КаПля 1: Проекты и задачи

Мы открываем новую тему в нашем блоге: КаПли. Это будут заметки о корпоративном портале 1С-Битрик с и его применении.

Будем писать по делу.

Мы будем по КаПлям двигаться от хаоса к эффективности, от ручного управления к автоматизации, от файлопомоек к выстроенному документообороту.

Корпортал – средство организации командной работы. Он содержит несколько десятков полезнейших функций. Эти функции могут принести вдумчивому организатору большую пользу.

Начнем с простого: задачи и проекты.

  Задачи

Задача – дело, которое нужно сделать. У задачи есть постановщик, ответственный, срок и содержание.

Корпортал Битрикса прекрасно подходит для постановки задач себе и коллегам и контроля их выполнения.

Пример простой задачи бухгалтеру: отнести в банк документы.

1_1.png

Что еще умеет корпортал в части постановки задач? Проще сказать чего он не умеет.

Есть повторяющиеся задачи, соисполнители и копии, составные задачи, учет времени, контроль постановщиком, различные приоритеты и статусы, наблюдатели, вложения, комментарии, оценка качества, отчет по эффективности.

Пример повторяющейся задачи: получить и раздать зарплату.

Задача автоматически ставится каждый месяц.
1_2.png

Пример массовой задачи (с копиями): составление месячного отчета.
1_3.png

Одна и та же задач поставлена многим сотрудникам.

Пример задачи с несколькими исполнителями.

Программистам поручено исправить ошибку на сайте. Любой сотрудник может закрыть задачу. Постановщик контролирует. Задача имеет крайний срок и высокий приоритет.
1_4.png

Мы пользуемся задачами очень активно.

В среднем в месяц наш небольшой коллектив ставит и решает около 400 задач.

 

Проекты

В корпортале от Битрикса есть рабочие группы. Группы позволяют открыть определенную информацию только для выбранных сотрудников.

Как работает: вы создаете группу, приглашаете в нее людей. В группе могут существовать свои календари, задачи, форум, файлы, блоги, статьи, доступные только членам этой группы.

Посторонние группу не видят, пока их не пригласили.

Это и есть проект.

Чтобы задача стала проектной, ее нужно туда отнести. Это просто и удобно. Можно назначить и наблюдателя, который проконтролирует процесс и результат.
1_5.png

В результате руководителю всегда ясно что происходит в компании, по проектам.

Сотруднику, который участвует не во всех проектах компании, а только в нескольких, не мешает работать лишняя для него информация.

 

Резюме

Задачи и проекты – простая, толковая, применимая в огромном большинстве случаев функция.

В качестве иллюстрации покажу наши внутренние правила работы с задачами и проектами.

 


Правила работы с задачами в корпортале

Задачи - способ организовать свою работу, формируя список дел с приоритетами.
Что дают задачи:

  • ничего не забывается
  • ставятся приоритеты
  • все участники процесса в курсе
  • указаны критичные даты
  • виден прогресс

При просмотре истории задач можно видеть, насколько сотрудник организован и как справляется с обязанностями.

Требования к управлению своими и чужими задачами:

  1. Любое дело, которое не делается сразу, заносится как задача.
    Цель -- не забыть.
  2. Задания и указания коллегами и себе ставим только как Задачи. Переписка по почте вместо задач не применяется.
  3. Задач без сроков исполнения не бывает. Необходимо всегда ставить крайний срок, и ставить его реальным, без перегибов.
  4. Надо пользоваться настройками задач для уточнения: приоритеты, соисполнители, повторяющиеся задачи, наблюдатели.
  5. Если задача относится к проекту (рабочей группе), ее надо туда отнести. Задачу видят все участники группы. Если задача не в группе, ее видят только те, кто в ней упоминается, и администратор.
  6. Вопрос или напоминание лучше сделать личным сообщением. Задача подразумевает результат и форму отчета.
  7. По возможности всегда оставляйте исполнителю право указать свои сроки.
  8. Уточнение к задаче делаем как комментарий или подзадачу. У подзадачи может быть свой набор исполнителей.
  9. Неактуальные задачи закрываем или удаляем вовремя.
  10. Максимальный срок просрочки задачи: 1 рабочий день. Если не успеваете, надо:
    - написать в комментарии причину переноса, если задача не самому себе
    - перенести срок, если это разрешено постановщиком, или поговорить лично, чтобы постановщик перенес. Перенос всегда согласуется.
    Если у вас в задачах гигантский красный список, вы плохо организовали свою работу.
    Если у вас в задачах все отлично, но вы срываете сроки и не выдерживаете качество своей работы, значит задачи вам не помогают организоваться и проблему надо искать в другом месте.

 


Желаю всем толковых внедрений корпортала и упорядочивания работы организации.

  Задачи входят во все редакции корпортала начиная с самой доступной за 19900 рублей. Обычно задачи внедряются самыми первыми.

Комментарии (0)