• Какие сценарии проектной работы можно вести
• Где вести проекты в Битрикс24
• Как работает канбан в задачах Битрикс24
• Как ставить задачи
  • Постановка задачи вручную
  • Создание задачи из чата
  • Задачи по шаблонам
• Как контролировать сроки и загрузку команды
• Как смотреть отчеты по проектам
  • Возможности контроля задач в Битрикс24
• Типовые ошибки при управлении проектами в Битрикс24

Как вести проектную работу в Битрикс24: канбан, задачи, отчеты

Битрикс24 — не только CRM и маркетинг. Это еще и полноценный инструмент для управления проектами: с задачами, сроками, ролями, дедлайнами и визуальным контролем в канбане. В этой статье — разберем, как вести проектную работу: где создавать задачи, как организовать доски и что позволяет контролировать отчетность по проекту.

Какие сценарии проектной работы можно вести

В Битрикс24 удобно вести любые проектные задачи, особенно если вы работаете в команде, где важно отслеживать статусы, роли и сроки.

1. Клиентские проекты. Речь про проект с внешним заказчиком: у него есть задача, сроки, ответственная команда. В Битрикс24 можно:

• Создать отдельную рабочую группу
• Зафиксировать ТЗ, документы, переписку
• Поставить задачи исполнителям
• Подключить клиента к порталу (если нужно).

Как пример — разработка лендинга для клиента с этапами: прототип → дизайн → верстка → запуск.

2. Внутренние командные проекты. Здесь задачи чаще касаются внутренних процессов: маркетинг, IT, HR, производство, бухгалтерия. Каждый отдел может вести свой проект или работать в общей среде.

Пример: создание обучающего курса, когда один пишет тексты, другой монтирует видео, третий настраивает платформу. Все задачи и обсуждения — в одной группе.

3. Повторяющиеся процессы. Если проект повторяется регулярно, его можно завести как шаблон: задачи создаются автоматически, сотрудники получают напоминания и отчетность.

Например, ежемесячная отчетность в бухгалтерии: задачи создаются 1 числа, с дедлайном 10-го. Если сотрудник не сдал вовремя — система напомнит.

4. Процессы с несколькими отделами. Битрикс24 позволяет объединить работу разных подразделений: одни ставят задачи, другие принимают и завершают. Вся коммуникация фиксируется.

В качестве примера — продажа нового продукта:

• Маркетинг готовит презентации
• Продажи делают рассылку и встречи
• Юристы проверяют договор
• Производство запускает тираж.

Все действия — в рамках одного проекта.

Битрикс24 подходит не только для ведения отдельных задач, но и для полноценной проектной деятельности с иерархией, дедлайнами, шаблонами и аналитикой. Сценарии могут быть любыми — от типовой задачи «верстальщику» до запуска франшизы.

Где вести проекты в Битрикс24

Проекты живут внутри рабочих групп. Это отдельное пространство, где команда работает над задачами, делится файлами, обсуждает ход работы и формирует отчетность.

Рабочая группа — это контейнер для совместной работы. Внутри группы можно:

• Создавать задачи и подзадачи
• Вести обсуждения и переписку
• Обмениваться файлами
• Подключать чат, календарь, вики-страницы
• Ограничивать доступ и права участников.

Группа может быть:

• Открытой — все сотрудники видят ее и могут присоединиться
• Закрытой — только по приглашению
• Внешней — для совместной работы с клиентами, подрядчиками и фрилансерами.

Чем отличается проект от рабочей группы? В интерфейсе Битрикс24 есть переключатель: группа или проект. Функционально они почти идентичны, но:

• Проект всегда имеет дату начала и окончания
• В проекте можно отслеживать статусы выполнения и прогресс
• Проекты проще визуализируются на главной странице задач
• Проекты чаще применяются для ограниченных по времени работ.

Рекомендация: если у вас есть четкий срок завершения и этапы — используйте проект. Если работа постоянная — подойдет рабочая группа.

