Облачный Битрикс24. Региональные представительства и права доступа в CRM

Нас неоднократно спрашивали, как в одном портале Битрикс24 решить вопрос прав доступа и областей видимости в CRM для нескольких региональных представительств.

При этом администрирование и сбор отчетности должны осуществляться одним из структурных подразделений головного представительства. Подобные схемы организации взаимодействия подходят для любых сетевых структур или компаний, работающих по франшизе.

В чем состоит задача? Необходимо сделать так, чтобы каждый региональный сотрудник видел и редактировал в CRM только “свои” Лиды, Сделки, Контакты, Компании. Дополнительно, чтобы его руководитель видел все элементы по менеджерам в регионе, но не других подразделениях. Менеджеры верхнего уровня должны иметь доступ к регионам. Обычная иерархическая система разделения прав доступа.

Схема разделения прав доступа

Настраиваем структуру компании

Мы предлагаем для каждого регионального представительства завести отдел в структуре компании.

Структура представительств по регионам

Плюсы этого подхода:

  • Структура наглядна.
  • Можно для каждого региона завести отдельную структуру организации. При этом структура в регионе отображается с помощью дополнительного окна.
    Подразделения в департаменте

Минусы:

  • любой сотрудник организации видит любого другого сотрудника организации. В поиске или при назначении ответственных точно будут ошибки. Если в компании больше 1000 человек, у вас будут полные тезки вроде “Сергей Иванов” или “Александр Карпов”;
  • при включенной возможности написать “Всем сотрудникам” в Живой ленте будет появляться информационный мусор. В Екатеринбурге будут обсуждать, какую пиццу заказать на обед, а в Волгограде только рабочий день начался. Рекомендуем выключить возможность указывать “Всех сотрудников” в адресатах.
    Как отключить возможность написать Всем сотрудникам

Настраиваем права доступа в CRM

Для того, чтобы настроить права доступа в CRM, определимся с ролями пользователей. Как известно, в облачном Битрикс24 нельзя настроить группы пользователей. Будем довольствоваться предоставленным списком.

Группы пользователей Битрикс24

Для удобства мы указали в таблице возможные задачи, решаемые пользователями в рамках CRM. Укажем Группы и Роли в CRM для них.

В жизни организации В терминах Битрикс24 Задачи Группа пользователей Роль в CRM
Главное управление Подразделение высшего уровня    
Отдел по взаимодействию с региональными подразделениями (ОВРП) в структуре Главного управления Подразделение    
Сотрудник ОВРП Сотрудник Иметь доступ к всем сущностям CRM. Иметь доступ к отчетам по продажам. Администраторы или Перечисление конкретных пользователей. Администратор
Региональное подразделение Подразделение    
Руководитель регионального подразделения Руководитель подразделения Иметь доступ ко всем сущностям CRM в своем регионе. Не видеть сущности в других регионах. Руководство Руководитель
Отдел в структуре регионального подразделения Подразделение    
Руководитель отдела в структуре регионального подразделения Руководитель подразделения Иметь доступ ко всем сущностям CRM своего отдела. Не видеть сущности в других регионах и других отделах. Руководство Руководитель
Рядовой сотрудник Сотрудник Иметь доступ только к сущностям, которые сам создал в CRM. Иметь доступ “на чтение” к сущностям CRM по своему отделу (или региону). Сотрудники Сотрудник

Роли при этом должны быть настроены следующим образом:

Роль Администратор.

Настройка роли Администратор CRM

Роль Руководитель.

Обратите внимание:

  • флажок “Разрешить изменять настройки” должен быть снят;
  • экспорт нужно запретить.

Настройка роли Руководитель отдела CRM Битрикс24

Роль Сотрудник:

Обратите внимание:

  • читать и Добавлять можно Свои и своего отдела, а Изменять только Свои;
  • экспорт должен быть запрещен;
  • флажок “Разрешить изменять настройки” должен быть снят.

Настройка роли Сотрудник CRM

В дополнение к 3 перечисленным ролям можно завести еще промежуточную “Менеджер по продажам” и разрешить ему управлять сущностями, но не экспортировать их.

Что делать с прочими инструментами Битрикс24

Мы настроили CRM. Битрикс24 есть еще несколько инструментов, которые обладают намного меньшей гибкостью, чем CRM. Мы попытались выписать известные проблемы и способы их решения. Не все можно решить автоматизацией в рамках портала. На помощь придут бумажные инструкции.

Для удобства собрали Вопросы-Ответы в таблицу. Если у вас, дорогие читатели, есть интересный вопрос, который мы можем исследовать, или дополнение к решениям существующих, напишите об этом в форме в конце статьи. Спасибо!

Задачи — Можно ли запретить любому сотруднику поставить задачу любому сотруднику? Нет. Любой сотрудник может поставить задачу любому сотруднику. Нужно регулировать в офф-лайне.
Календарь — Как сделать Единый календарь событий (типа, корпоративные праздники) с возможностью подключить его к Календарю любого сотрудника. Завести у Администратора или Директора отдельный календарь “События компании”, добавить его в Избранные календари всем сотрудникам. Каждому сотруднику придется добавить его в свои избранные календари самостоятельно. В этом случае сотрудник в своем календаре будет видеть календарь “События компании”.
Добавление календаря для Компании
Диск — Как сделать так, чтобы сотрудники одного отдела могли видеть в диске только папки своего отдела (не рабочей группы). Привязывать Диски к рабочим группам для каждого подразделения. Тогда эта опция будет работать по умолчанию.
Для общих нужд организации можно настроить Общий диск с доступом Вообще Всем. Практика показывает, что подобные ресурсы быстро превращаются в файловые помойки.
Группы — Можно ли ограничить видимость групп по отделам. При создании группы включать в список участников только свое подразделение и запрещать видимость группы и вступление в группу.
Как создать закрытую группу Битрикс24
Живая лента — Как ограничить видимость сообщений своим отделом. Запретить писать “Всем сотрудникам” и внедрить штрафы за спам в живой ленте.
CRM: Как сделать так, чтобы менеджер, ответственный за продажи в нескольких регионах, имел доступ ко всем сделкам по регионам. Поместить пользователя в несколько подразделений с помощью удерживания кнопки SHIFT.
Добавление сотрудника в несколько подразделений Битрикс24
Как сделать привязку сделки к нескольким контактам? Завести дополнительное поле “Привязка к элементам CRM” с включенными флажками “Множественное” и “Контакт”.
Как привязать сделку к нескольким контактам CRM Битрикс24

Комментарии (0)