Личный кабинет партнера крупнейшего поставщика медицинских изделий: как сэкономить 2500 часов работы оптового отдела

• Зачем поставщику свой личный кабинет Партнера?
• Существующая система Заказчика
  • Окно авторизации
  • Главная страница
  • Корзина
  • Оформление
  • История заказов
  • Создание учетной записи для сотрудников
  • Особенности использования веб-клиента 1С:Предприятия с настроенными ограничениями
• Разработка B2B-платформы с web-интерфейсом
  • Схема потоков данных
  • Авторизация
  • Главная страница
  • Профиль компании
  • Каталог
  • Карточка товара
  • Оформление заказа
  • Список заказов и история заказов
  • Разделы, не связанные с каталогом
• Итоговый продукт
• Результат внедрения личного кабинета партнера для бизнеса

В 2019 году к нам обратилась крупная компания, занимающаяся поставкой медицинских изделий. Причина обращения была типична для бизнеса, работающего с крупной сетью контрагентов через веб-клиент 1С:Предприятия – пришло понимание, что данный способ морально устарел и не отвечает следующим требованиям Заказчика:

• скорость. Работа с 1С занимала много времени (обновление той же корзины длилось более полуминуты – не у всякого пользователя хватит терпения ждать);

• экономичность. 1С требует покупки клиентских лицензий, что в случае поставщика медизделий, лидирующего на рынке, выливалось в крупные материальные издержки;

• безопасность. Допуск сторонних людей в 1С – это всегда риск для бизнеса;

• дружелюбность интерфейса. Заказчик хотел, чтобы его менеджерам и контрагентам было удобно пользоваться системой.

Исходя из указанных требований, компания ИНТЕРВОЛГА предложила разработать и внедрить в работу с контрагентами личный кабинет оптового покупателя.

Зачем поставщику свой личный кабинет Партнера?

Обычно неоцифрованный процесс оформления оптового заказа состоит из этапов:

1. Менеджер отправляет покупателям прайс-лист с актуальными позициями и индивидуальными ценами.

2. Покупатель формирует документ со списком товаров, требуемым количеством, отправляет менеджеру.

3. Менеджер проверяет документ с заявкой, согласовывает замену или допродает еще товары, вручную вносит заказ в учетную систему.

4. Заказ готовят к отгрузке, в результате чего нередко возникает дефектура. Менеджеру требуется согласовать её с покупателем, после чего отгрузить заказ.

5. Собранный заказ отправляется покупателю .

6. Заказ принимается по количеству, качеству, возникающие рекламации направляются в мессенджерах или почте.

7. Осуществляется оплата в соответствии с согласованной в договоре отсрочкой.

Этапы неоцифрованного процесса оформления оптового заказа

При таком подходе процесс принятия, обработки и исполнения заявок требует участия менеджера на всех этапах. Причем информация о ценах и заказах передается через почту или мессенджеры и может потеряться.

Проблемы:

• нет наглядности;

• теряется время сотрудников;

• общая длительность обработки заявок растягивается на дни и иногда недели.

Решением может стать личный кабинет Партнера.

Существующая система Заказчика

У Заказчика на момент обращения к нам уже была система, автоматизирующая процесс оформления заказа.

Система представляла собой веб-клиент 1С:Предприятия с настроенными ограничениями по уровню доступа для пользователей.

В ней были реализованы сценарии:

• просмотр доступных к заказу товаров, индивидуальных цен;

• составление корзины, оформление заказа;

• отслеживание статуса заказа;

• регистрация в системе коллег для совместной работы.

Это неплохое рабочее решение, многие компании на нем и останавливаются.

Окно авторизации

Представляет собой стандартную форму авторизации 1С.

Для каждого партнера создавался пользователь 1С, настраивались соответствующие ограничения доступа к разделам и функциям программы.

Главная страница

Представляет собой доработанный раздел со списком номенклатуры.

В левой части экрана представлен иерархический список разделов номенклатуры.

В центральной части список номенклатуры в выбранном разделе.

В правой части экрана детальная информация по выбранному товару.

Главная страница старой системы Заказчика

Корзина

Доработанный интерфейс заказа покупателя.

Содержит список товаров с возможностью добавления нового товара, с указанием требуемого количества.

Оформление

Проведение документа «Заказ покупателя».

Оформление заказа в предыдущей системе

История заказов

Содержит список ранее оформленных заказов:

• дату;

• номер заказа;

• статус;

• даты отгрузки и исполнения заказа.

Создание учетной записи для сотрудников

Интерфейс добавления пользователя, позволяющий зарегистрировать в системе коллег для совместной работы.

