Специальные отчеты и трафик-менеджмент в Битрикс24

Битрикс24 используется для решения управленческих задач в различных организациях.

Где-то 5 сотрудников, а где-то 500.

Может быть, у вас в CRM 5 сделок в неделю, а возможно, 500 звонков в день.

Даже понятие «проект», «сделка», «предложение» в разных организациях имеют различный смысл.

Как же этим пользоваться? Почему это вообще работает?

Надо сказать, что создание программного продукта «для любой компании», каким стал Битрикс24 — удивительное явление. Для кого эта система? Для каких организаций?

Для всех? Или «ни для кого»?

Для решения 80% задач Битрикс24 подходит всем. А для последних 20%  нужна тонкая настройка и доработки.

В соответствии с принципом Парето первые 80% внедряются легко. Пробуем, изучаем, смотрим ролики, привыкаем. Все получается. Это — малое внедрение.

А вот последние 20% — сложнее. Нужно исследование и работа специалиста. Иногда — «по бизнес-процессам».
Иногда — проектировщика баз данных, специалиста по REST API и программиста на каком-нибудь React JS.

В статье мы рассказываем об интереснейшем кейсе разработки «приложений второго типа» для облачного Битрикс24 и показываем возможности расширения функциональности сервиса.

Итак...


Повышаем эффективность компании с помощью Битрикс24

Чтобы повысить эффективность компании, принято делать две вещи — меньше тратить и больше зарабатывать. Или, в терминах организации, уменьшать му'да (потери, (с) Бережливое производство) и любить клиентов.

Любить клиентов и бороться с потерями в цивилизованном мире принято с помощью утюга CRM (Customer Relationship Management). Тем более, что современные CRM умеют много интересного. И воронку продаж покажут и бездельников накажут.

Как адепты Битрикса, при упоминании CRM и бизнес-процессов мы в первую очередь вспоминаем про Битрикс24. А еще Битрикс24 — отечественная разработка. #импортозамещение, #зарубли, #недорого.

Битрикс24 предлагает широкий функционал уже «из коробки».

Есть надежда, что подходит всем. Но, перефразируя классика — любой бизнес несчастен по-своему. Поэтому, сначала подходит, а потом не очень.

Каждому нужно решить свою задачу. Разобраться со своими потерями. Точно отразить специфичные процессы, принятые внутри организации и составляющие ее основу.

Если стандарта не хватает — нужно расширять возможности.

Для таких задач в Битрикс24 используются Приложения. В Маркетплейсе (аналог AppStore для Битрикс24) есть большое количество самых разных приложений. От хранителей паролей, до производственных календарей для руководителей. Но что делать, когда именно того что надо (с перламутровыми пуговицами) нету? Нужно обратиться к специалистам, которые сделают вам красиво.

Типы приложений Битрикс24

О чем тут вообще речь? Приложения, типы, слова умные?

Поясним кратко.

Битрикс24 « облачный сервис. Обычно слово «облако» означает неизменность логики. Но в случае Битрикс24 можно «расширить возможности».

Для этого нужно создать приложение одного из трех типов:

  1. Первый тип – статика. Просто html+css+картинки+немного javascript для оформительских целей.

  2. Второй тип – приложение, которое хоть что-то умеет, получая данные из базы данных вашего Битрикс24, и выводит это на своей странице.

  3. Третий тип умеет получать данные из Битрикс24 и использовать их где-то в другом месте. На мобильном телефоне, например, или в другом приложении.

Трафик-менеджмент, отчеты и прозрачность процессов

Изменяется то, что измеряется.

С помощью Битрикс24 можно сделать компанию более прозрачной, меньше тратить времени на коммуникационные потери. Если процессы простые - это нетрудно. А если у вас сотни сотрудников и в некоторые операции вовлечены десятки людей?

Тогда приходится решать не столько задачу общения, сколько управленческого учета.

В конце 2015 года к нам обратилось рекламное агентство Нектарин . Тема была, мягко говоря, неординарная. Сложная задача от крупной компании — это приятный вызов. Когда такая задача поступает от коллег по цеху, ответственность удваивается — эти ребята не упустят ни одной ошибки.

Агентство Нектарин уже 10 лет на рекламном рынке. 150+ сотрудников, громкие места в рейтингах, крупные клиенты и большая потребность в оптимизации всего этого.

Мы поняли что сработаемся, когда человек из Нектарина сказал, «Ваш блог вообще самое крутое в интернете по теме Битрикс24». Мы тоже так думаем, если честно.

