Редактирование и синхронизация файлов в Битрикс24.Диск

Часто клиенты обращаются с вопросом — Помогите настроить Битрикс.Диск. Мы пытаемся совместно редактировать файлы, они у всех скачиваются, синхронизации не происходит. Файлы плодятся и названия вида “ТЗ_финальное_Иванов_010215_v2.5.doc” — нормальная практика .

Много времени при этом уходит на проверку, изменен файл или нет. Как понять, какая версия самая свежая?

Ниже пошаговая инструкция в картинках. Тестируем на живом примере. У всех «винда», у всех установлено десктопное приложение Битрикс24.Диск .

1. Создание задачи с файлом, подлежащим совместному редактированию

Создаем задачу. К ней прикрепляем файл, находящийся на Битрикс.Диск в папке Общие файлы. Это специальная папка, доступная для всех. Если вы знаете, что исполнитель состоит в одной с вами группе и Диск группы подключен к Диску исполнителя, можно использовать любую папку с Диска группы. Для примера используем Общие файлы.

Суть задачи : Добавить еще одну строку в вордовский документ. Документ должен сохраниться в единственном числе.

png;base64d4026a47ec5b0484.png

2. Редактирование файла

Редактировать файл нужно так. При клике на название файла появляется всплывающее окно с его названием и кнопкой выбора способа редактирования — Google Doc, Microsoft Online, Редактировать на моем компьютере . Нам нужно именно «Редактировать на моем компьютере».

png;base645f948fed934fe41a.png

Если окошко не появляется, нажмите “Еще” рядом с названием файла и проверьте, что у вас установлен “Локальный” способ работы с документами.

png;base6440a19e94da1e0299.png

3. Добавление строки в файл

После того, как мы нажали «Редактировать на моем компьютере», документ открывается на вашем компьютере (странно, правда? ;) в программе MS Word.

Добавляем строку в файл, нажимаем (в Word) “Сохранить”. Документ сохраняется на компьютере, и Обновляется в общей папке.

При этом в комментарии к задаче указывается, кто изменил документ. Сообщение вида “Загрузил новую версию файла” сигнализирует о том, что указанный пользователь отредактировал, сохранил документ, и он синхронизировался с помощью Битрикс24.Диск.

4. Комментарии к задаче, в которой произошла синхронизация файлов

Мы с Ириной по очереди дописывали в файл строки. Ничего не скачивая (это важно!), просто Редактировать на моем компьютере . Естественно, каждый по очереди Сохранял и Закрывал документ для синхронизации. Это же не Google Docs. Как правило, вордовские файлы так не редактируют. Но, есть CDR, EPS, XLS, PSD, и много других интересных форматов, которые требуют изменений “по-очереди”.

png;base6469aa27446d3f0299.png

5. Отредактированный документ

При нажатии на имя документа сначала появляется предупреждение, потом открывается документ.

png;base64700cf75aa5a91181.png

Собственно, комментарии от исполнителя и постановщика в порядке очереди.

png;base647d9be98cc95dc70b.png

Вывод

Всем, кто работает с документами в Битрикс24 , обязательно иметь рабочее приложение Битрикс24.Диск. Навсегда забудете про проблему версионности, больше времени уделите работе.

Если нужна помощь, обращайтесь в компанию ИНТЕРВОЛГА. Поможем с удовольствием!

PS : Проверьте, пожалуйста, что у вас также работает при указанных настройках.
Будем рады, если расскажете свой пример использования Битрикс24 в комментариях.

PPS : Огромное спасибо Ирине Меллер за помощь в подготовке материала!

Комментарии (7)

...
  • Вадим Семёнов
  • 10.02.2015 08:38:10
Нигде не нашел информации, как можно заставить диск Битрикс24 синхронизировать содержимое локальной копии и содержимого на сервере чаще, чем раз в сутки... Подскажите, может быть, есть решение?
...
Вадим, спасибо за вопрос. Сам сталкиваюсь с такой проблемой.
Особенно, если компьютер долго не выключается, и неделями живет без перезагрузки.
Задал вопрос в техподдержку. Надеюсь, помогут.
...
Вадим, добрый день!
Ответ от технической поддержки:

>> Синхронизация происходит при первом же изменении документов на стороне пользователя (изменил какой-либо файл у себя на локальной папке, запустилась синхронизация). В остальных случаях можно запускать синхронизацию диска вручную.
Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой на иконке приложения в трее и нажать "Синхронизировать сейчас".
...
  • ВВВ
  • 11.02.2015 17:58:17
Прочитал статью с надеждой на то, что в ней расскажут, как избежать проблем, которые появляются у нас в компании.

Театр такой: один пользователь имеет право на редактирование одного файла (формата Excel), 10 остальных - только на чтение. У всех установлено приложение Битрикс24.Диск. Пользователь редактирует свой файл у себя на компе (не заходя в веб-версию Б24). При закрытии сохраняет, файл успешно летит на облако. Далее летит всем остальным.
Но если у кого-то из остальных в этот момент открыт этот файл в Экселе - то с сервера новая версия не прилетит, а на иконке файла появится крестик в красном фоне. И при закрытии попытка обновиться с сервера не происходит. Так будет до того момента, пока редактор не создаст еще одну копию.

У нас упрощенный вариант.
Что будет, если права на редактирование есть у нескольких пользователей - мне страшно подумать.
...
Спасибо за вопрос. С таким поведением не сталкивались еще.
Задал вопрос в техподдержку. По результатам дополню статью.
...
  • Евгений
  • 03.03.2015 16:35:45
Добрый день! У нас в фирме похожая ситуация как в коментария. Пользователи редактирует файл, утром проверяют ,файлов нету, а в программе( десктоп приложение ) пропадает синхранизация. Такая ситуация происходит переодически !
...
Ответ для пользователя с логином BBB. К сожалению, автор не представился:

>> 2. На данный момент, если один сотрудник локально редактирует файл, то другой сотрудник этого не видит.
Данное предупреждение есть только при редактировании на портале.
Все изменения, которые были сделаны *локально*, должны сохранится, если были сохранены одновременно разными сотрудниками. В этом случае у Вас должны появиться разные варианты (версии) одного и того же файла.
И только одна версия будет синхронизирована. Наиболее новая.

Предполагаю, что пользователям самим нужно следить за синхронизацией и актуализацией версии файла.