Как автоматизировать задачи в Битрикс24

• Что можно автоматизировать
• Как работают роботы
• Как работают триггеры
• Как настроить роботов: пошаговая инструкция
• Пример сценария: автоматизация обработки заявки
• Пример сценария: автоматизация работы после выставления счета
• Что ещё можно сделать

Что можно автоматизировать

Сценарии зависят от того, как у вас построена работа с лидами, сделками и задачами. Но есть типовые действия, которые легко передать на автомат:

Постановка задач сотрудникам. Например: когда в CRM появляется новый лид — автоматически создается задача менеджеру «Связаться с клиентом в течение 15 минут». Такие задачи можно ставить с дедлайнами, напоминаниями и чек-листами.

Изменение стадии сделки. Сделка может автоматически перейти на новый этап, когда выполнено нужное действие. Например:

• Менеджер завершил задачу → сделка переходит в «Подготовка КП»
• Отправлен счет → стадия меняется на «Ожидаем оплату».

Уведомления сотрудникам. При наступлении события CRM может отправлять уведомления в чат, на email или в приложение Битрикс24.

Добавление комментариев, напоминаний и чек-листов. Автоматически можно добавлять заметки в карточку, ставить напоминания на конкретную дату или прикреплять типовой чек-лист задач.

Отправка сообщений клиентам. С помощью роботов можно автоматически отправлять:

• Письма
• SMS
• Сообщения в мессенджерах, если настроена интеграция.

Перенос сделки между менеджерами. Можно назначать сделку новому менеджеру по условиям:

• Если не было ответа в течение 24 часов
• Если сделка достигла стадии «Ожидает звонка»
• Если у текущего сотрудника перегруз.

Автоматизация таких действий снимает рутину с менеджеров и помогает не терять заявки. Всё происходит по заданному сценарию, без необходимости постоянно что-то отслеживать вручную.

Как работают роботы

Роботы — это действия, которые выполняются автоматически при переходе сделки или лида на нужный этап. Настраиваются отдельно для каждой воронки.

Например:

• Когда лид поступает → поставить задачу менеджеру «Позвонить клиенту»
• Когда выставлен счет → отправить клиенту письмо с реквизитами
• Когда задача завершена → изменить стадию сделки.

Как работают триггеры

Триггеры — это условия, при которых сделка или лид автоматически меняет стадию.

Примеры:

• Получено письмо от клиента → лид переходит в стадию «Есть контакт»
• Клик по ссылке в письме → сделка переходит в «Интересуется»
• Открыт документ → переход на следующий этап воронки.

Как настроить роботов: пошаговая инструкция

Чтобы автоматизировать задачи в CRM Битрикс24, используйте встроенных роботов и триггеры. Это визуальный редактор, где вы настраиваете, что делать системе на каждом этапе работы со сделкой, лидом или задачей.

1. Перейдите в раздел CRM → Воронки и туннели продаж
   Здесь отображаются все воронки: лидов, сделок и других сущностей. Выберите нужную.
   
   
2. Откройте нужную стадию и нажмите «Роботы»
   У каждой стадии есть свой набор действий, которые выполняются при наступлении события, например, при переходе сделки на этап.
   
   
3. Добавьте нового робота
   Нажмите «Добавить робота» и выберите действие из списка:
   • Создать задачу
   • Изменить статус сделки
   • Отправить уведомление
   • Запланировать звонок
   • Отправить письмо или SMS.
     
     
4. Настройте условия выполнения
   Для каждого робота можно задать:
   • Условия. Например, сумма сделки больше 100 000 рублей
   • Задержку по времени. Например, выполнить через 2 часа
   • Ответственного. Например, передать задачу конкретному сотруднику или по очереди.
     
     
5. Сохраните настройки и протестируйте
   После сохранения робот начнет работать при наступлении указанного события. Лучше сначала протестировать на тестовой сделке — чтобы убедиться, что всё работает корректно.
   
   
6. Добавьте триггеры, если нужно
   Триггеры автоматически переводят сделку на нужный этап. Например:
   • Клиент заполнил форму на сайте → сделка создается и переходит в стадию «Новый лид»
   • Письмо прочитано → переход на стадию «Ожидание ответа».

Роботы работают по принципу если — то: если наступает событие, система выполняет действие. Вы можете выстроить целую цепочку действий и тем самым автоматизировать работу всей воронки продаж.

Пример сценария: автоматизация обработки заявки

1. Лид поступает через форму на сайте
2. Робот ставит задачу менеджеру: «Позвонить клиенту в течение 15 минут»
3. Через час — напоминание, если задача не выполнена
4. После выполнения — робот меняет стадию лида
5. Дополнительно отправляется письмо клиенту: «Спасибо, мы с вами скоро свяжемся!».

Пример сценария: автоматизация работы после выставления счета

1. Менеджер вручную переводит сделку в стадию «Выставлен счет»
2. Робот отправляет клиенту письмо со счетом и благодарностью
3. Параллельно создается задача бухгалтеру: «Проверить оплату через 3 дня»
4. Через 3 дня — проверка оплаты:
   • Если оплата получена — робот меняет стадию на «Оплачено»
   • Если нет — отправляется напоминание клиенту.

Что ещё можно сделать

Автоматизация в Битрикс24 не ограничивается базовыми действиями. Если вы хотите выстроить более сложные сценарии и упростить рутину в команде — вот дополнительные возможности:

Использовать готовые шаблоны сценариев. Встроенная галерея роботов и автоматизаций в Битрикс24 позволяет не настраивать всё с нуля. Вы можете выбрать сценарии вроде «Автоматическая постановка задач при создании сделки» или «Отправка письма клиенту после звонка» и быстро адаптировать их под себя.

Настроить условные последовательности. Для каждого робота можно задать условия. Например, если сумма сделки больше 100 000 — поставить задачу руководителю.

Комбинировать с бизнес-процессами. На продвинутых тарифах (например, CRM+, Компания) доступен конструктор бизнес-процессов. Он позволяет выстраивать более гибкие сценарии: использовать циклы, параллельные действия, пользовательские поля и сложные ветвления.

Добавить кастомные поля и использовать их в автоматизации. Если стандартных полей CRM не хватает, добавьте свои. Например, «Срок выполнения работ», «Уровень приоритета» или «Тип клиента». Эти данные можно использовать в условиях и действиях роботов — для подстановок, фильтрации или передачи в задачи и письма.

Автоматизация в Битрикс24 позволяет экономить время, избегать ошибок и оперативно реагировать на заявки. Даже базовые сценарии с роботами и триггерами заметно упрощают работу.

Если вы замечаете, что менеджеры забывают про задачи, заявки теряются или лиды «висят» неделями — самое время навести порядок с помощью автоматизации.