Нужно было упростить «трафик-менеджмент», то есть улучшить мониторинг и оперативное управление проектами на стадии предпродажной подготовки, производства и сдачи клиентам.

Объем данных, которые нужно мониторить — крайне велик, множество разрезов, услуг, ответственных. Как правило, такие вещи в большинстве организаций ведутся в MS Excel/Google Docs, пока не создается собственная учетно-управленческая система.

Вот именно такую систему мы и начали строить.

Учет и контроль текущей работы на базе Битрикс24

Что конкретно нужно было сделать? Создать среду для ведения бизнес-процессов (на базе Б24) и реализовать их мониторинг.

Так появилось общее понимание задачи — реализовать мониторинг состояния проектов на этапе предпродажной подготовки и отслеживать выполнение KPI по проектам в стадии производства.

Задача благородная, но непростая:

  1. Как применить к реальной работе компании инструменты Битрикс24? Бизнес-процессы? CRM? Отчеты? Чаты?

  2. Очевидно — надо «немного дописать». А как? Пилить коробочную версию? Делать приложение? Написать самописный код, забыв про Битрикс24? Делать приложение? Какого типа?

  3. Позволит ли API Битрикс24 сформировать все необходимые отчеты?

  4. Какие данные и как показывать?

Было страшновато. Чтобы подстраховаться — решили начать с проектирования и написать техническое задание .

Вот примерно такой получилась структура ТЗ:

  1. Карта

  2. Структура данных

    1. Концептуальная схема базы данных

    2. Анализ данных

    3. Нестандартные данные и сущности

    4. Доступность данных через REST API

    5. Отчет по входящему денежному потоку

    6. Отчет по встречам недели

    7. Сводный отчет по KPI

    8. Список предложений (стартовый экран управления KPI)

    9. Данные на странице ввода значений KPI

  3. Отчеты — состав, модульные сетки, логика работы

    1. Статусы

    2.  Мониторинг данных из CRM

    3. Отчет по входящему денежному потому

    4. Отчет по встречам недели

    5. Сводный отчет по KPI

  4. Ввод KPI — модульные сетки, логика работы

    1. Страница со списком предложений

    2. Детальная страница ввода KPI

Мы начали с подготовки концептуальной схемы данных. Для этого изучили основные бизнес-процессы заказчика, выделили важнейшие сущности и начали думать, как совместить это с функционалом Битрикс24.



В результате у нас появилась схема, каждый элемент которой имел двойное название — сущность из бизнес-логики заказчика + сущность из Битрикс 24 для ее хранения.


Следующим этапом стала разработка модульных сеток всех необходимых отчетов. Работа очень важная — здесь заказчик впервые видит, как все абстракции будут работать.

Графики, фильтры, пояснения, логика работы, пользовательские сценарии — после завершения этого этапа все участники точно представляли, как будет работать каждая страница приложения.

Результат проектирования обсудили с программистом, который провел анализ доступности данных, выбрал библиотеку для построения графиков и вообще дал высокую оценку фантазиям менеджера и клиента.
Таможня дала добро.

Задержка получилась из-за отсутствия некоторых методов в REST API. Не удавалось работать с Коммерческими предложениями из нашего приложения. А это было важно.
Пришлось Степану Овчинникову подключить «личное обаяние». В итоге Сергей Востриков, Юрий Тушинский и разработчики 1С-Битрикс дали то, что нужно, практически вовремя.
За это им большое спасибо, обычно на частные задачи ответ поступает через плохо предсказуемые сроки по понятным производственным причинам.


Схема сознательно сделана неразборчивой :-)

Результаты внедрения Битрикс24

ТЗ написано, оценено, стартовало производство.
Что клиент получил на выходе?

Пока — уверенность в результате.

  • Уверенность, что задача и требуемый результат поняты верно.

  • Уверенность в сроках и стоимости, которую мы назвали — оценка в часах работы, все прозрачно.

  • Уверенность, что задача будет реализована — карта местности готова, известны все сложности.

    Минимизация рисков, особенно в сложных проектах, выгодна и клиенту и разработчику. Это умный, зрелый подход. А умных клиентов мы любим — для них у нас есть особые условия и лучшие специалисты.

Результат будет через несколько месяцев.
Саму систему на Битрикс24 показать не сможем, а отзывом похвалимся обязательно.



 Мы готовы решать нетиповые задачи работы с данными, построения отчетов и формирования управленческой отчетности для Битрикс24. Расскажите о своей задаче.
Оставьте заявку на интеграцию