки задач и подзадач, дедлайны, ответственных и соисполнителей.
2. Привязка шаблона к проекту:
   • При создании нового проекта выберите опцию «Создать задачи по шаблону»
   • Или автоматизируйте запуск шаблона через бизнес-процесс, если проекты создаются через CRM.

• Экономит время — не нужно каждый раз вручную собирать структуру
• Упорядочивает процессы — все работают по одному сценарию
• Снижается риск забыть о важной задаче
• Легко адаптировать шаблоны под разные типы проектов.

Уведомление клиента об оплате

Когда клиент оплачивает счет, система сама отправляет уведомление — письмо, SMS или сообщение в мессенджер. Это подтверждение, что деньги дошли, и процесс пошел.

• Оплата проходит — например, в 1С, банке или вручную в CRM
• Сделка в Битрикс24 переходит на этап «Оплачено» или проставляется статус оплаты
• Робот автоматически отправляет сообщение клиенту, например:
  «Платеж по счету №123 от 12.07 получен. Спасибо! Мы начали работу над вашим заказом».

• Клиент получает быструю обратную связь
• Повышается доверие: платеж не ушел в пустоту
• Меньше звонков в поддержку — «А вы получили оплату?»
• Процесс работает без участия менеджера.

Генерация документов по шаблону

Битрикс24 может сам формировать документы — договоры, счета, акты — подставляя нужные данные из CRM. В шаблоне заранее настраиваются поля: ФИО клиента, сумма, номер сделки и т.д.

• В карточке сделки вы выбираете шаблон (например, «Договор на оказание услуг»)
• CRM автоматически подставляет:
  • Имя клиента
  • Дату
  • Сумму
  • Реквизиты
  • Название услуг и пр.
• Документ сразу готов для скачивания, отправки или подписи.

1. Перейдите в CRM → Настройки → Шаблоны документов
2. Создайте новый шаблон или отредактируйте готовый (в формате .docx)
3. Используйте теги, например:
   • {{Contact.Name}}
   • {{Company.Requisite.UIN}}
   • {{Deal.Opportunity}}
4. Привяжите шаблон к нужному этапу или роботу
5. Также можно настроить робота, чтобы документ формировался автоматически при переходе сделки на нужный этап, а затем:
   • Прикреплялся к карточке
   • Отправлялся клиенту на email
   • Передавался в 1С или на подпись через ЭДО.

• Экономит время менеджера
• Позволяет быструю отправку документов клиенту
• Снижает риск ошибок из-за ручного копирования.

Анкетирование или сбор отзывов

После завершения сделки Битрикс24 может автоматически отправлять клиенту форму обратной связи. Это может быть: опрос удовлетворённости, форма отзыва, NPS-опрос (оценка по шкале 0–10), короткий опрос в 2–3 вопроса.

1. Создайте форму в Битрикс24 или на внешнем сервисе
2. Перейдите в CRM → Роботы и триггеры
3. Добавьте робота на этап «Сделка завершена успешно»
4. Выберите действие «Отправить письмо» или «Отправить SMS»
5. Вставьте текст + ссылку на форму. Например:
   Спасибо за сотрудничество! Нам важно ваше мнение. Пожалуйста, ответьте на короткий опрос — это займёт не больше 1 минуты: [ссылка на анкету]