Личный кабинет согласования проектной документации для подрядчиков Евраз

Степан Овчинников
Андрей П.
Подписаться

Евраз – одна из крупнейших вертикально-интегрированных металлургических компаний в мире. Компания активно применяет внешних подрядчиков для решения проектных и текущих задач.

На собственной площадке supply.evraz.com (проект разработан компанией ИНТЕРВОЛГА) специалисты Evraz проводят тендеры. Эта площадка экономит силы всех участников в процессе отбора.

После выбора подрядчика нужно стартовать работы. Включение в проект – важный и сложный процесс, его ключевой этап — согласование пакета документации на организацию и производство работ.

Ранее утверждение документов проводилось на личных встречах контрагентов с согласующими. Такой подход приводил к затягиванию сроков, была опасность сдвига проекта. Процесс был несовершенен:

  • Срок внутренней проверки мог быть очень большим и не всегда было понятно на ком конкретно остановлен процесс. Нужна система контроля с указанием активного этапа.

  • В процессе по согласованию документов возникала необходимость в оперативной выдаче и исправлении замечаний, как между сотрудниками компании так и контрагентами. Требовалась удобная система для взаимодействия онлайн.

Задача: разработка инструмента ускорения согласования документов о допуске подрядчика

Подобные задачи решаются упорядочением и автоматизацией процесса. Так как в компании Евраз уже внедрен личный кабинет подрядчика, то логичное решение – дополнить кабинет новым процессом для бесшовного перехода между стадиями работ.

Было принято решение реализовать процесс в отдельном разделе личного кабинета.

Идея проекта: от личных встреч — к согласованию онлайн.

Согласование документов онлайн

Решение – дополнить личный кабинет системой согласования проектной документации и отслеживания прогресса

Требуется создание «гибкой» системы согласования документов через СЭД с возможностью отслеживания переговоров и этапов согласования.

Задачи:

  • Предоставление контрагентам возможности работы с СЭД за счет реализации личного кабинета контрагента, расположенного на внешнем общедоступном ресурсе (сайт);

  • Предоставление внешним организациям, которые участвуют в согласовании организации, производства работ (например, пожарная часть), доступа в СЭД с возможностью выдачи замечаний и согласования документов;

  • Ускорение связи между контрагентами и сотрудниками Evraz, за счет упрощения работы с замечаниями к документам, при помощи сообщений и автоматизированных уведомлений;

  • Поиск документов в СЭД при помощи регистрационных номеров;

  • Ускорение согласования документов, за счет создания типовых маршрутов на основе динамических ролей и возможности параллельного согласования.

Бизнес-процесс согласования документов контрагента через СЭД

Схему непосредственного процесса представим ниже

Схема согласования документов контрагента через СЭД

Как видно из схемы, учтена возможность корректировок и доработок и в самом процессе подготовки

Гибкий процесс разработки инструмента согласования проектной документации в личном кабинете

В работе с Евраз у ИНТЕРВОЛГИ давно сложились доверительные отношений. За 7 лет сотрудничества выполнено более 20 проектов, и при старте проекта Заказчик поручил нам предложить технические решения по инструменту системы согласования. Промежуточные результаты необходимо было периодически показывать заказчику. Требовалось обсуждение и корректировка направления разработки.

При таких вводных большинство проектов мы разрабатываем c использованием гибкой методологии Agile и способом организации процесса по технологии Scrum. Традиционная каскадная модель для таких проектов не подходит из-за задержек получения конечного результата, невозможности удобно распараллелить задачи, возникновения проблем и недоработок в последующих этапах, которые требуют возврата к предыдущим для исправления.

В атмосфере доверия и при наличии выделенной команды гибкий подход работает хорошо.

