Пять главных бизнес-процессов в Битрикс24, которые необходимы каждой компании

Каждая крупная коммерческая или производственная компания, не смотря на нюансы бизнеса, имеет однотипные процессы работы с клиентами, оформления документов, отгрузки товаров или предоставления услуг. С учетом опыта автоматизации управленческих процессов в различных компаниях мы можем рекомендовать следующие пять основных бизнес-процессов , которые позволят вам улучшить обслуживание клиентов, ускорить оформление документов, снизить внепроизводственные издержки, улучшить конверсию по сделкам, повысить KPI сотрудников.

1-й бизнес-процесс - Автоматизированная обработка лидов.

Для любой коммерческой компании работа с клиентом стоит на первом месте. Нет клиента - нет сбыта продукции, товаров или услуг. Поэтому работе с клиентами все современные фирмы уделяют не просто большое внимание, а огромное внимание! В любом бизнесе желательно ускорить сбор информации о клиенте, снизить вероятность потери потенциального клиента, уменьшить время повторного обращения к клиенту. Т.е. задача менеджера заключается в том, чтобы обратившийся клиент стал реальным заказчиком.

В Битрикс24 при обращении потенциального клиента используется специальное понятие - лид.
Лид  - это человек, который высказал интерес к продукции, товарам, услугам. Лид может быть как физическим лицом, так и представителем компании. При обработке большого входящего потока лидов очень важно их не потерять и не забыть. Для этого надо их зафиксировать в системе, собрать подробную информацию о клиенте, при необходимости перезвонить, встретиться, написать письмо. Иногда это нужно сделать несколько раз.

Теперь представим. Менеджер принимает за день десятки обращений потенциальных клиентов. Причем каждому лиду надо перезвонить, чтобы уточнить информацию, половине лидов надо написать письма для уточнения сроков заказа, с кем-то — встретиться. Даже если записывать все действия, чтобы не забыть, то менеджеру просто не хватит рабочего времени, чтобы перечитывать все дела, отмечать сделанные, записывать новые дела и т.д.

Чем-то может помочь электронный органайзер в данной ситуации. Но на наш взгляд есть лучшее решение данной проблемы – автоматизированный бизнес-процесс (БП) в Битрикс24. Как же изменится работа менеджера, если будет запущен бизнес-процесс?

Представьте, менеджер сидит за компьютером. Ему не требуется для работы записные книжки, органайзеры и другие электронные помощники. Он только работает с Битрикс24. В нужное время ему приходит сообщение – позвони Николаю, он вчера интересовался новым оборудованием. После звонка приходит сообщение - напиши письмо Николаю, он спрашивал про скидки. Затем приходит сообщение – завтра назначена встреча с Николаем. Потом аналогичные сообщения про Виктора, Андрея, Оксану, Марию, Никиту, Евгения, Ольгу, …. Откуда Битрикс24 знает, что надо одним позвонить, другим письма написать, третьим встречу назначить? Все эти сообщения, напоминания – результат работы автоматизированного бизнес-процесса. Бизнес-процесс в Битрикс24 не позволит менеджеру забыть про клиента, напомнит, что надо выполнить определенные действия – написать письмо, позвонить, назначить встречу. БП сообщит, что надо зафиксировать результат обращения к клиенту, внести новые данные в CRM.

2-й бизнес-процесс - Автоматизация обработки сделок с клиентами.

После того, как менеджер обработал лид и на его основе сгенерированы контакт или компания (если человек – представитель компании), обычно создается сделка. Под сделкой можно понимать различные процессы, происходящие реально в бизнесе. Для одних компаний сделка это последовательность:

Коммерческое предложение – Договор – Счет – Оплата счета – Отгрузка товара

Для других процесс может выглядеть значительно длиннее:

Коммерческое предложение – Договор – Техническое задание – Подготовка проекта – Утверждение проекта – Счет – Оплата счета – Производство продукции – Отгрузка продукции

Но здесь опять возникают проблемы. Различные документы готовят различные подразделения компании, различные сотрудники. И чтобы сделка не буксовала, нужно чтобы каждый сотрудник за определённое время всё подготовил, согласовал, утвердил и в назначенный срок передал документы другим сотрудникам. Как обеспечить выполнение всех поручений точно в срок и в заранее определенное время. Здесь также поможет автоматизированный бизнес-процесс оформления сделки. Он не позволит застрять документам в каком-то отделе, он вовремя обеспечить передачу данных от одного сотрудника к другому, он напомнит сотруднику, пришлёт письмо, что есть определенные задачи, которые требуется решить за указанное время.


