Как работают права доступа в Битрикс24 и для чего они вообще нужны?

В серьёзной компании разграничение прав доступа сотрудников — незаменимая вещь для перехода от хаоса и анархии к порядку и организованности. Права допуска нужны для того, чтобы все сотрудники исполняли конкретно свои обязанности, не отвлекаясь на задачи и обязанности других коллег.

Правильная настройка прав доступа в Битрикс24, в первую очередь, влияет на организованность и дисциплинированность сотрудников, что способствует увеличению общей эффективности и производительности. К тому же, разграничение прав допуска повышает информационную безопасность вашей компании.

Чтобы правильно установить права доступа в CRM Битрикс24, нужно сначала в них разобраться: к чему они могут применяться и какие они бывают.

Настройка прав доступа в Битрикс24: раздел Группы — Группы социальных сетей — Проекты

В Битрикс24 существует два вида групп: Публичные и Приватные. Разница между ними в том, что в Публичные группы могут вступать пользователи по своему желанию, а в Приватные — только по прямому приглашению или после одобрения модератором. Помимо этого, в самой группе у Администратора свой набор настроек, которым он может регулировать права модераторов и обычных пользователей группы.

Также в Битрикс24 группы бывают Видимые и Невидимые. Видимые группы отображаются в общем списке групп и в поиске, невидимые — не отображаются. Для администратора ресурса видимыми являются все группы.

Как настроить права доступа для группы

  Скриншот Настройки прав доступа для группы в Bitrix24
Скриншот Настроек прав доступа для группы в Битрикс24 - часть2

Что интересного можно тут настроить:

Скриншот Доп настроек в настройках прав доступа групп Битрикс24
Скриншот Доп настроек в правах доступа групп Битрикс24

Настройка прав доступа внутри Битрикс24

У модуля CRM есть широкий набор настроек ограничений. Это реализовано с помощью так называемых "Ролей CRM". Для каждой из ролей есть свой список сущностей и прав к ним. А у каждой сущности можно настроить права на какое-либо действие, например, чтение или редактирование. Есть даже возможность регулировать права доступа в Битрикс24 для каждой из стадий Сделки или лида. Созданные "Роли CRM" можно привязывать к пользователям, группам пользователей, сотрудникам и отделам.

Где найти настройки прав доступа для Битрикс24

Скриншот Настроек Прав доступа в админ Битрикс24

У Сделок в CRM есть также возможность создать дополнительные направления сделок (на западе называемые Pipelines). Это будет удобно большим компаниям, которые реализуют несколько направлений бизнеса или имеют разные типы сделок.

Как создать дополнительное направление сделок в Битрикс24

Скриншот Дополнительных настроек прав доступа сделок в Битрикс24

При редактировании прав для Роли в Битрикс24 для каждого из направлений сделок можно задать свои возможности:

Скриншот Дополнительных настроек прав доступа сделок в Битрикс24 - 2

Рассмотрим реальный пример. Начальника, руководящего одним направлением, нужно временно назначить на контроль направлений сделок другого начальника. Для таких случаев можно в рамках одной Роли CRM выдать этому сотруднику права только на чтение и добавление для того направления, что он курирует.

Создадим Роль CRM и выставим нужные настройки: для нужного направления сделок в столбцах «Чтение» и «Добавление» добавим права «Все открытые»:

Скриншот Управления Ролью в настройках прав Битрикс24

После этого, нужно добавить права разрешений для пользователя в Битрикс24:

Скриншот Прав разрешения в настройках доступа Битрикс24

И затем выбрать для него соответствующую Роль CRM:

Скриншот прав разрешений в настройках доступа Битрикс24

Так как сотрудник временно исполняет обязанности, то должность его менять не нужно.

В Вашей CRM надо разграничить права доступа к полям сделок и контактам?Используйте готовый модуль.

Настройка прав доступа к Телефонии в Битрикс24

В телефонии, равно как и во всем Битрикс24, существуют настройки по ролям. Для каждой роли определяются разрешения ко всем сущностям, связанным с телефонией. Виды прав, которые можно присвоить роли, не идентичны, но схожи в большинстве своем: для некоторых сущностей есть лишь «нет доступа» и «любые», для других — полноценная настройка «Нет доступа» — «Свои» — «Свои+своего отдела» — «Любые». Как и в настройках CRM, привязывать роли можно к Пользователям, Группам пользователей, Сотрудникам и отделам и Группам социальных сетей.

Рассмотрим такой случай: в некоторых компаниях есть строгий контроль процесса общения сотрудника с клиентом по телефону. Для обеспечения контроля нанимаются сотрудники — так называемые «Верификаторы», задача которых — прослушка и анализ всех разговоров.

Откроем список настройки прав доступа к Ролям в Телефонии Битрикс24 и добавим новую роль

Скриншот Настроек прав доступа в Телефонии Битрикс24

Назовем нашу роль «Верификатор» и добавим нужные статусы:

Скриншот Назначения роли Верификатор Телефонии в Битрикс24

Добавим пользователя в список пользователей с нужными правами:

Скриншот назначения прав доступа пользователей в Битрикс24

Применим созданную роль к пользователю:

Скриншот Назначения ролей пользователю в Битрикс24

Настройка прав доступа к Бизнес-процессам в Битрикс24

Для каждого отдельного создаваемого бизнес-процесса существуют настройки прав работы. Они могут быть применены к пользователям, группам пользователей (которые создаются и определяются в административной панели), сотрудникам и отделам и группам социальных сетей (группы, обсуждаемые ранее). После добавления нужных прав, нужно выбрать необходимый уровень. Он может быть от «полностью отсутствует» до «полный доступ». Уровни включают в себя Добавление и Чтение, а также Добавление и Чтение в административной панели; Изменение с ограничениями и без таковых.