Гибкий процесс разработки инструмента согласования проектной документации в личном кабинете

Как применялся Scrum в проекте:

  • ежедневные планерки;

  • присутствие заказчика на каждой планерке;

  • непосредственные исполнители 3-х команд разработчиков;

  • руководитель проекта от заказчика - он же scrum-master;

  • список задач в Trello с разбивкой на бэклог и спринты с этапами разработки: в работе, на тестировании, сделано;

  • 2-х недельные спринты.

В проекте было несколько интересных задач, о них мы расскажем подробнее.

Утверждение ролевых моделей для разработки нового бизнес-процесса

Так как каркас личного кабинет уже был готов, потребовалось определить хватает ли ролей пользователей для участия в новом бизнес процессе. Если "Да" – определяем и описываем сценарии взаимодействия с разрабатываемым разделом по согласованию документов. Иначе нужно вводить новые роли в изначальном личном кабинете.

Структура и диаграмма потоков данных инструмента согласования проектной документации

Автоматизация сложного процесса строится на общей для всех команд структуре данных. Ее изменения по ходу возможны, но дороги.

Поэтому ключевой этап – утверждение структуры данных проекта как единого «языка», на котором говорит команда.

Структура данных проекта

Структура данных — это фундамент проекта. Наша рабочая группа была инициатором и основным разработчиком. Мы предоставили первый вариант структуры, обсуждение и доработку выполняли совместно с командой заказчика.

Диаграмма потоков данных дает понимание процесса взаимодействия систем. Если система взаимодействия одна, то такая диаграмма не нужна. Когда систем несколько, описание потоков данных позволяет понимать интеграционные процессы в системе и быстро решать проблемы. Также понимание процессов взаимодействия помогает разрабатывать сценарии тестирования.

Диаграмма потоков данных

Интеграция личного кабинета с закрытой системой электронного документооборота

Возникла задача передачи документов в СЭД. В этой системе происходит согласование документов на стороне заказчика. При этом система СЭД Заказчика закрыта и не обрабатывает внутренние запросы, а сведения – конфиденциальны.

Для её решения мы применили схему работы через промежуточную базу данных, когда каждая система отправляет только исходящие запросы. Эта схема стала уже традиционной для наших интеграционных проектов при закрытости систем. В этом случае особое внимание требовалось уделить безопасности.

В результате разработали схему взаимодействия из нескольких промежуточных файрволов и зоны DMZ. Требовалось организовать обмен файлами документов и сопутствующей информации по ним.

Мы разбили интеграционный механизм на 2 параллельных потока, которые должны обслуживать три проектных команды, каждая на своем уровне: сайт, промежуточная зона DMZ, СЭД.

Дизайн и верстка в личном кабинете раздела согласования проектной документации

Визуальная часть проекта важна для пользователя.
Потребителю важно работать в стабильной и комфортной среде, а что происходит «под капотом» проекта никому не интересно. 

Наш гибкий подход к проекту позволяет достичь целей Заказчика. В рамках Agile задачи разбиваются на итерации по 1-2 недели, и осязаемый результат можно получить за этот срок.    

Согласование проектной документации в личном кабинете

Техническое задание vs постоянный диалог

Техническое задание как отдельный законченный документ в проекте отсутствует. Документация готовится уже после выполнения проекта, ну или на завершающем этапе. Почему - философия Agile гласит «работающий продукт важнее исчерпывающей документации». Требования конечно же фиксируются, например в тикетах по задаче. Но это не техническое здание на сотни страниц, которое никто не читает :)

Не секрет, что при выполнении задач требования могут "мутировать". Фиксируется такое изменение комментарием. Обсудили — реализовали и поехали дальше.

Диалог о техническом задании личного кабинета

Тестирование и запуск разработок в личном кабинете

Согласованная схема потоков данных позволяет быстро разработать тесты.

Сценарии имеют вид таблицы со столбцами «Действия сценария», «Ожидаемый результат», «Статус».

Сценарии и результаты тестирования инструмента согласования проектной документации в ЛК

Требования безопасности к инструменту перед запуском

Критически важным требованием к системе была информационная безопасность. Внешняя система (сайт) не должна иметь прямого доступа к внутренней системе (СЭД).