Отметим, что при создании проекта или группы вы назначаете:

• Руководителя — отвечает за весь проект
• Участников — могут создавать и выполнять задачи
• Наблюдателей — видят прогресс, но не участвуют напрямую.

Можно гибко настроить права: кто может ставить задачи, кто может менять этапы, а кто видит переписку и отчеты. Например, руководитель — проджект-менеджер; участники — дизайнер, верстальщик, копирайтер; наблюдатель — клиент или директор.

1. Перейдите в раздел Задачи и Проекты. В левом меню выберите пункт Рабочие группы или Проекты. На некоторых тарифах он может называться просто Группы.
2. Нажмите Создать → Проект/Рабочую группу. Появится форма создания с параметрами.
3. Выберите тип: рабочая группа или проект. В Битрикс24 это один и тот же функционал. Разница — в галочке «Это проект». Если включить — можно задать даты начала и окончания, отслеживать прогресс, дедлайны и статус завершения.
4. Введите название и описание.
5. Настройте доступ.
6. Добавьте участников.
7. Выберите инструменты группы. Галочками можно включить/отключить: чат проекта, календарь и другое.
8. Создайте проект/группу.

После сохранения вы попадете внутрь — на доску задач, где уже можно ставить задачи, настраивать канбан, делиться файлами и обсуждать.

Совет: сохраняйте шаблоны рабочих групп, если у вас часто повторяются проекты с похожей структурой. Это экономит время на настройку.

Как работает канбан в задачах Битрикс24

Канбан — это визуальный способ управления задачами: все задачи отображаются в виде карточек, которые перемещаются между колонками. Такой подход удобен для командной работы: видно, кто что делает, на каком этапе задача и где есть «узкие места».

В Битрикс24 канбан встроен в каждый проект, рабочую группу и даже в личные задачи. Канбан состоит из колонок (этапов). По умолчанию доступны:

• Новые — только что созданные задачи
• В работе — задачи в процессе
• На проверке — задачи, ожидающие оценки или комментариев
• Завершенные — выполненные задачи.

Вы можете переименовывать стадии, менять их порядок, добавлять свои (например, «Ожидает ответа клиента», «На утверждении», «Отложено»).

Внутренний проект по созданию лендинга может выглядеть так: Новые → ТЗ готово → Дизайн → Верстка → Тестирование → Запуск.

Каждая карточка на канбан-доске — это отдельная задача. В ней сразу видно:

• Название
• Исполнителя
• Срок выполнения
• Метки и приоритет
• Файлы, если прикреплены

Можно кликнуть по карточке и открыть полную форму задачи — без перехода со страницы.

При этом канбан удобен для каждого пользователя:

• Общий канбан — показывает все задачи проекта
• Мой канбан — только задачи, где вы исполнитель или соисполнитель
• Фильтры и сохраненные представления — можно настроить «свою» доску.

Если вы используете шаблоны задач или повторяющиеся задачи (например, еженедельный отчет), они тоже автоматически отображаются в канбане и двигаются по стадиям.

• Видно, где «зависли» задачи
• Руководитель сразу понимает загрузку команды
• Менеджеры видят, на каком этапе каждый проект
• Можно гибко управлять потоком работы и не терять важные задачи.

Как ставить задачи

Быстрая постановка задач — одна из сильных сторон Битрикс24. Задачу можно создать в несколько кликов — из любого раздела: вручную, по переписке или на основе шаблона. Это экономит время и помогает не терять мелкие поручения.

Постановка задачи вручную

Классический способ — через кнопку «Создать задачу» в верхнем меню или в разделе «Задачи и проекты».

Что можно указать:

• Название задачи
• Ответственный
• Соисполнители и постановщик
• Срок исполнения
• Связанный проект/рабочую группу
• Описание, чек-лист, вложения
• Напоминания и зависимости от других задач.

Например, задача: «Сверстать лендинг для акции». Срок: до пятницы, ответственный — дизайнер, соисполнитель — копирайтер.