Разделение прав нужно для систематизации рабочего процесса отделов. Например, для ведения учета штата компании кадров отделу кадров следует выдать права доступа на Чтение бизнес-процессов по типу «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку».

Настройка прав доступа к Диску в Битрикс24

Для каждой папки или каждого файла имеются собственные настройки ограничений. Изначально они выставлены так, что только создатель папки на своём Диске имеет полный доступ к содержимому. Однако, есть возможность предоставить к нужной папке или нужному файлу нужных прав не только пользователям, но группам пользователей и даже целым отделам. Все права имеют следующий порядок: чтение, редактирование, запись, полный доступ. Каждое последующее право включает в себя все предыдущие, а полный доступ позволяет также и удалять содержимое.

Как попасть в Меню настройки прав доступа в Битрикс24 к папке на Диске

Скриншот Назначения прав доступа к Диску в Битрикс24

Как выглядит это меню:

Настройка Меню в Диске в Битрикс24

Выдадим пользователю права на чтение папки:

Процесс Передачи прав на чтение папки в Диске Бирикс24

Следует обратить внимание, что папка, к которой пользователю было предоставлено разрешение, не появится сразу на его Диске. Чтобы это произошло, пользователь должен принять приглашение на подключение папки к его Диску. Несмотря на то, что права доступа были выданы, пользователь ещё не видит папку на своем Диске:

Видимость Доступных папок на Диске в Битрикс24

Битрикс24 автоматически высылает оповещение о предоставлении допуска к папке на Диске. Пользователь может и отказаться от приглашения к подключению папки к своему Диску.

Приглашение к подключению папки мгновенно отображается для пользователя:

Приглашение к подключению в папке Диск Битрикс24

После того, как пользователь принял приглашение, папка станет видна на его Диске:

Отображение разрешенных и моих папок на Диске в Битрикс24

Настройка прав доступа к Открытым линиям в Битрикс24

Настройки прав работы с Открытыми линиями очень похожи на настройки Телефонии. Вот где их можно найти:

Скриншот Настроек прав Открытых линий в Битрикс24
Скриншот Настроек прав Открытых линий в Битрикс24 - 2

И как они выглядят:

Механика Управления открытыми линиями в Битрикс24

Популярные вопросы, связанные с настройками прав доступа к Битрикс24

Q: Как сделать задачу, созданную в CRM Сделке, доступной для просмотра тем, кто в ней не участвует напрямую? A: Можно в таком случае использовать Приватную группу в качестве проекта для создания Задачи.

Как это сделать:

Настройки прав доступа использования Приватной группы в Битрикс24

Авторизуемся за пользователя, являющегося членом указанной группы и посмотрим список задач для этой группы:

Механика Назначения задач группе в Битрикс24

При этом пользователь не является участником задачи:

Демонстрационная задача в Битрикс24

Это работает также с задачами, которые привязываются к CRM сущности.

Q: Какими ограничениями прав можно запретить редактирование комментариев или, например, активностей в Живой ленте Битрикс24? A: К сожалению, прямого и простого решения данного вопроса в облачной версии Битрикс24 нет. Но Вы можете приобрести коробочную версию и обратиться к нам, мы обязательно решим Вашу проблему.

Вывод

Мы выяснили, для чего нужны права доступа и как они реализованы в Битрикс24. Узнали, как их настроить и даже увидели конкретные примеры, где без них не обойтись. Но если самому разбираться лень или нет времени — закажите настройку прав доступа в Битрикс24 у ИНТЕРВОЛГИ, оставив заявку в форме ниже.

Оцените статью
15.10.2018
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — лонгрид, чтобы не запутаться Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения ко...
График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без ExcelДелимся особенностями внедрения элементов КЭДО в крупной компании: создаем график отпусков прямо в Б24! Без автоматизации на это уходило не меньше недели, сейча...
B2B-SaaS или B2B-система (платформа+CRM) на вашем сервере: плюс и минусы, что выбрать? Введение Эта статья для коммерческих директоров, руководителей отделов продаж производственных и оптово-торговых компаний, которые ищут инструменты для ро...
CRM для B2B-продаж — зачем оно Вам надо?Для сложных B2B-сделок, которые требуют нескольких этапов переговоров, встреч и презентаций, важен систематизированный подход. Этого не достичь без внедрения в ...
Как внедрить CRM Битрикс24 на промышленном предприятии с миллиардным оборотом и не слить бюджет Мы давно и много внедряем Битрикс24 в работу компаний и заметили интересную тенденцию – на CRM Битрикс24 чаще переходят сервисные компании (ритейл, банки, ...
Переезд как 2 пожара. Как перевести процессы с Salesforce на Битрикс24 за 9 недель Интерес к CRM-системам, подогреваемый историями успеха от разработчиков/вендоров/интеграторов, непрерывно растёт. Их выбор редко случаен. CRM, как нервная ...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
  • нагруженный интернет-магазин;
  • личный кабинет;
  • оптовые продажи — B2B-платформа;
  • маркетплейс;
  • технический аудит сайта;
  • Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
  • Битрикс24 — построение CRM-системы;
  • Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
  • Битрикс24 — аудит портала;
  • 1С — интеграция с другими системами;
  • 1С — доработка системы;
  • маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
  • маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем