Мы открываем новую тему в нашем блоге: КаПли. Это будут заметки о корпоративном портале 1С-Битрикс и его применении.
Будем писать по делу.
Мы будем по КаПлям двигаться от хаоса к эффективности, от ручного управления к автоматизации, от файлопомоек к выстроенному документообороту.
Корпортал – средство организации командной работы. Он содержит несколько десятков полезнейших функций. Эти функции могут принести вдумчивому организатору большую пользу.
Начнем с простого: задачи и проекты.
Задачи
Задача – дело, которое нужно сделать. У задачи есть постановщик, ответственный, срок и содержание.
Корпортал Битрикса прекрасно подходит для постановки задач себе и коллегам и контроля их выполнения.
Пример простой задачи бухгалтеру: отнести в банк документы.
Что еще умеет корпортал в части постановки задач? Проще сказать чего он не умеет.
Есть повторяющиеся задачи, соисполнители и копии, составные задачи, учет времени, контроль постановщиком, различные приоритеты и статусы, наблюдатели, вложения, комментарии, оценка качества, отчет по эффективности.
Пример повторяющейся задачи: получить и раздать зарплату.
Задача автоматически ставится каждый месяц.
Пример массовой задачи (с копиями): составление месячного отчета.
Одна и та же задач поставлена многим сотрудникам.
Пример задачи с несколькими исполнителями.
Программистам поручено исправить ошибку на сайте. Любой сотрудник может закрыть задачу. Постановщик контролирует. Задача имеет крайний срок и высокий приоритет.
Мы пользуемся задачами очень активно.
В среднем в месяц наш небольшой коллектив ставит и решает около 400 задач.
Проекты
В корпортале от Битрикса есть рабочие группы. Группы позволяют открыть определенную информацию только для выбранных сотрудников.
Как работает: вы создаете группу, приглашаете в нее людей. В группе могут существовать свои календари, задачи, форум, файлы, блоги, статьи, доступные только членам этой группы.
Посторонние группу не видят, пока их не пригласили.
Это и есть проект.
Чтобы задача стала проектной, ее нужно туда отнести. Это просто и удобно. Можно назначить и наблюдателя, который проконтролирует процесс и результат.
В результате руководителю всегда ясно что происходит в компании, по проектам.
Сотруднику, который участвует не во всех проектах компании, а только в нескольких, не мешает работать лишняя для него информация.
Резюме
Задачи и проекты – простая, толковая, применимая в огромном большинстве случаев функция.
В качестве иллюстрации покажу наши внутренние правила работы с задачами и проектами.
Правила работы с задачами в корпортале
Задачи - способ организовать свою работу, формируя список дел с приоритетами.
Что дают задачи:
- ничего не забывается
- ставятся приоритеты
- все участники процесса в курсе
- указаны критичные даты
- виден прогресс
При просмотре истории задач можно видеть, насколько сотрудник организован и как справляется с обязанностями.
Требования к управлению своими и чужими задачами:
- Любое дело, которое не делается сразу, заносится как задача.
Цель -- не забыть. - Задания и указания коллегами и себе ставим только как Задачи. Переписка по почте вместо задач не применяется.
- Задач без сроков исполнения не бывает. Необходимо всегда ставить крайний срок, и ставить его реальным, без перегибов.
- Надо пользоваться настройками задач для уточнения: приоритеты, соисполнители, повторяющиеся задачи, наблюдатели.
- Если задача относится к проекту (рабочей группе), ее надо туда отнести. Задачу видят все участники группы. Если задача не в группе, ее видят только те, кто в ней упоминается, и администратор.
- Вопрос или напоминание лучше сделать личным сообщением. Задача подразумевает результат и форму отчета.
- По возможности всегда оставляйте исполнителю право указать свои сроки.
- Уточнение к задаче делаем как комментарий или подзадачу. У подзадачи может быть свой набор исполнителей.
- Неактуальные задачи закрываем или удаляем вовремя.
- Максимальный срок просрочки задачи: 1 рабочий день. Если не успеваете, надо:
- написать в комментарии причину переноса, если задача не самому себе
- перенести срок, если это разрешено постановщиком, или поговорить лично, чтобы постановщик перенес. Перенос всегда согласуется.
Если у вас в задачах гигантский красный список, вы плохо организовали свою работу.
Если у вас в задачах все отлично, но вы срываете сроки и не выдерживаете качество своей работы, значит задачи вам не помогают организоваться и проблему надо искать в другом месте.
Желаю всем толковых внедрений корпортала и упорядочивания работы организации.
Задачи входят во все редакции корпортала начиная с самой доступной за 19900 рублей. Обычно задачи внедряются самыми первыми.