Создание задачи из чата

Если обсуждаете задачу в корпоративном чате Битрикс24, можно быстро превратить любое сообщение в задачу:

• Наведите курсор на сообщение
• Нажмите троеточие → Создать задачу
• Система подставит текст сообщения в описание
• Останется только выбрать ответственного и срок.

Менеджер написал: «Нужно сделать презентацию до понедельника» → одним кликом это превращается в задачу без дублирования информации. Плюс в том, что все задачи, созданные из чата, сохраняют ссылку на исходную переписку.

Задачи по шаблонам

Если в компании регулярно повторяются типовые задачи, например, подготовка к мероприятию, оформление документов, запуск рекламы, лучше использовать шаблоны.

Где их создавать:

• Раздел Задачи и проекты → Шаблоны
• Можно создать шаблон задачи или шаблон целой последовательности (если задач несколько).

Преимущества шаблонов:

• Подставляются нужные исполнители, дедлайны, чек-листы
• Можно запускать по кнопке или по расписанию
• Удобно при онбординге новых сотрудников.

В любой задаче можно включить повторение по расписанию:

• Раз в день/неделю/месяц
• В определенный день недели
• До определенной даты или бесконечно.

Пример: задача «Подготовить квартальный отчет» → создается автоматически 1 числа каждого третьего месяца.

Как контролировать сроки и загрузку команды

Поставить задачу — первый шаг. Важно следить, чтобы ее выполняли в срок, а команда не была перегружена. В Битрикс24 для этого есть встроенные инструменты контроля: напоминания, отчеты, визуализация и уведомления.

Каждая задача может иметь:

• Срок исполнения
• Начальную дату
• Промежуточные сроки (через подзадачи или чек-листы).

Если срок прошел, а задача не завершена — она помечается как просроченная, и ответственный получает уведомление.

Также вы можете включить напоминания:

• За день до срока
• В день выполнения
• Несколько раз. Например, за 3 дня и за 1 час до дедлайна.

Уведомления приходят внутри портала, на email и в мобильное приложение.

Совет: если у сотрудника много задач, рекомендуем ставить напоминания заранее, чтобы не приходилось «гасить пожары» в последний момент.

Еще существуют виджеты и фильтры для контроля задач. В разделе Задачи и проекты → Мои задачи можно включить удобные представления:

• Все мои задачи
• Текущие задачи
• Просроченные
• На сегодня/на этой неделе
• Я постановщик/наблюдатель.

Пример: руководитель заходит в «Задачи → Где я постановщик» и фильтрует по просроченным — сразу видно, где зависло выполнение.

Отдельная возможность — диаграмма Ганта. Это инструмент визуализации, где все задачи отображаются в виде полос по времени. С помощью диаграммы видно сколько задач у каждого сотрудника, где пересекаются сроки и какие задачи уже «не помещаются» в график. Можно перетаскивать задачи прямо на диаграмме — удобно для пересмотра сроков и планирования ресурсов.

Для руководителей и PM-ов доступен отчет по загрузке сотрудников:

• Сколько задач у каждого
• Сколько уже просрочено
• Сколько завершено вовремя
• Кто недогружен/перегружен.

Битрикс24 не просто фиксирует задачи — он помогает контролировать сроки, видеть реальную загрузку команды и управлять приоритетами. Это особенно важно в многозадачных проектах, где легко потерять из вида мелкие поручения.

Как смотреть отчеты по проектам

Когда задач становится много, без отчетности не обойтись. Руководителю важно видеть: кто чем занят, как продвигается проект, где есть задержки и кто не справляется. В Битрикс24 это решается через отчеты по задачам, аналитику по проектам и выгрузки в Excel.

Чтобы найти отчеты, перейдите в раздел Задачи и проекты → вкладка Отчеты. Здесь доступны:

• Готовые шаблоны. Например, «Мои задачи», «Проект X», «По отделу»
• Создание собственных отчетов
• Фильтрация по группам, сотрудникам, статусам, датам.

