Как правильно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24


Заголовок статьи.png Рассмотрим, какие ожидания обычно существуют у клиентов в отношении автоматизации бизнес-процессов, как они отличаются от представлений IT-разработчиков, и что реально происходит при автоматизации процессов в Битрикс24 .

Во-первых , разберемся с понятием “автоматизация бизнес-процессов”. Что это такое? Многие клиенты, когда обращаются к нам, считают, что автоматизация бизнес-процессов заключается в традиционной обработке информации с помощью компьютеров. При этом ПО позволяет быстро и просто заполнять данными документы, выполнять с информацией определенные действия (сортировка, выборка, расчеты и пр.), генерировать в итоге различные отчеты. Однако клиент нередко путает понятия “автоматизация обработки информации” и “автоматизация бизнес-процессов”. Поясним в чем разница.

Автоматизированная обработка информации - это одно из самых распространенных направлений использования IT-технологий. Большинство программных продуктов позволяет именно автоматизировать учет данных и при этом быстро формировать нужные документы. Т.е. целью автоматизированной обработки информации является упрощенное формирование различных документов, их учет и генерация отчетов.

Автоматизация бизнес-процессов(БП) - это уже совсем другое направление.При автоматизации БП целью является не документ, а процессы, связанные с данным документом (документами). Например, написал руководитель отдела маркетинга заявку на приобретение принтера для своего отдела. А дальше эта заявка должна превратится в принтер на столе его сотрудника. Как произойдет это превращение? Как листик бумаги с текстом превратится в техническое устройство в отделе?  БП исходный.png

Для этого в компании начнет действовать приблизительно такой бизнес-процесс:

  1. Руководитель отдела передаст заявку на приобретение принтера директору на утверждение (конечно же приложит к ней счет).

  2. Директор утвердит заявку и передаст документы в бухгалтерию на оплату (кончено же не сам, секретаря отправит).

  3. Главбух получит утвержденную заявку со счетом и передаст их для оплаты бухгалтеру.

  4. Бухгалтер оплатит счет и передаст документы в отдел снабжения для получения принтера.

  5. Снабженец поедет в магазин, заберет принтер и привезет его в компанию.

  6. После этого снабженец передаст принтер руководителю отдела маркетинга и бизнес-процесс завершится.

Это очень условный БП “Приобретение товара”. На практике в нём могут быть различные условия и дополнения. Например, директора не устроила цена принтера и он возвратил заявку инициатору БП. Снабженец может не сразу передать принтер руководителю отдела, а сначала сдать его на склад. И т.д. Но самое главное, что заполнение заявки, её оформление не является основным элементом всего этого действия. 

Бухгалтер.png

Здесь самое важное - чтобы процесс “Приобретения товара” не прервался по какой-нибудь причине, например, секретарь потерял заявку в стопке более важных документов директора. Или не стал буксовать в каком-нибудь промежуточном отделе. Например, бухгалтер забыл оплатить счет, так как ему еще дополнительно поручили сделать квартальный отчет, съездить в банк, заехать в налоговую инспекцию и пр.

Цель автоматизации бизнес-процесса заключается в том, чтобы после запуска БП, он четко выполнялся независимо от человеческого фактора, документы при этом не терялись, а время выполнения БП было минимальным.

Во-вторых , рассмотрим, как происходит автоматизация бизнес-процесса. Допустим, в IT-компанию обратился заказчик, который понимает нюансы автоматизации БП и может вполне адекватно поставить задачу. Однако при составлении технического задания он обычно укажет основные этапы обработки документов. Например, для нашего БП “Приобретение товара” заказчик сформулирует весь процесс следующим образом:

Шаг

Действия

Документы

1

Руководитель подразделения передает заявку на приобретение принтера директору на утверждение.

Заявка, счет

2

Директор утверждает заявку и передает документы в бухгалтерию на оплату.

Заявка, счет

3

Главбух получает утвержденную заявку и счет и передает их для оплаты бухгалтеру.

Заявка, счет

4

Бухгалтер оплачивает счет и передает документы в отдел снабжения для получения принтера.

Доверенность, выписка банка

5

Снабженец едет в магазин, забирает принтер и привозит его в компанию.

Доверенность, выписка банка

6

Снабженец передает принтер руководителю подразделения и сдает документы в бухгалтерию.

Счет-фактура, накладная

Все вроде просто и понятно. Однако когда специалист по автоматизации начнет реализовывать данный БП, то появится масса вопросов, на которые нет ответа в описании БП. Например, как директор узнает, что ему поступила заявка от его сотрудника? Не пойдет же руководитель подразделения к директору со словами “Посмотрите в портале Битрикс24, я заявку выслал”. Тогда весь смысл автоматизации БП пропадает.

