Согласование счетов и договоров в Битрикс24 для оптового поставщика металлопродукции

• Информация о заказчике
• Задача клиента
• Новый функционал и возможности Битрикс24 по согласованию документов
• Этапы работ
• Как выглядит готовое решение
• Результат

CRM как концепция управления отношениями с клиентами существует уже три десятка лет, а рынок CRM-систем насыщен предложениями от разных разработчиков. Тем не менее, даже крупные компании не всегда доверяют чувствительную для финансовой стабильности работу средствам автоматизации, продолжая вручную совершать множество простых рутинных операций и допускать ошибки из-за слабости производственной или торговой команды. Расскажем об опыте крупной компании, решившей отказаться от привычных схем работы ради повышения производительности труда, экономии времени «дорогих» сотрудников и возможности принимать решения на основе автоматически собираемой аналитики.

Информация о заказчике

ООО «ТК МС-Трейд» — оптовый поставщик сортового металлопроката и ванадиевой продукции, осуществляющий поставки по всей России и в страны ближнего зарубежья. У компании всегда в наличии наиболее востребованные позиции металлопроката: арматура, двутавры, швеллеры, уголки, проволока, гвозди, сетка и ванадиевая продукция.

Компания активно росла, расширяя географию поставок и увеличивая объем заказов. Но ключевые бизнес-процессы оставались слабо автоматизированными:

• Согласование цен происходило в полуручном режиме в самописной СЭД

• Работа велась в нескольких системах и множестве файлов

• Не был автоматизирован сбор данных для аналитики по заказам, клиентам и договорам

• Не было единой площадки для коммуникации сотрудников: деловая переписка велась в личных чатах, переписка и исторические данные по сделкам не были видны руководителям, состояние процесса и сделки были доступны только со слов менеджера. С уходом менеджера «уходила» вся история работы с клиентом.

Задача клиента

ООО «ТК МС-Трейд» нуждалось в автоматизации процесса управления продажами, чтобы:

• стандартизировать процесс ведения сделки;

• снизить количество «потерянных» и «забытых» лидов

• собирать и хранить исторические данные о продажах клиентам, их особенностях и предпочтениях, условиях поставок и т.д.

• снять лишнюю нагрузку с менеджеров, автоматизировав рутину (автоматическое распределение задач на ответственных, напоминания о делах, формирование и отправка КП и счетов, отправка sms и другие способы оповещений при изменении статуса сделок и др.)

• дать руководителям инструменты оперативного контроля за ходом сделок, повысить их прозрачность 

• автоматизировать ключевые этапы работы с заказами

• экономить время сотрудников на обсуждении и согласовании рабочих вопросов

• легко считать KPI менеджеров, собирать аналитику по качеству их работы

• уйти от ручного переноса данных между системами и снизить количество ошибок

Новый функционал и возможности Битрикс24 по согласованию документов

Ключевая функциональность, которая доступна пользователям на текущий момент:

1. Кастомизированная новостная лента и кастомизированный новостной портал:
   1. Дизайнерская главная страница
   2. Отдельный раздел для новостей компании
   3. Блок виджетов «как в Google» для перехода на наиболее часто используемые инструменты
   4. Блок дней рождения
   5. Блок наград и достижений сотрудников
   6. Опросы - вынесены из живой ленты на новую Главную страницу
   7. Более компактная живая лента в отдельном разделе на Главной
2. Доработанная CRM часть:
   1. Настроена интеграция с промежуточной базой данных (ПБД), используемой для выгрузки данных из ERP. В CRM выгружаются следующие данные:
      • Клиенты (Компании)
      • Заказы (Сделки) (+ Смарт-процесс Позиции заказов)
      • Договора (Смарт-процесс)
      • Счет-фактуры (Смарт-процесс)
      • Отгрузки (Смарт-процесс)
      • Банковские гарантии (Смарт-процесс)
      • И несколько справочников (Универсальные списки)
   2. Доработаны смарт процессы, автоматизация и настроены несложные бизнес-процессы.
   3. Расширены права доступа на организации в зависимости от того, какой менеджер связан с организацией через смарт-процесс «Договоры»
3. Полностью кастомный раздел СЭД по согласованию цен:
   1. Кастомный раздел с согласованиями и задачами
   2. Подгрузка параметров заказа
   3. Расчет уникальных показателей по заказу и его позициям основываясь на параметрах универсальных списков (справочников) также интегрированных с ПБД (А она в свою очередь с SAP ERP)
   4. Отдельный интерфейс для согласующих
   5. Удобные уведомления (колокольчик и почта)
   6. История согласования
   7. Возможность прикрепить комментарии, файлы
   8. Статусная модель

Этапы работ

1 этап (~ 3 месяца. с 12.07.23 по 15.07.23): создание CRM−оболочки поверх ERP SAP для более комфортной работы с последней.

Заказчику требовался стандартный функционал CRM чтобы контролировать ход сделок, хранить историю, задачи, комментарии. Для удобства пользователей внутри CRM была создана «витрина данных», которая позволяет видеть ключевую информацию по заказам: компания, позиции заказа, счета-фактуры, отгрузки. Также, по просьбе заказчика, провели частичную кастомизацию интерфейса.

2 этап (ещё 3 месяца с 15.07.23 по 01.02.24): автоматизация расчета цен, цепочки согласования, корпоративное хранилище контрактов и кастомные отчеты.

Настроили передачу не только заказов, но и договоров и банковских гарантий и пр… из SAP в CRM. На данном этапе столкнулись с проблемой: стандартные настройки прав доступа не позволяли их разграничить на уровне компаний, т.е. сделать так, чтобы сотрудники, работая с договорами, видели только свои компании. Стандартные средства управления правами  в Битрикс24 позволяют разграничить доступ только для заказов и смарт−процессов, а для компаний — нет. Задача объемная, но вполне решаемая. 

Следующие этапы (с 01.02.24 по н.в.): позже автоматизировали процесс расчёта и согласования цен. Уникальная особенность этой доработки в параметрическом расчете цены (учитывается большое количество факторов, в том числе макроэкономические) и вариативности цепочек ее согласования. Стоит упомянуть, что ранее согласование цен происходило вручную (передача по цепочке документа в excel).

CRM в текущем виде автоматизирует работу менеджера по сбору фактуры заказа, расчёту цены и ее согласованию, позволяет хранить подробную историю и передавать согласованные заказы в SAP. Сейчас система находится в промышленной эксплуатации и активно тестируется пользователями, формируется бэклог.

Как выглядит готовое решение

Главная страница портала

Виджеты

Заказы

Список проектов согласования цены по конкретным заказам

Детальная карточка согласования

Детальная карточка согласования: история согласований

Детальная карточка согласования: статусы согласования

Результат

В результате проекта ООО «ТК МС-Трейд» получила полностью адаптированную под бизнес CRM-систему, интегрированную с SAP ERP через промежуточную базу данных.

• В едином интерфейсе теперь отображаются все ключевые данные по заказам, компаниям, счетам-фактурам, отгрузкам и договорам.

• Автоматизирован процесс расчета и согласования цен — вместо СЭД и Excel используется кастомный модуль с параметрическим расчетом цены и цепочкой согласования.

• Реализована витрина данных для менеджеров и статусная модель работы с договорами.

• Повышена прозрачность процессов и снижена нагрузка на сотрудников.

• Настроены права доступа по компаниям, обеспечена конфиденциальность и персонализация работы с каждым клиентом. Сотрудники видят только тех клиентов, которые к ним прикреплены.

Система переведена в промышленную эксплуатацию и активно используется, ускоряя обработку заказов и повышая эффективность управления продажами.