3-й бизнес-процесс - Согласование договора внутри компании.

Договоры бывают разные, сложные и длинные, важные и очень важные. Бывает так, что договор нужно согласовать с начальником отдела, потом с юристом, потом с клиентом, потом опять с юристом, потом с бухгалтером, возможно еще раз с клиентом, а затем в конце концов подписать у директора. Цепочка согласований может быть и короче, и длиннее, но проблема всё равно заключается в одном и том же. Менеджер отдает договор на согласование начальнику отдела. Начальник отдела вносит замечания. Менеджер исправляет. Начальник отдела проверяет и еще вносит замечания. Менеджер исправляет. Начальник отдела согласовал и передаёт юристу. Юрист вносит замечания. Менеджер исправляет и отдает юристу. Юрист может еще сделать замечания, а потом еще, еще и еще. И такой пинг-понг с договором может продолжаться довольно долго.  

А потом еще договор нужно согласовывать с клиентом, с бухгалтерией, подписывать у руководства. И на каждом этапе возможны возвраты на доработку, правки, изменения. При этом не надо забывать, что у менеджера обычно десятки клиентов, с которыми он активно работает. Как не забыть, у кого находиться последняя версия договора. Кому потом по цепочке надо передать договор. А еще могут быть различные условия согласования, например, договор на миллион должен обязательно согласовать начальник службы экономической безопасности компании. Договор на услуги согласовывает начальник отдела маркетинга, а договор на поставку продукции – начальник производственного отдела.

Здесь также поможет автоматизированный бизнес-процесс. В зависимости от условий, договор на согласование будет отправлен автоматически нужным сотрудникам. При многократных изменениях бизнес-процесс сам будет передавать договор от одного сотрудника другому. Когда будет готов окончательный вариант, сообщит всем участникам процесса, что договор готов и может быть подписан.  

4-й бизнес-процесс - Отгрузка и доставка товара или предоставления услуг.

Отгрузка и доставка товара - сложный и продолжительный во времени процесс. Здесь начальнику отдела сбыта нужно подготовить заказ, связать со складом или производственным отделом, уточнить комплектацию заказа. Назначить сроки доставки, дать указания сотрудником на то, чтобы сформировать заказ и отправить в указанное время по заранее заданному адресу. Сотни клиентов – сотни заказов. И про каждый заказ нужно не забыть, вовремя скомплектовать и отправить.

Для решения этой задачи также в Битрикс24 можно создать автоматизированный бизнес-процесс.

5-й бизнес-процесс - Оформление документов по закрытию сделки.

Очень часто, когда договор уже давно подписан, товар отгружен или проект сдан, деньги получены, забывают оформить все необходимые документы по закрытию сделки. Забывают подписать нужные акты выполненных работ, выслать доп. соглашения, которые были приняты в ходе проекта, отправить оригиналы документов.

Пятый бизнес-процесс позволит вам спокойно и без проблем закрыть сделку с партнером, вовремя подписать и отправить все необходимые документы.

Мы не настаиваем на том, что нужно автоматизировать обязательно все указанные бизнес-процессы в компании. Но если вы начнёте постепенно внедрять в своей компании автоматизированные бизнес-процессы, то вы, несомненно, заметите, что оформление документов значительно ускорится, простои при оформлении заказов клиентов сократятся, снизится количество клиентов, про которых забыли, а KPI сотрудников вырастут.

Но автоматизация бизнес-процессов не заключается только в создании пяти основных БП. В нашей практике мы разрабатывали автоматизированные бизнес-процессы для следующих задач:

- Проведение рекламных акций;
- Техническое открытие торговой точки;
- Праздничное открытие торговой точки;
- Согласование премий сотрудникам компании;
- Обработка входящих писем;
- Согласование месячных, квартальных, годовых отчетов;
- Утверждение заявок на покупку оборудования;
- Согласование счетов на оплату;
- Отгрузка продукции;
- Обработка претензий по браку;
- Возврат продукции;
- Регистрация заявок на услуги;
- Учет выполнения услуг;
и пр.

Вы можете более подробно прочитать о работе нашей компании с Битрикс24 и автоматизации БП в статьях:

  1. Битрикс24 - электронная среда для работы компании

  2. Как правильно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24

  3. Бизнес-процессы в CRM

  4. Часто задаваемые вопросы по бизнес-процессам в Битрикс24

  5. Синхронизация контрагентов 1С и компаний Битрикс24

  6. Кейс: Прозрачность системы управления проектом в Битрикс24

  7. Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять



Заявка на автоматизацию бизнес-процессов