График занятости сотрудников в Битрикс24: кому и зачем пригодится

• Все с чего-то начинают. Мы начали с Google Таблиц
• Почему мы не используем График занятости в Битрикс24
• Как обновлению Графика занятости помог переход на Jira
• Как сейчас мы планируем ресурсы отделов в Битрикс24
  • Выбор отделов, групп и сотрудников
  • Создание задачи
  • Отсутствия и отпуска
  • Нерабочие дни
  • Конфликты

Каждый руководитель мечтает эффективно управлять ресурсами команды. Лично мы начинали с гуглдоков, которые работают, но убивают время. Хотите увидеть, как выглядит планирование ресурсов отдела, когда оно перестает быть болью и превращается в удобный рабочий процесс? В статье рассказываем, почему штатные возможности Битрикс24 не закрыли наши потребности, чем нас не устроил YouTrack и как мы сделали свой кастомный График занятости с интеграцией Jira.

Все с чего-то начинают. Мы начали с Google Таблиц

У руководителей отделов всегда существовала потребность в быстрой оценке занятости сотрудников на проектах и времени, потраченного на задачи. Это показывает не только текущую загрузку, но и бюджет свободного времени, которым располагает отдел и каждый сотрудник. Самый простой способ сделать это — нарисовать таблицу, где по вертикали рабочие часы, по горизонтали — сотрудники, а цветные ячейки — задачи. Как здесь.

Но у такого решения есть очевидные минусы:

• Лист на следующий месяц нужно вручную скопировать из предыдущего, заново расставить даты, выходные дни. Затем зайти в 1С или Битрикс24, проверить и отметить время отпуска.

• Все ячейки нужно вручную заполнить названием проекта или ссылкой на задачу в системе управления проектами. При этом выбрать столько ячеек, сколько часов планируется потратить на задачу.

• Желательно залить ячейки разными цветами, чтобы легко ориентироваться в проектах и задачах.

Наглядно? Да.

Удобно? В целом, да.

Эффективно? Не очень. Много ручной работы, никаких тебе выпадающих списков, перетаскивания задач с помощью drag&drop, их подтягивания из системы управления проектами, автоматического экспорта графика отпусков, выходных и праздничных дней и всего такого, что нравится не только программисту, но и обычному человеку.

Почему мы не используем График занятости в Битрикс24

Для оценки занятости сотрудников в Битрикс24 есть инструменты «Занятость по задачам» и «Руковожу». Оба они показывают статистику загрузки сотрудников, но раздел «Руковожу» доступен только пользователям, которые назначены руководителями в структуре компании. Он побогаче, чем «Занятость …», в частности, умеет показывать сводку по статусу задач.

Если realtime-оценки не хватает, можно сформировать шесть видов стандартных отчетов: занятость по проектам, задачи на месяц, отчет по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учет по задачам, ресурсный учет по исполнителям.

Но есть ряд особенностей, которые осложняют для нас проектный менеджмент в Битрикс24.

Максимальная глубина сетки графика в 1 день — это одна из причин, которая останавливала нас от использования данного инструмента в повседневной работе. В задаче можно указать часы, но в сетке их не видно. Для компаний, где НЕ НУЖНО вести точный позадачный учет времени и на этом основании выставлять счета клиентам, штатные инструменты подходят идеально. А вот юридическим, консалтинговым, инжиниринговым, IT-компаниям может быть неудобно планировать, вести проекты и отчитываться перед клиентами с помощью штатного функционала.

Другая причина  — работа с внешними пользователями только через экстранет, необходимость создавать для этого новые группы и расширять лицензию. Третья — нагрузка на портал. Сейчас в нашем ПО для управления проектами больше 10 000 задач в 1000+ проектов. Есть предположение, что рост активности в этой части портала потребует дополнительных ресурсов.

Битрикс24 слабее в вопросах управления проектами, потому что он сделан как универсальная бизнес-платформа, а не как специализированный PM/issue-tracking инструмент. В сравнении с Jira или YouTrack у него обычно меньше глубина рабочего процесса, прозрачность управления бэклогом, гибкость отчетности и удобство для команд, которые живут в режиме задач, статусов и релизов.

Как обновлению Графика занятости помог переход на Jira

В один прекрасный момент YouTrack, который мы использовали для багфикса и проектного менеджмента, перестал удовлетворять нашим требованиям. Это случилось потому, что:

1. Во-первых, у нас была неудачная версия ПО. Даже сами JetBrains признавали, что у неё были проблемы с управлением памятью. Периодически наш YouTrack стал падать на большой нагрузке. Обновить версию по понятным причинам мы не могли.

2. Во-вторых, существующее ограничение в 500 пользователей стало критическим. Раз в месяц искали кандидатов на «зачистку».

3. В-третьих, у YouTrack ограничены возможности по доработке.