Создание учетной записи в 1С:Предприятие

Особенности использования веб-клиента 1С:Предприятия с настроенными ограничениями

Какие плюсы такого решения можно выделить:

• система решает задачу автоматизации сбора заказов покупателя и информирования о текущих статусах;

• подобную систему довольно просто запустить, доработав некоторые механизмы стандартной 1С;

• не требуется интеграций с внешними системами для обмена товарами, остатками, ценами, если все уже хранится в учетной системе.

Есть и минусы:

• система решает ровно одну задачу – прием заказов на отгрузку.

Нельзя превратить ее в единый центр коммуникации и интерактивного взаимодействия с Партнерами;

• интерфейсы системы неприветливы к пользователям, не знакомым с 1С, нельзя сделать простой и не перегруженный интерфейс. И никакого соответствия корпоративному стилю и брендбуку;

• для одновременной работы множества партнеров в системе требуется лицензия с большим количеством пользовательских подключений. Это может быть дорого;

• вопрос безопасности. Как правило, ИТ-руководство компании против публикации 1С «наружу».

Минусы использования веб-клиента

Поэтому, когда Заказчик поставил задачу по созданию единого личного кабинета Партнера, было принято решение разработать сайт, реализующий куда более широкий список сценариев, чем оформление заказа.

Разработка B2B-платформы с web-интерфейсом

Новая система должна была превосходить веб-интерфейс 1С по нескольким критериям:

1. Иметь более простые и наглядные интерфейсы, чем старая система.

2. Уже на момент запуска иметь информацию по всем ранее оформленным заказам с актуальными статусами.

3. Процесс перехода на новую систему не должен привести к утрате какой-то информации.

4. Предоставлять Партнерам информацию по условиям сотрудничества:

   1. Согласованные планы закупки и процент их выполнения.

   2. Доступные преференции за выполнение планов и процент достижения плана.

   3. Генерировать различные отчеты.

   4. Иметь платежный календарь для отслеживания просроченных и предстоящих платежей.

5. Информировать Партнеров о предстоящих коммерческих и некоммерческих мероприятиях поставщика.

В результате команда ИНТЕРВОЛГИ разработала и внедрила B2B-платформу, соответствующую необходимым требованиям.

Остановимся на некоторых ключевых моментах работы полученного личного кабинета B2B-клиента.

Схема потоков данных

Разработанный для Заказчика компанией ИНТЕРВОЛГА личный кабинет имеет все необходимые интеграции, как с базой 1С, так и с учетной системой, которой пользуется бизнес. Ниже приведем схему распределения потоков данных в полученной системе.

Распределение потоков в новой системе

Авторизация

На момент запуска нового сайта из учетной системы заказчика были выгружены списки Партнеров, для каждого создана учетная запись.

Авторизовавшись на сайте, Партнер получал доступ ко всем своим заказам и финансовой информации.

Авторизация в личном кабинете партнера поставщика медицинских изделий

Главная страница

Содержит данные об условиях сотрудничества:

• список действующих преференций с условиями предоставления и размером скидки / премии;

• краткий обзор периодов (месяц, квартал, год), процент достижения плана, размер премии.

Оформление главной страницы личного кабинета партнера

Профиль компании

Список организаций

Список юридических лиц

Список адресов доставки

Используется при оформлении заказа

Каталог

Содержит список разделов и товаров, доступных к покупке авторизованному пользователю.

Доступность товара к покупке определяется наличием договора или соглашения с контрагентом.

Каталог медицинских изделий

Каталог представлен в нескольких вариантах отображения

Плитка

Вывод товаров плиткой

Такой формат списка товаров похож на привычные b2c интернет-магазины и реализует знакомый многим пользователям сценарий добавления товара в корзину

Список

Такое представление ориентировано на закупщиков, которым важна скорость и массовость добавления товаров в заказ.

Каталог, представленный в форме списка

Карточка товара

Карточка товара в личном кабинете партнера

Карточка товара содержит изображения, выбор цвета и матрицу размеров и характеристик, которые определяют SKU.

В таблице с размерами доступно массовое изменение количества SKU и добавление всех выбранных позиций в корзину одним кликом.

Оформление заказа

Заполнение информации о заказе в B2B-кабинете поставщика медицинских изделий

Процесс оформления заказа партнером

После заполнения информации о покупателе и адресе пользователь может сохранить заказ как черновик (1) или отправить его на обработку менеджерам (2).