Следствие – для всей передаваемой информации нужна карантинная зона (DMZ). Карантинная зона являлась хранилищем, к которому имели доступ и из внешней системы и из внутренней.

Следующим вопросом стала организация хранения информации в промежуточной зоне таким образом, чтобы к ней можно было иметь структурированный доступ из обеих систем. В качестве хранилища данных определили БД MSSQL, что позволило сэкономить на реализации сервиса контроля информации, и дало возможность гибкой настройки доступа.

Файлы вынесли в отдельное от СУБД хранилище, что позволило избежать ограничений на объем и позволило применить готовые инструменты по контролю за содержимым.

Такая механика взаимодействия позволила отказаться от прямого контакта между внешней и внутренней системами, но добавила других сложностей.

Пример: многоэтапный маршрут передвижения информации между системами привел к появлению нескольких сервисов, каждый из которых мог стать точкой отказа.

Поэтому потребовалось выработать общие принципы логирования и мониторинга для всех систем. Общая таблица логирования позволила в любой момент любому из подрядчиков увидеть расширенную картину движения информации в цепочке, и перенаправить обращение на непосредственного ответственного в цепи, не требуя всех в цепи мониторить индивидуальные логи.

Результаты доработки личного кабинета для согласования проектной документации

Проект завершен, раздел согласования документов находится на стадии опытной эксплуатации. Автоматизация процесса согласования ПОР/ППР позволит:

  • поддерживать оперативную связь между инициатором согласования (контрагенты, сотрудники Евраз) и согласующим,

  • сократить сроки согласования, что позволило четко планировать сроки старта проектов и укрепить имидж Evraz на рынке подрядных организаций,

  • повысить прозрачность процесса и сократит бумажный документооборот.

Личные кабинеты для онлайн-взаимодействия с любыми типами контрагентов – современный способ повышения эффективности бизнеса. ИНТЕРВОЛГА выполняет все виды работ при создании личных кабинетов от проверки идеи и проектирования до реализации и сопровождения.

Больше информации про интранет-системы в нашем телеграм-канале:  https://t.me/r4intranet.



Оцените статью
18.02.2022
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

23.11.2022
Развитие B2B-платформы: готовые функции, задачи в работе и планы на будущее В этой статье расскажем о текущем развитии B2B-Платформы — нашего инструмента для автоматизации работы с оптовыми клиентами. Что сделали, что в работе, что...
05.10.2022
Личный кабинет подрядчика: ускорение процесса сбора документов работников на объектах компании ЕВРАЗ в 15 раз Получение документации от подрядчика – долговременно, сложно, утомительно Подрядчикам приходится пройти настоящее бюрократическое испытание, чтобы получить д...
05.08.2022
Руководство по разработке и запуску B2B-платформы — 13 ключевых моментовС каждым новым поколением доля людей, для которых покупка онлайн становится нормой, растёт. Покупатель уже не хочет тратить своё время на лишние действия, он хо...
23.06.2022
Увеличение скорости обновления информации в 100 раз за счет миграции данных из самописного хранилища на базе СУБД PostgreSQL Ранее мы уже описывали архитектуру мультиязычного сайта с большим количеством иностранных дилеров для компании Levenhuk. В этой статье рассказываем, как реш...
23.05.2022
Как увеличить конверсию интернет-магазина обуви до 3.9% Вступление Начну с конца. Вот таких показателей мы достигли: начинали с таких: Если интрига сработала, и вопрос “Как увеличить конверсию интернет-...
18.05.2022
Обмен контрагентами между 1С и сайтом с сохранением структуры Партнеров, Контрагентов, Юридических лиц и Контактов O чем речь? Мы сделали B2B-Платформу для предприятий с партнерами-оптовиками и задачами автоматизации торговли. Некоторые Пользовательские сц...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем