Управление проектами и задачами в Битрикс24

Степан Овчинников

Мы открываем новую тему в нашем блоге: КаПли. Это будут заметки о корпоративном портале 1С-Битрикс и его применении.

Будем писать по делу.

Мы будем по КаПлям двигаться от хаоса к эффективности, от ручного управления к автоматизации, от файлопомоек к выстроенному документообороту.

Корпортал – средство организации командной работы. Он содержит несколько десятков полезнейших функций. Эти функции могут принести вдумчивому организатору большую пользу.

Начнем с простого: задачи и проекты.

Задачи

Задача – дело, которое нужно сделать. У задачи есть постановщик, ответственный, срок и содержание.

Корпортал Битрикса прекрасно подходит для постановки задач себе и коллегам и контроля их выполнения.

Пример простой задачи бухгалтеру: отнести в банк документы.

1_1.png

Что еще умеет корпортал в части постановки задач? Проще сказать чего он не умеет.

Есть повторяющиеся задачи, соисполнители и копии, составные задачи, учет времени, контроль постановщиком, различные приоритеты и статусы, наблюдатели, вложения, комментарии, оценка качества, отчет по эффективности.

Пример повторяющейся задачи: получить и раздать зарплату.

Задача автоматически ставится каждый месяц.
1_2.png

Пример массовой задачи (с копиями): составление месячного отчета.
1_3.png

Одна и та же задач поставлена многим сотрудникам.

Пример задачи с несколькими исполнителями.

Программистам поручено исправить ошибку на сайте. Любой сотрудник может закрыть задачу. Постановщик контролирует. Задача имеет крайний срок и высокий приоритет.
1_4.png

Мы пользуемся задачами очень активно.

В среднем в месяц наш небольшой коллектив ставит и решает около 400 задач.

 

Проекты

В корпортале от Битрикса есть рабочие группы. Группы позволяют открыть определенную информацию только для выбранных сотрудников.

Как работает: вы создаете группу, приглашаете в нее людей. В группе могут существовать свои календари, задачи, форум, файлы, блоги, статьи, доступные только членам этой группы.

Посторонние группу не видят, пока их не пригласили.

Это и есть проект.

Чтобы задача стала проектной, ее нужно туда отнести. Это просто и удобно. Можно назначить и наблюдателя, который проконтролирует процесс и результат.
1_5.png

В результате руководителю всегда ясно что происходит в компании, по проектам.

Сотруднику, который участвует не во всех проектах компании, а только в нескольких, не мешает работать лишняя для него информация.

 

Резюме

Задачи и проекты – простая, толковая, применимая в огромном большинстве случаев функция.

В качестве иллюстрации покажу наши внутренние правила работы с задачами и проектами.


Правила работы с задачами в корпортале

Задачи - способ организовать свою работу, формируя список дел с приоритетами.
Что дают задачи:

  • ничего не забывается
  • ставятся приоритеты
  • все участники процесса в курсе
  • указаны критичные даты
  • виден прогресс

При просмотре истории задач можно видеть, насколько сотрудник организован и как справляется с обязанностями.

Требования к управлению своими и чужими задачами:

  1. Любое дело, которое не делается сразу, заносится как задача.
    Цель -- не забыть.
  2. Задания и указания коллегами и себе ставим только как Задачи. Переписка по почте вместо задач не применяется.
  3. Задач без сроков исполнения не бывает. Необходимо всегда ставить крайний срок, и ставить его реальным, без перегибов.
  4. Надо пользоваться настройками задач для уточнения: приоритеты, соисполнители, повторяющиеся задачи, наблюдатели.
  5. Если задача относится к проекту (рабочей группе), ее надо туда отнести. Задачу видят все участники группы. Если задача не в группе, ее видят только те, кто в ней упоминается, и администратор.
  6. Вопрос или напоминание лучше сделать личным сообщением. Задача подразумевает результат и форму отчета.
  7. По возможности всегда оставляйте исполнителю право указать свои сроки.
  8. Уточнение к задаче делаем как комментарий или подзадачу. У подзадачи может быть свой набор исполнителей.
  9. Неактуальные задачи закрываем или удаляем вовремя.
  10. Максимальный срок просрочки задачи: 1 рабочий день. Если не успеваете, надо:
    - написать в комментарии причину переноса, если задача не самому себе
    - перенести срок, если это разрешено постановщиком, или поговорить лично, чтобы постановщик перенес. Перенос всегда согласуется.
    Если у вас в задачах гигантский красный список, вы плохо организовали свою работу.
    Если у вас в задачах все отлично, но вы срываете сроки и не выдерживаете качество своей работы, значит задачи вам не помогают организоваться и проблему надо искать в другом месте.

Желаю всем толковых внедрений корпортала и упорядочивания работы организации.

 Задачи входят во все редакции корпортала начиная с самой доступной за 19900 рублей. Обычно задачи внедряются самыми первыми.

Оцените статью
08.07.2012
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
10.02.2023
Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
10.02.2023
Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...
10.01.2023
Как мы CRM Битрикс24 с кучей всего интегрировали У нас был сложный сайт с личным кабинетом клиентов, устаревшая, переписанная 1С-ка, десяток маркетинговых сервисов, и телефония на Asterisk. Единств...
03.11.2022
Тюнинг HR процессов в компании Брайт Вэй Компания Брайт Вэй - динамично развивающаяся группа компаний, стратегия которой включает реализацию многих значимых проектов в фармацевтической отрасли Рос...
25.07.2022
Настройка вычисляемых и зависимых полей в Salesforce и Битрикс24 Вычисляемые поля в CRM CRM в коммерческом отделе — инструмент, упрощающий работу в компании. Но, как и все инструменты, его также можно и нужно настраивать. ...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем