Календари и планировщик в Битрикс24

Корпоративный портал от 1С-Битрикс – средство организации работы каждого сотрудника и урегулирования процессов в компании в целом.

Из чего состоит работа современного офисного сотрудника?

Встречи, звонки, отчеты, презентации. Часто это рутина. К сожалению, иногда это еще и бардак: опоздания, срывы, неожиданное наступление конца квартала, накладки и прочее.
4_0.png

Рабочий календарь – хорошее средство упорядочить все процессы. Здорово когда все по полочкам.

В корпоративном портале от 1С-Битрикс есть поддержка личных и групповых рабочих календарей.

Сегодня говорим о календарях.

По сложившейся традиции краткий план.

Есть: Общие и групповые календари, персональные календари, учет занятости сотрудников, коллективные мероприятия и приглашения на них (почти как в Outlook), синхронизация с Outlook, синхронизация с Apple- и Android-устройствами.

Для иллюстрации мой календарь

4_1.png

Основа. Личные, общие и групповые календари

Календари, как и файлы, могут принадлежать компании в целом (общие), рабочей группе (групповые) и конкретному человеку (личные).

В своем личном кабинете человек может настроить отображение любого набора нужных ему календарей.
4_2.png

События между ними распределяются по смыслу. Празднование Нового года будет отнесено к общему календарю, планерка в отделе закупок это событие рабочей группы, а встреча с клиентами это персональное дело сотрудника, и ему место в личном календаре.

Более того, каждый человек может создать новые календари для каких-то специальных целей.
4_3.png

Внешние календари – это способ работы на корпортале с вашим календарем с IPhone, IPad, любых других Apple-устройств или календарями платформы Android. В последнем случае ваш внешний календарь это календарь Google.
4_4.png

Удобно: где бы я ни создал событие, оно появляется сразу везде, на всех моих устройствах.

Даже события, созданные путем принятия приглашения от коллег, тоже оказываются в мобильных устройствах.

Представления. День, неделя, месяц

Бывают дни, когда событий очень много. Чтобы все увидеть, нужно видеть расписание дня.
4_5.png

Бывают недели, отведенные под крупные мероприятия вроде семинаров. Тогда пригодится расписание недели.
4_6.png

Если у вас относительно мало крупных мероприятий или вы хотите окинуть взглядом общую картину, не уточняя время каждого дела, нужно расписание месяца.

4_7.png

Создаем мероприятие

Календарь корпортала, несмотря на обилие настроек, простая в использовании штука. Открыл нужный день в любом представлении (день, неделя, месяц) и выделил мышкой нужный интервал времени, чтобы запланировать на него мероприятие.
4_8.png

На этом окне есть два важных элемента.
Первый важный элемент – «Занятость». Если в колонке «занятость» выбрать «занят» или «отсутствую», то при попытке назначить другое мероприятие на этот момент (даже если вас будет приглашать коллега) система предупредит о том, что вы заняты.
4_9.png

Подробнее об этом далее в разделе «Учет занятости сотрудников».

Вторая важная деталь при добавлении события в календарь – неприметная ссылка «Еще».

Она открывает окно с дополнительными настройками.

Можно настроить место проведения мероприятия, указать время на циферблате часов (не особо полезная, но красивая возможность),
4_10.png

пригласить других участников
4_11.png

настроить напоминание и указать повторы события.
4_12.png

Если вы забывчивы, а ваша деятельность располагает к планированию – календарь корпортала для вас будет очень полезен.

Другой способ (я им пользуюсь) применять календарь – настроить синхронизацию со смартфоном, вводить все с мобильного устройства, а на портале просто просматривать свой график.

Коллективные мероприятия и приглашения на них. Учет занятости сотрудников

Поскольку корпортал знает все про занятость аккуратных сотрудников, то естественна его возможность предотвращать накладки.

Пример: попробуем пригласить на встречу с клиентом утром в пятницу моих коллег Юрия Ромась (у него еженедельное мероприятие, занесеное в корпортал) и Сергея Горелова (у него отпуск в Барселоне).

Что же будет? Правильно, корпортал меня предупреждает, что на встречу я пойду в одиночестве, как ни грустно.

4_13.png

Работа с планировщиком событий

Посмотрим еще раз на последний пример. Нужно встретиться, сотрудники заняты. Что, менять время встречи пока не окажется, что они свободны? А если много участников, и у каждого плотный график? Метод проб и ошибок – не лучший в этой ситуации, и делать много попыток мне не хочется.

Что же делать? Есть планировщик событий. Фактически это тот же инструмент назначения мероприятий коллегам, однако в нем «в прямом эфире» видно кто и когда занят и можно выбрать время, удобное всем.
4_15.png

Можно перетаскивать мероприятие по шкале времени, пока хотя бы кто-то занят, оно светится красным. Все свободны – позеленеет.

Корпортал не запрещает ставить мероприятие на тот момент, когда человек занят, просто предупреждает.

После назначения мероприятия все получают уведомления, можно подтвердить свое участие в мероприятии или отказаться от него.

4_16.png

После принятия решения его можно изменить, открыв переписку с тем участником, который вас пригласил.

4_161.png

Экспорт календарей в сторонние программы и Outlook

Тут все просто. Есть кнопка «Экспорт» (она маленькая, на ней написано iCal – не самая удачная иконка, но найти ее легко).

В окне открывается ссылка, и вы скачиваете файл с календарем. Если на компьютере есть программа, понимающая этот формат, ваша операционная система (допустим, Windows), предложит открыть с ее помощью ваш календарь.

4_17.png

Для экспорта в Outlook корпортал выводит инструкцию, как это сделать.

Вся настройка проводится в Outlook’e

4_20.png

Синхронизация с Outlook

Если вам нужно не просто передать уже настроенные события в Outlook, а связать календари вместе, то речь идет не об экспорте, а о синхронизации.

Синхронизация – это когда видишь одно и то же в обеих программах, а работаешь в той, которая сейчас удобна или под рукой.

Корпортал позволяет любые календари связать с Outlook. Для этого есть специальная панель на странице календаря.
4_18.png

Если у вас этой панели нет (как у большинства пользователей, которые не первый день работают с корпорталом), скорее всего вы ее скрыли случайно или намеренно, нажав крестик.

Вернуть ее можно, очистив так называемые пользовательские настройки календаря. Тут минус удобству корпортала: скрыть легко, вернуть сложно.

4_19.png

Корпортал поддерживает синхронизацию с MS Outlook любых календарей : персональных, компании или рабочих групп.
4_21.png

Outlook будет задавать много вопросов про безопасность. Нужно соглашаться.

Забавно, что Outlook будет считать что синхронизируется с Microsoft SharePoint, и это хорошо, меньше проблем. Битриксу тут плюс: сумели соблюсти все требования Microsoft, не изобретая велосипедов.
4_22.png

В итоге вы увидите в Outlook ту же сетку мероприятий, что и в корпортале. Удобно и просто.

Поскольку мы добавили календарь из веб-источника, то сама синхронизация происходит автоматически, в соответствии с настроенной частотой проверки почты Outlook'ом
Синхронизация двусторонняя, то есть если вы измените или удалите мероприятие, изменения отобразятся везде.

Синхронизация с Apple- и Android-устройствами

Для соединения с устройствами Apple IPhone и IPad корпортал выводит простое и понятное окно помощи.
4_23.png

С Android-устройствами синхронизация проще всего проходит, если связать Google Calendar c календарем корпортала (я писал об этом выше). Тогда все работает само и думать ни о чем не надо.

Для Mozilla Sunbird тоже есть инструкция:
4_24.png

Как же этим пользоваться?

Часто при изучении и внедрении корпортала возникает ощущение что возможностей много, а как ими пользоваться – неясно.

Чаще всего спрашивают: «а вот у меня звонок клиенту запланирован – это задача или мероприятие?»

Однозначного ответа нет, но советы дать можно.

Мероприятие – то, что произойдет, даже если вас не будет. Оно не требует отметки о вашем участии, отчета, завершающего действия. Это план и контроль его исполнения не ведется и не автоматизирован.

Для события дата и время важнее сути.

Задача – то, что должны сделать вы (и отчитаться об этом). Момент исполнения вторичен. Если вы задачу закроете раньше дедлайна – прекрасно, позже – терпимо. Незакрытая задача будет висеть вечно и мучить вашу совесть.

Для задачи факт выполнения важнее момента времени, когда это было запланировано и когда фактически произошло.

Самое лучшее – когда на календаре отмечаются не только мероприятия, но задачи с периодом выполнения и дедлайнами. В следующей версии корпортала (10.5) это должно появиться. Будем ждать.

Проблемы и решения

Глупая проблема – несовместимость календаря с js-кодом счетчика LiveInternet. Когда они расположены на одной странице, календарь не работает.

Вопрос специфический, и, честно говоря, надуманный, ведь можно включить штатную Веб-аналитику Битрикса и увидеть статистику там.

Однако я люблю LiveInternet за наглядность и простоту и хочу с его помощью отслеживать число посещений страниц нашего корпортала.

К сожалению, пока вопрос не решен и на страницах календаря счетчик у меня отключен самым примитивным образом.

4_14.png

Выводы и впечатления

Календари — отличная штука. Их активное использование крайне полезно для человека и организации в целом. В корпортале они реализованы очень и очень хорошо, не хватает разве что показа Задач на календаре.

Все остальное от синхронизации со смартфонами до групповых мероприятий и планировки сделано на твердую пятерку.

Спасибо за внимание, порядка вам в делах!

Комментарии (0)