Электронная подпись документов в Битрикс24

Елена Федянова

Мы уже писали про наши доработки коробки Битрикс24 для крупной иностранной государственной энергетической компании CEDIS: разграничение прав комментирования и доступа к полям Сделок и Контактов . Одной из задач было внедрить использование электронной подписи в документах Битрикс24.

Чем крупнее организация, тем, как правило, больший объем документации необходимо обрабатывать. Полноценный электронный оборот документов возможен только при использовании электронной подписи. Битрикс24 имеет много инструментов, помогающих упростить, ускорить документооборот организации . В статье описано, как мы внедрили в Битрикс24 возможность использования квалифицированной (для юридически значимых документов) и неквалифицированной (для внутренних документов) электронных подписей.

Внедрение электронной подписи

Как электронная подпись работает в Битрикс24

Опустим технические детали — для подписания юридически значимых документов в Битрикс24 применяется двойная авторизация и используется внешнее USB-устройство c квалифицированными электронными сертификатами.

USB-устройство подключается к серверу.

Пользователь должен:

  • авторизоваться в Битрикс24,
  • использовать сгенерированный одноразовый пароль FreeOTP (OTP — one-time password — англ. одноразовый пароль).

FreeOTP работает в оффлайн режиме. Приложение каждые 30 секунд генерирует новый пароль. Каждый пользователь получает уникальный пароль. Этот пароль не отправляется через сеть и используется только один раз для подтверждения одной электронной подписи. Это обеспечивает безопасное использование электронной подписи.

Сотрудники могут использовать одно и то же USB-устройство с несколькими электронными сертификатами. Доступность электронного сертификата пользователю определяет администратор сервера ЭЦП. Можно точно определить кто именно поставил подпись просмотрев лог сервиса электронных подписей на сервере ЭЦП.

Пример использования квалифицированной электронной подписи в Битрикс24

Давайте представим следующую ситуацию: сотруднику компании Марии нужно подписать документ в Битрикс24.

Для начала системный администратор должен:
  1. Авторизоваться в контрольной панели нашего модуля.
  2. Создать аккаунт для Марии, заполнив три поля:
    1. логин,
    2. информацию о сотруднике: полное имя пользователя,
    3. определить будет ли Мария использовать OTP при авторизации документов.
  3. Создать и отправить Марии ссылку для настройки OTP на ее мобильном устройстве.

Для использования электронной подписи сотрудник должен:

  1. Установить приложение FreeOTP на мобильный телефон.
  2. Открыть ссылку OTP, полученную на электронную почту: появится QR-код.
  3. Отсканировать QR-код с помощью приложения FreeOTP. После этого будет сконфигурирован уникальный генератор паролей.
  4. Найти документ в Битрикс24, который требуется подписать.
  5. Нажать кнопку «Подписать».
  6. Кнопка «Подписать»

  7. В появившемся окне:
    1. выбрать сертификат электронной подписи с USB-устройства,
    2. ввести одноразовый пароль из приложения FreeOTP,
    3. определить на какой странице должна быть подпись (на первой или последней),
    4. определить положение подписи на странице. Доступно шесть позиций, которые можно выбрать кликнув мышью по нужному полю — см. на скриншоте ниже.

    Определение позиции подписи

  8. Затем нужно нажать на кнопку «Подписать».
  9. Нажать на кнопку «Подписать»

  10. После этого исходный документ будет заменен на документ с подписью.

Замена исходного документа на документ с подписью

При этом в электронном документе появится знак подписи.

Неквалифицированная электронная подпись

Для внутренних документов можно использовать неквалифицированную электронную подпись. Для нее не нужно USB-устройство.

Неквалифицированная подпись не имеет юридической силы, не требует дополнительной защиты и может ставиться на таких документах, как табель рабочего времени, например.

Служба электронной подписи  позволяет запустить один или несколько собственных центров сертификации (CA, Certificate Authority) и выпускать сертификаты для пользователей в неограниченном количестве.

Центр сертификации

Итоги внедрения электронной подписи в Битрикс24

Администратор Битрикс24 может настраивать электронные подписи для пользователей. После этого пользователи получают возможность подписывать документы в Битрикс24. Это удобно и имеет ряд других преимуществ:

  • можно подписывать документы удаленно,
  • подписанный документ всегда легко найти, он не может потеряться, как бумажный,
  • квалифицированная электронная подпись имеет юридическую силу,
  • внедренная электронная подпись безопасна в использовании.

Подпись


Упростить документооборот можно, используя Битрикс24. Наша электронная подпись безопасна и позволяет решать задачи бизнеса, не выходя за рамки вашей CRM.

Если вас заинтересовало наше решение, заполните форму ниже.

ИНТЕРВОЛГА — компетентный интегратор. Мы решаем самые разные задачи бизнеса внедрением и доработками СRМ системы Битрикс24: помогаем повышать продажи, налаживаем документооборот фирмы.

Мы — одна из немногих компаний в России, которая может и умеет внедрять лицензию Энтерпрайз.

Обращайтесь, поможем в решении ваших бизнес-задач.

Оцените статью:
  • 21.10.2019
  • Елена Федянова
Оставить заявку на автоматизацию бизнес-процессов в Битрикс24

Вы можете войти, используя аккаунт одной из социальных сетей

Выбрать файл