Автоматизация работы с документами в Битрикс24 для финансовой компании

Битрикс24
Существуют консультанты, помогающие людям получить кредит.

Алгоритм их работы следующий:
  1. Человек, желающий получить кредит, заходит на сайт и оставляет заявку.
  2. Заявка попадает в Битрикс24.
  3. Начинается обработка. Обрабатывая заявку, менеджер помогает клиенту собрать необходимые документы.
  4. После сбора необходимого, в несколько банков отправляется запрос. Он представляет собой пакет файлов и анкету с данными заёмщика.
  5. После того, как банки обрабатывают запрос, они присылают предложения по условиям кредита.
  6. Клиент знакомится с условиями и принимает окончательное решение о том, в каком банке брать кредит (и брать ли вообще:)).
Если посмотреть на процесс, то работа финансовой компании не сильно отличается от других видов бизнеса — те же заявки, сделки, стадии обработки. Автоматизация работы финансовой компании Но разница всё-таки есть:
  1. Большой объём информации по каждому клиенту (заявке).  Кредит – штука ответственная. Кредитору и посреднику  нужно знать о вас всё. Те, кто брали хоть раз кредит вспомнят, сколько разных данных при этом запрашивают.
  2. Огромные пакеты входящих сведений — паспорт, трудовая, пенсионное, права собственности на автомобиль или другое имущество…. Скан-копии всего этого нужно хранить.
  3. Большой объём генерируемых документов. По каждой заявке формируется от трёх-четырёх, до десятка папок. Даже просто заполнить их по шаблону — занятие небыстрое.
  4. Сложные процессы. Когда мы продаём товар или услугу, процесс простой — получение заявки, уточнение информации, подготовка КП, заключение договоры. В финансах и кредитах он гораздо сложнее. Включается третья сторона (банки). Каждый из них предъявляет свои требования к анкете и составу документов.
  5. Секретность данных. Когда речь идёт о миллионах рублей, к точности информации и её конфиденциальности предъявляются особые требования.
Ниже мы опишем, как автоматизировать работу с документами в Битрикс24 для финансовой компании. К сожалению, по условиям NDA раскрывать название мы не можем. Поэтому, будем называть фирму «Финансовая компания». Автоматизируем бизнес-процессы и получение заявок

Интересные задачи автоматизации работы с документами на Битрикс24

Что мы сделали:

Хранение данных в Битрикс24

Мы начали внедрение Битрикс24 в Финансовую компанию традиционно — провели базовую настройку и интегрировали портал с лендингом, с которого поступали заявки.

Так как лендинг реализован на LpGenerator, не обошлось без сложностей. Об этом читайте в нашей отдельной статье.

Далее встала задача хранения данных. Для понимания масштаба — в сделках мы реализовали пять разделов, количество полей превысило 1000 штук.

Также проблема была в том, что структура документов сильно менялась в процессе — добавлялись новые участники, а вместе с ними и новые поля. Некоторые поля удалялись. А сохранять значения полей в старых обращениях нужно.

Чтобы реализовать требования, пришлось отказаться от хранения данных в дополнительных полях. Структуру реализовали на инфоблоках. Структуру хранения организовали на инфоблоках Инфоблок сделок содержит список потенциальных необходимых полей (которые могут быть заполнены по необходимости), а также их настройки. Заполняется через административный интерфейс БУС (Битрикс: Управление сайтом). Состоит из разделов и элементов инфоблоков. Элемент инфоблока описывает поле сделки.

Так как структура сделки меняется, а для старых нужно сохранить данные, существует 2 инфоблока (Тип и Значения). Когда создаётся новая заявка, все поля из ИБ типов копируются в ИБ значений в раздел с названием вида: <ИД сделки> <Название сделки.>

В сделке предусмотрены специальные разделы относящиеся к разным банкам. Привязка финансовой организации к разделу сделана через свойство. Сам список компаний храниться в HL.

И не просите меня объяснить это простым языком для неспециалистов в Битриксе.:) Просто поверьте — схема необычная, но рабочая. Схема получилась рабочая

Автоматизация отправки документов в банки

Больше сотни часов заняла автоматизация отправки документов в банки в Битрикс24.

Пакет данных, который отправляется в банк для получения кредита, состоит из анкеты, сканов клиента и дополнительной информации. Для каждой организации необходим свой набор сведений. Как правило, заявка займ одновременно отправляется в несколько точек.

Чтобы исключить множественный ввод информации (например, паспорт будет требоваться везде), выделили «Базовый банк». Это набор общих документов, который заполняется по лицу один раз и легко копировать в другие учреждения.

При этом, информацию для конкретного отделения можно заменить после копирования. К примеру, во всех заявках указать один срок кредита, а в конкретной другой.

Следующим интересным моментом стала непосредственно отправка писем. Мы реализовали механизм проверки отправки писем. Использовали стандартную таблицу событий битрикса b_events. Проверяем, что «с нашей стороны пули вылетели» (почта ушла). Менеджерам стало спокойнее. Автоматизация процесса отправки документов в банк

Управление заявками из почты

Бизнес-процесс построен таким образом, что окончательное решение об условиях кредитования принимает один человек. Помимо этого, этот сотрудник ведёт большое количество переговоров. Основным инструментом для него стала почта. Поэтому и решения об условиях кредитования ему удобно принимать там.