Быстрый заказ из файла

Когда менеджер закупок уже давно работает с поставщиком, знает свои цены и понимает необходимые объемы, ему нужен способ для быстрого и массового добавления нужного количества позиций в корзину без долгого ручного ввода на страницах каталога.

В Личном кабинете эту проблему решает инструмент для загрузки заказа из файла:

Загрузка заказа партнером из готового файла

Пользователь может скачать пример с необходимой структурой и полями.

После загрузки файла необходимо указать в каких столбцах находятся данные.

Партнеру остается лишь сопоставить данные

Если на момент загрузки файла в корзине пользователя есть товары, ему будет предложено несколько действий.

Варианты действий при оформлении заказа из файла

В конце пользователю предоставляется отчет с результатами импорта: сколько всего строк было в файле, сколько их них корректно распознаны, сколько содержали ошибки в данных и какие именно.

Отчет о результатах импорта

Список заказов и история заказов

В списке заказов отображаются как черновики, так и заказы в работе.

Черновики - это заказы в специальном статусе. Настройки обмена выполнены таким образом, что в 1С не отправляются заказы в статусе «Черновик».

Для удобства работы на странице реализован фильтр по контрагентам, на которых оформлен заказ и фильтр по статусам.

Текущие и выполненные заявки ( 1 – редактирование, 2 – отправка на согласование, 3 –экспорт данных, 4 – скачивание данных по заказам, 5 – пометка о том, что заказ был создан напрямую менеджером в учетной системе) 

Схема движения заказа по статусам представлена ниже.

Схема движения заявок по статусам

Разделы, не связанные с каталогом

Отчеты

В личном кабинете была реализована возможность формирования нескольких типов отчетов.

Общий отчет по продажам

Содержит данные, объединенные по всем контрагентам (головной и дочерним компаниям) и отображает общее количество и сумму купленного товара в разбивке по периодам

Детальный отчет по продажам

Детальный отчет предоставляет информацию о закупках в разрезе номенклатуры, категорий, брендов и их комбинаций.

Такие отчеты помогут провести детализированную аналитику по деятельности компании на площадке.

Отчет по оплатам

Содержит всю имеющуюся в учетной системе поставщика информацию по полученным от контрагентов платежам.

Отчет может быть сгруппирован по контрагентам или договорам/соглашениям.

Документы оплат

Раздел содержит детализированную информацию по оплате (номер платежного поручения, контрагент, дата, назначение платежа, сумма).

И позволяет отправить запрос на акт сверки, указав необходимый период, контрагента, выбрав вариант с печатью или без печати.

Запрос акта сверки

Платежный календарь или график платежей

Еще одним полезным инструментом для бюджетирования и планирования расходов стал график платежей.

Раздел содержит список платежей, в котором выделены просроченные, актуальные на сегодня и предстоящие платежи.

Фильтр по контрагентам облегчает поиск нужной информации в разделе, позволяя прогнозировать необходимые платежи более точно.

График платежей

Сотрудники или дочерние пользователи

Довольно часто в процессе закупки участвуют несколько человек, при этом они действуют от лица одного контрагента и должны иметь доступ к заказам друг друга.

Решением послужил гибкий механизм добавления на площадку сотрудников с возможностью ограничить им доступ к разделам в зависимости от служебных обязанностей.

Список сотрудников с разграничением прав

Итоговый продукт

В результате командой разработчиков компании ИНТЕРВОЛГА был создан личный кабинет партнера поставщика медицинских изделий — полностью рабочий инструмент, объединяющий в себе все плюсы использования B2B-платформ для оптовой торговли:

• рост прибыли компании за счет перенаправление ресурса менеджеров на работу с новыми клиентами;

• автоматизация формирования заказов;

• снижение временных издержек;

• полная прозрачность ценообразования для клиентов;

• рост количества обрабатываемых одним менеджером заявок.

Преимущества, которые получил поставщик медизделий, внедрив B2B eCommerce кабинет

Результат внедрения личного кабинета партнера для бизнеса

С момент запуска личного кабинета партнера через него прошло более 30 000 заказов.

Потенциально, это позволило сэкономить более 2500 часов работы менеджеров, если бы они тратили по 5 минут на обработку каждого заказа.

Наличие у поставщика собственной площадки с личным кабинетом партнера уже стало стандартом качества в отрасли. Если вы хотите не только не отстать от конкурентов, но и обогнать тех из них, кто работает «по-старинке», подумайте о внедрении в работу вашего отдела продаж B2B-платформы.

Готовы внедрить в работу B2B eCommerce портал и получить конкурентное преимущество перед другими поставщиками?