В отчетах можно увидеть:

• Количество задач по статусам (в работе, завершено, просрочено)
• Среднее время выполнения задач
• Количество задач у каждого участника
• Выполнение задач по срокам
• Долю вовлеченности. Например, кто часто откладывает задачи
• Процент завершения по проекту или рабочей группе.

Например, в проекте «Редизайн сайта»:

• Всего задач: 37
• Выполнено: 24
• В работе: 10
• Просрочено: 3

→ видно, что до дедлайна осталось 5 дней, и можно усилить контроль по открытым задачам.

Возможности контроля задач в Битрикс24

• Кто сколько задач выполнил за период
• Какие задачи были завершены с опозданием
• Среднее время реакции на задачу
• Загрузка по неделям/дням

Используется для оценки эффективности работы, постановки KPI и анализа распределения нагрузки по отделу.

Если проект оформлен именно как проект (а не просто рабочая группа), то внутри карточки проекта можно видеть:

• Процент завершенных задач
• График выполнения по времени
• Прогресс участников
• Общую статистику по этапам.

Плюс в том, что эта аналитика доступна даже без захода в общие отчеты — всё видно прямо внутри проекта.

Любой отчет можно выгрузить в таблицу — для хранения, анализа или отправки клиенту.

• Нажмите «Экспорт в Excel»
• Получите файл с задачами, статусами, сроками, исполнителями
• Используйте фильтры, сводные таблицы, формулы.

Пример: проектный офис готовит отчет по проекту за квартал → выгружает задачи и строит графики в Excel для инвестора.

Отчетность в Битрикс24 — это не просто статистика. Это инструмент для управления командой, отслеживания динамики проектов и выявления слабых мест. Систематический анализ позволяет вовремя вносить изменения и не «заваливать» сроки.

Типовые ошибки при управлении проектами в Битрикс24

Даже при внедренной системе задач и четких инструментах проекты могут буксовать. Причина — в неправильной постановке, отсутствии структуры и контроля. Ниже — типичные ошибки.

1. Задачи без сроков. Если не указать срок выполнения, задача зависает. Система не напомнит, никто не почувствует дедлайна. В итоге: проекты растягиваются, потому что никто не спешит.
2. Нет назначенного ответственного. Если задача без ответственного, она никому не принадлежит. Все считают, что «кто-нибудь другой» сделает. Задача проваливается. На совещании никто не знает, кто должен был это делать.
3. Всё свалено в одну большую задачу. Одна задача на весь проект: «Сделать сайт». Без подзадач, сроков и этапов. Чем это кончается: невозможно оценить прогресс, нет точек контроля. Никто не понимает, на каком этапе работа.
4. Задачи не привязаны к проекту. Если задачи не входят в рабочую группу или проект, они теряются из общей картины. Руководитель не может собрать аналитику. Как итог: проект кажется готовым, но часть работы «висит» в личных задачах сотрудников.
5. Никто не закрывает задачи. Сотрудники выполняют задачи, но не отмечают их как завершенные. В канбане и отчетах они висят как «в работе» или «просроченные». Итог: руководитель не видит, что реально происходит.
6. Слишком много стадий в канбане. Канбан с 10+ колонками: «В работе», «На уточнении», «Ждет клиента», «Ждет руководителя», «Висит» и т.д. Задачи кочуют неделями между статусами. Команда теряется, где реально движение, а где тупик.
7. Нет финального контроля или приемки. Задачи закрываются исполнителем без проверки или обратной связи от руководителя/клиента. В итоге: работа сдана формально, но не принята. Начинается доработка, недовольство, двойная работа.

Ошибки чаще всего не в системе, а в процессах внутри команды. Битрикс24 — мощный инструмент, но он требует внимательности к деталям: кто ставит, кто делает, кто контролирует. Когда каждый знает свою роль и работает по структуре — проект идет вперед.