Мы реализовали такой механизм. Когда сотруднику приходит письмо-уведомление об условиях кредита из какого-либо банка, достаточно переслать его на специальный ящик, указав в теле письма результат (одобрено или нет) и сумму.

Из темы письма система поймёт о какой сделке идёт речь, переведёт её в соответствующий статус и вышлет клиенту уведомление на телефон и почту. Если кредит был одобрен, то в уведомлении будет указана его сумма. Управление заявками из почты

Автоматизация генерации документов в Битрикс24

По каждому заёмщику формируется целый пакет исходящих файлов. Это договор, анкета, документы на имущество и т.д. Часто такие пакеты формируются сразу по нескольким организациям. По итогам, на каждого клиента их делается до десятка.

Заполнять каждый вручную долго и неэффективно. Большой задачей стала автоматизация работы с такими документами в Битрикс24.

Выглядит задача простой — есть набор данных, по заданному шаблону формируется документ. Но мы столкнулись с несколькими трудностями:
  1. Само формирование .docx в корпоративном портале вещь сложная. Подробнее об этом читайте в нашей статье: Битрикс24 — в пять раз снижаем затраты времени на подготовку коммерческого предложения
  2. Шаблоны формируемых файлов разные — .PDF, .xlsx, .docx. А генерируется именно .docx файл. Таким образом, нужно перевести анкеты со сложной вёрсткой из .PDF и в .docx. Это непростая задача, т.к. после автоматических конверторов едет вёрстка...
  3. Документов физически было очень много — 15 банков, для каждого из которых свой набор, плюс 10 внутренних файлов (различные виды договоров, закладные и т.д.).
  4. Количество полей, которые нужно заполнить для автоматической генерации документов — более 300 полей.
  5. Заполнение «галочек».
Тем не менее, мы научили Битрикс24 автоматизации при работе с документами. Автоматическая генерация документов

Отправка СМС-ок и писем из Битрикс24

Во время обработки заявки клиента, сотрудник отдела продаж ведёт активную email и СМС переписку с сотрудниками банка. Мы разработали специальный интерфейс, который отправляет СМС или email сотруднику банка, непосредственно из сделки.

В письме автоматически формируется тема и включается дополнительная информация о сделке. Email (или номер телефона для отправки СМС) берутся из настроек.

Механизм получился удобный — сотрудники используют его в ежедневной работе. Отправка СМСсок и писем из Битрикс24

Дальнейшие доработки

Корпоративный портал Битрикс24 с нашими доработками для работы с документами показал себя с хорошей стороны — по словам заказчика, он стал основным рабочим инструментом, на который завязана работа компании. Подтверждение этого — план дальнейшего развития, включающий следующие задачи:
  1. Создание отчёта по времени обработки лида;
  2. База данных по выплатам займов;
  3. Бекапирование портала вместе с настройками сервера.

Организация работы с документами в Битрикс24 финансовой компании — итоги

Наш опыт показывает, что корпоративный портал Битрикс24 можно успешно использовать для автоматизации работы финансовых компаний. Конечно, не все нужные функции есть «из коробки». Например, даже формат даты в списке лидов пришлось перенастраивать — когда за день приходит больше 100 обращений, вы не хотите видеть там «сегодня», нужно точное время.

Но с помощью ИНТЕРВОЛГИ, эти проблемы решаемы. У нас нет цели «впарить» вам дорогую лицензию — расскажем о всех ограничениях и особенностях Битрикс24. А потом покажем, как оптимально настроить его под ваш бизнес. Если же одними настройками дело не обойдётся — наши программисты придут на помощь. Сложная разработка под Битрикс24 — наш профиль

Над проектом работали
Дмитрий Д.
Михаил Ф.

Статьи по теме

24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
23.03.2023
Повышение популярности интернет-магазина за счет качественного SEO Введение В июне 2021 года к нам за услугой поискового продвижения обратился интернет-магазин климатической техники. У клиента уже была настроена контекстн...
21.03.2023
Запускаем отраслевой маркетплейс: как создать B2B-площадку за 10 шагов В последнее время бизнес-сообщество, работающее в сфере серийного промышленного производства и оптовых продаж, переходит с традиционных коммуникаций (через ...
17.03.2023
Плюсы SEO-продвижения для вашего бизнеса Введение Сегодня мы поговорим о плюсах и минусах применения поискового продвижения для улучшения бизнес-показателей компании. Многие считают, что SEO это ...
16.03.2023
Правильный учет товаров в 1С с помощью плана видов характеристик В статье рассмотрим, как знание и умение пользоваться объектами конфигурации 1С помогает решить вопросы, связанные с корректным учетом товаров и их свойств...
07.03.2023
Дорожная карта внедрения платформы автоматизации оптовых продаж Про построение эффективных отделов продаж написано много крутых статей. Одни эксперты готовы сделать это за 10 шагов, другие предлагают многоэтапную эволюц...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.