Кейс: Прозрачность системы управления проектом в Битрикс24

Контекст

Битрикс24 как система наведения и поддержки порядка в организации часто применяется для управления проектами.
Пример – заключение крупного контракта или исполнение производственного заказа.

Один ответственный, внешние и внутренние участники, несколько десятков человек.
Длительность проекта – от недель до месяцев.

Задача

Управление проектом в Битрикс24 ведется через рабочие группы, задачи с подзадачами, привязку к CRM, календари и общие файлы.

Основной способ коммуникации – комментарии к задачам и операции над ними: постановка, закрытие, перенос.


На практике руководителю бывает нужно понять “общий статус проекта”, без погружения и изучения ситуации.

Без доработок система управления проектом в Битрикс24 удобна участникам, основательно погруженным в проект, и исполнителям по отдельным задачам.
Средств отслеживания прогресса, сбора отчетности, аналитики - нет.

Решение

Для повышения прозрачности процесса реализовано несколько простых вещей:

  1. В группе заведена “мастер-задача” с чеклистом, по которой удобно следить за прогрессом;

  2. Все задачи группы подчинены мастер-задаче (являются подзадачами первого или второго уровня);

  3. Специальный программный код выполняет копирование комментариев и событий в подзадачах группы в мастер-задачу.
    При этом контролируется принадлежность группе задачи и комментатора, подчиненность задач и так далее.

Зачем это было сделано? Какой смысл?

Дело в том, что когда мы в большом проекте открываем задачу, видны только комментарии, сделанные в ней. Но часто важные события отмечаются в комментариях ниже. Сотрудники могут даже не открывать родительскую задачу, работая над своим участком.

Получается так: исполнитель не пишет туда, где удобно смотреть руководителю.

Просматривать все подзадачи нет времени и смысла нет. Поэтому был создан модуль, который агрегирует информацию.

Это простое действие повышает прозрачность работы для куратора от заказчика или руководителя верхнего уровня и в то же время позволяет скрыть детали процесса от тех, кто не должен их видеть.

Сопутствующие инструменты

Описанное решение полезно, если нужно видеть лишь статусы задач и комментарии.
Если основное – числовые KPI и отчеты по ним – поможет надстройка над CRM вроде той, что была сделана для агентства интернет-маркетинга Нектарин (см описание кейса) .

Достоинства и недостатки доработки Битрикс24

Достоинство – простота и эффективность решения. Инструмент внедрен на реальном предприятии, оплачен и нравится заказчику.

Особенность – такое можно сделать только в коробочной версии Битрикс24, для облака пришлось бы идти более сложными путями: бизнес-процессы, собственные сущности, отслеживание событий.

Недостаток – задача выглядит как “простая”. Словоохотливый консультант может таких поставить десяток. При этом трудоемкость составила около 50 часов вместе со сбором требований, реализацией, тестированием, созданием модуля для Маркетплейс Битрикс24.


Клиент доволен


Где купить

Право продажи разработанного модуля было нами передано компании Gagnidze Dynamics , именно этот модуль можно приобрести у них.
Мы готовы развивать функциональность Битрикс24 и проводить комплексные внедрения по вашим заказам.

В развитие темы мы подготовили план внедрения Битрикс24 в средних и крупных организациях (также готовятся к публикации ТОП-5 бизнес-процессов и рекомендуемые приложения).

Тем, кто поделится этой статьей в социальных сетях, мы пришлем план внедрения Битрикс24 бесплатно.





Я "поделился" статьей, прошу прислать файл