… и мы нашли ему замену в виде Jira. Почему она?

1. Стильно, модно, молодежно. Глубокого сравнения актуальной версии YouTrack с Jira не проводили, но последняя — стандарт управления проектами в крупных IT-компаниях.

2. Собираемся использовать Confluence, с которым у Jira глубокая связка.

3. «Нашей» версии YouTrack около 10 лет. Не было уверенности, что можно безопасно и без потерь переехать на текущий релиз.

Здесь всё сошлось: отказ от очевидных, но неэффективных решений, переход на гибкую и мощную систему управления проектами, желание реализовать работу с графиком внутри портала Битрикс24 и ряд других причин.

Как сейчас мы планируем ресурсы отделов в Битрикс24

Переезд в Jira — процесс эволюционный. Можно сразу перенести все задачи из YouTrack и начать работать в новой системе, но разумнее дать сотрудникам время на адаптацию. Старые проекты завершаются в YouTrack, новые стартуют в Jira. Работа над приложением «График занятости» в Битрикс24 завершена, интеграция настроена.

Расскажем, как всё работает.

Кнопка «Управление» в шапке открывает боковую панель: отделы, группы, сотрудники, справочник задач, нерабочие дни.

Выбор отделов, групп и сотрудников

В шапке таблицы выбирается отдел. Отделы и Рабочие группы отделов импортируются из списка пользователей и «Структуры компании» в Битрикс24, но их можно создать и вручную. То же самое касается сотрудников. Штатный состав привязан к месяцу — новый сотрудник появляется с текущего месяца. Месяцы отсортированы от новых к старым и переключаются вкладками внизу как в Excel. Кнопка «+» создаёт новый месяц: группы и сотрудники копируются из предыдущего. Если необходимо, сотрудников и группы можно скрывать.

Создание задачи

Задача создается кликом по пустой ячейке или выделением группы ячеек. Начальный час, длительность в часах и днях подставляются из выделения. При неверном выделении (не прямоугольник, несколько сотрудников) кнопка будет заблокирована с пояснением. Создать задачу в уже занятой ячейке также не получится, т.к. реализована проверка конфликтов.

Новую задачу можно создать не только вручную, но также из Справочника или Jira. В Справочнике находятся часто повторяемые или регламентные задачи. Задачи из Jira подтягиваются благодаря интеграции.

Выбор задачи из Jira происходит с отображением ссылки на задачу. Если кликнуть на задачу, то по ссылке в ней можно перейти непосредственно в Jira.

Редактирование и удаление задачи

Задачу можно отредактировать через меню, перетаскиванием в новое местоположение или растягиванием за правый/нижний край виджета. Таким образом можно изменить время в часах и днях без редактирования данных в модальном окне.

Отсутствия и отпуска

Отпуск или отсутствие проставляются автоматически или вручную. Отпуск отображается зелёным, отсутствие — черным. На время отсутствия поставить задачи не получится, а на время отпуска — можно (показывается предупреждение). При пометке ячейки как «Отпуск» или «Отсутствие» существующие задачи автоматически вытесняются (обрезаются или удаляются).

Ранее отмеченные даты и часы можно очистить. Очистка удаляет только выделенные ячейки. 

Нерабочие дни

Выходные и праздничные дни выставляются по датам Производственного календаря (позже сделаем через методы Битрикса).

Конфликты

Если у одного сотрудника две задачи пересекаются по времени, они подсвечиваются красной рамкой и фоном; на виджете — иконка с подсказкой. При появлении новых конфликтов (например, после обновления из другого окна) показывается уведомление «Обнаружены конфликты задач».

Все данные тихо обновляются каждые 10 секунд, при работе в нескольких окнах изменения подтягиваются автоматически.

Подведем итоги

Что мы имели. Рабочую систему учета занятости сотрудников с указанием проектов, задач и сроков. Но в ней не было никакой автоматизации: связи с трекером задач и корпоративным порталом, графиком отпусков и производственным календарем, проверки наложений и конфликтов, удобного перемещения задач по сетке и т.д. Работа с таблицами в Google требовала времени, внимания и аккуратности.

Что получили. Удобное и гибкое планирование производственных ресурсов отделов и групп, работу из одного окна, добавление проектов и задач без копирования ссылок и текста, подгрузку кадровых данных, автоматические проверки и контроли.

А как вы планируете работу отделов? Продолжаете причинять себе боль на ежедневной основе? Давайте уже сделаем нормальную систему планирования ресурсов для вашего Битрикс24? Если нужно держать перед глазами все проекты и задачи отдела, контролировать загрузку команды и быстро определять наиболее подходящего исполнителя, то это приложение для вас. Интеграция с любым проектным ПО. Позвоните или заполните форму внизу, чтобы получить предложение в течение нескольких часов.