Поэтому в БП должны быть продуманы оповещения сотрудников, как они будет выполняться в каком виде.

Далее возникает вопрос, как будет отслеживаться выполнение действий сотрудников в ходе БП. В Битрикс24 для этого могут использоваться два вида действий “задание” и “задача”.

Задание ” удобнее использовать, если сотруднику необходимо выполнить некоторое действие, которое по времени не будет длится достаточно долго. Например, директору не требуется много времени на то, чтобы рассмотреть заявку и принять решение. Поэтому для этого действия можно назначить “Задание”.

Задача ” удобнее использовать, если действие может длится достаточно долго, от нескольких часов до нескольких дней. При этом может требоваться контроль со стороны руководства и учет времени работы сотрудников. Как правило, задачи назначаются для наиболее критичных действий БП. Например, оплата счета может быть выполнена бухгалтером в течение нескольких дней. При этом - это важная операция, так как связана с денежными средствами. Поэтому для данного действия можно назначить задачу.

Но при назначении задачи сразу возникают и другие вопросы: “Кто является постановщиком задачи?”, “Кто является наблюдателем?”, “Какой крайний срок задачи?”.

Для удобства пользователей при реализации БП у документов еще обычно назначаются статусы. Статус показывает, на какой стадии БП находится текущий процесс. Например, для БП “Приобретение товара” можно назначить следующие статусы у заявки:

  • заявка подана;

  • заявка утверждена;

  • заявка не утверждена;

  • счет оплачен;

  • товар доставлен.

Таким образом, с точки зрения разработчика описание БП для его автоматизации должно выглядеть следующим образом:

Шаги

Описание

Действия

Документы

Статус заявки

1

Создание заявки. Прикрепление к заявки счета от контрагента.

Создание документа и размещение его в портале Битрикс24

Заявка, счет

подана

2

Руководитель подразделения передает заявку на приобретение товара директору на утверждение.

Оповещение директора в портале Битрикс24 о поступлении заявки (с дублированием на эл. почту)

Заявка, счет

подана

3

Директор знакомится с документами для утверждения

Ставится директору задание “Утвердить документ”

Заявка, счет

подана

4

Если заявка не утверждена, она возвращается автору

Оповещение автора в портале Битрикс24 об отказе (с дублированием на эл. почту). Завершение БП.

Заявка, счет

не утверждена

5

Если заявка утверждена, директор передает документы в бухгалтерию на оплату.


Оповещение автора об утверждении заявки (без дублирования на эл. почту).

Заявка, счет

утверждена

6

Главный бухгалтер получает утвержденную заявку и счет.

Оповещение главного бухгалтера о поступлении документов (с дублированием на эл. почту)

Заявка, счет

утверждена

7

Главный бухгалтер знакомится с документами.

Ставится главбуху задание “Ознакомится с документами”

Заявка, счет

утверждена

8

Главный бухгалтер передает документы для оплаты бухгалтеру.

Ставится задача бухгалтеру “Оплатить документ”

Постановщик: главбух.

Наблюдатель: автор заявки.

Крайний срок: 2 дня.

Заявка, счет

утверждена

9

Бухгалтер оплачивает счет.

Задача “Оплатить документ” закрывается. К документам прикрепляется копия платежки

Платежка

счет оплачен

10

Бухгалтер передает документы в отдел снабжения.


Оповещение снабженца о необходимости доставки товара (с дублированием на эл. почту).

Доверенность, выписка банка

счет оплачен

11

Снабженец едет в магазин, забирает товар и привозит его в компанию.

Ставится задача снабженцу “Доставить товар”

Постановщик: директор.

Наблюдатель: автор заявки.

Крайний срок: 3 дня.

Счет-фактура, накладная

счет оплачен

12

Снабженец передает товар руководителю подразделения.

Задача “Доставить товар” закрывается снабженцем.

Счет-фактура, накладная

товар доставлен

13

Снабженец сдает документы в бухгалтерию.

Снабженцу ставится задание “Сдать документы”.


Счет-фактура, накладная

товар доставлен

14

Завершение БП.

БП завершается.


Заявка, счет, счет-фактура, накладная

товар доставлен


Таким будет выглядеть БП с точки зрения IT-разработчика. Поэтому чтобы получился хороший результат после автоматизации бизнес-процессов в компании, заказчик проекта и разработчик должны совместно и тщательным образом прописать весь БП, с указанием заданий и задач, статусов, сроков исполнения и прочих параметров бизнес-процесса.

ИНТЕРВОЛГА занимается автоматизацией бизнес-процессов в Битрикс24 различного уровня сложности - от простого согласования документов до комплексной автоматизации бизнес-процессов выполнения различных проектов.
Обращайтесь, мы вам поможем.
Заявка на автоматизацию бизнес-процессов