Модуль этапных бизнес-процессов — автоматизируем открытие торговых точек в Битрикс24

• Назначение модуля
• Сферы применения
• Бизнес-польза
• Стоимость модуля
• Внедрения модуля
• Системные требования
• Термины
• Основные интерфейсы
  • Страница создания нового экземпляра бизнес-процесса
  • Страница согласования сроков экземпляра бизнес-процесса
  • Страница старта исполнения экземпляра бизнес-процесса
  • Страница с группами шаблонов бизнес-процессов
  • Страница шаблона бизнес-процесса (страница со списком бизнес-процессов)
  • Страница экземпляра бизнес-процесса
  • Задача — детальная страница этапа экземпляра бизнес-процесса
• Планы развития модуля

Назначение модуля

Автоматизация этапных, повторяющихся процессов, состоящих из постоянного набора последовательных или параллельных задач.

Сферы применения

1. Открытие и закрытие торговых точек;
2. Процесс исследования рынка сбыта;
3. Запуск проекта (сайты, организация мероприятий и т.д.);
4. Найм и увольнение сотрудников неруководящих должностей;
5. Закупка оргтехники, мебели, прочих объектов внутренней инфраструктуры;
6. Согласование отпусков / командировок.

Бизнес-польза

1. Ускорение подготовки запуска повторяющихся проектов — за счёт единоразового создания списка задач.
2. Контроль за сроками исполнения проектов.
3. Автоматическое прогнозирование завершения проекта при сдвиге сроков.
4. Оптимизация расходов на документооборот, контроль и аналитику внутренних процессов компании.
5. Снижение нагрузки на топ- и средний менеджмент компании, как следствие, увеличение эффективности работы подразделений.

Стоимость модуля

Стоимость модуля — 200 000 рублей.

В стоимость входит:

• Установка модуля на портал заказчика;
• Настройка пробного шаблона бизнес-процесса (не более 50 этапов);
• Инструкция по использованию модуля бизнес-процессов;
• Инструкция по самостоятельной настройке шаблонов бизнес-процессов;
• Обучение сотрудников заказчика настройке шаблонов бизнес-процесса (удалённо по скайпу, до 2 часов).

Внедрения модуля

• Торговая компания NDA — федеральная сеть магазинов формата фикс-прайс.
• «Улыбка радуги» — федеральная сеть магазинов косметики и товаров для дома.
• «АртШоуЦентр» — компания, организующая праздничные мероприятия на федеральном уровне.
• «Системные технологии» — компания, автоматизирующая федеральные торговые сети.

Системные требования

Требования к программному обеспечению:

• PHP >= 7.0;
• MySQL => 5.6;
• 1С-Битрикс24: Корпоративный портал >= 18.0.9, включая модули:
• Highload-блоки >= 18.0.1;
• UI-библиотека >= 18.0.1;
• Задачи >= 17.6.11.

Рекомендуется развертывание на базе продукта 1С-Битрикс: Веб-окружение >= 7.2.

Термины

Группа шаблонов бизнес-процессов — несколько однотипных шаблонов бизнес-процессов, объединённых одной тематикой. Например, открытие павильонов, открытие фирменных магазинов, открытие отделов в торговых центрах. Каждый из этих процессов имеет свой шаблон, но все они объединены одной тематикой — открытия.

Шаблон бизнес-процесса — настройки состава и порядка задач, их описаний, ответственных, сроков по умолчанию и т.д. Например, шаблон открытия фирменных магазинов. Каждый экземпляр бизнес-процесса запускается по какому-либо шаблону. Шаблоны настраиваются администратором.

Экземпляр бизнес-процесса — конкретный экземпляр бизнес-процесса, выполняющийся по заранее заданному шаблону. Например, открытие фирменного магазина в городе Волгограде по конкретному адресу.

Этап (задача) бизнес-процесса — конкретная работа в рамках какого-либо бизнес-процесса. Реализована с помощью задач Битрикс24. Имеет дату старта, дату окончания, описание, ответственных и т.д.

Основные интерфейсы

Страница создания нового экземпляра бизнес-процесса

При создании нового экземпляра БП вводится название, стартовая и конечная даты и т.д.

Основная информация по каждому этапу (дней на выполнение, ответственные и т.д.) заполняется автоматически из шаблона. При необходимости её можно изменить.

Рассмотрим подробнее эту страницу:

Вводятся следующие параметры:

1. Название проекта;
2. Стартовая дата;
3. Конечная дата;
4. Руководитель проекта — автоматически подставляется инициатор с возможностью поменять на другого сотрудника;
5. Наблюдатели — этим пользователям уходят оповещения при нарушения сроков проекта;
6. Группа — группа Битрикс24, в которой будут собираться все задачи проекта. Группу надо предварительно создать.

Для каждого отдельного этапа можно указать:

1. Галочка НН — в текущем проекте, в данном этапе нет необходимости (исключает этап из расчётов сроков, задача не будет показана ответственному).
2. Дни — количество дней, отводимых на этап. Эта информация учитывается при расчёте сроков.
3. Запас — количество дней запаса, отводимых на этап. Запас начинает расходоваться после исчерпания основного срока. При этом отправляются оповещения.
4. Переключатель КД/РД — указывает, как расчитываются сроки, по рабочим или по календарным дням.
5. Ответственного — по умолчанию берётся из настроек, можно изменить.

Часть опций скрыта и становится доступна при нажатии на иконку. Тут можно указать:

1. Описание задачи. Оно добавится к описанию задачи из настроек.
2. Соисполнителей задачи — вместе веселее.
3. Наблюдателей именно для этой задачи.
4. Начать не ранее — данную задачу нужно начинать выполнять не ранее конкретной даты.
5. Согласовать сроки — указывает, есть ли необходимость в согласовании сроков с исполнителями.
6. Требует приёмки — нужно ли принимать завершённые задачи.

Вкладка сотрудники — назначение по ролям

В модуле реализовано такое понятие, как роль. Например, в открытии торговой точки много работ может выполнять региональный руководитель. По умолчанию, в настройках мы можем на все такие задачи (их может быть не один десяток) назначить одного сотрудника. При этом, при старте проекта в другом регионе или в случае болезни данного сотрудника, придётся во всех задачах, где нужен региональный руководитель, ставить вручную нового ответственного.

Чтобы этого не делать, мы можем завести роль Региональный руководитель и назначить нового сотрудника на эту роль. Модуль автоматически поставит его ответственным во все задачи, связанные с данной ролью.

Данные проекта

У каждого проекта есть свой набор характеристик и данных. Эту информацию надо сохранить. Но заранее предусмотреть, что нужно будет для конкретного проекта невозможно. Поэтому, мы реализовали хранение любых дополнительных данных о проекте.

Отчёт по конфликтам

Когда планируется новый проект, нужно знать, где ещё зайдествованы ответственные сотрудники. Это поможет лучше распределить нагрузку.

Для этого реализован Отчёт по конфликтам. Открывая его, мы видим, где ещё (и в какие даты) задействованы ответственные нашего проекта,

Автоматический пересчёт крайних сроков задач

Важнейшая функция проекта — автоматический расчёт сроков задач. Рассчитывается дата старта и дата завершения, на основе плановых сроков и запасов. Корректно работает расчёт как для последовательных, так и для параллельных задач.

На больших проектах (например, открытие торговых точек), где могут быть сотни задач, уже одна эта функция значительно облегчает планирование.

Опций на странице создания проекта много. Но это для продвинутых пользователей. Есть возможность использовать упрощённый вид.

Страница согласования сроков экземпляра бизнес-процесса

Если у этапа задана опция «требует согласования», сроки его выполнения согласуются с ответственным.

Это происходит после создания экземпляра БП.

Страница старта исполнения экземпляра бизнес-процесса

После того, как все участники согласовали сроки, инициатор должен начать исполнение экземпляра бизнес-процесса.

После этого создаются задачи и экземпляр бизнес-процесса считается запущенным.

Страница с группами шаблонов бизнес-процессов

Страница содержит все созданные шаблоны бизнес-процессов и краткую статистику.

Шаблоны бизнес-процессов можно группировать по тематике (настраивается в административной панели). Название шаблона является ссылкой на страницу со списком запущенных по данному шаблону процессами.

По каждому шаблону показывается число активных задач, задач, чей крайний срок сегодня и просроченных задач

Страница шаблона бизнес-процесса (страница со списком бизнес-процессов)

Страница содержит список выполняющихся и завершённых БП (например, список готовящихся к открытию торговых точек).

Каждое название БП — ссылка на детальную страницу экземпляра БП.

Также на странице отражается краткая информация по состоянию проектов — статус, выполняющийся этап, ссылка на выполняемую задачу и краткая статистика.

Рассмотрим подробнее элементы страницы. Верхняя часть страницы состоит из блока статистики и блока фильтров. Также справа расположены кнопки старта нового процесса и возврата к списку шаблонов.

Статистика отражает общее состояние задач по проектам — количество выполненных, находящихся сейчас на исполнении и не начатых задач, количество своевременно завершённых и просроченных задач. По умолчанию отражаются проценты, точное число показывается при наведении на диаграмму.

Фильтр поддерживает следующие поля:

1. Статус процесса (на согласовании, выполняется, завершён, остановлен).
2. Руководитель процесса (кто стартовал процесс).
3. Дата старта (в формате От / До).

Для минимизации, фильтр можно скрыть.

Нижняя часть страницы содержит список процессов с указанием их статусов, выполняемых этапов (задач), статистикой по каждому проекту, руководителем и датой старта. Список поддерживает сортировку по названию, руководителю и дате старта.

Страница экземпляра бизнес-процесса

Страница содержит всю основную информацию по выполняемому экземпляру БП (например, открытию торговой точки по конкретному адресу).

Отражаются все этапы, их длительность, даты старта и финиша, состояние по каждому этапу (отставание или опережение графика), ответственные и т.д.

Каждый этап — конкретная задача, при необходимости, её можно открыть и увидеть детали.

Удобным дополнением к тексту является цветовая индикация:

Красным указываются даты задач, которые не стартовали вовремя. Рядом с состоянием показывается опережение или отставание от графика.

Задача — детальная страница этапа экземпляра бизнес-процесса

Страница даёт всю информацию о выполняемом этапе — ответственные, сроки, описание, ссылка на график, связанные задачи и т.д.

Планы развития модуля

Сейчас модуль используется в нескольких компаниях. Поступают новые пожелания:

1. Выделить оповещения задач из модуля в отдельную группу;
2. Разработать внешнее api для запуска процессов из других систем;
3. Доработать возможность сдвига сроков у всех задач.

Мы собираем и оцениваем новые идеи. Пишите, чего не хватает вам на ak@intervolga.ru

Если вы хотите протестировать этот модуль или узнать больше подробностей, также пишите на ak@intervolga.ru или stepan@intervolga.ru